I. DÉCLARATION DE POLITIQUE

Le district scolaire reconnaît sa responsabilité en matière de collecte, de conservation et de diffusion des dossiers scolaires, ainsi que de protection du droit à la vie privée des élèves, conformément à la législation fédérale et aux lois de l'État.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

Les procédures et politiques suivantes relatives à la protection et à la confidentialité des données des parents et des élèves sont adoptées par le district scolaire, conformément aux dispositions du titre 20 du Code des États-Unis, § 1232g et suivants, (loi sur les droits à l'éducation et la confidentialité des données familiales) 34 C.F.R. Partie 99 et conformément aux exigences de la loi du Minnesota sur les pratiques en matière de données gouvernementales, Minn. Stat. Ch. 13 et Minn. Rules Pts. 1205.0100 à 1205.2000.

III. DÉFINITIONS

1. Période de scolarité: la « période de scolarité », telle que mentionnée dans les informations du répertoire, désigne la période pendant laquelle un élève fréquente ou a fréquenté une ou plusieurs écoles du district scolaire. Ce terme n'inclut pas les registres quotidiens spécifiques relatifs à la présence d'un élève dans une ou plusieurs écoles du district scolaire.
    
2. Le terme « élève » désigne toute personne qui fréquente, a fréquenté, est inscrite ou a été inscrite dans le district scolaire et pour laquelle le district scolaire conserve des dossiers scolaires. Ce terme désigne également les candidats à l'inscription ou à l'admission dans le district scolaire, ainsi que les personnes qui bénéficient de services éducatifs à temps partagé dispensés par le district scolaire.
    
3. Identifiables personnellement : « Identifiables personnellement » signifie que les données ou informations comprennent, sans s'y limiter : (a) le nom de l'élève ; (b) le nom d'un parent ou d'un autre membre de la famille de l'élève ; (c) l'adresse de l'élève ou de sa famille ; (d) un identifiant personnel tel que le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'étudiant de l'élève ; (e) une liste de caractéristiques personnelles permettant d'identifier facilement l'élève ; ou toute autre information permettant d'identifier facilement l'élève.
    
4. Le terme « document » désigne toute information ou donnée enregistrée de quelque manière que ce soit, y compris, sans s'y limiter, les documents manuscrits, imprimés, sur support informatique, sur bande vidéo ou audio, sur pellicule, sur microfilm et sur microfiche.
    
5. Informations du répertoire : les informations du répertoire désignent les données contenues dans le dossier scolaire d'un étudiant dont la divulgation n'est généralement pas considérée comme préjudiciable ou comme une atteinte à la vie privée. Elles comprennent, sans s'y limiter, le nom de l'étudiant, sa photographie, sa date de naissance, sa filière d'études, ses dates de présence, son niveau scolaire, son statut d'inscription (c'est-à-dire à temps plein ou à temps partiel), sa participation à des activités et sports officiellement reconnus, le poids et la taille des membres des équipes sportives, les diplômes, distinctions et récompenses obtenus, ainsi que le dernier établissement ou organisme d'enseignement fréquenté. Elles comprennent également le nom des parents de l'étudiant, tel que défini dans la présente politique. Les informations d'annuaire n'incluent pas les données personnelles identifiables faisant référence à la religion, à la race, à la couleur de peau, à la position sociale ou à la nationalité.
    
6. Autorité compétente: on entend par « autorité compétente » le directeur des écoles.
    
7. Responsable scolaire. Le terme « responsable scolaire » désigne : (a) toute personne dûment élue au conseil scolaire ; (b) toute personne employée par le conseil scolaire à un poste administratif, de supervision, d'enseignement ou à tout autre poste professionnel ; (c) une personne employée par le conseil scolaire en tant que remplaçant temporaire à un poste professionnel pendant la durée de son remplacement ; et (d) une personne employée par le conseil scolaire ou sous contrat avec celui-ci pour accomplir une tâche particulière, telle que celle de consultant, de secrétaire, de commis, d'agent d'information publique ou de responsable de la conformité en matière de traitement des données, d'avocat ou d'auditeur, pendant la durée de son engagement en tant qu'employé ou contractant.
    
8. Données agrégées: on entend par « données agrégées » les enregistrements et rapports statistiques issus de données relatives à des personnes physiques, mais dans lesquels ces personnes ne sont pas identifiées et à partir desquels il n'est pas possible de déterminer leur identité ni aucune autre caractéristique permettant de les identifier de manière univoque.
    
9. Dossiers scolaires
    
   1. On entend par « dossiers scolaires » les dossiers qui : (1) concernent directement un élève ; et (2) sont conservés par le district scolaire ou par un tiers agissant pour le compte de celui-ci.
       
   2. Les dossiers scolaires ne comprennent pas :
       
      1. Les dossiers relatifs au personnel enseignant qui : (1) sont détenus exclusivement par leur auteur ; (2) ne sont accessibles à aucune autre personne ni divulgués à quiconque, à l'exception d'un enseignant remplaçant ; et (3) sont détruits à la fin de l'année.
          
      2. Les dossiers d'une unité chargée de l'application de la loi relevant du district scolaire, à condition que les dossiers scolaires conservés par le district scolaire ne soient pas communiqués à cette unité et que les dossiers relatifs à l'application de la loi : (1) soient conservés séparément des dossiers scolaires ; (2) soient conservés exclusivement à des fins d'application de la loi ; et (3) ne soient communiqués qu'aux agents chargés de l'application de la loi relevant de la même juridiction.
          
      3. Les dossiers concernant une personne, y compris un élève, employée par le district scolaire, qui : (1) sont établis et conservés dans le cadre normal des activités ; (2) se rapportent exclusivement à cette personne en sa qualité d'employé ; et (3) ne peuvent être utilisés à aucune autre fin. Toutefois, ces dispositions ne s'appliquent pas aux dossiers concernant une personne fréquentant le district scolaire et employée en raison de son statut d'élève.
          
      4. Les dossiers concernant un étudiant éligible ou un étudiant fréquentant un établissement d'enseignement supérieur, qui sont : (1) établis ou tenus par un médecin, un psychiatre, un psychologue ou tout autre professionnel ou paraprofessionnel reconnu agissant dans le cadre de ses fonctions professionnelles ou paraprofessionnelles ou apportant son aide à ce titre ; (2) établis, conservés ou utilisés uniquement dans le cadre de la prestation de soins à l'étudiant ; et (3) communiqués uniquement aux personnes dispensant ces soins ; à condition que ces dossiers puissent être consultés personnellement par un médecin ou un autre professionnel compétent choisi par l'étudiant. Aux fins de la présente définition, le terme « soins » n'inclut pas les activités de rattrapage scolaire ni les activités faisant partie du programme d'enseignement au sein du district scolaire.
          
      5. Dossiers qui ne contiennent des informations concernant une personne qu'après que celle-ci a cessé d'être élève dans le district scolaire.
          
10. Étudiant admissible : on entend par « étudiant admissible » un étudiant âgé d'au moins dix-huit (18) ans ou inscrit dans un établissement d'enseignement supérieur.
     
11. Système de justice pour mineurs Le système de justice pour mineurs comprend les services de justice pénale et le pouvoir judiciaire lorsqu'ils interviennent dans le cadre d'activités relevant de la justice pour mineurs.
     
