I. OBJET

En tant que leader national dans l'utilisation de la technologie comme catalyseur d'apprentissage, le district scolaire de Minnetonka reconnaît l'importance de la curiosité, de la recherche et de l'innovation dans l'utilisation des nouveaux outils et ressources technologiques pour améliorer l'expérience d'apprentissage et favoriser le partage d'informations. Le district reconnaît également qu'il lui incombe d'enseigner, de montrer l'exemple et de garantir une utilisation responsable et sûre de ces outils technologiques.

Le personnel du district est tenu de donner l'exemple en matière d'utilisation appropriée et responsable des outils technologiques dans ses interactions avec ses collègues, les élèves et la communauté internationale, tant en présentiel qu'à distance. Les réseaux sociaux ne cessant de se développer et de s'imposer comme un vecteur de communication dynamique, influent et en constante évolution, le district a élaboré la présente politique afin de répondre aux situations particulières qui se présentent lorsque les employés interagissent via des réseaux sociaux accessibles au public, tels que les sites web personnels, les environnements de réalité virtuelle et augmentée, les réseaux sociaux, les forums en ligne et autres outils similaires.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

Le District reconnaît l'importance des réseaux sociaux et des plateformes de médias sociaux en tant qu'outils de communication et d'apprentissage en ligne. À cette fin, le District met à disposition des comptes de médias sociaux sélectionnés et approuvés, ainsi que d'autres outils d'interaction en ligne, et encourage les employés à utiliser ces outils à des fins de collaboration, dans la mesure où cela correspond à leurs fonctions au sein du District. Les réseaux sociaux publics, en dehors des comptes parrainés et approuvés par le District, ne peuvent être utilisés pour l'enseignement en classe ou les activités parrainées par l'école sans l'autorisation préalable du surintendant ou de son représentant. De plus, une telle utilisation doit être conforme à toutes les politiques du District et aux règlements établis par le fournisseur de réseaux sociaux.

Le District dispose de comptes officiels sur certaines plateformes de réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, Vimeo, YouTube, etc.) et utilise d’autres outils technologiques (Schoology, PreciouStatus, Peachjar, Let’s Talk) afin de s’acquitter de sa mission de communication efficace auprès de ses différents publics, y compris le grand public. Le personnel du service de la communication ainsi que des agents désignés dans chacune des écoles et dans certains autres services,

tels que le service des sports et celui de l'éducation communautaire, sont habilités à effectuer des saisies pour le compte du district sur les comptes qui leur ont été attribués. Ils sont les seuls employés autorisés à effectuer des saisies pour le compte du district ou des écoles sur ces comptes sans autorisation supplémentaire du directeur général ou de son représentant.

Les employés doivent limiter leur utilisation à des fins personnelles des réseaux sociaux pendant leurs heures de travail, en faisant preuve de discernement professionnel. Si le directeur d'un établissement ou un membre de la direction estime que l'utilisation à des fins personnelles des réseaux sociaux pose problème pour un employé, des restrictions peuvent être imposées quant à l'utilisation par les employés de leurs appareils personnels. Ces restrictions seraient mises en place à la discrétion du directeur général ou de son représentant.

Lorsqu'un employé souhaite créer un nouveau compte officiel du district sur les réseaux sociaux, sa demande doit être transmise à un directeur ou à un membre de la direction, qui en discutera ensuite avec le directeur général ou son représentant et le directeur exécutif de la communication. À partir de là, tout compte approuvé sera créé en coordination avec le service de la communication. L'identifiant, le mot de passe et les informations de récupération seront communiqués au service de la communication, et toute modification future de ces informations devra également lui être signalée.

Tous les employés doivent s'abstenir de publier des informations ou d'avoir des échanges qui enfreignent les lois de l'État ou fédérales, ou la politique du district.

Lorsque des employés choisissent d'interagir avec des élèves, des familles, des collègues ou des membres du grand public du district sur des réseaux sociaux autres que ceux approuvés par le district, ils doivent faire preuve du professionnalisme qui leur incombe en tant qu'employés du district et ont la responsabilité de signaler tout comportement ou activité inapproprié sur ces réseaux, y compris dans le cadre des obligations de signalement prévues par la loi.

III. DÉFINITIONS

1. Les réseaux sociaux publics désignent notamment : les sites web, les réseaux sociaux, les forums en ligne, les environnements de réalité virtuelle et augmentée, ainsi que tout autre média social généralement accessible au public ou aux consommateurs. Parmi les exemples de réseaux sociaux publics, on peut citer, sans s'y limiter, les plateformes suivantes : Facebook, Twitter, Snapchat, Instagram, LinkedIn, Vimeo, YouTube et les blogs.
    
