I. ÉNONCÉ DE POLITIQUE

Le district scolaire reconnaît sa responsabilité en matière de collecte, de conservation et de diffusion des dossiers scolaires et de protection des droits à la vie privée des élèves, conformément à la législation fédérale et aux lois de l'État.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

Les procédures et politiques suivantes concernant la protection et la confidentialité des parents et des élèves sont adoptées par le district scolaire, conformément aux exigences du titre 20 U.S.C. § 1232g, et suivants, (loi sur les droits à l'éducation et la confidentialité de la famille) 34 C.F.R. Partie 99 et conformément aux exigences de la loi sur les pratiques en matière de données du gouvernement du Minnesota, Minn. Stat. Ch. 13 et Minn. Rules Pts. 1205.0100 à 1205.2000.

III. DÉFINITIONS

1. Dates de fréquentation Les dates de fréquentation, telles que mentionnées dans les informations répertoriées, désignent la période pendant laquelle un élève fréquente ou a fréquenté une ou plusieurs écoles du district scolaire. Ce terme n'inclut pas les registres quotidiens spécifiques de la fréquentation d'un élève dans une ou plusieurs écoles du district scolaire.
    
2. Étudiant Le terme « étudiant » désigne toute personne qui fréquente, a fréquenté, est inscrite ou a été inscrite dans le district scolaire et dont le district scolaire conserve les dossiers scolaires. Le terme « étudiant » désigne également les candidats à l'inscription ou à l'admission dans le district scolaire, ainsi que les personnes qui bénéficient de services éducatifs partagés fournis par le district scolaire.
    
3. Identifiable personnellement Identifiable personnellement signifie que les données ou informations comprennent, sans s'y limiter : (a) le nom d'un élève ; (b) le nom du parent ou d'un autre membre de la famille de l'élève ; (c) l'adresse de l'élève ou de sa famille ; (d) un identifiant personnel tel que le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'étudiant de l'élève ; (e) une liste de caractéristiques personnelles qui permettraient de retracer facilement l'identité de l'élève ; ou toute autre information qui permettrait de retracer facilement l'identité de l'élève.
    
4. Enregistrement Un enregistrement désigne toute information ou donnée enregistrée de quelque manière que ce soit, y compris, mais sans s'y limiter, les documents manuscrits, imprimés, supports informatiques, bandes vidéo ou audio, films, microfilms et microfiches.
    
5. Informations répertoriées Les informations répertoriées désignent les informations contenues dans le dossier scolaire d'un étudiant qui ne seraient généralement pas considérées comme préjudiciables ou comme une atteinte à la vie privée si elles étaient divulguées. Elles comprennent, sans s'y limiter, le nom de l'élève, sa photo, sa date de naissance, son domaine d'études principal, ses dates de présence, son niveau scolaire, son statut d'inscription (à temps plein ou à temps partiel), sa participation à des activités et sports officiellement reconnus, le poids et la taille des membres des équipes sportives, les diplômes, distinctions et récompenses reçus, ainsi que le dernier établissement ou organisme d'enseignement fréquenté. Elles comprennent également le nom des parents de l'élève, tel que défini dans la présente politique. Les informations répertoriées ne comprennent pas les données personnelles identifiables faisant référence à la religion, la race, la couleur de peau, la position sociale ou la nationalité.
    
6. Autorité responsable L'autorité responsable désigne le surintendant des écoles.
    
7. Responsable scolaire Le responsable scolaire comprend : (a) une personne dûment élue au conseil scolaire ; (b) une personne employée par le conseil scolaire à un poste administratif, de supervision, d'enseignement ou à un autre poste professionnel ; (c) une personne employée par le conseil scolaire en tant que remplaçant temporaire dans un poste professionnel pendant la durée de son remplacement ; et (d) une personne employée par le conseil scolaire ou sous contrat avec celui-ci pour effectuer une tâche spéciale, telle que consultant, secrétaire, commis, agent d'information publique ou responsable de la conformité des pratiques en matière de données, avocat ou auditeur, pendant la durée de son emploi ou de son contrat.
    
8. Données résumées Les données résumées désignent les enregistrements et rapports statistiques dérivés de données sur des personnes physiques, mais dans lesquels celles-ci ne sont pas identifiées et à partir desquels il n'est pas possible de déterminer leur identité ni aucune autre caractéristique permettant de les identifier de manière unique.
    
9. Dossiers scolaires
    
   1. Les dossiers scolaires désignent les dossiers qui : (1) sont directement liés à un élève ; et (2) sont conservés par le district scolaire ou par une partie agissant pour le compte du district scolaire.
       
   2. Les dossiers scolaires ne comprennent pas :
       
      1. Les dossiers du personnel enseignant qui : (1) sont la propriété exclusive de leur auteur ; (2) ne sont accessibles ou divulgués à aucune autre personne à l'exception d'un enseignant suppléant ; et (3) sont détruits à la fin de l'année.
          
      2. Les dossiers d'une unité chargée de l'application de la loi du district scolaire, à condition que les dossiers scolaires conservés par le district scolaire ne soient pas divulgués à l'unité et que les dossiers chargés de l'application de la loi soient : (1) conservés séparément des dossiers scolaires ; (2) conservés uniquement à des fins d'application de la loi ; et (3) divulgués uniquement aux agents chargés de l'application de la loi de la même juridiction.
          
      3. Les dossiers relatifs à une personne, y compris un élève, employée par le district scolaire qui : (1) sont créés et conservés dans le cadre normal des activités ; (2) concernent exclusivement la personne en sa qualité d'employé ; et (3) ne peuvent être utilisés à d'autres fins. Toutefois, ces dispositions ne s'appliquent pas aux dossiers relatifs à une personne fréquentant le district scolaire qui est employée en raison de son statut d'étudiant.
          
      4. Les dossiers relatifs à un étudiant admissible ou à un étudiant fréquentant un établissement d'enseignement postsecondaire qui : (1) sont établis ou tenus à jour par un médecin, un psychiatre, un psychologue ou un autre professionnel ou paraprofessionnel reconnu agissant dans le cadre de ses fonctions professionnelles ou paraprofessionnelles ou apportant son aide dans ce cadre ; (2) établis, conservés ou utilisés uniquement dans le cadre de la prestation de soins à l'élève ; et (3) divulgués uniquement aux personnes qui dispensent les soins ; à condition que les dossiers puissent être examinés personnellement par un médecin ou un autre professionnel approprié choisi par l'élève. Aux fins de la présente définition, le terme « soins » n'inclut pas les activités éducatives de rattrapage ou les activités qui font partie du programme d'enseignement du district scolaire.
          
      5. Dossiers qui ne contiennent que des informations sur une personne après qu'elle ait quitté le district scolaire.
          
10. Étudiant admissible Un étudiant admissible est un étudiant qui a atteint l'âge de dix-huit (18) ans ou qui fréquente un établissement d'enseignement postsecondaire.
     
11. Système de justice pour mineurs Le système de justice pour mineurs comprend les organismes de justice pénale et le pouvoir judiciaire lorsqu'ils participent à des activités liées à la justice pour mineurs.
     