12. Intérêt pédagogique légitime L'intérêt pédagogique légitime englobe les aspects directement liés à l'enseignement en classe, à la pédagogie, aux résultats et aux progrès des élèves, à la discipline des élèves, à la santé et au bien-être des élèves, ainsi qu'à la capacité de répondre à une demande de données éducatives. Il inclut le besoin d'une personne d'avoir connaissance de ces informations afin de :
     
    1. Effectuer une tâche administrative prévue dans le contrat de l'établissement ou de l'employé, ou dans la description de poste approuvée par le conseil d'administration ;
        
    2. exercer une fonction de supervision ou d'enseignement directement liée à la formation de l'étudiant ; ou
        
    3. Fournir un service ou une aide à l'étudiant ou à sa famille, par exemple en matière de soins de santé, d'accompagnement psychologique, de placement en stage ou d'aide financière aux étudiants.
        
    4. Effectuer une tâche directement liée au traitement d'une demande de données.
        
13. Par « parent », on entend le parent d'un élève ; ce terme inclut le parent biologique, le tuteur ou toute personne agissant en tant que parent de l'élève en l'absence d'un parent ou d'un tuteur. Le district scolaire peut présumer que le parent est habilité à exercer les droits prévus dans le présent document, à moins qu'il ne lui soit fourni la preuve de l'existence d'une loi de l'État ou d'une décision de justice régissant des questions telles que la dissolution du mariage, la séparation ou la garde des enfants, ou d'un acte juridiquement contraignant stipulant le contraire.
     
14. Étudiant à charge Un étudiant à charge est une personne qui, au cours de chacun des cinq (5) mois civils de l'année civile au cours de laquelle commence l'année fiscale du parent, est inscrit à temps plein dans une école ou un établissement d'enseignement, ou suit une formation agricole à temps plein sous la supervision d'un représentant agréé d'un établissement d'enseignement ou d'un État ou d'une subdivision administrative de cet État.

IV. CLASSIFICATION GÉNÉRALE

La loi de l'État stipule que toutes les données collectées, créées, reçues ou conservées par un district scolaire sont publiques, à moins qu'elles ne soient classées comme non publiques, privées ou confidentielles en vertu de la législation de l'État ou fédérale. La loi de l'État classe toutes les données relatives à des personnes physiques conservées par un district scolaire et concernant un élève comme des données privées sur des personnes physiques. Ces données ne peuvent être divulguées à des tiers autres que les parents ou l'élève concerné sans leur consentement, sauf en vertu d'une ordonnance judiciaire valide, de certaines lois de l'État autorisant l'accès, et des dispositions de l'article 20 U.S.C. § 1232g et des règlements promulgués en vertu de celui-ci.

V. DÉCLARATION DES DROITS

1. Droits des parents et des élèves éligibles En vertu de cette politique, les parents et les élèves concernés disposent des droits suivants :
    
   1. Le droit de consulter et d'examiner le dossier scolaire de l'élève ;
       
   2. Le droit de demander la modification du dossier scolaire de l'élève afin de s'assurer qu'il ne contient pas d'informations inexactes, trompeuses ou qui portent atteinte à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève ;
       
   3. Le droit de consentir à la divulgation des informations personnelles identifiables contenues dans le dossier scolaire de l'élève, sauf dans la mesure où ce consentement n'est pas requis pour la divulgation en vertu de la présente politique, de la législation fédérale ou de l'État, ou des règlements adoptés en application de celles-ci ;
       
   4. Le droit de refuser de communiquer aux agents de recrutement militaire les noms, adresses et numéros de téléphone des élèves de première et de terminale ;
   5. Le droit de déposer une plainte auprès du ministère américain de l'Éducation concernant des manquements présumés du district scolaire à la loi fédérale et aux règlements pris en application de celle-ci ;
       
   6. le droit d'être informé des droits prévus par la loi fédérale ; et
       
   7. Le droit d'obtenir une copie de la présente politique à l'adresse indiquée dans la section « COPIES DE LA POLITIQUE » de la présente politique.
       
2. Tous les droits et protections accordés aux parents en vertu de la présente politique sont transférés à l'étudiant lorsqu'il atteint l'âge de dix-huit (18) ans ou s'inscrit dans un établissement d'enseignement supérieur. L'étudiant devient alors un « étudiant éligible ». Toutefois, les parents d'un étudiant éligible qui est également un « étudiant à charge » ont le droit d'accéder au dossier scolaire de cet étudiant sans avoir à obtenir au préalable son consentement.

VI. COMMUNICATION DES DOSSIERS SCOLAIRES

1. Consentement requis pour la divulgation
    
   1. Le district scolaire doit obtenir le consentement écrit, signé et daté du parent d'un élève ou de l'élève concerné avant de divulguer des informations à caractère personnel issues du dossier scolaire de l'élève, sauf dans les cas prévus par les présentes.
       
   2. Le consentement écrit doit être signé et daté par le parent de l'élève ou par l'élève concerné qui donne son consentement, et doit comporter :
       
      1. la description des documents à communiquer ;
          
      2. la ou les finalités de la communication ;
          
      3. la partie ou la catégorie de parties à qui la divulgation peut être faite ; et
          
      4. le cas échéant, une date d'expiration du consentement.
          
   3. Lorsqu'une divulgation est effectuée en vertu de la présente sous-section et que :
       
      1. si le parent ou l'élève concerné en fait la demande, le district scolaire lui remettra une copie des documents communiqués ; et
          
      2. Si le parent d'un élève qui n'est pas un élève éligible en fait la demande, le district scolaire remettra à cet élève une copie des documents communiqués.
          
   4. Si l'autorité compétente sollicite le consentement éclairé d'une personne pour la communication de données à caractère personnel à un assureur ou au représentant habilité d'un assureur, ce consentement éclairé n'est réputé avoir été donné que si la déclaration :
       
      1. en langage clair ;
          
      2. daté ;
          
      3. préciser clairement les personnes ou organismes auxquels la personne concernée autorise la divulgation d'informations la concernant ;
          
      4. préciser la nature des informations que la personne concernée autorise à divulguer ;
          
      5. préciser les personnes ou organismes auxquels l'intéressé autorise la divulgation d'informations ;
          
      6. préciser la ou les fins auxquelles les informations peuvent être utilisées par l'une des parties mentionnées à la clause (e) ci-dessus, tant au moment de la divulgation qu'à tout moment ultérieur ; et
          
      7. préciser sa date d'expiration, qui doit se situer dans un délai raisonnable, sans dépasser un an, sauf dans le cas des autorisations accordées dans le cadre de demandes d'assurance-vie ou d'assurance-maladie non résiliable ou à renouvellement garanti, et désignées comme telles, deux ans après la date de la police.
          
   5. Consentement de l'étudiant éligible : dès lors qu'un étudiant a atteint l'âge de dix-huit (18) ans ou qu'il fréquente un établissement d'enseignement supérieur, les droits accordés au parent de l'étudiant et le consentement de celui-ci ne s'appliquent désormais qu'à l'étudiant éligible et ne doivent être obtenus que de sa part, sauf disposition contraire prévue dans la section « DÉCLARATION DES DROITS » de la présente politique.
       
