I. OBJET

La présente politique a pour objectif de réglementer les déplacements hors de l'État des membres du conseil scolaire, conformément à la loi.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

Les membres du conseil scolaire ont l'obligation de s'informer sur les devoirs et les fonctions qui leur incombent, de se familiariser avec les questions susceptibles d'affecter le district scolaire, d'acquérir des connaissances de base en matière de finances et de budgétisation scolaires, ainsi que de se doter des connaissances nécessaires pour se conformer aux lois, règles et règlements fédéraux, étatiques et locaux, ainsi qu'aux politiques du district scolaire qui concernent leurs fonctions en tant que membres du conseil scolaire. Il peut parfois s'avérer nécessaire que les membres du conseil scolaire se déplacent hors de l'État afin de s'acquitter de leurs obligations.

III. DÉPLACEMENTS JUSTIFIÉS

Les déplacements hors de l'État sont autorisés lorsque le conseil scolaire estime qu'il est opportun que ses membres acquièrent les connaissances et les informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions. Les déplacements pour assister à des réunions régionales ou nationales de l'Association nationale des conseils scolaires sont présumés répondre à cet objectif. Les déplacements pour assister à d'autres réunions hors de l'État pour lesquels le membre a l'intention de demander un remboursement au district scolaire doivent être préalablement approuvés par le conseil scolaire.

IV. FRAIS REMBOURSABLES

Les frais pouvant faire l'objet d'un remboursement comprennent notamment les frais de transport, les repas, l'hébergement, les frais d'inscription, le matériel requis, les frais de stationnement, les pourboires et toute autre dépense raisonnable et nécessaire liée au district scolaire.

V. REMBOURSEMENT

1. Les demandes de remboursement doivent être détaillées sur le formulaire officiel du district scolaire et transmises au responsable désigné. Les justificatifs de frais d'hébergement, de transport public, d'inscription et de toute autre dépense raisonnable et nécessaire doivent être joints au formulaire de remboursement.
    
2. Les frais de déplacement en voiture seront remboursés selon le barème kilométrique fixé par le conseil scolaire. Les frais de transport en commun seront calculés sur la base des tarifs économiques et ne seront remboursés qu'à hauteur du coût réel du trajet.
    
3. Les montants à rembourser ne doivent pas dépasser les crédits budgétaires approuvés par le conseil scolaire, y compris les frais liés à la participation à des ateliers et à des congrès.

VI. ÉLABORATION DE DIRECTIVES ET DE LIGNES DIRECTRICES

Le directeur général établira un barème des taux de remboursement des frais professionnels du district scolaire, y compris ceux qui nécessitent une autorisation préalable et des taux de remboursement spécifiques. Il élaborera également des directives et des lignes directrices concernant les modalités et les délais de dépôt des demandes de remboursement.

VII. BILAN ANNUEL

Cette politique doit faire l'objet d'un réexamen annuel par le conseil scolaire.