I. OBJECTIF

1. Le Conseil adhère à la philosophie de transparence dans la conduite de ses activités, convaincu que la transparence permet d'élaborer de meilleurs programmes, d'améliorer l'efficacité de leur administration et de créer une organisation plus réactive aux intérêts publics et moins sensible aux intérêts privés. Le Conseil mène ses activités dans un esprit de transparence. Parallèlement, le Conseil reconnaît et respecte les droits à la vie privée des individus tels que prévus par la loi. Le Conseil reconnaît également qu'il existe certaines exceptions à la loi du Minnesota sur la transparence des réunions publiques, telles que prévues par la loi, lorsqu'il a été déterminé que, dans des circonstances limitées, l'intérêt public est mieux servi par la fermeture d'une réunion du Conseil.
    
2. L'objectif de cette politique est de fournir des lignes directrices visant à garantir le droit du public d'assister aux réunions du conseil scolaire, tout en protégeant les droits individuels à la vie privée prévus par la loi, et de clore les réunions lorsque l'intérêt public l'exige, tel que reconnu par la loi.

II. DÉCLARATION DE POLITIQUE GÉNÉRALE

A. Sauf disposition contraire expressément prévue par la loi, toutes les réunions du Conseil sont ouvertes au public.

B. Les réunions ne peuvent être tenues à huis clos que lorsque la loi l'autorise expressément.

III. DÉFINITION

Le terme « réunion » désigne un rassemblement d'au moins un quorum ou plus de membres du conseil d'administration, au cours duquel les membres discutent, prennent des décisions ou reçoivent des informations en tant que groupe sur des questions relatives aux activités officielles du conseil d'administration. Ce terme inclut également les sessions d'étude et les sessions d'écoute. Il n'inclut pas les rencontres fortuites ou les réunions sociales.

IV. PROCÉDURES

A. Réunions

1. Réunions régulières

Le calendrier des réunions ordinaires du Conseil doit être conservé dans ses bureaux principaux. Si le Conseil décide de tenir une réunion ordinaire à une date ou à un lieu différents de ceux indiqués dans son calendrier, il doit donner le même préavis que pour une réunion extraordinaire. Les réunions ordinaires comprennent des « séances d'étude » au cours desquelles le Conseil se réunit pour discuter de questions ou recevoir des informations, même si le Conseil ne procède pas à un vote officiel.

2. Réunions extraordinaires

1. Une réunion extraordinaire est une réunion convoquée dans un but précis, souvent à une date et à un lieu différents de ceux d'une réunion ordinaire. Pour une réunion extraordinaire, le conseil doit afficher un avis écrit indiquant la date, l'heure, le lieu et l'objet de la réunion sur le tableau d'affichage principal du district. Les décisions prises par le conseil lors de la réunion extraordinaire sont limitées aux sujets mentionnés dans l'avis.
    
2. L'avis doit également être envoyé par la poste ou remis de toute autre manière à chaque personne qui a déposé une demande écrite pour être informée des assemblées extraordinaires.
    
3. Cet avis doit être affiché et envoyé par courrier ou remis au moins trois jours avant la date de la réunion. Au lieu d'envoyer l'avis par courrier ou de le remettre aux personnes qui en ont fait la demande écrite, le Conseil peut publier l'avis une fois, au moins trois jours avant la réunion, dans le journal officiel du district.
    
4. Une personne qui dépose une demande d'avis de convocation à des assemblées extraordinaires peut limiter sa demande à des sujets particuliers, auquel cas le conseil d'administration est tenu de lui envoyer un avis concernant uniquement ces sujets particuliers.
    
5. Le Conseil fixera une date d'expiration pour les demandes de convocation à des réunions extraordinaires et exigera qu'elles soient renouvelées une fois par an. Au plus tard 60 jours avant la date d'expiration de la demande de convocation, le Conseil enverra un avis de renouvellement à chaque personne ayant déposé une demande au cours de l'année précédente.

3. Réunions d'urgence

1. Une réunion d'urgence est une réunion extraordinaire convoquée en raison de circonstances qui, selon le jugement du conseil d'administration, nécessitent un examen immédiat et ne permettent pas de respecter les exigences en matière de préavis pour les réunions.
    
