I. OBJET

L'objectif de cette politique est d'établir des procédures relatives à la tenue des registres du Conseil scolaire et à la publication de ses actes officiels.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

Le district scolaire a pour politique de conserver ses archives afin qu'elles puissent être consultées par le grand public et de publier ses procès-verbaux officiels conformément à la loi.

III. CONSERVATION DES PROCÈS-VERBAUX ET DES REGISTRES

1. Le greffier, ou son représentant, doit conserver et tenir à jour les archives permanentes du conseil, y compris les procès-verbaux des réunions du conseil scolaire et autres archives requises du conseil. Tous les votes exprimés lors des réunions qui doivent être ouvertes au public conformément à la loi du Minnesota sur la transparence des réunions publiques doivent être consignés dans un journal tenu à cet effet. Les registres publics tenus par le district doivent être accessibles au public pendant les heures normales de bureau du district. Les procès-verbaux des réunions doivent être accessibles pour consultation dans les bureaux administratifs du district, après avoir été approuvés par le conseil. Les procès-verbaux d'une réunion du conseil scolaire doivent être approuvés ou modifiés par le conseil lors d'une réunion ultérieure, cette décision devant être consignée dans le compte rendu officiel de cette réunion ultérieure.
    
2. Enregistrements des réunions à huis clos
    
   1. Toutes les réunions à huis clos, à l'exception de celles autorisées en vertu du secret professionnel, doivent être enregistrées électroniquement aux frais du district. Les enregistrements des réunions à huis clos doivent être effectués séparément des enregistrements des réunions publiques, dans la mesure où ces dernières sont enregistrées. Si une réunion à huis clos est organisée pour discuter de plusieurs questions, chacune d'entre elles doit être enregistrée séparément.
       
   2. Les enregistrements des réunions à huis clos doivent être conservés par le district pendant les périodes suivantes :
      1. Les réunions à huis clos visant à discuter de la stratégie de négociation collective doivent être conservées pendant deux (2) ans après la signature du contrat.
          
      2. Les réunions à huis clos consacrées à des questions de sécurité doivent être conservées pendant au moins quatre (4) ans.
          
      3. Les réunions à huis clos visant à discuter de l'achat ou de la vente d'un bien immobilier doivent être conservées pendant au moins huit (8) ans après la date de la réunion.
          
      4. Toutes les autres réunions à huis clos doivent être conservées par le district scolaire pendant au moins trois (3) ans après la date de la réunion.
          
      5. À l'expiration des délais susmentionnés, les enregistrements des réunions à huis clos seront conservés conformément au calendrier de conservation des documents du district scolaire.
          
   3. Les enregistrements des réunions à huis clos sont classés par le district comme des données protégées non publiques qui ne sont pas accessibles au public ni à aucune personne concernée par ces données, à l'exception des cas suivants :

1. Les enregistrements des réunions stratégiques relatives aux négociations collectives seront classés comme données publiques et mis à la disposition du public après la signature de tous les contrats de travail par le district pour la période budgétaire en cours.
    
2. Les enregistrements des réunions relatives à l'achat ou à la vente de biens immobiliers sont classés comme données publiques et mis à la disposition du public après que tous les biens immobiliers ou personnels discutés lors de la réunion ont été achetés ou vendus ou que le district a renoncé à l'achat ou à la vente.
    
3. Les enregistrements de toute autre réunion à huis clos seront classés et/ou rendus publics conformément à une décision de justice.

4. Les enregistrements des réunions à huis clos doivent être conservés séparément des enregistrements des réunions publiques, dans la mesure où ces dernières sont conservées par le district, à l'exception des enregistrements classés comme données publiques conformément à la section III.B.3. ci-dessus. Les enregistrements des réunions à huis clos classés comme données non publiques doivent également être conservés dans un endroit sécurisé, séparément des enregistrements classés comme données publiques.
    
5. Les enregistrements des réunions à huis clos doivent être conservés de manière à permettre d'identifier facilement la classification des données contenues dans l'enregistrement. Les enregistrements doivent être identifiés au moins à l'aide des informations suivantes :

a. La date de la réunion à huis clos ;

b. La raison pour laquelle la réunion a été fermée (c'est-à-dire : stratégie de négociation collective, achat ou vente de biens immobiliers, données éducatives, etc.) ; et

c. La classification des données.

6. Les enregistrements des réunions à huis clos relatives à la stratégie de négociation collective et à l'achat ou à la vente de biens immobiliers doivent être conservés et contrôlés de manière à être reclassés comme publics dès qu'un événement survient qui entraîne la reclassification de ces données, comme indiqué à la section III.B.3. ci-dessus.

IV. PUBLICATION DES PROCÈS-VERBAUX OFFICIELS

1. Le conseil d'administration doit faire publier ses procès-verbaux officiels une fois dans le journal officiel du district dans les trente (30) jours suivant la réunion au cours de laquelle ils ont été rédigés ; toutefois, si le conseil d'administration tient des réunions ordinaires au moins une fois tous les trente (30) jours, il n'est pas tenu de publier les procès-verbaux avant dix (10) jours après leur approbation par le conseil d'administration.
    
2. Les procès-verbaux à publier doivent être suffisamment complets pour rendre compte fidèlement des délibérations. Ils doivent inclure la teneur de toutes les mesures officielles prises par le conseil lors de toute réunion ordinaire ou extraordinaire, et doivent au minimum inclure l'objet d'une motion, les personnes qui ont présenté et appuyé la motion, une liste des votes de chaque membre présent sur la motion, la nature des résolutions proposées, y compris une brève description de leur objet, et si elles ont été adoptées ou rejetées. Les procès-verbaux et les archives permanentes du Conseil peuvent contenir plus de détails que ceux qui doivent être publiés dans les procès-verbaux officiels. Si les procès-verbaux n'ont pas encore été approuvés par le Conseil, les procès-verbaux à publier peuvent refléter ce fait.
    
3. Les procès-verbaux à publier peuvent être un résumé des éléments essentiels des délibérations et/ou des résolutions et autres mesures officielles du conseil d'administration. Ce résumé doit être rédigé de manière claire et cohérente et, dans la mesure du possible, éviter l'utilisation de termes techniques ou juridiques qui ne sont généralement pas familiers au public. Lorsqu'un résumé est publié, la publication doit clairement indiquer que le document publié n'est qu'un résumé et que le texte intégral est disponible pour consultation publique dans les bureaux administratifs du district et qu'une copie des procès-verbaux, à l'exception des pièces jointes, est disponible gratuitement dans les bureaux du district ou par courrier postal ou électronique.