I. OBJET

1. Le Conseil adhère à une philosophie de transparence dans la conduite de ses activités, convaincu que la transparence permet d'élaborer de meilleurs programmes, d'améliorer l'efficacité de leur gestion et de créer une organisation plus attentive à l'intérêt public et moins sensible aux intérêts privés. Le Conseil mènera ses activités en se fondant sur le principe de transparence. Parallèlement, le Conseil reconnaît et respecte le droit à la vie privée des individus, tel que prévu par la loi. Le Conseil reconnaît également qu'il existe certaines exceptions à la loi du Minnesota sur la transparence des réunions publiques, telles que prévues par la loi, lorsqu'il a été déterminé que, dans des circonstances limitées, l'intérêt public est mieux servi par la tenue d'une réunion à huis clos du Conseil.
    
2. La présente politique a pour objectif de fournir des lignes directrices visant à garantir le droit du public d'assister aux réunions du conseil scolaire, tout en protégeant le droit à la vie privée de chacun tel que prévu par la loi, et à tenir des séances à huis clos lorsque l'intérêt public l'exige, conformément à la loi.

II. PRINCIPES GÉNÉRAUX

A. Sauf disposition contraire expresse de la loi, toutes les réunions du Conseil sont ouvertes au public.

B. Les séances ne peuvent être à huis clos que lorsque la loi l'autorise expressément.

III. DÉFINITION

Le terme « réunion » désigne un rassemblement d'au moins le quorum ou d'un plus grand nombre de membres du Conseil, au cours duquel les membres discutent, prennent des décisions ou reçoivent des informations en tant que groupe sur des questions relatives aux activités officielles du Conseil. Ce terme inclut également les séances d'étude et les séances d'écoute. Il n'inclut pas les rencontres informelles ou les réunions à caractère social.

IV. PROCÉDURES

A. Réunions

1. Réunions ordinaires

Un calendrier des réunions ordinaires du Conseil doit être conservé dans les archives de son siège social. Si le Conseil décide de tenir une réunion ordinaire à une date ou en un lieu différents de ceux indiqués dans son calendrier, il doit donner le même préavis que pour une réunion extraordinaire. Les réunions ordinaires comprennent les « séances d'étude » au cours desquelles le Conseil se réunit pour débattre de questions ou recevoir des informations, même si le Conseil ne procède pas à un vote officiel.

2. Réunions extraordinaires

1. Une réunion extraordinaire est une réunion convoquée dans un but précis, souvent à une date et en un lieu différents de ceux d'une réunion ordinaire. Pour une réunion extraordinaire, le conseil d'administration doit afficher un avis écrit indiquant la date, l'heure, le lieu et l'objet de la réunion sur le tableau d'affichage principal du district. Les décisions prises par le conseil d'administration lors de la réunion extraordinaire se limitent aux points figurant dans l'avis.
    
2. La convocation doit également être envoyée par courrier ou remise de toute autre manière à toute personne ayant déposé une demande écrite de notification des réunions extraordinaires.
    
3. La présente convocation doit être affichée et envoyée par courrier ou remise au moins trois jours avant la date de la réunion. Au lieu d'envoyer la convocation par courrier ou de la remettre de toute autre manière aux personnes ayant déposé une demande écrite, le Conseil peut publier la convocation une seule fois, au moins trois jours avant la réunion, dans le journal officiel du District.
    
4. Une personne qui dépose une demande de notification des réunions extraordinaires peut limiter cette demande à des sujets particuliers ; dans ce cas, le conseil d'administration est tenu de lui envoyer une notification uniquement concernant ces sujets particuliers.
    
5. Le Conseil fixera une date d'expiration pour les demandes de convocation à des réunions extraordinaires et exigera leur renouvellement une fois par an. Au plus tard 60 jours avant la date d'expiration de la demande de convocation, le Conseil enverra un avis concernant l'obligation de renouvellement à chaque personne ayant déposé une demande au cours de l'année précédente.

3. Réunions d'urgence

1. Une réunion d'urgence est une réunion extraordinaire convoquée en raison de circonstances qui, de l'avis du conseil d'administration, nécessitent un examen immédiat et ne permettent pas de respecter les délais de préavis prévus pour les réunions.
    
2. Une réunion d'urgence peut être convoquée par le président, le secrétaire ou sur décision prise à la majorité des membres du conseil d'administration.
    