12. Intérêt éducatif légitime Les intérêts éducatifs légitimes comprennent les intérêts directement liés à l'enseignement en classe, à l'enseignement, aux résultats et aux progrès des élèves, à la discipline d'un élève, à la santé et au bien-être des élèves, ainsi qu'à la capacité de répondre à une demande de données éducatives. Ils comprennent le besoin d'une personne de connaître afin de :
     
    1. Effectuer une tâche administrative requise dans le contrat ou la description de poste de l'école ou de l'employé approuvée par le conseil scolaire ;
        
    2. Effectuer une tâche de supervision ou d'enseignement directement liée à l'éducation de l'élève ; ou
        
    3. Fournir un service ou un avantage à l'étudiant ou à sa famille, tel que des soins de santé, des conseils, un placement professionnel ou une aide financière.
        
    4. Effectuer une tâche directement liée à la réponse à une demande de données.
        
13. Parent Le terme « parent » désigne le parent d'un élève et inclut le parent biologique, le tuteur ou toute personne agissant en tant que parent de l'élève en l'absence d'un parent ou d'un tuteur. Le district scolaire peut présumer que le parent a le pouvoir d'exercer les droits prévus dans les présentes, à moins qu'il ne dispose de preuves attestant l'existence d'une loi étatique ou d'une décision de justice régissant des questions telles que la dissolution du mariage, la séparation ou la garde des enfants, ou d'un instrument juridiquement contraignant prévoyant le contraire.
     
14. Étudiant à charge Un étudiant à charge est une personne qui, pendant chacun des cinq (5) mois civils de l'année civile au cours de laquelle commence l'année fiscale du parent, est étudiant à temps plein dans une école ou un établissement d'enseignement ou suit un programme de formation agricole à temps plein sous la supervision d'un agent agréé d'un établissement d'enseignement ou d'un État ou d'une subdivision politique de l'État.

IV. CLASSEMENT GÉNÉRAL

La loi de l'État stipule que toutes les données collectées, créées, reçues ou conservées par un district scolaire sont publiques, sauf si elles sont classées comme non publiques, privées ou confidentielles par la loi de l'État ou la loi fédérale. La loi de l'État classe toutes les données sur les personnes conservées par un district scolaire qui concernent un élève comme des données privées sur les personnes. Ces données ne peuvent être divulguées à des parties autres que les parents ou l'élève éligible sans leur consentement, sauf en vertu d'une ordonnance judiciaire valide, de certaines lois de l'État autorisant l'accès, et des dispositions de 20 U.S.C. § 1232g et des règlements promulgués en vertu de celle-ci.

V. DÉCLARATION DES DROITS

1. Droits des parents et des élèves admissibles Les parents et les élèves éligibles ont les droits suivants en vertu de cette politique :
    
   1. Le droit d'inspecter et d'examiner les dossiers scolaires de l'élève ;
       
   2. Le droit de demander la modification des dossiers scolaires de l'élève afin de s'assurer qu'ils ne sont pas inexacts, trompeurs ou contraires à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève ;
       
   3. Le droit de consentir à la divulgation des informations personnelles identifiables contenues dans les dossiers scolaires de l'élève, sauf dans la mesure où ce consentement n'est pas requis pour la divulgation conformément à la présente politique, à la législation fédérale ou d'État, ou aux règlements promulgués en vertu de celles-ci ;
       
   4. Le droit de refuser de communiquer les noms, adresses et numéros de téléphone personnels des élèves de 11e et 12e années aux agents de recrutement militaire ;
   5. Le droit de déposer une plainte auprès du ministère américain de l'Éducation concernant les manquements présumés du district scolaire à la loi fédérale et aux règlements promulgués en vertu de celle-ci ;
       
   6. Le droit d'être informé des droits prévus par la loi fédérale ; et
       
   7. Le droit d'obtenir une copie de la présente politique à l'endroit indiqué dans la section COPIES DE LA POLITIQUE de la présente politique.
       
2. Tous les droits et protections accordés aux parents en vertu de cette politique sont transférés à l'étudiant lorsqu'il atteint l'âge de dix-huit (18) ans ou s'inscrit dans un établissement d'enseignement postsecondaire. L'étudiant devient alors un « étudiant admissible ». Cependant, les parents d'un étudiant admissible qui est également un « étudiant à charge » ont le droit d'accéder aux dossiers scolaires de cet étudiant sans obtenir au préalable son consentement.

VI. DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES

1. Consentement requis pour la divulgation
    
   1. Le district scolaire doit obtenir le consentement écrit, signé et daté, du parent d'un élève ou de l'élève éligible avant de divulguer des informations personnelles identifiables issues du dossier scolaire de l'élève, sauf dans les cas prévus dans les présentes.
       
   2. Le consentement écrit doit être signé et daté par le parent de l'élève ou par l'élève éligible donnant son consentement et doit inclure :
       
      1. spécification des documents à divulguer ;
          
      2. le ou les objectifs de la divulgation ;
          
      3. la partie ou la catégorie de parties à qui la divulgation peut être faite ; et
          
      4. le cas échéant, la date d'expiration du consentement.
          
   3. Lorsqu'une divulgation est faite en vertu de la présente subdivision et que :
       
      1. si le parent ou l'élève éligible en fait la demande, le district scolaire lui fournira une copie des dossiers divulgués ; et
          
      2. si le parent d'un élève qui n'est pas un élève admissible en fait la demande, le district scolaire doit fournir à l'élève une copie des dossiers divulgués.
          
   4. Si l'autorité responsable sollicite le consentement éclairé d'une personne pour la divulgation de données privées à un assureur ou au représentant autorisé d'un assureur, le consentement éclairé n'est réputé avoir été donné que si la déclaration est :
       
      1. en langage clair ;
          
      2. dépassé ;
          
      3. précis dans la désignation des personnes ou organismes particuliers que la personne concernée autorise à divulguer des informations la concernant ;
          
      4. précise quant à la nature des informations que le sujet autorise à divulguer ;
          
      5. précise quant aux personnes ou organismes auxquels le sujet autorise la divulgation des informations ;
          
      6. spécifique quant à la ou aux fins auxquelles les informations peuvent être utilisées par l'une des parties mentionnées à la clause (e) ci-dessus, tant au moment de la divulgation qu'à tout moment dans le futur ; et
          
      7. précise quant à sa date d'expiration, qui doit être fixée dans un délai raisonnable ne dépassant pas un an, sauf dans le cas des autorisations accordées dans le cadre de demandes d'assurance-vie ou d'assurance-maladie non résiliable ou renouvelable garantie et identifiées comme telles, deux ans après la date de la police.
          
   5. Consentement de l'étudiant admissible Lorsqu'un étudiant atteint l'âge de dix-huit (18) ans ou fréquente un établissement d'enseignement postsecondaire, les droits accordés aux parents de l'étudiant et le consentement requis de leur part ne s'appliquent plus qu'à l'étudiant admissible, sauf dans les cas prévus dans la section DÉCLARATION DES DROITS de la présente politique.
       
2. Consentement préalable à la divulgation non requis Le district scolaire peut divulguer des informations personnelles identifiables provenant des dossiers scolaires d'un élève sans le consentement écrit du parent de l'élève ou de l'élève éligible, sauf disposition contraire dans les présentes, si la divulgation est :
    
   1. À d'autres responsables scolaires, y compris les enseignants, au sein du district scolaire, dont le district scolaire estime qu'ils ont un intérêt pédagogique légitime à consulter ces dossiers ;
       
   2. Aux responsables d'autres écoles ou districts scolaires dans lesquels l'élève souhaite s'inscrire ou a l'intention de s'inscrire. Les dossiers doivent contenir des informations sur les mesures disciplinaires prises à la suite de tout incident au cours duquel l'élève a possédé ou utilisé une arme dangereuse. Les dossiers doivent également inclure une copie de tout avis de cause probable ou de toute décision ou ordonnance judiciaire en vertu de l'
      
      Minn. Stat.§ 260B. 171, sauf si les données doivent être détruites en vertu du Minn. Stat.§ 120A.22, Subd. 7 © ou § 121A.75. Sur demande, le district scolaire fournira au parent ou à l'élève éligible une copie des dossiers scolaires qui ont été transférés et lui donnera la possibilité de contester le contenu de ces dossiers lors d'une audience, conformément à la section DEMANDE DE MODIFICATION DES DOSSIERS ; PROCÉDURES DE CONTESTATION DES DONNÉES de la présente politique.
       