2. Une réunion d'urgence peut être convoquée par le président, le secrétaire ou par un vote majoritaire des membres du conseil.
    
3. Si des questions sans rapport direct avec l'urgence sont discutées ou font l'objet d'une décision, le procès-verbal de la réunion doit inclure une description précise de ces questions.
    
4. Les procédures suivantes constituent l'avis requis pour une réunion d'urgence, et les exigences en matière d'avis pour les autres réunions extraordinaires ne s'appliquent pas.
    
   1. Le Conseil s'efforcera, en toute bonne foi, d'informer de la tenue de la réunion d'urgence chaque média d'information ayant déposé une demande écrite à cet effet, si cette demande comprend le numéro de téléphone du média d'information.
       
   2. La convocation à la réunion d'urgence doit être faite par téléphone ou par tout autre moyen utilisé pour informer les membres du conseil d'administration.
       
   3. Un avis doit être envoyé à chaque média d'information qui a déposé une demande écrite d'avis dès que cela est raisonnablement possible après que l'avis a été donné aux membres du conseil d'administration.
       
   4. L'avis doit mentionner l'objet de la réunion.

4. Réunions suspendues ou reportées

Si une réunion est une session ajournée ou poursuivie d'une réunion précédente, et que l'heure et le lieu de la réunion ont été fixés lors de la réunion précédente et consignés dans le procès-verbal de cette réunion, il n'est pas nécessaire de publier ou d'envoyer par courrier un nouvel avis.

5. Avis de réunions à huis clos

Les exigences en matière de notification décrites dans la présente politique s'appliquent aussi bien aux réunions publiques qu'aux réunions à huis clos.

6. Avis effectif

Si une personne reçoit une notification effective d'une réunion du conseil d'administration au moins 24 heures avant la réunion, toutes les exigences en matière de notification sont satisfaites à l'égard de cette personne, quel que soit le mode de réception de la notification.

7. Pandémie sanitaire ou état d'urgence déclaré

En cas de pandémie sanitaire ou d'urgence déclarée en vertu du chapitre 12 du Minn. Stat., une réunion peut être organisée par téléphone ou par tout autre moyen électronique, conformément à l'article 13D.021 du Minn. Stat.

B. Votes

Les votes des membres du conseil d'administration seront consignés dans un registre tenu à cet effet, lequel sera accessible au public pendant les heures normales d'ouverture des bureaux administratifs du district.

C. Documents écrits

1. Lors de toute réunion publique, une copie de tous les documents imprimés relatifs aux points à l'ordre du jour préparés ou distribués par le conseil ou ses employés et distribués ou mis à la disposition de tous les membres du conseil doit être disponible dans la salle de réunion pour consultation par le public pendant que le conseil examine leur contenu.
    
2. Cette disposition ne s'applique pas aux documents qui ne sont pas classés comme publics par la loi, ni aux documents relatifs aux points à l'ordre du jour d'une réunion à huis clos.

D. Données

1. Sauf dans les cas décrits ci-dessous dans la section E relative aux réunions à huis clos, les réunions ne peuvent être fermées au public au seul motif que les données qui y sont discutées ne sont pas publiques.
    
2. Les données qui ne sont pas publiques peuvent être discutées lors d'une réunion publique si leur divulgation concerne une question relevant de la compétence du Conseil et est raisonnablement nécessaire à la conduite des affaires ou à l'examen des points à l'ordre du jour soumis au Conseil.
    
3. Les données discutées lors d'une réunion publique conservent leur classification d'origine ; toutefois, le compte rendu de la réunion, quelle que soit sa forme, est rendu public.

E. Réunions à huis clos

1. Stratégie de négociation collective

1. Le conseil d'administration peut, à la majorité des voix lors d'une réunion publique, décider de tenir une réunion à huis clos afin d'examiner la stratégie à adopter dans le cadre des négociations collectives, y compris les stratégies de négociation ou les développements ou discussions et l'examen des propositions de négociation collective.
    
2. La date et le lieu de la réunion à huis clos seront annoncés lors de la réunion publique. Une liste écrite des membres du conseil et de toutes les autres personnes présentes à la réunion à huis clos sera mise à la disposition du public après la réunion à huis clos. Les débats seront enregistrés sur bande magnétique et l'enregistrement sera conservé pendant deux ans après la signature du contrat discuté lors de la réunion. L'enregistrement sera mis à la disposition du public après la signature de tous les contrats de travail par le conseil pour la période budgétaire en cours.