3. Si des questions sans rapport direct avec la situation d'urgence sont abordées ou font l'objet d'une décision, le procès-verbal de la réunion doit comporter une description précise de ces questions.
    
4. Les procédures suivantes constituent la convocation requise pour une réunion d'urgence ; les exigences en matière de convocation applicables aux autres réunions extraordinaires ne s'appliquent pas.
    
   1. Le Conseil s'efforcera, en toute bonne foi, d'informer de la tenue de la réunion d'urgence chaque organe de presse ayant déposé une demande écrite en ce sens, à condition que cette demande mentionne le numéro de téléphone de l'organe de presse concerné.
       
   2. La convocation à la réunion d'urgence doit être transmise par téléphone ou par tout autre moyen utilisé pour informer les membres du conseil d'administration.
       
   3. Une notification doit être adressée à chaque organe de presse ayant déposé une demande écrite en ce sens, dès que cela est raisonnablement possible après que les membres du conseil d'administration en ont été informés.
       
   4. La convocation doit mentionner l'objet de la réunion.

4. Séances ajournées ou reprises

Si une réunion constitue la reprise ou la poursuite d'une séance antérieure, et si l'heure et le lieu de cette réunion ont été fixés lors de la séance précédente et consignés dans le procès-verbal de celle-ci, il n'est pas nécessaire de publier ou d'envoyer un nouvel avis.

5. Avis concernant les séances à huis clos

Les obligations en matière de notification décrites dans la présente politique s'appliquent aussi bien aux réunions publiques qu'aux réunions à huis clos.

6. Notification effective

Si une personne reçoit une notification effective de la tenue d'une réunion du conseil d'administration au moins 24 heures avant celle-ci, toutes les conditions de notification sont alors remplies à son égard, quel que soit le mode de réception de la notification.

7. Pandémie sanitaire ou situation d'urgence déclarée

En cas de pandémie ou de situation d'urgence déclarée en vertu du chapitre 12 du Code des lois du Minnesota, une réunion peut se tenir par téléphone ou par tout autre moyen électronique, conformément à l'article 13D.021 du Code des lois du Minnesota.

B. Votes

Les votes des membres du conseil d'administration seront consignés dans un registre tenu à cet effet, et ce registre sera accessible au public pendant les heures d'ouverture habituelles des bureaux administratifs du district.

C. Documents écrits

1. Lors de toute séance publique, un exemplaire de tout document écrit relatif aux points à l'ordre du jour, préparé ou diffusé par le Conseil ou ses agents et remis à tous les membres du Conseil ou mis à leur disposition, doit être disponible dans la salle de réunion afin que le public puisse le consulter pendant que le Conseil examine ces points.
    
2. Cette disposition ne s'applique pas aux documents qui ne sont pas classés comme publics par la loi, ni aux documents relatifs aux points à l'ordre du jour d'une séance à huis clos.

D. Données

1. Sauf dans les cas décrits ci-dessous à la section E relative aux réunions à huis clos, une réunion ne peut être tenue à huis clos au seul motif que les données qui y seront examinées ne sont pas des données publiques.
    
2. Les données qui ne sont pas publiques peuvent être examinées lors d'une séance publique si leur divulgation concerne une question relevant de la compétence du Conseil et si elle est raisonnablement nécessaire à l'examen de l'affaire ou du point à l'ordre du jour dont le Conseil est saisi.
    
3. Les données examinées lors d'une réunion publique conservent leur niveau de confidentialité d'origine ; toutefois, le compte rendu de la réunion, quelle que soit sa forme, est accessible au public.

E. Séances à huis clos

1. Stratégie de négociation collective

1. Le conseil d'administration peut, à la majorité des voix lors d'une séance publique, décider de tenir une séance à huis clos afin d'examiner la stratégie à adopter pour les négociations collectives, notamment les stratégies de négociation, l'évolution de la situation ou encore l'examen et la discussion des propositions de négociation collective.
    
2. La date et le lieu de la séance à huis clos seront annoncés lors de la séance publique. Une liste écrite des membres du conseil d'administration et de toutes les autres personnes présentes à la séance à huis clos sera mise à la disposition du public à l'issue de celle-ci. Les débats feront l'objet d'un enregistrement audio, qui sera conservé pendant deux ans après la signature du contrat examiné lors de la séance. L'enregistrement sera mis à la disposition du public une fois que tous les contrats de travail auront été signés par le conseil d'administration pour l'exercice budgétaire en cours.