   3. Aux parents d'un étudiant à charge ;
       
   4. Aux représentants autorisés du contrôleur général des États-Unis, du procureur général des États-Unis, du secrétaire du département américain de l'Éducation ou du commissaire du département d'État chargé de l'enfance, de la famille et de l'éducation ou à son représentant, sous réserve des conditions relatives à cette divulgation prévues par la législation fédérale ;
       
   5. En ce qui concerne l'aide financière qu'un étudiant a demandée ou reçue, et si les informations sont nécessaires à des fins telles que :
       
      1. déterminer l'admissibilité à l'aide ;
          
      2. déterminer le montant de l'aide ;
          
      3. déterminer les conditions de l'aide ; ou
          
      4. appliquer les conditions générales de l'aide.
         
         Aux fins de la présente disposition, on entend par « aide financière » un versement de fonds à une personne ou un paiement en nature sous forme de biens corporels ou incorporels à cette personne, subordonné à la fréquentation par celle-ci d'un organisme ou d'un établissement d'enseignement.
          
   6. Aux fonctionnaires ou autorités étatiques et locales auxquels ces informations peuvent être spécifiquement communiquées ou divulguées conformément à la loi étatique adoptée avant le 19 novembre 1974, si la communication ou la divulgation autorisée concerne le système de justice pour mineurs et la capacité de ce système à servir efficacement l'élève dont les dossiers sont divulgués ; ou après le 19 novembre 1974, si la communication ou la divulgation autorisée par la loi de l'État concerne le système de justice pour mineurs et la capacité de ce système à servir efficacement, avant le jugement, l'élève dont les dossiers sont divulgués, à condition que les fonctionnaires et autorités auxquels les dossiers sont divulgués certifient par écrit au district scolaire que les données ne seront divulguées à aucune autre partie, sauf dans les cas prévus par la loi de l'État, sans le consentement écrit préalable des parents de l'élève. Au minimum, le district scolaire doit divulguer les informations suivantes au système de justice pour mineurs en vertu du présent paragraphe : le nom complet, l'adresse personnelle, le numéro de téléphone et la date de naissance de l'élève ; l'emploi du temps scolaire, le registre des présences et les photographies de l'élève, le cas échéant ; et les noms, adresses personnelles et numéros de téléphone des parents.
       
   7. Aux organisations menant des études pour le compte ou au nom d'agences ou d'établissements d'enseignement dans le but de développer, de valider ou d'administrer des tests prédictifs, d'administrer des programmes d'aide aux étudiants ou d'améliorer l'enseignement, à condition que les études soient menées de manière à ne pas permettre l'identification personnelle des parents ou des étudiants par des personnes autres que les représentants de l'organisation et que les informations soient détruites lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles l'étude a été menée. Aux fins de la présente disposition, le terme « organismes » comprend, sans s'y limiter, les organismes fédéraux, étatiques et locaux ainsi que les organismes indépendants. Si le ministère de l'Enfance, de la Famille et de l'Éducation détermine qu'un tiers extérieur au district scolaire auquel des informations ont été divulguées enfreint la présente disposition, le district scolaire peut refuser à ce tiers l'accès aux informations personnelles identifiables contenues dans les dossiers scolaires pendant au moins cinq ans ;
       
   8. Aux organismes d'accréditation afin qu'ils puissent exercer leurs fonctions d'accréditation ;
       
   9. Pour se conformer à une ordonnance judiciaire ou à une assignation à comparaître légalement émise, à condition toutefois que le district scolaire fasse un effort raisonnable pour informer le parent ou l'élève éligible de l'ordonnance ou de l'assignation à comparaître avant de s'y conformer, afin que le parent ou l'élève éligible puisse demander une mesure de protection, sauf si la divulgation est conforme à une assignation à comparaître devant un grand jury fédéral ou à toute autre assignation à comparaître émise à des fins d'application de la loi, et que le tribunal ou l'autre organisme émetteur a ordonné que l'existence ou le contenu de l'assignation à comparaître ou les informations fournies en réponse à celle-ci ne soient pas divulgués. En outre, si le district scolaire engage une action en justice contre un parent ou un élève, il peut divulguer au tribunal, sans ordonnance judiciaire ni assignation à comparaître, les dossiers scolaires de l'élève qui sont pertinents pour que le district scolaire puisse poursuivre l'action en justice en tant que plaignant. De même, si un parent ou un élève éligible intente une action en justice contre le district scolaire, celui-ci peut divulguer au tribunal, sans ordonnance judiciaire ni assignation, les dossiers scolaires de l'élève qui sont pertinents pour permettre au district scolaire de se défendre ;
       
   10. Aux parties concernées dans le cadre d'une situation d'urgence si la connaissance de ces informations est nécessaire pour protéger la santé ou la sécurité de l'élève ou d'autres personnes. En outre, un organisme ou un établissement d'enseignement peut inclure dans le dossier scolaire d'un élève les informations appropriées concernant les mesures disciplinaires prises à l'encontre de cet élève pour un comportement qui a présenté un risque important pour la sécurité ou le bien-être de cet élève, d'autres élèves ou d'autres membres de la communauté scolaire. Ces informations peuvent être divulguées aux enseignants et aux responsables scolaires du district scolaire et/ou aux enseignants et aux responsables scolaires d'autres écoles qui ont un intérêt pédagogique légitime dans le comportement de l'élève ;
        
   11. Au système judiciaire pour mineurs si les informations relatives au comportement d'un élève présentant un risque sont raisonnablement nécessaires pour protéger la santé ou la sécurité de l'élève ou d'autres personnes.
        
   12. Les informations que le district scolaire a désignées comme « informations répertoriées » conformément à la section DIVULGATION DES INFORMATIONS RÉPERTORIÉES de la présente politique ;
        
   13. Aux agents de recrutement militaire conformément à la section RECRUTEMENT MILITAIRE de la présente politique ;
        
   14. Au parent d'un élève qui n'est pas admissible ou à l'élève lui-même ;
        
   15. Aux autorités sanitaires compétentes, dans la mesure nécessaire à la mise en œuvre des programmes de vaccination et aux enquêtes épidémiologiques de bonne foi que le commissaire à la santé juge nécessaires pour prévenir les maladies ou les handicaps chez les personnes relevant de l'organisme ou de l'établissement d'enseignement public dans lequel l'enquête est menée ;
        
   16. Aux bénévoles qui ont un intérêt pédagogique légitime à accéder aux données et qui mènent des activités et organisent des événements parrainés ou approuvés par l'organisme ou l'établissement d'enseignement pour les étudiants ou anciens étudiants ; ou
        
   17. Au système judiciaire pour mineurs, sur demande écrite certifiant que les informations ne seront divulguées à aucune autre personne, sauf autorisation légale, sans le consentement écrit des parents de l'élève :
        
       1. Les informations suivantes concernant un élève doivent être divulguées : nom complet, adresse personnelle, numéro de téléphone, date de naissance ; emploi du temps scolaire, registre des présences et photographies, le cas échéant ; noms, adresses personnelles et numéros de téléphone des parents.
           