2. Consentement préalable à la divulgation non requis Le district scolaire peut divulguer des informations à caractère personnel issues du dossier scolaire d'un élève sans le consentement écrit de ses parents ou de l'élève concerné, sauf disposition contraire dans le présent document, si cette divulgation :
    
   1. aux autres membres du personnel scolaire, y compris les enseignants, au sein du district scolaire, dont le district scolaire estime qu'ils ont un intérêt pédagogique légitime à consulter ces dossiers ;
       
   2. Aux responsables d'autres établissements scolaires ou districts scolaires dans lesquels l'élève souhaite s'inscrire ou a l'intention de s'inscrire. Ces dossiers doivent contenir des informations sur les mesures disciplinaires prises à la suite de tout incident au cours duquel l'élève a été en possession d'une arme dangereuse ou en a fait usage. Les dossiers doivent également inclure une copie de tout avis de cause probable ou de toute décision ou ordonnance judiciaire en vertu de l'
      
      Minn. Stat. § 260B. 171, à moins que les données ne doivent être détruites en vertu de Minn. Stat. § 120A.22, sous-section 7 © ou § 121A.75. Sur demande, le district scolaire fournira au parent ou à l'élève éligible une copie des dossiers scolaires qui ont été transférés et lui offrira la possibilité d'une audience pour contester le contenu de ces dossiers conformément à la section DEMANDE DE MODIFICATION DES DOSSIERS ; PROCÉDURES DE CONTESTATION DES DONNÉES de la présente politique ;
       
   3. Aux parents d'un étudiant à charge ;
       
   4. Aux représentants habilités du Contrôleur général des États-Unis, du Procureur général des États-Unis, du Secrétaire du ministère américain de l'Éducation, ou du Commissaire du Département d'État chargé de l'enfance, de la famille et de l'éducation, ou à son représentant, sous réserve des conditions relatives à cette divulgation prévues par la législation fédérale ;
       
   5. En ce qui concerne l'aide financière qu'un étudiant a demandée ou reçue, et si ces informations sont nécessaires à des fins telles que :
       
      1. déterminer si l'aide peut être accordée ;
          
      2. déterminer le montant de l'aide ;
          
      3. définir les conditions d'octroi de l'aide ; ou
          
      4. faire respecter les conditions générales de l'aide.
         
         Aux fins de la présente disposition, on entend par « aide financière » un versement de fonds à une personne physique ou une prestation en nature sous forme de biens corporels ou incorporels accordée à cette personne, subordonnée à sa fréquentation d'un organisme ou d'un établissement d'enseignement ;
          
   6. Aux responsables ou autorités étatiques et locales auxquels il est expressément permis de communiquer ou de divulguer ces informations en vertu d'une loi étatique adoptée avant le 19 novembre 1974, si cette communication ou divulgation concerne le système de justice pour mineurs et la capacité de ce système à prendre efficacement en charge l'élève dont le dossier est communiqué ; ou après le 19 novembre 1974, si la communication ou la divulgation autorisée par la loi de l'État concerne le système de justice pour mineurs et la capacité de ce système à prendre en charge efficacement, avant le jugement, l'élève dont le dossier est communiqué, à condition que les fonctionnaires et autorités auxquels le dossier est divulgué certifient par écrit au district scolaire que les données ne seront divulguées à aucune autre partie, sauf dans les cas prévus par la loi de l'État, sans le consentement écrit préalable du parent de l'élève. Au minimum, le district scolaire doit communiquer les informations suivantes au système de justice pour mineurs en vertu du présent paragraphe : le nom complet, l'adresse du domicile, le numéro de téléphone et la date de naissance de l'élève ; l'emploi du temps scolaire, le registre des présences et les photographies de l'élève, le cas échéant ; ainsi que les noms, adresses du domicile et numéros de téléphone des parents ;
       
   7. Aux organisations menant des études pour le compte ou au nom d'organismes ou d'établissements d'enseignement dans le but d'élaborer, de valider ou d'administrer des tests prédictifs, de gérer des programmes d'aide aux étudiants ou d'améliorer l'enseignement ; à condition que ces études soient menées de manière à empêcher toute identification personnelle des parents ou des élèves par des personnes autres que les représentants de l'organisation et que les informations soient détruites dès qu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles l'étude a été menée. Aux fins de la présente disposition, le terme « organisations » inclut, sans s’y limiter, les agences fédérales, étatiques et locales ainsi que les organisations indépendantes. Si le Département de l’enfance, de la famille et de l’éducation détermine qu’un tiers extérieur au district scolaire auquel des informations ont été communiquées enfreint la présente disposition, le district scolaire peut interdire à ce tiers l’accès aux informations permettant l’identification personnelle issues des dossiers scolaires pendant au moins cinq ans ;
       
   8. aux organismes d'accréditation afin qu'ils puissent exercer leurs fonctions d'accréditation ;
       
   9. Pour se conformer à une décision judiciaire ou à une assignation à comparaître délivrée en bonne et due forme, à condition toutefois que le district scolaire fasse tout son possible pour informer le parent ou l'élève concerné de cette décision ou de cette assignation avant de s'y conformer, afin que le parent ou l'élève puisse demander des mesures de protection, sauf si la divulgation est effectuée en vertu d'une assignation à comparaître devant un grand jury fédéral ou de toute autre assignation délivrée à des fins d'application de la loi, et que le tribunal ou l'autre autorité émettrice ait ordonné que l'existence ou le contenu de l'assignation à comparaître ou des informations fournies en réponse à celle-ci ne soient pas divulgués. En outre, si le district scolaire engage une action en justice contre un parent ou un élève, il peut divulguer au tribunal, sans ordonnance judiciaire ni assignation à comparaître, les dossiers scolaires de l'élève qui sont pertinents pour permettre au district scolaire de poursuivre l'action en justice en tant que demandeur. De même, si un parent ou un élève éligible intente une action en justice contre le district scolaire, celui-ci peut divulguer au tribunal, sans ordonnance judiciaire ni assignation à comparaître, les dossiers scolaires de l'élève qui sont pertinents pour permettre au district scolaire de se défendre ;
       
   10. Aux parties concernées dans le cadre d'une situation d'urgence, si la connaissance de ces informations est nécessaire pour protéger la santé ou la sécurité de l'élève ou d'autres personnes. En outre, un organisme ou un établissement d'enseignement peut inclure dans le dossier scolaire d'un élève les informations appropriées concernant les mesures disciplinaires prises à son encontre pour un comportement ayant présenté un risque significatif pour la sécurité ou le bien-être de cet élève, d'autres élèves ou d'autres membres de la communauté scolaire. Ces informations peuvent être communiquées aux enseignants et aux responsables scolaires au sein du district scolaire et/ou aux enseignants et responsables scolaires d'autres établissements qui ont un intérêt pédagogique légitime dans le comportement de l'élève ;
        
   11. Au système de justice pour mineurs, si des informations concernant le comportement d'un élève présentant un risque de préjudice sont raisonnablement nécessaires pour protéger la santé ou la sécurité de cet élève ou d'autres personnes.
        
   12. Les informations que le district scolaire a désignées comme « informations d'annuaire » conformément à la section « DIVULGATION DES INFORMATIONS D'ANNUAIRE » de la présente politique ;
        
   13. Aux responsables du recrutement militaire, conformément à la section « RECRUTEMENT MILITAIRE » de la présente politique ;
        
   14. Au parent d'un élève qui ne remplit pas les conditions requises ou à l'élève lui-même ;
        
   15. aux autorités sanitaires compétentes, dans la mesure nécessaire à la mise en œuvre des programmes de vaccination et aux enquêtes épidémiologiques menées de bonne foi que le commissaire à la santé juge nécessaires pour prévenir toute maladie ou tout handicap chez les personnes relevant de l'organisme ou de l'établissement d'enseignement public dans lequel l'enquête est menée ;
        
   16. aux bénévoles dont il est établi qu'ils ont un intérêt pédagogique légitime pour ces données et qui organisent, pour le compte d'élèves ou d'anciens élèves, des activités et des événements parrainés ou approuvés par l'organisme ou l'établissement d'enseignement ; ou
        
   17. Au système de justice pour mineurs, sur demande écrite certifiant que ces informations ne seront divulguées à aucune autre personne, sauf dans les cas prévus par la loi, sans le consentement écrit du parent de l'élève :
        
       1. Les informations suivantes concernant un élève doivent être communiquées : le nom complet de l'élève, son adresse personnelle, son numéro de téléphone et sa date de naissance ; son emploi du temps scolaire, son registre de présence et, le cas échéant, des photographies ; ainsi que les noms, adresses personnelles et numéros de téléphone de ses parents.
           