2. Séances clôturées par le Bureau des services de médiation

Toutes les négociations, séances de médiation et audiences entre la Commission et ses employés ou leurs représentants respectifs sont des réunions publiques, sauf disposition contraire du commissaire du Bureau des services de médiation. Une réunion à huis clos doit faire l'objet d'un enregistrement électronique aux frais du district, et cet enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans à compter de la date de la réunion. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

3. Examen préliminaire des chefs d'accusation

Le Conseil doit tenir une ou plusieurs séances à huis clos afin d'examiner à titre préliminaire les allégations ou les accusations portées contre une personne relevant de son autorité. Si les membres du Conseil concluent qu'une mesure disciplinaire, quelle qu'en soit la nature, pourrait se justifier à la suite de ces accusations ou allégations spécifiques, les séances ou audiences ultérieures relatives à ces accusations ou allégations spécifiques, tenues après que cette conclusion a été atteinte, doivent être publiques. Une réunion doit également être publique à la demande de la personne concernée par celle-ci. Une réunion à huis clos doit être enregistrée électroniquement aux frais du district, et l'enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans après la date de la réunion. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

4. Évaluations de performance

Le Conseil peut décider de tenir une séance à huis clos afin d'évaluer les performances d'une personne relevant de son autorité. Le Conseil doit désigner la personne à évaluer avant de décider de tenir une séance à huis clos. Lors de sa prochaine séance publique, le Conseil doit présenter un résumé de ses conclusions concernant cette évaluation. Une séance doit être publique à la demande de la personne faisant l'objet de la séance. Une séance à huis clos doit être enregistrée par des moyens électroniques aux frais du district, et l'enregistrement doit être sécurisé, mis sous clé et conservé pendant au moins trois ans après la date de la séance. La sécurité de ces enregistrements relève de la responsabilité du président du conseil. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

5. Entretien entre l'avocat et son client

Une séance peut être tenue à huis clos si le secret professionnel entre avocat et client le permet. Le secret professionnel entre avocat et client s'applique lorsqu'un litige est imminent ou menace de se produire, ou lorsque le Conseil a besoin de conseils allant au-delà d'un simple conseil juridique général, c'est-à-dire concernant des actes spécifiques et leurs conséquences juridiques. Une réunion peut être à huis clos afin de solliciter des conseils juridiques concernant la stratégie à adopter en matière de litige, mais la simple menace qu'un litige puisse résulter d'une décision prise dans un sens ou dans l'autre ne justifie pas, en soi, la tenue d'une réunion à huis clos. La motion visant à tenir la réunion à huis clos doit décrire précisément la question qui sera abordée lors de la réunion à huis clos, sous réserve des considérations pertinentes en matière de vie privée et de confidentialité prévues par la législation fédérale et celle des États. La loi n'exige pas que cette réunion soit enregistrée.

6. Audience de licenciement

1. L'audience relative au licenciement d'un enseignant titulaire d'un diplôme d'État peut être publique ou à huis clos, au choix de l'enseignant. L'audience concernant la mise en congé forcé d'un enseignant doit être publique.
    
2. Une audience relative à l'exclusion d'un élève en vertu de la loi sur l'exclusion équitable des élèves se tient à huis clos, sauf si l'élève, ses parents ou son tuteur demandent une audience publique.
    
3. Lorsqu'une audience relative au licenciement d'un enseignant ou d'un élève se tient devant le Conseil et se déroule à huis clos, cette séance à huis clos doit faire l'objet d'un enregistrement électronique aux frais du district, et cet enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans à compter de la date de la séance. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

7. Entraîneurs ; possibilité de répondre

1. Si le comité a refusé de renouveler le contrat d'un entraîneur principal de l'équipe universitaire, qu'il soit titulaire d'une licence ou non, il doit en informer l'entraîneur dans les 14 jours suivant cette décision.
    
2. Si l'entraîneur demande les motifs du non-renouvellement, le conseil d'administration doit les lui communiquer par écrit dans les dix jours suivant la réception de la demande.
    
3. À la demande de l'entraîneur, le conseil scolaire doit lui donner la possibilité de répondre aux motifs invoqués lors d'une réunion du conseil scolaire.
    
4. La réunion peut être publique ou à huis clos, au choix de l'entraîneur, sauf si elle se tient à huis clos pour examiner des données à caractère éducatif ou certaines autres données non publiques, comme décrit ci-dessous à la section E.8.
    