       2. Les informations suivantes concernant un élève, à l'exception des données réelles ou autres informations contenues dans son dossier scolaire, peuvent être divulguées à condition qu'une demande d'accès soit soumise sur le formulaire prévu à cet effet et qu'elle contienne une explication des raisons pour lesquelles l'accès à ces informations est nécessaire dans l'intérêt de l'élève : (1) consommation de substances contrôlées, d'alcool ou de tabac ; (2) comportement agressif ou menaçant pouvant entraîner le renvoi de l'école en vertu de la loi sur le renvoi équitable des élèves (Pupil Fair Dismissal Act) ; (3) possession ou utilisation d'armes ou d'armes factices ; (4) vol ; ou (5) vandalisme ou autres dommages à la propriété. Avant de divulguer ces informations, le directeur ou le responsable administratif d'une école qui reçoit une telle demande doit, dans la mesure où la loi fédérale le permet, en informer
           
       3. Les parents ou tuteurs de l'élève par courrier recommandé de la demande de divulgation d'informations.
           
       4. Si le parent ou le tuteur de l'élève informe le responsable de l'établissement scolaire de son opposition à la divulgation dans les dix jours suivant la réception de l'avis certifié, le responsable de l'établissement scolaire ne doit pas divulguer les informations et doit plutôt informer le membre du système de justice pour mineurs qui a fait la demande de cette opposition. Si aucune objection n'est reçue de la part du parent ou du tuteur dans les 14 jours, le responsable de l'établissement scolaire doit répondre à la demande d'informations.
          
          Les demandes écrites des membres du système judiciaire pour mineurs ainsi que tout enregistrement de divulgation doivent être conservés dans le dossier de l'élève.
           
       5. Au directeur de l'établissement fréquenté par l'élève et à tout conseiller supervisant directement ou rendant compte du comportement ou des progrès de l'élève s'il s'agit d'informations provenant d'une ordonnance de disposition reçue par un surintendant en vertu de l'article 260B.171, alinéa 3, du Minnesota Statute. Le directeur doit immédiatement informer le conseiller et consigner l'ordonnance de disposition dans le dossier scolaire permanent de l'élève. Le directeur doit également informer immédiatement tout enseignant ou administrateur qui supervise directement ou rend compte du comportement ou des progrès de l'élève et qui, selon lui, a besoin de ces informations pour travailler avec l'élève de manière appropriée, afin d'éviter toute vulnérabilité inutile ou de protéger d'autres personnes contre une vulnérabilité inutile. Le directeur peut également informer les autres employés du district, les remplaçants et les bénévoles qui sont en contact direct avec l'élève s'il estime que ces personnes ont besoin de ces informations pour travailler avec l'élève de manière appropriée, pour éviter d'être inutilement vulnérables ou pour protéger d'autres personnes d'une vulnérabilité inutile. Ces notifications du directeur doivent identifier l'élève, décrire l'infraction et décrire les conditions de probation sur lesquelles l'école doit fournir des informations si celles-ci sont mentionnées dans l'ordonnance de disposition. Les informations contenues dans l'ordonnance de disposition sont des données éducatives privées reçues dans le but limité de répondre aux besoins éducatifs de l'élève et de protéger les élèves et le personnel.
          
          Ces informations ne peuvent être diffusées par le conseiller, l'enseignant, l'administrateur, le membre du personnel, le remplaçant ou le bénévole, sauf si cela est nécessaire pour servir l'intérêt de l'élève, pour protéger les élèves et le personnel, ou si la loi l'exige, et uniquement à l'élève ou à ses parents ou tuteurs.
           
       6. Au directeur de l'établissement fréquenté par l'élève, s'il s'agit d'informations provenant d'un dossier d'officier de police concernant des enfants reçu par un surintendant en vertu de l'article 260B.171, alinéa 5, du Minnesota Statute. Le directeur doit consigner ces informations dans le dossier scolaire de l'élève. Le directeur doit également informer immédiatement tout enseignant, conseiller ou administrateur supervisant directement l'élève qui, selon lui, a besoin de ces informations pour travailler avec l'élève de manière appropriée, afin d'éviter toute vulnérabilité inutile ou de protéger d'autres personnes contre une vulnérabilité inutile. Le directeur peut également informer les autres employés du district, les remplaçants et les bénévoles qui sont en contact direct avec l'élève s'il estime que ces personnes ont besoin de ces informations pour travailler avec l'élève de manière appropriée, pour éviter qu'il ne soit inutilement vulnérable ou pour protéger d'autres personnes d'une vulnérabilité inutile.
          
          Ces notifications du directeur doivent identifier l'élève et décrire l'infraction présumée si cette information est fournie dans la notification de l'agent de la paix. Les informations contenues dans le rapport de l'agent de la paix sont des données éducatives privées reçues dans le but limité de répondre aux besoins éducatifs de l'élève et de protéger les élèves et le personnel. Ces informations ne doivent pas être diffusées par le conseiller, l'enseignant, l'administrateur, le membre du personnel, le remplaçant ou le bénévole, sauf pour communiquer avec l'élève ou ses parents ou tuteurs si cela est nécessaire pour servir l'intérêt de l'élève, pour protéger les élèves et le personnel, ou si la loi l'exige.
          
          Le directeur doit supprimer le rapport et l'avis de l'agent de la paix du dossier scolaire de l'élève, détruire les données et faire des efforts raisonnables pour informer l'enseignant, le conseiller, le membre du personnel, l'administrateur, le remplaçant ou le bénévole qui a reçu les données de l'avis de l'agent de la paix si le procureur du comté décide de ne pas donner suite à une requête ou oriente l'élève vers un programme de déjudiciarisation ou de médiation, ou si un tribunal pour mineurs rend une décision sur une requête et que le procureur du comté ou le tribunal pour mineurs informe le surintendant de cette décision.

VII. DIVULGATION DES INFORMATIONS CONTENUES DANS L'ANNUAIRE

1. Les informations contenues dans le répertoire de classification sont publiques, sauf dans les cas prévus dans les présentes.
    
2. Anciens élèves Le district scolaire peut divulguer les informations répertoriées dans les dossiers scolaires qu'il a créés concernant une personne qui ne fréquente plus le district scolaire sans satisfaire aux exigences énoncées au point 7.3.
    
3. Étudiants et parents présents Le district scolaire peut divulguer les informations figurant dans le répertoire des dossiers scolaires d'un élève et les informations concernant les parents sans le consentement écrit préalable des parents de l'élève ou de l'élève éligible, sauf dans les cas prévus dans les présentes. Avant une telle divulgation, le district scolaire doit :
    
   1. Chaque année, informer publiquement, par tout moyen raisonnablement susceptible d'informer les parents et les élèves éligibles, des éléments suivants :
       
      1. Les types d'informations personnelles identifiables concernant les élèves et/ou les parents que le district scolaire a désignées comme informations répertoriées ;
          
      2. Le droit des parents ou des élèves éligibles de refuser que le district scolaire désigne tout ou partie de ces types d'informations concernant l'élève et/ou les parents comme informations répertoriées ; et a. Le délai dans lequel un parent ou un élève éligible doit informer par écrit le district scolaire qu'il ne souhaite pas que tout ou partie de ces types d'informations concernant l'élève et/ou les parents soient désignés comme informations répertoriées.
          
