I. OBJET

L'objectif de cette politique est de contrôler les déplacements hors de l'État des membres des conseils scolaires, comme l'exige la loi.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

Les membres du conseil scolaire ont l'obligation de s'informer sur les devoirs et fonctions propres à leur mandat, de se familiariser avec les questions susceptibles d'affecter le district scolaire, d'acquérir une compréhension de base du financement et de la budgétisation des écoles, et d'acquérir les connaissances suffisantes pour se conformer aux lois, règles, réglementations et politiques fédérales, étatiques et locales qui se rapportent à leurs fonctions en tant que membres du conseil scolaire. Il peut parfois être nécessaire que les membres du conseil scolaire se rendent hors de l'État afin de remplir leurs obligations.

III. VOYAGES APPROPRIÉS

Les déplacements hors de l'État sont appropriés lorsque le conseil scolaire estime qu'il est nécessaire que ses membres acquièrent les connaissances et les informations nécessaires pour leur permettre d'exercer leurs responsabilités en tant que membres du conseil scolaire. Les déplacements pour assister à des réunions régionales ou nationales de l'Association nationale des conseils scolaires sont présumés répondre à cet objectif. Les déplacements pour assister à d'autres réunions hors de l'État pour lesquels le membre a l'intention de demander un remboursement au district scolaire doivent être préalablement approuvés par le conseil scolaire.

IV. FRAIS REMBOURSABLES

Les dépenses remboursables peuvent inclure les frais de transport, les repas, l'hébergement, les frais d'inscription, le matériel nécessaire, les frais de stationnement, les pourboires et autres dépenses raisonnables et nécessaires liées au district scolaire.

V. REMBOURSEMENT

1. Les demandes de remboursement doivent être détaillées sur le formulaire officiel du district scolaire et soumises à l'administrateur désigné. Les reçus relatifs à l'hébergement, au transport commercial, à l'inscription et à d'autres dépenses raisonnables et nécessaires doivent être joints au formulaire de remboursement.
    
2. Les déplacements en voiture seront remboursés selon le taux kilométrique fixé par le conseil scolaire. Les transports commerciaux refléteront les tarifs économiques et ne seront remboursés qu'à hauteur du coût réel du trajet.
    
3. Les montants à rembourser doivent respecter les allocations budgétaires approuvées par le conseil scolaire, y compris pour la participation à des ateliers et à des congrès.

VI. ÉTABLISSEMENT DE DIRECTIVES ET DE LIGNES DIRECTRICES

Le surintendant doit établir un barème des taux de remboursement des dépenses professionnelles du district scolaire, y compris les dépenses nécessitant une autorisation préalable et les taux de remboursement spécifiques. Le surintendant doit également élaborer des directives et des lignes directrices concernant les méthodes et les délais de soumission des demandes de remboursement.

VII. EXAMEN ANNUEL

Cette politique doit être révisée chaque année par le conseil scolaire.