       2. L'existence des informations suivantes concernant un élève, et non les données proprement dites ou toute autre information contenue dans son dossier scolaire, peut être divulguée à condition qu'une demande d'accès soit présentée au moyen du formulaire prévu par la loi et qu'elle comporte une explication justifiant pourquoi l'accès à ces informations est nécessaire pour servir les intérêts de l'élève : (1) la consommation de substances réglementées, d'alcool ou de tabac ; (2) comportement agressif ou menaçant susceptible d'entraîner un renvoi de l'établissement en vertu de la loi sur le renvoi équitable des élèves (Pupil Fair Dismissal Act) ; (3) possession ou utilisation d'armes ou d'objets ressemblant à des armes ; (4) vol ; ou (5) vandalisme ou autres dommages matériels. Avant de divulguer ces informations, le directeur ou le responsable administratif d'un établissement scolaire qui reçoit une telle demande doit, dans la mesure où la loi fédérale le permet, notifier
           
       3. Les parents ou le tuteur de l'élève par courrier recommandé de la demande de communication d'informations.
           
       4. Si le parent ou le tuteur de l'élève fait part au responsable de l'établissement de son opposition à la divulgation dans les dix jours suivant la réception d'une notification certifiée, ce dernier ne doit pas divulguer les informations et doit, à la place, informer le membre du système de justice pour mineurs à l'origine de la demande de cette opposition. Si aucune opposition n'est reçue de la part du parent ou du tuteur dans un délai de 14 jours, le responsable de l'établissement doit répondre à la demande d'informations.
          
          Les demandes écrites des membres du système de justice pour mineurs ainsi que la trace de toute divulgation doivent être conservées dans le dossier de l'élève.
           
       5. Au directeur de l'établissement fréquenté par l'élève et à tout conseiller chargé de superviser directement ou de rendre compte du comportement ou des progrès de l'élève, s'il s'agit d'informations issues d'une décision de placement reçue par un surintendant en vertu de l'article 260B.171, alinéa 3, du Code du Minnesota. Le directeur doit en informer immédiatement le conseiller et verser la décision de placement au dossier scolaire permanent de l'élève. Le directeur doit également informer immédiatement tout enseignant ou administrateur qui supervise directement ou rend compte du comportement ou des progrès de l'élève et dont il estime qu'il a besoin de ces informations pour travailler avec l'élève de manière appropriée, pour éviter de se mettre inutilement en danger ou pour protéger d'autres personnes contre une vulnérabilité inutile. Le directeur peut également informer d’autres employés du district, des remplaçants et des bénévoles qui sont en contact direct avec l’élève s’il estime que ces personnes ont besoin de ces informations pour travailler avec l’élève de manière appropriée, pour éviter d’être inutilement exposées à un risque ou pour protéger d’autres personnes d’une exposition inutile à un risque. Ces notifications du directeur doivent identifier l’élève, décrire l’infraction et préciser les conditions de probation sur lesquelles l’école doit fournir des informations si celles-ci figurent dans l’ordonnance de disposition. Les informations relatives à l'ordonnance de disposition reçues constituent des données éducatives confidentielles reçues dans le but limité de répondre aux besoins éducatifs de l'élève et de protéger les élèves et le personnel.
          
          Ces informations ne peuvent être diffusées par le conseiller, l'enseignant, l'administrateur, le membre du personnel, le remplaçant ou le bénévole, sauf si cela est nécessaire pour aider l'élève, pour protéger les élèves et le personnel, ou si la loi l'exige, et uniquement à l'élève ou à ses parents ou tuteurs.
           
       6. Au directeur de l'établissement fréquenté par l'élève, s'il s'agit d'informations issues d'un dossier sur les enfants tenu par un agent de la paix et reçu par un surintendant en vertu de l'article 260B.171, alinéa 5, du Code du Minnesota. Le directeur doit verser ces informations au dossier scolaire de l'élève. Le directeur doit également informer immédiatement tout enseignant, conseiller ou administrateur supervisant directement l'élève dont il estime qu'il a besoin de ces informations pour travailler avec l'élève de manière appropriée, pour éviter de l'exposer inutilement à des risques ou pour protéger d'autres personnes contre une vulnérabilité inutile. Le directeur peut également informer d’autres employés du district, des remplaçants et des bénévoles qui sont en contact direct avec l’élève s’il estime que ces personnes ont besoin de ces informations pour travailler avec l’élève de manière appropriée, pour éviter qu’il ne soit inutilement exposé à des risques ou pour protéger d’autres personnes contre une exposition inutile à des risques.
          
          Ces notifications du directeur doivent identifier l’élève et décrire l’infraction présumée si ces informations sont fournies dans la notification de l’agent de la paix. Les informations issues du dossier de l'agent de la paix constituent des données éducatives confidentielles reçues dans le but limité de répondre aux besoins éducatifs de l'élève et de protéger les élèves et le personnel. Ces informations ne doivent pas être diffusées par le conseiller, l'enseignant, l'administrateur, le membre du personnel, le remplaçant ou le bénévole, sauf pour communiquer avec l'élève ou ses parents ou tuteurs si cela est nécessaire pour servir l'élève, pour protéger les élèves et le personnel, ou si la loi l'exige autrement.
          
          Le directeur doit supprimer le rapport et l'avis de l'agent de la paix du dossier scolaire de l'élève, détruire les données et faire des efforts raisonnables pour informer l'enseignant, le conseiller, le membre du personnel, l'administrateur, le remplaçant ou le bénévole qui a reçu les données issues de l'avis de l'agent de la paix si le procureur du comté décide de ne pas donner suite à une requête ou oriente l'élève vers un programme de déjudiciarisation ou de médiation, ou si un tribunal pour mineurs rend une décision sur une requête et que le procureur du comté ou le tribunal pour mineurs informe le surintendant de cette mesure.

VII. COMMUNICATION DES DONNÉES DU RÉPERTOIRE

1. Les informations contenues dans le répertoire de classification sont publiques, sauf dans les cas prévus dans le présent document.
    
2. Anciens élèves: Le district scolaire peut divulguer les informations d'annuaire issues des dossiers scolaires qu'il a établis concernant une personne qui ne fréquente plus les établissements du district scolaire sans avoir à se conformer aux exigences énoncées au point 7.3
    
3. Élèves et parents présents Le district scolaire peut divulguer les informations d'annuaire issues du dossier scolaire d'un élève ainsi que les informations concernant ses parents sans le consentement écrit préalable du parent de l'élève ou de l'élève concerné, sauf dans les cas prévus dans le présent document. Avant toute divulgation, le district scolaire doit :
    
   1. Publier chaque année un avis public par tout moyen susceptible d'informer de manière raisonnable les parents et les élèves concernés :
       
      1. Les types de données à caractère personnel concernant les élèves et/ou les parents que le district scolaire a désignés comme informations d'annuaire ;
          
      2. Le droit des parents ou de l'élève concerné de refuser que le district scolaire classe tout ou partie de ces types d'informations concernant l'élève et/ou les parents dans la catégorie des informations d'annuaire ; et a. Le délai dont disposent les parents ou l'élève concerné pour notifier par écrit au district scolaire qu'ils ne souhaitent pas que tout ou partie de ces types d'informations concernant l'élève et/ou les parents soient classées dans la catégorie des informations d'annuaire.
          