   2. Accorder un délai raisonnable après la notification pour permettre à un parent ou à un élève éligible d'informer par écrit le district scolaire que tout ou partie des informations ainsi désignées ne doivent pas être divulguées sans le consentement écrit préalable du parent ou de l'élève éligible, sauf dans les cas prévus dans la section DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES de la présente politique.
       
4. Procédure à suivre pour obtenir la non-divulgation des informations répertoriées dans l'annuaire La notification écrite du parent ou de l'élève éligible doit être adressée à l'autorité compétente et doit inclure les éléments suivants :
    
   1. Nom de l'élève et/ou du parent, selon le cas ;
       
   2. Adresse personnelle ;
       
   3. École actuellement fréquentée par l'élève ;
       
   4. Relation juridique entre le parent et l'élève, le cas échéant ; et
       
   5. Catégories spécifiques d'informations contenues dans l'annuaire qui ne peuvent être rendues publiques sans le consentement écrit préalable des parents ou de l'élève concerné, lequel ne sera valable que pour l'année scolaire en cours.
       
5. Durée La désignation de toute information comme information répertoriée concernant un élève ou ses parents restera en vigueur jusqu'à la fin de l'année scolaire, sauf si le parent ou l'élève éligible fournit les notifications écrites prévues dans les présentes.

VIII. DIVULGATION DE DOSSIERS PRIVÉS

1. Dossiers privés Aux fins des présentes, les dossiers scolaires sont des dossiers classés comme données privées sur les individus par la loi de l'État et qui ne sont accessibles qu'à l'élève concerné par les données et à ses parents si l'élève n'est pas un élève éligible. Le district scolaire ne peut divulguer les dossiers privés ou leur contenu, sauf sous forme de données sommaires ou conformément à la section DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES de la présente politique, sans le consentement écrit préalable des parents ou de l'élève éligible.
    
2. Dossiers privés non accessibles aux parents Dans certains cas, la loi de l'État prévoit et stipule clairement que certaines informations contenues dans les dossiers scolaires du district scolaire concernant un élève ne sont accessibles qu'à l'élève lui-même et, dans des circonstances particulières, aux parents.
    
   1. L'autorité responsable peut refuser l'accès aux données privées à un parent lorsqu'un élève mineur qui fait l'objet de ces données demande à l'autorité responsable de refuser cet accès. La demande de l'élève mineur doit être soumise par écrit, en précisant les raisons pour lesquelles l'accès doit être refusé au parent, et doit être signée par le mineur. Dès réception de cette demande, l'autorité responsable doit déterminer si le fait d'accéder à la demande de refus d'accès au parent est dans l'intérêt supérieur de la personne mineure concernée. Pour prendre cette décision, l'autorité responsable doit tenir compte des facteurs suivants :
       
      1. Si le mineur est suffisamment âgé et mature pour pouvoir expliquer les raisons de sa demande de refus d'accès et en comprendre les conséquences ;
          
      2. Si la situation personnelle du mineur est telle que le refus de l'accès parental peut protéger le mineur concerné contre un préjudice physique ou émotionnel ;
          
      3. S'il existe des motifs de croire que les raisons invoquées par le mineur concerné pour empêcher l'accès parental sont raisonnablement exactes ;
          
      4. Si la nature des données en question est telle que leur divulgation à la personne parentale pourrait causer un préjudice physique ou émotionnel à la personne mineure concernée ; et
          
      5. Que les données concernent des services médicaux, dentaires ou autres services de santé fournis conformément aux articles 144.341 à 144.347 du Minnesota Statute, auquel cas les données ne peuvent être divulguées que si le fait de ne pas informer les parents compromettrait gravement la santé du mineur.
          
3. Dossiers privés non accessibles aux étudiants Les étudiants n'ont pas le droit d'accéder aux données privées concernant les dossiers financiers et les relevés bancaires de leurs parents, ni à aucune information contenue dans ces documents.

IX. DIVULGATION DE DOSSIERS CONFIDENTIELS

1. Dossiers confidentiels Les dossiers confidentiels sont les dossiers et les données qu'ils contiennent qui ne sont pas rendus publics par la législation fédérale ou celle des États, et qui ne sont pas accessibles à l'étudiant, à ses parents ou à un étudiant éligible.
    
2. Rapports en vertu de la loi sur le signalement des mauvais traitements infligés aux mineurs Conformément à l'article 626.556 du Minnesota Statute, les rapports concernant un enfant victime de négligence et/ou d'abus physiques et/ou sexuels ne sont accessibles qu'aux organismes de protection sociale et aux forces de l'ordre compétents. En ce qui concerne les autres parties, ces données sont confidentielles et ne seront pas communiquées aux parents ou à la personne concernée par le district scolaire. La personne concernée peut toutefois obtenir une copie du rapport auprès de l'organisme local chargé de la protection sociale, du shérif du comté ou du service de police local, sous réserve des dispositions de Minn. Stat. § 626.556, Subd. 11.
    
3. Données d'enquête Les données collectées par le district scolaire dans le cadre d'une enquête active menée dans le but d'engager ou de défendre une action civile en cours, ou qui sont conservées en prévision d'une action civile en cours, sont classées comme données non publiques protégées dans le cas de données ne concernant pas des personnes, et comme données confidentielles dans le cas de données concernant des personnes.
    
   1. Le district scolaire peut rendre accessibles à toute personne, agence ou au public les données classées comme protégées, non publiques ou confidentielles conformément à cette subdivision, s'il estime que cet accès facilitera l'application de la loi, favorisera la santé ou la sécurité publique, ou dissipera les rumeurs ou les troubles généralisés.
       
   2. Un plaignant a accès à la déclaration qu'il a fournie au district scolaire.
       
   3. Une fois qu'une enquête civile devient inactive, les données d'enquête civile deviennent publiques, sauf si leur divulgation compromet une autre action civile en cours, à l'exception des parties de ces données qui sont classées comme non publiques en vertu de la législation fédérale ou de l'État. Toutes les données d'enquête civile présentées comme preuves devant un tribunal ou versées au dossier judiciaire sont publiques. Aux fins de la présente disposition, une enquête civile devient inactive dès la survenance de l'un des événements suivants :
       
      1. Une décision prise par le district scolaire ou par l'avocat principal du district scolaire de ne pas poursuivre l'action civile. Toutefois, cette enquête peut être réactivée ultérieurement si le district scolaire ou son avocat décide de renouveler l'action civile ;
          
      2. L'expiration du délai pour déposer une plainte en vertu du délai de prescription ou de l'accord applicable à l'action civile ; ou
          
      3. L'épuisement ou l'expiration des droits d'appel de l'une ou l'autre des parties à l'action civile.
          
   4. Aux fins de la présente subdivision, une « action civile en cours » est définie comme incluant, sans s'y limiter, les procédures judiciaires, administratives ou d'arbitrage.

X. DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES AVANT L'AUDIENCE D'EXCLUSION OU D'EXPULSION

Dans un délai raisonnable avant toute audience d'exclusion ou d'expulsion, l'élève et ses parents, tuteurs ou représentants doivent avoir accès à tous les dossiers du district scolaire concernant l'élève, y compris les tests ou rapports sur lesquels la mesure proposée par le district scolaire peut être fondée, conformément à la loi du Minnesota sur le renvoi équitable des élèves (Minnesota Pupil Fair Dismissal Act, Minn. Stat. § 121A.40, et suivants).

