I. OBJET

La présente politique a pour objet de définir les procédures relatives à la conservation des archives de la Commission scolaire et à la publication de ses actes officiels.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

Le district scolaire a pour politique de conserver ses archives de manière à ce qu'elles puissent être consultées par le grand public et de veiller à la publication de ses actes officiels conformément à la loi.

III. TENUE DES PROCÈS-VERBAUX ET DES ARCHIVES

1. Le greffier, ou la personne qu'il désigne, est chargé de tenir et de conserver les archives permanentes du conseil, y compris les procès-verbaux des réunions du conseil scolaire et les autres documents requis par le conseil. Tous les votes exprimés lors des réunions devant être ouvertes au public conformément à la loi du Minnesota sur la transparence des réunions publiques doivent être consignés dans un registre tenu à cet effet. Les documents publics conservés par le district sont accessibles au public pour consultation pendant les heures d'ouverture habituelles du district. Les procès-verbaux des réunions sont accessibles pour consultation dans les bureaux administratifs du district, après avoir été approuvés par le conseil. Les procès-verbaux d'une réunion du conseil scolaire sont approuvés ou modifiés par le conseil lors d'une réunion ultérieure, et cette décision est consignée dans le compte rendu officiel de cette réunion ultérieure.
    
2. Enregistrements des séances à huis clos
    
   1. Toutes les réunions à huis clos, à l'exception de celles qui sont tenues à huis clos en vertu du secret professionnel entre avocat et client, doivent faire l'objet d'un enregistrement électronique aux frais du district. Les enregistrements des réunions à huis clos doivent être effectués séparément de ceux des réunions publiques, dans la mesure où ces dernières sont enregistrées. Si une réunion à huis clos porte sur plusieurs sujets, chacun d'entre eux doit faire l'objet d'un enregistrement distinct.
       
   2. Les enregistrements des séances à huis clos doivent être conservés par le district pendant les durées suivantes :
      1. Les procès-verbaux des réunions à huis clos consacrées à la stratégie de négociation collective doivent être conservés pendant deux (2) ans après la signature de la convention collective.
          
      2. Les procès-verbaux des réunions à huis clos consacrées à des questions de sécurité doivent être conservés pendant au moins quatre (4) ans.
          
      3. Les procès-verbaux des réunions à huis clos consacrées à l'achat ou à la vente de biens immobiliers doivent être conservés pendant au moins huit (8) ans à compter de la date de la réunion.
          
      4. Toutes les autres réunions à huis clos doivent être conservées par le district scolaire pendant au moins trois (3) ans à compter de la date de la réunion.
          
      5. À l'expiration des délais susmentionnés, les enregistrements des réunions à huis clos seront conservés conformément au calendrier de conservation des documents du district scolaire.
          
   3. Les enregistrements des réunions à huis clos sont classés par le district comme des données protégées non accessibles au public ni aux personnes concernées, sous réserve des exceptions suivantes :

1. Les enregistrements des réunions stratégiques relatives aux négociations collectives seront classés comme informations publiques et mis à la disposition du public une fois que tous les contrats de travail auront été signés par le District pour l'exercice budgétaire en cours.
    
2. Les enregistrements des réunions relatives à l'achat ou à la vente de biens immobiliers sont considérés comme des données publiques et mis à la disposition du public une fois que tous les biens immobiliers ou mobiliers ayant fait l'objet de discussions lors de la réunion ont été achetés ou vendus, ou que le District a renoncé à l'achat ou à la vente.
    
3. Les enregistrements de toute autre séance à huis clos seront classés et/ou rendus publics conformément à une décision de justice.

4. Les enregistrements des réunions à huis clos doivent être conservés séparément des enregistrements des réunions publiques, dans la mesure où ces derniers sont conservés par le District, à l'exception des enregistrements classés comme données publiques conformément à la section III.B.3. ci-dessus. Les enregistrements des réunions à huis clos classés comme données non publiques doivent également être conservés dans un lieu sécurisé, séparément des enregistrements classés comme données publiques.
    
5. Les enregistrements des réunions à huis clos doivent être conservés de manière à permettre d'identifier facilement le niveau de classification des données contenues dans l'enregistrement. Les enregistrements doivent comporter au moins les informations suivantes :

a. La date de la séance à huis clos ;

b. Les motifs justifiant la tenue d'une séance à huis clos (par exemple : stratégie de négociation collective, achat ou vente de biens immobiliers, données relatives à l'éducation, etc.) ; et

c. La classification des données.

6. Les enregistrements des réunions à huis clos portant sur la stratégie de négociation collective et sur l'achat ou la vente de biens immobiliers doivent être conservés et contrôlés de manière à ce que ces enregistrements soient reclassés comme documents publics dès la survenance d'un événement entraînant la reclassification de ces données, conformément aux dispositions de la section III.B.3. ci-dessus.

IV. PUBLICATION DES ACTES OFFICIELS

1. Le Conseil doit faire publier ses procès-verbaux officiels une fois dans le journal officiel du district dans les trente (30) jours suivant la réunion au cours de laquelle ils ont été établis ; toutefois, si le Conseil ne tient pas plus d'une réunion ordinaire tous les trente (30) jours, il n'est pas tenu de publier les procès-verbaux avant dix (10) jours après leur approbation par le Conseil.
    
2. Les procès-verbaux destinés à être publiés doivent être suffisamment complets pour rendre fidèlement compte des délibérations. Ils doivent inclure le contenu de toutes les décisions officielles prises par le Conseil lors de toute réunion ordinaire ou extraordinaire et doivent au minimum comporter l'objet de toute motion, le nom des personnes qui l'ont présentée et appuyée, la liste des votes exprimés par chaque membre présent sur la motion, la nature des résolutions proposées, y compris une brève description de leur objet, ainsi que la mention de leur adoption ou de leur rejet. Les procès-verbaux et les archives permanentes du Conseil peuvent contenir davantage de détails que ce qui est requis pour la publication des comptes rendus officiels. Si les comptes rendus n'ont pas encore été approuvés par le Conseil, les comptes rendus à publier peuvent mentionner ce fait.
    
3. Les comptes rendus destinés à être publiés peuvent prendre la forme d'un résumé des éléments essentiels des délibérations, et/ou des résolutions et autres décisions officielles du Conseil. Ce résumé doit être rédigé de manière claire et cohérente et, dans la mesure du possible, éviter l'emploi de termes techniques ou juridiques peu familiers au grand public. Lorsqu'un résumé est publié, la publication doit indiquer clairement que le document publié n'est qu'un résumé et que le texte intégral est accessible au public pour consultation aux bureaux administratifs du District, et qu'une copie des délibérations, à l'exception des pièces jointes au procès-verbal, est disponible gratuitement aux bureaux du District ou par courrier postal ou électronique.