Politique 710 - Conservation des documents publics
I. OBJET
La politique de l'arrondissement scolaire de Minnetonka est de ne conserver ses archives, tant papier qu'électroniques, que le temps nécessaire pour répondre aux exigences légales, d'audit et de gestion, conformément au calendrier général de conservation des archives des arrondissements scolaires de l'État du Minnesota. Dans tous les cas, les délais de conservation officiels doivent être aussi courts que possible afin de minimiser l'utilisation d'un espace précieux, de promouvoir l'efficacité, d'aider au fonctionnement quotidien du district et de réduire les coûts de stockage des archives inutiles.
II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE
La loi 138.17 du Minnesota prévoit un plan de gestion des documents administratifs en accordant une autorisation permanente pour leur élimination. Tout d'abord, le calendrier général de conservation des documents du district scolaire doit être adopté en totalité ou en partie par le conseil scolaire. Une fois cette étape franchie, le district doit soumettre un formulaire de notification d'adoption au comité chargé de l'élimination des documents. La Minnesota Historical Society (Société historique du Minnesota) signera et renverra le formulaire de notification d'adoption au district. À ce stade, le district aura le pouvoir de détruire les documents conformément au calendrier.
Les durées de conservation indiquées dans le calendrier correspondent à la durée minimale pendant laquelle les documents doivent être conservés. Une fois cette durée atteinte, les documents peuvent être détruits ou transférés aux archives nationales, comme indiqué dans le calendrier. Si certaines séries de documents doivent être conservées plus longtemps que la durée indiquée, une politique doit être mise en place au niveau du bâtiment ou du service concerné.
Les documents identifiés comme archives dans le calendrier ne peuvent être transférés à une société historique locale, un musée, une bibliothèque publique ou une personne intéressée sans l'autorisation écrite expresse de l'archiviste d'État, Minnesota Historical Society.
La durée de conservation indiquée dans le calendrier s'applique à toute forme d'enregistrement (papier, bande ou disque informatique, microfilm, etc.). Toutefois, si la décision est prise de modifier la forme de l'enregistrement (par exemple, microfilmer un enregistrement papier), l'enregistrement original NE PEUT PAS être détruit. Si vous envisagez de modifier la forme d'un enregistrement, veuillez contacter la Minnesota Historical Society, State Archives Department (Société historique du Minnesota, Département des archives d'État).
Les documents détruits conformément au calendrier général doivent être signalés au ministère de l'Administration du Minnesota et à la Société historique du Minnesota (M.S. 138.17, Sub.7). Utilisez à cet effet une copie du « Rapport de destruction des documents ».
Les documents qui ne figurent pas dans le calendrier ne peuvent être détruits sans avoir soumis soit une « demande d'autorisation de destruction de documents », soit un calendrier de conservation des documents du Minnesota.
Il n'est pas nécessaire de conserver les copies en double.
La durée de conservation mentionnée correspond à la durée minimale pendant laquelle un dossier doit être conservé.