XI. COMMUNICATION DE DONNÉES AUX AGENTS DE RECRUTEMENT MILITAIRE

1. Le district scolaire doit communiquer, sans le consentement des parents ou des élèves, les noms, adresses et numéros de téléphone personnels des élèves inscrits en 11e et 12e années aux agents de recrutement militaire dans les 60 jours suivant la date de la demande.
    
2. Données communiquées aux agents de recrutement militaire en vertu de cette disposition :
    
   1. ne peut être utilisé que dans le but de fournir aux étudiants des informations sur le service militaire, les avantages éducatifs accordés aux anciens combattants par l'État et le gouvernement fédéral, ainsi que d'autres opportunités de carrière et d'éducation offertes par l'armée ; et
       
   2. ne peuvent être divulguées à aucune autre personne, à l'exception du personnel des services de recrutement des forces armées.
       
   3. Un parent ou un élève éligible a le droit de refuser la divulgation des informations ci-dessus aux agents de recrutement militaire. Pour refuser la divulgation des informations ci-dessus aux agents de recrutement militaire, un parent ou un élève éligible doit en informer par écrit l'autorité responsable, le directeur du lycée Minnetonka, avant le 1er octobre de chaque année. La demande écrite doit inclure les informations suivantes :
       
      1. Nom de l'élève et du parent, selon le cas ;
          
      2. Adresse personnelle ;
          
      3. Niveau scolaire de l'élève ;
          
      4. École actuellement fréquentée par l'élève ;
          
      5. Relation juridique entre le parent et l'élève, le cas échéant ; et
          
      6. Catégorie ou catégories spécifiques d'informations qui doivent être communiquées aux recruteurs militaires ;
          
      7. Catégorie ou catégories spécifiques d'informations répertoriées qui ne doivent pas être divulguées au public, y compris aux recruteurs militaires.
          
   4. Chaque année, le district scolaire publiera un avis public dans les bulletins d'information du district et des écoles afin d'informer les parents et les élèves éligibles du droit des parents ou des élèves éligibles de refuser la divulgation des noms, adresses et numéros de téléphone personnels des élèves inscrits en 11e et 12e années.
       
   5. Le refus d'un parent ou d'un élève éligible de divulguer les informations ci-dessus aux agents de recrutement militaire n'affecte pas la divulgation par le district scolaire des informations répertoriées au public, y compris aux agents de recrutement militaire.
      
      Afin de rendre privées les informations répertoriées concernant un élève, les procédures décrites dans la section DIVULGATION DES INFORMATIONS RÉPERTORIÉES de la présente politique doivent également être suivies. En conséquence, dans la mesure où le district scolaire a désigné le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le niveau scolaire des élèves comme informations répertoriées, en l'absence d'une demande de la part d'un parent ou d'un élève éligible de ne pas divulguer ces données, ces informations seront des données publiques et accessibles aux agents de recrutement militaire ainsi qu'à d'autres membres du public.

XII. LIMITES À LA REDIVULGATION

1. Redivulgation Conformément aux exigences énoncées dans les présentes, le district scolaire ne peut divulguer les renseignements personnels contenus dans les dossiers scolaires d'un élève qu'à condition que la partie à laquelle les renseignements sont divulgués s'engage à ne pas les divulguer à une autre partie sans le consentement écrit préalable du parent de l'élève ou de l'élève admissible, sauf que les dirigeants, employés et agents de toute partie recevant des renseignements personnels en vertu de la présente section peuvent utiliser ces renseignements, mais uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été divulgués.
    
2. Redivulgation non interdite
    
   1. Le district scolaire peut divulguer des informations personnelles identifiables conformément à la section DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES de la présente politique, étant entendu que la partie qui reçoit ces informations peut les divulguer à son tour au nom du district scolaire, à condition que :
       
      1. Les divulgations satisfont aux exigences de la section DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES de la présente politique ;
          
      2. et le district scolaire s'est conformé aux exigences en matière de conservation des dossiers énoncées dans la section AUTORITÉ RESPONSABLE, SÉCURITÉ DES DOSSIERS ET CONSERVATION DES DOSSIERS de la présente politique.
          
   2. Les exigences de cette section ne s'appliquent pas aux divulgations effectuées conformément à des ordonnances judiciaires ou à des assignations à comparaître légalement émises ou à des litiges, aux divulgations d'informations répertoriées, aux divulgations à un parent ou à un étudiant, ou aux parents d'étudiants à charge.
       
3. Classification des données divulguées Les informations divulguées conserveront la même classification entre les mains de la partie qui les reçoit que celle qu'elles avaient entre les mains du district scolaire.
    
4. Notification Le district scolaire doit, à l'exception des divulgations effectuées conformément à des ordonnances judiciaires ou à des assignations à comparaître légalement émises, des divulgations d'informations répertoriées dans la section DIVULGATION D'INFORMATIONS RÉPERTORIÉES de la présente politique, ou des divulgations à un parent ou à un élève, informer la partie à laquelle une divulgation est faite des exigences énoncées dans la présente section. Dans le cas où un tiers divulguerait de manière inappropriée des informations personnelles identifiables issues de dossiers scolaires, l'organisme ou l'établissement d'enseignement peut refuser à ce tiers l'accès aux informations personnelles identifiables issues de dossiers scolaires pendant au moins cinq ans.

XIII. AUTORITÉ RESPONSABLE, SÉCURITÉ DES DOSSIERS ET CONSERVATION DES DOSSIERS

1. Autorité responsable L'autorité responsable est chargée de la conservation et de la sécurité des dossiers scolaires. L'autorité responsable pour les écoles de Minnetonka est le directeur général des écoles.
    
2. Sécurité des dossiers Le directeur de chaque établissement scolaire soumis à la supervision et au contrôle de l'autorité responsable est le responsable des dossiers de l'établissement et a pour mission de préserver et de garantir la confidentialité des dossiers des élèves.
    
3. Plan pour la sécurisation des dossiers scolaires Le directeur de l'établissement doit soumettre à l'autorité compétente un plan écrit visant à sécuriser les dossiers des élèves avant le 1er septembre de chaque année scolaire. Ce plan écrit doit contenir les informations suivantes :
    
   1. Une description des dossiers conservés ;
       
   2. Titres et adresses des personnes responsables de la sécurité des dossiers des étudiants ;
       
   3. Emplacement des dossiers des élèves, par catégorie, dans les bâtiments ;
       
   4. Moyens de sécurisation des dossiers des étudiants ; et
       
   5. Procédures d'accès et de divulgation.
       
4. Examen du plan écrit pour la sécurisation des dossiers scolaires L'autorité responsable doit examiner les plans soumis conformément à la présente section afin de vérifier leur conformité avec la loi, la présente politique et les différentes politiques administratives du district scolaire. L'autorité responsable doit ensuite mettre à jour les procédures administratives dans le cadre de la présente politique.
    
5. Tenue des registres
    
   1. Pour chaque demande et chaque divulgation d'informations personnelles identifiables provenant des dossiers scolaires d'un élève, le directeur doit conserver un dossier avec les dossiers scolaires de l'élève qui indique :
       
      1. Les parties qui ont demandé ou reçu des informations personnelles identifiables issues des dossiers scolaires de l'élève ; et
          
      2. Les intérêts légitimes que ces parties avaient à demander ou à obtenir ces informations ;
          
   2. Dans le cas où le district scolaire divulguerait des informations personnelles identifiables provenant du dossier scolaire d'un élève conformément à la section LIMITES DE REDIVULGATION de la présente politique, le dossier de divulgation requis en vertu de la présente section devra également inclure :
       
      1. les noms des autres parties auxquelles la partie destinataire peut divulguer les informations au nom du district scolaire ; et
          
      2. les intérêts légitimes, tels que définis dans la section DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES de la présente politique, que chacune des parties supplémentaires a à demander ou à obtenir ces informations.
          