2. Séances clôturées par le Bureau des services de médiation

Toutes les négociations, séances de médiation et audiences entre le Conseil et ses employés ou leurs représentants respectifs sont des réunions publiques, sauf disposition contraire du commissaire du Bureau des services de médiation. Une réunion à huis clos doit être enregistrée électroniquement aux frais du district, et l'enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans après la date de la réunion. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

3. Examen préliminaire des accusations

Le Conseil peut tenir une ou plusieurs réunions à huis clos pour examiner de manière préliminaire les allégations ou accusations portées contre une personne relevant de son autorité. Si les membres du Conseil concluent que ces accusations ou allégations spécifiques justifient une sanction disciplinaire, quelle qu'en soit la nature, les réunions ou audiences ultérieures relatives à ces accusations ou allégations spécifiques doivent être publiques. Une réunion doit également être publique à la demande de la personne qui fait l'objet de la réunion. Une réunion à huis clos doit être enregistrée électroniquement aux frais du district, et l'enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans après la date de la réunion. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

4. Évaluations du rendement

Le conseil peut fermer une réunion afin d'évaluer les performances d'une personne relevant de son autorité. Le conseil doit identifier la personne à évaluer avant de fermer la réunion. Lors de sa prochaine réunion publique, le conseil doit résumer ses conclusions concernant l'évaluation. Une réunion doit être publique à la demande de la personne qui fait l'objet de la réunion. Une réunion à huis clos doit être enregistrée électroniquement aux frais du district, et l'enregistrement doit être sécurisé, verrouillé et conservé pendant au moins trois ans après la date de la réunion. La sécurité de ces enregistrements relève de la responsabilité du président du conseil. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

5. Rencontre entre l'avocat et son client

Une réunion peut être fermée si le secret professionnel entre avocat et client le permet. Le secret professionnel entre avocat et client s'applique lorsqu'un litige est imminent ou menaçant, ou lorsque le conseil d'administration a besoin de conseils allant au-delà des conseils juridiques généraux, c'est-à-dire concernant des actes spécifiques et leurs conséquences juridiques. Une réunion peut être tenue à huis clos afin d'obtenir des conseils juridiques concernant la stratégie à adopter dans le cadre d'un litige, mais la simple menace d'un litige pouvant résulter d'une décision prise dans un sens ou dans l'autre ne justifie pas en soi la tenue d'une réunion à huis clos. La motion visant à tenir la réunion à huis clos doit décrire précisément la question qui sera débattue lors de la réunion à huis clos, sous réserve des considérations pertinentes en matière de confidentialité et de respect de la vie privée prévues par la législation fédérale et celle de l'État. La loi n'exige pas que ce type de réunion soit enregistré.

6. Audience de licenciement

1. Une audience relative au licenciement d'un enseignant agréé sera publique ou privée, à la discrétion de l'enseignant. Une audience relative au placement d'enseignants en congé non sollicité sera publique.
    
2. Une audience relative au renvoi d'un élève en vertu de la loi sur le renvoi équitable des élèves (Pupil Fair Dismissal Act) se tiendra à huis clos, sauf si l'élève, ses parents ou son tuteur demandent une audience publique.
    
3. Dans la mesure où une audience relative au renvoi d'un enseignant ou d'un élève est tenue devant le Conseil et est à huis clos, la réunion à huis clos doit être enregistrée électroniquement aux frais du district, et l'enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans après la date de la réunion. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

7. Entraîneurs ; possibilité de répondre

1. Si le conseil d'administration a refusé de renouveler le contrat d'entraîneur d'un entraîneur principal universitaire agréé ou non agréé, il doit en informer l'entraîneur dans les 14 jours suivant cette décision.
    
2. Si l'entraîneur demande les raisons du non-renouvellement, le conseil d'administration doit lui fournir ces raisons par écrit dans les 10 jours suivant la réception de la demande.
    
3. À la demande de l'entraîneur, le conseil doit lui donner une occasion raisonnable de répondre aux motifs invoqués lors d'une réunion du conseil scolaire.
    