   2. Prévoir un délai raisonnable après la notification pour permettre à un parent ou à un élève concerné d'informer par écrit le district scolaire que tout ou partie des informations ainsi désignées ne doivent pas être divulguées sans le consentement écrit préalable du parent ou de l'élève concerné, sauf dans les cas prévus à la section « DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES » de la présente politique.
       
4. Procédure à suivre pour demander la non-divulgation des informations figurant dans l'annuaire La notification écrite des parents ou de l'élève concerné doit être adressée à l'autorité compétente et comporter les éléments suivants :
    
   1. Nom de l'élève et/ou du parent, selon le cas ;
       
   2. Adresse personnelle ;
       
   3. Établissement scolaire actuellement fréquenté par l'élève ;
       
   4. le lien juridique entre le parent et l'élève, le cas échéant ; et
       
   5. Catégories spécifiques d'informations d'annuaire qui ne peuvent être rendues publiques sans le consentement écrit préalable des parents ou de l'élève concerné, ce consentement n'étant valable que pour l'année scolaire en question.
       
5. Durée : La désignation de toute information comme information d'annuaire concernant un élève ou ses parents restera en vigueur jusqu'à la fin de l'année scolaire, à moins que le parent ou l'élève concerné ne fournisse les notifications écrites prévues dans le présent document.

VIII. DIVULGATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

1. Dossiers privés Aux fins du présent document, les dossiers scolaires sont des documents classés comme données privées concernant des personnes physiques en vertu de la législation de l'État et auxquels seuls l'élève concerné par ces données et ses parents ont accès, si l'élève n'est pas un élève éligible. Le district scolaire ne peut divulguer les dossiers privés ou leur contenu, sauf sous forme de données résumées ou sauf dans les cas prévus à la section « DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES » de la présente politique, sans le consentement écrit préalable du parent ou de l'élève éligible.
    
2. Dossiers privés non accessibles aux parents Dans certains cas, la législation de l'État prévoit expressément que certaines informations contenues dans le dossier scolaire d'un élève, détenu par le district scolaire, ne soient accessibles qu'à l'élève lui-même, et aux parents uniquement dans des circonstances exceptionnelles, voire pas du tout.
    
   1. L'autorité compétente peut refuser l'accès aux données à caractère personnel à un parent lorsqu'un élève mineur, qui est la personne concernée par ces données, demande à l'autorité compétente de refuser cet accès. La demande de l'élève mineur doit être présentée par écrit, en exposant les motifs justifiant le refus d'accès au parent, et doit être signée par le mineur. Dès réception de cette demande, l'autorité compétente doit déterminer si le fait d'accéder à la demande de refus d'accès au parent serait dans l'intérêt supérieur de la personne concernée mineure. Pour prendre cette décision, l'autorité compétente tiendra compte des facteurs suivants :
       
      1. si le mineur a l'âge et la maturité nécessaires pour être en mesure d'expliquer les raisons de sa demande de refus d'accès et d'en comprendre les conséquences ;
          
      2. si la situation personnelle du mineur est telle que le refus du droit de visite des parents est susceptible de protéger le mineur concerné contre tout préjudice physique ou émotionnel ;
          
      3. S'il existe des motifs de croire que les raisons invoquées par la personne concernée mineure pour empêcher l'accès des parents sont raisonnablement fondées ;
          
      4. si les données en question sont de nature telle que leur divulgation au parent pourrait causer un préjudice physique ou émotionnel au mineur concerné ; et
          
      5. Que les données concernent des services médicaux, dentaires ou autres services de santé fournis conformément aux articles 144.341 à 144.347 du Code du Minnesota, auquel cas elles ne peuvent être communiquées que si le fait de ne pas en informer le parent compromettrait gravement la santé du mineur.
          
3. Dossiers confidentiels non accessibles aux élèves Les élèves ne sont pas autorisés à consulter les données confidentielles relatives aux dossiers financiers et aux relevés bancaires de leurs parents, ni aucune information qui y figure.

IX. DIVULGATION DE DOCUMENTS CONFIDENTIELS

1. Dossiers confidentiels Les dossiers confidentiels désignent les dossiers et les données qu'ils contiennent qui ne sont pas rendus publics en vertu de la législation de l'État ou fédérale, et auxquels ni l'élève, ni ses parents, ni un élève éligible n'ont accès.
    
2. Signalements en vertu de la loi sur le signalement des cas de maltraitance des mineurs Conformément à l'article 626.556 du Code du Minnesota, les signalements concernant un enfant victime de négligence et/ou de maltraitance physique et/ou sexuelle ne sont accessibles qu'aux services sociaux et aux forces de l'ordre compétents. En ce qui concerne les autres parties, ces données sont confidentielles et ne seront pas communiquées par le district scolaire aux parents ou à la personne concernée. La personne concernée peut toutefois obtenir une copie du signalement auprès de l'organisme local de protection sociale, du shérif du comté ou du service de police local, sous réserve des dispositions du Minn. Stat. § 626.556, sous-section 11.
    
3. Données d'enquête Les données recueillies par le district scolaire dans le cadre d'une enquête en cours menée en vue d'intenter ou de se défendre dans une action civile en cours, ou qui sont conservées en prévision d'une action civile en cours, sont classées comme données non publiques protégées lorsqu'elles ne concernent pas des personnes physiques, et comme données confidentielles lorsqu'elles concernent des personnes physiques.
    
   1. Le district scolaire peut rendre accessibles à toute personne, à tout organisme ou au public les données classées comme « non publiques protégées » ou « confidentielles » en vertu de la présente disposition, s’il estime que cet accès facilitera l’application de la loi, favorisera la santé ou la sécurité publique, ou permettra de dissiper des rumeurs ou des troubles généralisés.
       
   2. Un plaignant a accès à la déclaration qu'il a fournie au district scolaire.
       
   3. Dès qu'une enquête civile est classée sans suite, les données issues de cette enquête deviennent publiques, sauf si leur divulgation risque de compromettre une autre procédure civile en cours, à l'exception des parties de ces données classées comme non publiques en vertu de la législation de l'État ou de la législation fédérale. Toute donnée issue d'une enquête civile présentée comme preuve devant un tribunal ou versée au dossier judiciaire est publique. Aux fins de la présente disposition, une enquête civile est classée sans suite dès la survenance de l'un des événements suivants :
       
      1. Une décision du district scolaire, ou de son avocat principal, de ne pas donner suite à l'action civile. Toutefois, cette enquête peut être réactivée ultérieurement si le district scolaire ou son avocat décide de relancer l'action civile ;
          
      2. l'expiration du délai de prescription prévu par la loi ou par l'accord applicable à l'action civile ; ou
          
      3. L'épuisement ou l'expiration des voies de recours de l'une ou l'autre des parties à l'action civile.
          
   4. Aux fins du présent paragraphe, on entend par «action civile en cours» notamment, mais sans s'y limiter, les procédures judiciaires, administratives ou d'arbitrage.

X. COMMUNICATION DES DOSSIERS SCOLAIRES AVANT L'AUDIENCE D'EXCLUSION OU D'EXPULSION

Dans un délai raisonnable avant toute audience relative à une exclusion ou à une expulsion, l'élève ainsi que ses parents, son tuteur ou son représentant doivent avoir accès à tous les dossiers du district scolaire le concernant, y compris les tests ou rapports sur lesquels la mesure proposée par le district scolaire pourrait se fonder, conformément à la loi du Minnesota sur le renvoi équitable des élèves (Minnesota Pupil Fair Dismissal Act), Minn. Stat. § 121A.40 et suivants.