   3. Le registre des demandes de divulgation peut être consulté par :
       
      1. le parent de l'élève ou l'élève admissible ;
          
      2. le responsable de l'établissement scolaire ou ses assistants chargés de la conservation des dossiers ; et
          
      3. les parties autorisées par la loi à vérifier les procédures de tenue des registres du district scolaire.
          
   4. Le registre des demandes et des divulgations doit être conservé avec les dossiers scolaires de l'élève tant que le district scolaire conserve les dossiers scolaires de l'élève.
       
   5. Les paragraphes ci-dessus relatifs à la conservation des dossiers ne s'appliquent pas aux demandes ou divulgations faites par un parent d'un élève ou d'un élève éligible, aux divulgations faites avec le consentement écrit d'un parent d'un élève ou d'un élève éligible, aux demandes ou divulgations faites par d'autres responsables scolaires en vertu de la section DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES de la présente politique, aux demandes de divulgation d'informations répertoriées en vertu de la section DIVULGATION DES INFORMATIONS RÉPERTORIÉES de la présente politique, ou à une partie qui demande ou reçoit les dossiers conformément à une ordonnance d'un grand jury fédéral ou à une autre assignation à comparaître émise par les forces de l'ordre, et que le tribunal ou l'organisme qui a émis l'assignation a ordonné que l'existence ou le contenu de l'assignation ou les informations fournies en réponse à l'assignation ne soient pas divulgués.

XIV. DROIT DE CONSULTER ET DE VÉRIFIER LES DOSSIERS SCOLAIRES

1. Parent d'un élève, d'un élève éligible ou parent d'un élève éligible qui est également un élève à charge Le district scolaire doit autoriser le parent d'un élève, d'un élève éligible ou le parent d'un élève éligible qui est également un élève à charge qui fréquente ou a fréquenté le district scolaire d'inspecter ou d'examiner les dossiers scolaires de l'élève, à l'exception des dossiers qui sont confidentiels en vertu de la loi fédérale ou de l'État ou comme prévu dans la section DIVULGATION DES DOSSIERS PRIVÉS de la présente politique.
    
2. Réponse à une demande d'accès Le district scolaire répondra à toute demande conformément à la section 14.1 de la présente politique, immédiatement si possible, ou dans les dix (10) jours suivant la date de la demande, à l'exclusion des samedis, dimanches et jours fériés.
    
3. Droit d'inspection et de révision Le droit d'inspecter et d'examiner les dossiers scolaires comprend :
    
   1. Le droit d'obtenir une réponse du district scolaire à toute demande raisonnable d'explications et d'interprétations des dossiers ; et
       
   2. Si les circonstances empêchent effectivement le parent ou l'élève éligible d'exercer son droit d'inspecter et d'examiner les dossiers scolaires, le district scolaire fournira au parent ou à l'élève éligible une copie des dossiers demandés, ou prendra d'autres dispositions pour que le parent ou l'élève éligible puisse inspecter et examiner les dossiers demandés.
       
4. Formulaire de demande Les parents ou les élèves éligibles doivent soumettre au district scolaire une demande écrite d'accès aux dossiers scolaires, en identifiant aussi précisément que possible le ou les dossiers qu'ils souhaitent consulter.
    
5. Collecte des dossiers scolaires Si les dossiers scolaires d'un élève sont conservés à plusieurs endroits, l'autorité responsable peut collecter des copies des dossiers ou les dossiers eux-mêmes à partir des différents endroits afin qu'ils puissent être consultés en un seul endroit. Toutefois, si le parent ou l'élève éligible souhaite consulter ces dossiers là où ils sont conservés, le district scolaire s'efforcera de répondre à cette demande. Le parent ou l'élève éligible sera informé de l'heure et du lieu où les dossiers pourront être consultés.
    
6. Dossiers contenant des informations sur plusieurs élèves Si le dossier scolaire d'un élève contient des informations sur plusieurs élèves, le parent ou l'élève éligible peut consulter et examiner ou être informé uniquement des informations spécifiques qui concernent cet élève.
    
7. Autorité d'inspection ou d'examen Le district scolaire peut présumer que l'un ou l'autre des parents de l'élève a le droit d'inspecter ou d'examiner les dossiers scolaires de l'élève, à moins que le district scolaire n'ait reçu la preuve qu'il existe un instrument juridiquement contraignant, une loi de l'État ou une ordonnance judiciaire régissant des questions telles que la dissolution du mariage, la séparation ou la garde des enfants, qui prévoit le contraire.
    
8. Frais pour les copies de documents
    
   1. Le district scolaire facturera des frais raisonnables pour la fourniture de photocopies ou de copies imprimées des dossiers, sauf si l'impression d'une copie est le seul moyen de permettre la consultation des données. Pour déterminer le montant des frais raisonnables, le district scolaire tiendra compte des éléments suivants :
       
      1. le coût des matériaux, y compris le papier, utilisés pour fournir les copies ;
          
      2. le coût de la main-d'œuvre nécessaire à la préparation des copies ;
          
      3. tout barème des frais de photocopie standard établi par le district scolaire dans le cadre de ses activités normales ;
          
      4. tous les frais spéciaux nécessaires à la production de ces copies à partir de systèmes d'archivage informatisés, y compris, mais sans s'y limiter, les ordinateurs et les systèmes de microfilms ; et
          
      5. frais d'expédition.
          
   2. Les frais liés à la fourniture des copies sont à la charge du parent ou de l'étudiant éligible.
       
   3. Toutefois, l'autorité responsable ne peut imposer de frais pour une copie d'un dossier scolaire fournie à un parent ou à un élève éligible si cela empêche effectivement le parent ou l'élève éligible d'exercer son droit d'inspecter ou d'examiner les dossiers scolaires de l'élève.
       
   4. Le district scolaire se réserve le droit de facturer les copies, telles que les relevés de notes, qu'il transmet à des employeurs potentiels ou à des établissements d'enseignement supérieur à des fins d'emploi ou d'admission. Les frais pour ces copies et autres copies transmises à des tiers avec leur consentement préalable à titre de commodité correspondront aux coûts réels de recherche/récupération et de copie, auxquels s'ajouteront les frais d'affranchissement, le cas échéant.

XV. DEMANDE DE MODIFICATION DES DOSSIERS ; PROCÉDURES DE CONTESTATION DES DONNÉES

1. Demande de modification des dossiers scolaires Le parent d'un élève ou un élève éligible qui estime que les informations contenues dans le dossier scolaire de l'élève sont inexactes, trompeuses ou violent la vie privée ou d'autres droits de l'élève peut demander au district scolaire de modifier ces informations.
    
   1. La demande doit être formulée par écrit, identifier l'élément que le demandeur estime inexact, trompeur ou contraire à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève, exposer les raisons de cette conviction et préciser la correction que le demandeur souhaite voir apporter par le district scolaire. La demande doit être signée et datée par le demandeur.
       
   2. Le district scolaire décidera s'il convient de modifier le dossier scolaire de l'élève conformément à la demande dans un délai raisonnable après réception de celle-ci.
       