5. La séance à huis clos doit faire l'objet d'un enregistrement électronique aux frais du district, et cet enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans à compter de la date de la séance. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

8. Réunions consacrées à l'examen de certaines données non publiques

a. Toute partie d'une réunion doit se dérouler à huis clos si les types de données suivants sont abordés :

1. les données permettant d'identifier les victimes présumées ou les personnes ayant signalé des comportements sexuels criminels, des violences domestiques ou des maltraitances infligées à des mineurs ou à des adultes vulnérables ;
    
2. Données issues d'enquêtes en cours, collectées ou produites par un service chargé de l'application de la loi ;
    
3. les données relatives à l'éducation, à la santé, au domaine médical, à l'aide sociale ou à la santé mentale qui ne relèvent pas du domaine public ; ou
    
4. Le dossier médical personnel d'un individu.

b. La séance à huis clos doit faire l'objet d'un enregistrement électronique aux frais du district, et cet enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans à compter de la date de la séance. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

9. Achat et vente de biens immobiliers

1. Le conseil d'administration peut décider de siéger à huis clos :
   
   i. afin de fixer le prix de vente des biens immobiliers ou mobiliers que le district compte vendre ;
   ii. afin d'examiner des données d'évaluation confidentielles ou non publiques ; et
   iii. afin d'élaborer ou d'examiner des offres ou des contre-offres relatives à l'achat ou à la vente de biens immobiliers ou mobiliers.

2. Avant de clore la séance, le conseil d'administration doit consigner au procès-verbal les biens immobiliers ou mobiliers spécifiques qui font l'objet de la séance à huis clos.
    
3. La séance à huis clos doit être enregistrée sur bande aux frais du district. L'enregistrement doit être conservé pendant huit ans à compter de la date de la séance et mis à la disposition du public une fois que tous les biens immobiliers ou mobiliers ayant fait l'objet de discussions lors de la séance ont été achetés ou vendus, ou que le conseil a renoncé à leur achat ou à leur vente. Les biens immobiliers ou mobiliers faisant l'objet de la séance à huis clos doivent être clairement identifiés sur l'enregistrement. Une liste des membres du conseil d'administration et de toutes les autres personnes présentes à la réunion à huis clos doit être mise à la disposition du public après la réunion à huis clos.
    
4. Tout accord conclu sur la base d'une offre examinée lors d'une séance à huis clos est subordonné à son approbation par le conseil d'administration lors d'une séance publique. L'achat ou la vente proprement dit doit être approuvé lors d'une séance publique, et le prix d'achat ou de vente est une information publique.

10. Questions de sécurité

1. Le Conseil peut décider de siéger à huis clos pour recevoir des exposés et des rapports sur la sécurité, pour examiner des questions relatives aux systèmes de sécurité, pour discuter des procédures d'intervention d'urgence, ainsi que pour examiner les lacunes en matière de sécurité ou les recommandations concernant les services publics, les infrastructures et les installations, si la divulgation des informations examinées risquait de mettre en danger la sécurité publique ou de compromettre les procédures ou les interventions de sécurité.
    
2. Les questions financières liées à la sécurité doivent être débattues et toutes les décisions financières y afférentes doivent être prises lors d'une réunion publique.
    
3. Avant de clore une séance, le conseil d'administration doit mentionner les installations, les systèmes, les procédures, les services ou les infrastructures qui seront examinés au cours de la séance à huis clos.
    
4. La séance à huis clos doit être enregistrée sur support audio aux frais du district, et l'enregistrement doit être conservé pendant au moins quatre ans.

11. Autres réunions

Les autres réunions se tiendront à huis clos conformément à la loi, sous réserve des dispositions susmentionnées. Les réunions à huis clos doivent faire l'objet d'un enregistrement électronique aux frais du district, et cet enregistrement doit être conservé pendant au moins trois ans à compter de la date de la réunion. L'enregistrement n'est pas accessible au public.

F. Procédures de clôture d'une réunion

Le conseil doit notifier la tenue d'une séance à huis clos de la même manière que pour une séance publique. Une séance du conseil scolaire ne peut être tenue à huis clos qu'après un vote à la majorité lors d'une séance publique. Avant de décider de tenir une séance à huis clos, le conseil doit consigner au procès-verbal la disposition légale spécifique autorisant cette mesure et décrire le sujet qui sera abordé.