XI. COMMUNICATION DE DONNÉES AUX RESPONSABLES DU RECRUTEMENT MILITAIRE

1. Le district scolaire est tenu de communiquer, sans le consentement des parents ou des élèves, les noms, adresses et numéros de téléphone à domicile des élèves inscrits en 11e et 12e années aux agents de recrutement militaire dans un délai de 60 jours à compter de la date de la demande.
    
2. Données communiquées aux responsables du recrutement militaire en vertu de cette disposition :
    
   1. ne peuvent être utilisées que dans le but de fournir aux étudiants des informations sur le service militaire, les aides à la formation accordées aux anciens combattants par les États et le gouvernement fédéral, ainsi que sur d'autres opportunités professionnelles et éducatives offertes par l'armée ; et
       
   2. ne peuvent être communiquées à aucune autre personne, à l'exception du personnel des services de recrutement des forces armées.
       
   3. Un parent ou un élève concerné a le droit de refuser que les informations susmentionnées soient communiquées aux agents de recrutement militaire. Pour refuser la communication des informations susmentionnées aux agents de recrutement militaire, un parent ou un élève concerné doit en informer par écrit l'autorité compétente, à savoir le directeur du lycée Minnetonka, avant le 1er octobre de chaque année. La demande écrite doit comporter les informations suivantes :
       
      1. Nom de l'élève et du parent, le cas échéant ;
          
      2. Adresse personnelle ;
          
      3. Niveau scolaire de l'élève ;
          
      4. Établissement scolaire actuellement fréquenté par l'élève ;
          
      5. le lien juridique entre le parent et l'élève, le cas échéant ; et
          
      6. Catégorie ou catégories spécifiques d'informations devant être communiquées aux recruteurs militaires ;
          
      7. Catégorie(s) spécifique(s) d'informations répertoriées qui ne doivent pas être divulguées au public, y compris aux recruteurs militaires.
          
   4. Chaque année, le district scolaire publiera un avis dans les bulletins d'information du district et des établissements scolaires afin d'informer les parents et les élèves concernés de leur droit de refuser la divulgation des noms, adresses et numéros de téléphone fixes des élèves inscrits en première et en terminale.
       
   5. Le refus d'un parent ou d'un élève concerné de communiquer les informations susmentionnées aux agents de recrutement militaire n'empêche pas le district scolaire de divulguer les informations d'annuaire au public, y compris aux agents de recrutement militaire.
      
      Pour que les informations d'annuaire concernant un élève soient considérées comme confidentielles, il convient également de suivre les procédures décrites dans la section « DIVULGATION DES INFORMATIONS D'ANNUAIRE » de la présente politique. En conséquence, dans la mesure où le district scolaire a désigné le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le niveau scolaire des élèves comme informations répertoriées, en l'absence d'une demande d'un parent ou d'un élève éligible de ne pas divulguer ces données, ces informations seront des données publiques et accessibles aux agents de recrutement militaire ainsi qu'aux autres membres du public.

XII. RESTRICTIONS EN MATIÈRE DE REDIVULGATION

1. Nouvelle divulgation Conformément aux dispositions des présentes, le district scolaire ne peut divulguer des informations à caractère personnel issues du dossier scolaire d'un élève qu'à la condition que la partie à laquelle ces informations sont destinées ne les divulgue à aucune autre partie sans le consentement écrit préalable du parent de l'élève ou de l'élève concerné, étant entendu toutefois que les dirigeants, employés et agents de toute partie recevant des informations à caractère personnel en vertu de la présente section peuvent utiliser ces informations, mais uniquement aux fins pour lesquelles la divulgation a été effectuée.
    
2. La divulgation ultérieure n'est pas interdite
    
   1. Le district scolaire peut divulguer des informations à caractère personnel conformément à la section « DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES » de la présente politique, étant entendu que le destinataire de ces informations peut à son tour les divulguer au nom du district scolaire, à condition que :
       
      1. Ces divulgations sont conformes aux exigences de la section « DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES » de la présente politique ;
          
      2. et le district scolaire s'est conformé aux exigences en matière de conservation des documents énoncées dans la section « Autorité compétente ; sécurité des documents ; et conservation des documents » de la présente politique.
          
   2. Les dispositions de la présente section ne s'appliquent pas aux divulgations effectuées en vertu d'une décision de justice, d'une assignation à comparaître légalement délivrée ou dans le cadre d'un litige, ni aux divulgations d'informations répertoriées, ni aux divulgations faites à un parent ou à un élève, ni aux parents d'élèves à charge.
       
3. Classification des données divulguées Les informations divulguées doivent conserver, chez le destinataire, le même niveau de classification que celui qui leur était attribué par le district scolaire.
    
4. Notification À l'exception des divulgations effectuées en vertu d'ordonnances judiciaires ou d'assignations à comparaître légalement délivrées, de la divulgation d'informations répertoriées conformément à la section « DIVULGATION D'INFORMATIONS RÉPERTORIÉES » de la présente politique, ou des divulgations à un parent ou à un élève, le district scolaire doit informer la partie à laquelle la divulgation est faite des exigences énoncées dans la présente section. Dans le cas où un tiers divulguerait de manière abusive des informations personnelles identifiables issues de dossiers scolaires, l'organisme ou l'établissement d'enseignement peut interdire à ce tiers l'accès aux informations personnelles identifiables issues de dossiers scolaires pendant au moins cinq ans.

XIII. AUTORITÉ COMPÉTENTE, SÉCURITÉ DES DOSSIERS ET TENUE DES DOSSIERS

1. Autorité compétente L'autorité compétente est chargée de la gestion et de la sécurité des dossiers des élèves. Pour les écoles de Minnetonka, l'autorité compétente est le directeur des écoles.
    
2. Sécurité des dossiers Le directeur de chaque établissement scolaire placé sous la supervision et le contrôle de l'autorité compétente est le responsable de la gestion des dossiers de l'établissement et a pour mission de préserver et de garantir la confidentialité des dossiers des élèves.
    
3. Plan de sécurisation des dossiers des élèves Le directeur de l'établissement doit soumettre à l'autorité compétente, au plus tard le 1er septembre de chaque année scolaire, un plan écrit visant à sécuriser les dossiers des élèves. Ce plan écrit doit contenir les informations suivantes :
    
   1. Une description des documents conservés ;
       
   2. Noms et adresses des personnes chargées de la sécurité des dossiers des élèves ;
       
   3. Emplacement des dossiers des élèves, par catégorie, dans les bâtiments ;
       
   4. les moyens de sécuriser les dossiers des élèves ; et
       
   5. Procédures d'accès et de communication.
       
4. Examen du plan écrit relatif à la sécurisation des dossiers scolaires L'autorité compétente doit examiner les plans soumis en vertu du présent article afin de vérifier leur conformité avec la loi, la présente politique et les différentes politiques administratives du district scolaire. L'autorité compétente doit ensuite mettre à jour les procédures administratives dans le cadre de la présente politique.
    
5. Tenue des registres
    
   1. Pour chaque demande et chaque communication de données à caractère personnel issues du dossier scolaire d'un élève, le directeur doit conserver, dans ce dossier, une note indiquant :
       
      1. les personnes qui ont demandé ou reçu des informations permettant d'identifier personnellement l'élève, issues de son dossier scolaire ; et
          
      2. les intérêts légitimes que ces parties avaient à demander ou à obtenir ces informations ;
          
   2. Si le district scolaire divulgue des informations permettant d'identifier personnellement un élève issues de son dossier scolaire, conformément à la section « LIMITES DE LA REDIVULGATION » de la présente politique, le registre des divulgations requis en vertu de la présente section doit également inclure :
       
      1. les noms des autres parties auxquelles la partie destinataire peut communiquer ces informations pour le compte du district scolaire ; et
          
      2. les intérêts légitimes, tels que définis dans la section « DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES » de la présente politique, que chacune des parties supplémentaires a à demander ou à obtenir ces informations.
          