   3. 3Si le district scolaire décide de refuser de modifier le dossier scolaire de l'élève conformément à la demande, il doit en informer le parent de l'élève ou l'élève éligible et informer le parent ou l'élève éligible de son droit à une audience.
       
2. Droit à une audience Si le district scolaire refuse de modifier le dossier scolaire d'un élève, il doit, sur demande, offrir la possibilité d'une audience afin de contester le contenu du dossier scolaire de l'élève afin de s'assurer que les informations contenues dans le dossier scolaire de l'élève ne sont pas inexactes, trompeuses ou ne violent pas la vie privée ou d'autres droits de l'élève.
    
   1. Si, à l'issue de l'audience, le district scolaire décide que les informations sont inexactes, trompeuses ou qu'elles violent de quelque manière que ce soit la vie privée ou d'autres droits de l'élève, il modifiera en conséquence le dossier scolaire de l'élève et en informera par écrit le parent de l'élève ou l'élève éligible.
       
   2. Si, à l'issue de l'audience, le district scolaire décide que les informations ne sont pas inexactes, trompeuses ou contraires à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève, il informera le parent ou l'élève éligible de son droit d'ajouter une déclaration au dossier commentant les informations contestées ou expliquant pourquoi il n'est pas d'accord avec la décision du district scolaire, ou les deux.
       
   3. Toute déclaration inscrite dans le dossier scolaire de l'élève doit :
       
      1. Être conservé par le district scolaire dans le cadre des dossiers scolaires de l'élève tant que le dossier ou la partie contestée de celui-ci est conservé par le district scolaire ; et
          
      2. Si les dossiers scolaires de l'élève ou la partie contestée de ceux-ci sont divulgués par le district scolaire à une partie quelconque, l'explication doit également être divulguée par le district scolaire à toute partie.
          
3. Déroulement de l'audience
   1. L'audience doit avoir lieu dans un délai raisonnable après réception de la demande par le district scolaire, et les parents de l'élève ou l'élève éligible doivent être informés de la date, du lieu et de l'heure de l'audience suffisamment à l'avance.
       
   2. L'audience peut être menée par toute personne, y compris un représentant officiel du district scolaire, qui n'a pas d'intérêt direct dans l'issue de l'audience. L'avocat du conseil scolaire doit être présent pour présenter la position du conseil scolaire et conseiller le responsable de l'audience désigné sur les questions juridiques et probatoires.
       
   3. Le parent de l'élève ou l'élève admissible doit se voir accorder une possibilité pleine et équitable d'être entendu afin de présenter des preuves relatives aux questions soulevées et peut être assisté ou représenté par des personnes de son choix, à ses propres frais, y compris un avocat.
       
   4. Le district scolaire rendra sa décision par écrit dans un délai raisonnable après la fin de l'audience. La décision sera fondée uniquement sur les preuves présentées lors de l'audience et comprendra un résumé des preuves et les motifs de la décision.
       
4. Appel La décision finale du conseiller-auditeur désigné peut faire l'objet d'un appel conformément aux dispositions applicables du chapitre 14 du Minn. Stat. relatives aux affaires contestées.

XVI. PROBLÈMES D'ACCÈS AUX DONNÉES

1. Le responsable de la conformité des pratiques en matière de données est l'employé désigné auquel les personnes peuvent adresser leurs questions ou préoccupations concernant les problèmes d'accès aux données ou d'autres problèmes liés aux pratiques en matière de données.
    
2. Le responsable de la conformité des pratiques en matière de données est le directeur exécutif des ressources humaines.

XVII. PLAINTES POUR NON-CONFORMITÉ

1. Où déposer une plainte Les plaintes peuvent être déposées auprès du commissaire à l'administration, État du Minnesota, 50 Sherburne Avenue, St. Paul, MN 55155.
   
   Les plaintes concernant des violations présumées des droits accordés aux parents et aux élèves éligibles par 20 U.S.C. §1232g et les règles promulguées en vertu de celui-ci doivent être soumises par écrit au Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue, S. W., Washington, D.C. 20202-4605.
    
2. Contenu de la plainte Une plainte déposée en vertu de la présente section doit contenir des allégations factuelles spécifiques donnant des motifs raisonnables de croire qu'une violation de l'article 20 U. S .C. § 123 2g et des règles promulguées en vertu de celui-ci a été commise.

XVIII. RENONCIATION

Un parent ou un élève éligible peut renoncer à l'un de ses droits prévus dans les présentes conformément à l'article 20 U.S.C. §1232g. Une renonciation n'est valable que si elle est faite par écrit et signée par le parent ou l'élève éligible. Le district scolaire ne peut exiger une telle renonciation.

XIX. NOTIFICATION ANNUELLE DES DROITS

1. Contenu de l'avis Le district scolaire doit informer chaque année les parents des élèves actuellement inscrits et les élèves éligibles actuellement inscrits, par des moyens raisonnablement susceptibles d'informer les parents et les élèves éligibles, des éléments suivants :
    
   1. Que le parent ou l'élève éligible a le droit d'inspecter et d'examiner les dossiers scolaires de l'élève, ainsi que la procédure à suivre pour inspecter et examiner les dossiers scolaires ;
       
   2. Que le parent ou l'élève éligible a le droit de demander la modification des dossiers scolaires de l'élève afin de s'assurer que ces dossiers ne sont pas inexacts, trompeurs ou contraires à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève, et la procédure à suivre pour demander la modification des dossiers ;
       
   3. Que le parent ou l'étudiant éligible a le droit de consentir à la divulgation des informations personnelles identifiables contenues dans les dossiers scolaires de l'étudiant, sauf dans la mesure où les lois fédérales et étatiques et les règlements promulgués en vertu de celles-ci autorisent la divulgation sans consentement ;
       
   4. Que le parent ou l'élève éligible a le droit de déposer une plainte auprès du ministère américain de l'Éducation concernant un manquement présumé du district scolaire aux exigences de l'article 20 U.S.C. § 1232g et aux règles promulguées en vertu de celui-ci ;
       
   5. Les critères permettant de déterminer qui constitue un responsable scolaire et ce qui constitue un intérêt éducatif légitime aux fins de la divulgation des dossiers scolaires à d'autres responsables scolaires que le district scolaire a jugés avoir des intérêts éducatifs légitimes ; et
       
   6. Que le district scolaire transmette les dossiers scolaires, sur demande, à l'établissement dans lequel un élève souhaite s'inscrire ou a l'intention de s'inscrire.
       
2. Notification aux parents d'élèves dont la langue principale à la maison n'est pas l'anglais Le district scolaire doit veiller à informer efficacement les parents des élèves identifiés comme ayant une langue principale ou une langue parlée à la maison autre que l'anglais.
    
3. Notification aux parents ou aux élèves éligibles présentant un handicap Le district scolaire doit veiller à informer efficacement les parents ou les élèves éligibles identifiés comme handicapés.

XX. DESTRUCTION ET CONSERVATION DES DOSSIERS

1. Le district doit se conformer au calendrier de conservation des documents approuvé par le ministère de l'Administration du Minnesota.
    
2. Pour les données qui ne figurent pas dans le calendrier de conservation approuvé par le ministère de l'Administration du Minnesota, le district scolaire se conformera à l'autorité de l'agence d'État ou fédérale compétente.
    
3. L'administration élaborera des procédures visant à garantir le respect des dispositions prises par les autorités fédérales et étatiques en matière de conservation des données et de destruction des dossiers.

XXI. COPIES DE LA POLITIQUE

Références juridiques :