4. La réunion peut être publique ou privée, au choix de l'entraîneur, sauf si elle est privée afin de discuter de données éducatives ou de certaines autres données non publiques, comme décrit ci-dessous dans la section E.8.
    
5. La réunion à huis clos doit être enregistrée électroniquement aux frais du district, et l'enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans après la date de la réunion. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

8. Réunions pour discuter de certaines données non publiques

a. Toute partie d'une réunion doit être fermée si les types de données suivants sont discutés :

1. Données permettant d'identifier les victimes présumées ou les personnes ayant signalé des comportements sexuels criminels, des violences domestiques ou des mauvais traitements infligés à des mineurs ou à des adultes vulnérables ;
    
2. Données d'enquête actives collectées ou créées par un organisme chargé de l'application de la loi ;
    
3. Données éducatives, données relatives à la santé, données médicales, données relatives à la protection sociale ou données relatives à la santé mentale qui ne sont pas des données publiques ; ou
    
4. Les dossiers médicaux personnels d'un individu.

b. La réunion à huis clos doit être enregistrée électroniquement aux frais du district, et l'enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans après la date de la réunion. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

9. Achat et vente de biens immobiliers

1. Le conseil peut tenir une séance à huis clos :
   
   i. afin de déterminer le prix demandé pour les biens immobiliers ou mobiliers que le district souhaite vendre ;
   ii. afin d'examiner des données d'évaluation confidentielles ou non publiques ; et
   iii. afin d'élaborer ou d'examiner des offres ou des contre-offres pour l'achat ou la vente de biens immobiliers ou mobiliers.

2. Avant de clore la réunion, le conseil d'administration doit identifier dans le procès-verbal les biens immobiliers ou personnels particuliers qui font l'objet de la réunion à huis clos.
    
3. La réunion à huis clos doit être enregistrée sur bande magnétique aux frais du district. La bande doit être conservée pendant huit ans après la date de la réunion et être mise à la disposition du public après que tous les biens immobiliers ou personnels discutés lors de la réunion ont été achetés ou vendus ou que le conseil a renoncé à l'achat ou à la vente. Les biens immobiliers ou personnels qui font l'objet de la réunion à huis clos doivent être spécifiquement identifiés sur la bande. Une liste des membres du conseil et de toutes les autres personnes présentes à la réunion à huis clos doit être mise à la disposition du public après la réunion à huis clos.
    
4. Tout accord conclu sur la base d'une offre examinée lors d'une réunion à huis clos est soumis à l'approbation du conseil d'administration lors d'une réunion publique. L'achat ou la vente effectif(ve) doit être approuvé(e) lors d'une réunion publique et le prix d'achat ou de vente est une information publique.

10. Questions de sécurité

1. Le Conseil peut clore une réunion afin de recevoir des briefings et des rapports sur la sécurité, de discuter de questions liées aux systèmes de sécurité, d'examiner les procédures d'intervention d'urgence et d'évoquer les lacunes en matière de sécurité ou les recommandations concernant les services publics, les infrastructures et les installations, si la divulgation des informations discutées risque de compromettre la sécurité publique ou de compromettre les procédures ou les interventions de sécurité.
    
2. Les questions financières liées à la sécurité doivent être discutées et toutes les décisions financières connexes doivent être prises lors d'une réunion publique.
    
3. Avant de clore une réunion, le conseil d'administration doit se référer aux installations, systèmes, procédures, services ou infrastructures qui doivent être examinés lors de la réunion à huis clos.
    
4. La réunion à huis clos doit être enregistrée sur bande magnétique aux frais du district et l'enregistrement doit être conservé pendant au moins quatre ans.

11. Autres réunions

Les autres réunions sont closes conformément à la loi, sauf dans les cas prévus ci-dessus. Une réunion à huis clos doit être enregistrée électroniquement aux frais du district, et l'enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans après la date de la réunion. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

F. Procédures pour clore une réunion

Le conseil doit donner avis d'une réunion à huis clos de la même manière que pour une réunion publique. Une réunion du conseil scolaire ne peut être tenue à huis clos qu'après un vote majoritaire lors d'une réunion publique. Avant de clore une réunion, le conseil doit consigner au procès-verbal l'autorité spécifique autorisant la tenue de la réunion à huis clos et décrire le sujet qui sera discuté.