   3. Le registre des demandes de communication d'informations peut être consulté par :
       
      1. le parent de l'élève ou l'élève concerné ;
          
      2. le responsable de l'établissement ou ses adjoints chargés de la conservation des dossiers ; et
          
      3. les entités légalement habilitées à contrôler les procédures de tenue des registres du district scolaire.
          
   4. Le registre des demandes et des communications sera conservé avec le dossier scolaire de l'élève tant que le district scolaire conservera ce dossier.
       
   5. Les paragraphes ci-dessus relatifs à la conservation des dossiers ne s'appliquent pas aux demandes émanant d'un parent d'un élève ou d'un élève éligible, ni aux divulgations faites à ce dernier ; aux divulgations effectuées sur la base du consentement écrit d'un parent d'un élève ou d'un élève éligible ; aux demandes émanant d'autres responsables scolaires ou aux divulgations faites à ces derniers en vertu de la section « DIVULGATION DES DOSSIERS SCOLAIRES » de la présente politique ; aux demandes de divulgation d'informations répertoriées en vertu de la section « DIVULGATION DES INFORMATIONS RÉPERTORIÉES » de la présente politique ; ni aux parties sollicitant ou recevant les dossiers sur ordre d'un grand jury fédéral ou en vertu d'une autre assignation à comparaître émanant d'une autorité chargée de l'application de la loi, lorsque le tribunal ou l'organisme émetteur a ordonné que l'existence ou le contenu de l'assignation à comparaître ou des informations fournies en réponse à celle-ci ne soient pas divulgués.

XIV. DROIT DE CONSULTER ET D'EXAMINER LES DOSSIERS SCOLAIRES

1. Parent d'un élève, d'un élève éligible ou parent d'un élève éligible qui est également un élève à charge Le district scolaire autorise le parent d'un élève, d'un élève éligible ou du parent d'un élève éligible qui est également un élève à charge, et qui fréquente ou a fréquenté le district scolaire, d'inspecter ou de consulter le dossier scolaire de l'élève, à l'exception des documents dont la confidentialité est garantie par la législation fédérale ou de l'État ou comme prévu par ailleurs dans la section DIVULGATION DES DOSSIERS PRIVÉS de la présente politique.
    
2. Réponse à une demande d'accès Le district scolaire doit répondre à toute demande formulée en vertu de l'article 14.1 de la présente politique, si possible immédiatement, ou dans un délai de dix (10) jours à compter de la date de la demande, à l'exclusion des samedis, dimanches et jours fériés.
    
3. Droit de consultation et d'examen Le droit de consulter et d'examiner les dossiers scolaires comprend :
    
   1. le droit d'obtenir une réponse de l'académie scolaire à toute demande raisonnable d'explications et d'interprétations concernant les dossiers ; et
       
   2. Si des circonstances empêchent effectivement le parent ou l'élève concerné d'exercer son droit de consulter et d'examiner le dossier scolaire, le district scolaire doit fournir au parent ou à l'élève concerné une copie du dossier demandé, ou prendre d'autres dispositions pour permettre au parent ou à l'élève concerné de consulter et d'examiner le dossier demandé.
       
4. Modalités de la demande: Les parents ou les élèves concernés doivent adresser au district scolaire une demande écrite de consultation des dossiers scolaires, en précisant le plus précisément possible le ou les dossiers qu'ils souhaitent consulter.
    
5. Collecte des dossiers scolaires Si les dossiers scolaires d'un élève sont conservés à plusieurs endroits, l'autorité compétente peut rassembler des copies de ces dossiers ou les dossiers eux-mêmes provenant des différents lieux afin qu'ils puissent être consultés en un seul endroit. Toutefois, si le parent ou l'élève concerné souhaite consulter ces dossiers là où ils sont conservés, le district scolaire s'efforcera de répondre à cette demande. Le parent ou l'élève concerné sera informé de l'heure et du lieu où les dossiers pourront être consultés.
    
6. Dossiers contenant des informations sur plusieurs élèves : si le dossier scolaire d'un élève contient des informations concernant plusieurs élèves, le parent ou l'élève concerné ne peut consulter, examiner ou être informé que des informations spécifiques le concernant.
    
7. Droit de consultation ou d'examen Le district scolaire peut présumer que l'un ou l'autre des parents de l'élève est habilité à consulter ou à examiner le dossier scolaire de celui-ci, à moins qu'il n'ait reçu la preuve de l'existence d'un acte juridiquement contraignant, d'une loi de l'État ou d'une décision de justice régissant des questions telles que la dissolution du mariage, la séparation ou la garde, qui stipule le contraire.
    
8. Frais liés à la délivrance de copies de documents
    
   1. Le district scolaire facturera des frais raisonnables pour la fourniture de photocopies ou de copies imprimées de documents, sauf si l'impression d'une copie constitue le seul moyen de permettre la consultation des données. Pour déterminer le montant de ces frais raisonnables, le district scolaire tiendra compte des éléments suivants :
       
      1. le coût des matériaux, y compris le papier, utilisés pour réaliser les copies ;
          
      2. le coût de la main-d'œuvre nécessaire à la réalisation des copies ;
          
      3. tout barème de frais de photocopie standard établi par le district scolaire dans le cadre de ses activités courantes ;
          
      4. les frais supplémentaires nécessaires à la production de ces copies à partir de systèmes d'archivage informatisés, y compris, sans s'y limiter, les ordinateurs et les systèmes de microfilms ; et
          
      5. frais d'envoi.
          
   2. Les frais liés à la fourniture de copies sont à la charge des parents ou de l'élève concerné.
       
   3. L'autorité compétente ne peut toutefois pas exiger de frais pour la remise d'une copie du dossier scolaire à un parent ou à un élève éligible si cela avait pour effet d'empêcher ce parent ou cet élève d'exercer son droit de consulter ou d'examiner le dossier scolaire de l'élève.
       
   4. Le district scolaire se réserve le droit de facturer les copies, telles que les relevés de notes, qu'il transmet à des employeurs potentiels ou à des établissements d'enseignement supérieur à des fins d'embauche ou d'admission. Les frais pour ces copies, ainsi que pour toute autre copie transmise à des tiers avec leur consentement préalable à titre de service, correspondront aux coûts réels de recherche, de récupération et de photocopie, auxquels s'ajouteront les frais de port le cas échéant.

XV. DEMANDE DE MODIFICATION DES DOSSIERS ; PROCÉDURES DE CONTESTATION DES DONNÉES

1. Demande de modification des dossiers scolaires Le parent d'un élève ou un élève concerné qui estime que les informations contenues dans le dossier scolaire de l'élève sont inexactes, trompeuses ou portent atteinte à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève peut demander au district scolaire de modifier ce dossier.
    
   1. La demande doit être formulée par écrit, identifier l'élément que le demandeur estime inexact, trompeur ou contraire au droit à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève, exposer les motifs de cette conviction et préciser la correction que le demandeur souhaite voir apporter par le district scolaire. La demande doit être signée et datée par le demandeur.
       
   2. Le district scolaire doit décider s'il convient de modifier le dossier scolaire de l'élève conformément à la demande dans un délai raisonnable à compter de la réception de celle-ci.
       
   3. 3Si le district scolaire décide de refuser de modifier le dossier scolaire de l'élève conformément à la demande, il doit informer le parent de l'élève ou l'élève concerné de ce refus et lui faire savoir qu'il dispose d'un droit d'audience.
       
2. Droit d'être entendu Si le district scolaire refuse de modifier le dossier scolaire d'un élève, il doit, sur demande, offrir la possibilité d'une audience afin de contester le contenu dudit dossier, et ce, pour s'assurer que les informations qui y figurent ne sont pas inexactes, trompeuses ou contraires au droit à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève.
    
   1. Si, à l'issue de l'audience, le district scolaire estime que les informations sont inexactes, trompeuses ou qu'elles portent atteinte de quelque manière que ce soit à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève, il modifiera en conséquence le dossier scolaire de l'élève et en informera par écrit le parent de l'élève ou l'élève concerné.
       
   2. Si, à l'issue de l'audience, le district scolaire estime que les informations ne sont pas inexactes, trompeuses ou contraires, d'une quelconque manière, au droit à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève, il doit informer le parent ou l'élève concerné de son droit de faire consigner dans le dossier une déclaration commentant les informations contestées ou expliquant pourquoi il n'est pas d'accord avec la décision du district scolaire, ou les deux.
       
   3. Toute mention inscrite dans le dossier scolaire de l'élève doit :
       
      1. être conservé par le district scolaire dans le cadre du dossier scolaire de l'élève tant que ce dossier, ou la partie contestée de celui-ci, est conservé par le district scolaire ; et
          
      2. Si le district scolaire communique à une partie quelconque le dossier scolaire de l'élève ou la partie contestée de celui-ci, il doit également communiquer à cette partie l'explication correspondante.
          
3. Déroulement de l'audience
   1. L'audience doit se tenir dans un délai raisonnable après la réception de la demande par le district scolaire, et le parent de l'élève ou l'élève concerné doit être informé de la date, du lieu et de l'heure de l'audience suffisamment à l'avance.
       
   2. L'audience peut être présidée par toute personne, y compris un responsable du district scolaire, qui n'a pas d'intérêt direct dans son issue. L'avocat du conseil scolaire doit être présent pour exposer la position du conseil scolaire et conseiller le président de l'audience sur les questions juridiques et relatives à la preuve.
       
   3. Le parent de l'élève ou de l'élève concerné doit se voir accorder la possibilité d'être entendu de manière complète et équitable afin de présenter des éléments de preuve relatifs aux questions soulevées ; il peut se faire assister ou représenter, à ses propres frais, par des personnes de son choix, y compris un avocat.
       
   4. Le district scolaire rendra une décision par écrit dans un délai raisonnable après la clôture de l'audience. Cette décision sera fondée exclusivement sur les éléments de preuve présentés lors de l'audience et comprendra un résumé des éléments de preuve ainsi que les motifs de la décision.
       
4. Recours La décision finale du conseiller-auditeur désigné peut faire l'objet d'un recours conformément aux dispositions applicables du chapitre 14 du Code des lois du Minnesota relatives aux affaires contestées.

XVI. PROBLÈMES D'ACCÈS AUX DONNÉES

1. Le responsable de la conformité en matière de traitement des données est le membre du personnel désigné à qui toute personne peut adresser ses questions ou ses préoccupations concernant des difficultés d'accès aux données ou d'autres problèmes liés au traitement des données.
    
2. Le responsable de la conformité en matière de traitement des données désigne le directeur exécutif des ressources humaines.

XVII. PLAINTES POUR NON-RESPECT DES OBLIGATIONS

1. Où déposer une plainte ? Les plaintes peuvent être déposées auprès du commissaire à l'administration de l'État du Minnesota, 50 Sherburne Avenue, St. Paul, MN 55155.
   
   Les plaintes concernant des violations présumées des droits accordés aux parents et aux élèves éligibles en vertu de l'article 20 U.S.C. §1232g et des règles promulguées en vertu de celui-ci doivent être soumises par écrit au Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue, S. W., Washington, D.C. 20202-4605.
    
2. Objet de la plainte: Toute plainte déposée en vertu de la présente section doit contenir des allégations factuelles précises permettant de conclure, de manière raisonnable, qu'une violation de l'article 20 U.S.C. § 123 2g et des règles adoptées en vertu de celui-ci a été commise.

XVIII. RENONCIATION

Un parent ou un élève éligible peut renoncer à l'un quelconque des droits qui lui sont conférés par les présentes, conformément à l'article 20 U.S.C. §1232g. Une renonciation n'est valable que si elle est formulée par écrit et signée par le parent ou l'élève éligible. Le district scolaire ne peut exiger une telle renonciation.

XIX. NOTIFICATION ANNUELLE DES DROITS

1. Contenu de l'avis Le district scolaire doit adresser chaque année aux parents des élèves actuellement inscrits et aux élèves éligibles actuellement inscrits une notification par tout moyen raisonnablement susceptible de les informer des éléments suivants :
    
   1. Que le parent ou l'élève concerné a le droit de consulter et d'examiner le dossier scolaire de l'élève, ainsi que la procédure à suivre pour consulter et examiner ce dossier ;
       
   2. Que le parent ou l'élève concerné a le droit de demander la modification du dossier scolaire de l'élève afin de s'assurer que ce dossier ne contient pas d'informations inexactes ou trompeuses, ou qu'il ne porte pas atteinte à la vie privée ou à d'autres droits de l'élève, ainsi que la procédure à suivre pour demander la modification du dossier ;
       
   3. Que le parent ou l'élève concerné a le droit de donner son consentement à la divulgation des informations à caractère personnel contenues dans le dossier scolaire de l'élève, sauf dans la mesure où la législation fédérale et celle de l'État, ainsi que les règlements adoptés en vertu de celles-ci, autorisent la divulgation sans consentement ;
       
   4. Que le parent ou l'élève concerné a le droit de déposer une plainte auprès du ministère américain de l'Éducation concernant un manquement présumé du district scolaire aux exigences de l'article 20 U.S.C. § 1232g et aux règles adoptées en vertu de celui-ci ;
       
   5. les critères permettant de déterminer qui est considéré comme un responsable scolaire et ce qui constitue un intérêt pédagogique légitime aux fins de la communication de dossiers scolaires à d'autres responsables scolaires dont le district scolaire a établi qu'ils avaient un intérêt pédagogique légitime ; et
       
   6. Que le district scolaire transmette, sur demande, les dossiers scolaires à l'établissement dans lequel un élève souhaite s'inscrire ou a l'intention de s'inscrire.
       
2. Avis aux parents d'élèves dont la langue principale parlée à la maison n'est pas l'anglais Le district scolaire doit veiller à informer de manière efficace les parents des élèves identifiés comme ayant une langue principale ou une langue parlée à la maison autre que l'anglais.
    
3. Information destinée aux parents ou aux élèves éligibles présentant un handicap Le district scolaire doit veiller à ce que les parents ou les élèves éligibles identifiés comme présentant un handicap soient informés de manière efficace.

XX. DESTRUCTION ET CONSERVATION DES DOCUMENTS

1. Le district doit se conformer au calendrier de conservation des documents approuvé par le Département de l'administration du Minnesota.
    
2. Pour les données qui ne figurent pas dans le calendrier de conservation approuvé par le Département de l'administration du Minnesota, le district scolaire doit se conformer aux directives de l'organisme d'État ou fédéral compétent.
    
3. L'administration doit mettre en place des procédures visant à garantir le respect des dispositions des autorités fédérales et de l'État en matière de conservation des données et de destruction des documents.

XXI. EXEMPLAIRES DE LA POLICE

Références juridiques :