2. Outils de communication en ligne approuvés par le district sont ceux que le District a approuvés à des fins éducatives ou de communication officielle. Le District dispose ainsi de moyens plus efficaces pour protéger les mineurs contre les contenus inappropriés et peut limiter l'accès du public à ces outils. Les exemples incluent, sans s'y limiter, les plateformes suivantes : Schoology, Let’s Talk, PreciouStatus.

IV. EXIGENCES

Conformément à la vision du district, tous les employés sont tenus d'incarner des ambassadeurs positifs pour nos établissements scolaires et de garder à l'esprit qu'ils constituent des modèles pour les élèves et la communauté. Étant donné que les utilisateurs des réseaux sociaux peuvent percevoir un employé comme un représentant des établissements scolaires et du district, ce dernier exige de ses employés qu'ils respectent les règles suivantes lorsqu'ils font référence au district, à ses établissements scolaires, à ses élèves, à ses programmes, à ses activités, à ses employés, à ses bénévoles et à ses communautés sur tout réseau social :

1. Les publications, affichages ou communications des employés doivent respecter l'ensemble des lois fédérales et de l'État, ainsi que toutes les politiques applicables du district.
   
   Les employés doivent faire preuve de respect et de professionnalisme dans toutes leurs communications (par la parole, l'image, les sous-entendus et tout autre moyen). Les employés ne doivent pas utiliser de langage obscène, blasphématoire ou vulgaire sur les réseaux sociaux, ni se livrer à des communications ou à des comportements harcelants, menaçants, intimidants, diffamatoires ou calomnieux, ou qui encouragent toute activité illégale, la consommation inappropriée d'alcool, la consommation de drogues illégales, les comportements à caractère sexuel, le harcèlement sexuel ou l'intimidation.
   
   Les employés ne doivent pas utiliser leur adresse e-mail du District pour communiquer sur les réseaux sociaux publics à des fins personnelles ou sans l'autorisation du surintendant ou de son représentant.
   
   Les employés doivent clairement indiquer que les opinions exprimées n'engagent qu'eux-mêmes et ne reflètent pas nécessairement celles du District. Les employés ne peuvent pas agir en tant que porte-parole du district ni publier de commentaires en tant que représentant du district, sauf autorisation du surintendant ou de son représentant, ou si cela est approprié dans le cadre de leur rôle défini de porte-parole ou de contributeur sur les réseaux sociaux pour le district. Lorsqu'ils sont autorisés à agir en tant que porte-parole du district et qu'ils ne publient pas à partir d'un compte du district, les employés doivent divulguer leur relation de travail avec le district.
   
   Les employés ne peuvent divulguer aucune information confidentielle ou exclusive au District, à ses élèves ou à ses employés, ni aucune information protégée par les lois sur la confidentialité des données.
   
   Les employés ne peuvent utiliser ou publier les logos du District sur aucun réseau social, ni créer de compte sur les réseaux sociaux représentant le District sans l'autorisation du surintendant ou de son représentant.
   
   Les employés ne doivent pas publier d'images de leurs collègues sur les réseaux sociaux sans le consentement de ces derniers.
   
   Les employés ne doivent pas publier d'images d'élèves sur les réseaux sociaux publics si les parents ont refusé l'utilisation d'images de leur enfant, à l'exception des images d'élèves prises dans des lieux publics, tels que lors d'événements sportifs ou de représentations artistiques publiques.
   
   Les employés ne doivent pas publier d'images non publiques des plans d'étage du District.
    
2. Le District reconnaît que des groupes d'élèves ou des membres du public peuvent créer des comptes sur les réseaux sociaux au nom d'équipes ou de groupes relevant du District. Lorsque des employés, y compris les entraîneurs et les conseillers, choisissent de rejoindre ces groupes sur les réseaux sociaux ou d'interagir avec eux, ils le font toujours en leur qualité d'employés du District. Les employés ont la responsabilité de maintenir à tout moment des relations appropriées entre employés et élèves, ainsi qu'entre employés et public, et doivent intervenir en cas de comportement ou d'activité inappropriés de la part d'élèves dont ils seraient témoins sur ces réseaux. Cela inclut la prise de mesures visant à protéger la sécurité des mineurs en ligne.
    
   1. Lorsqu'un groupe ou une équipe étudiante officielle crée un compte sur les réseaux sociaux ou un site web dédié, l'entraîneur ou le responsable doit demander et obtenir l'identifiant, le mot de passe et les informations de récupération de ce compte en ligne. Cela permettra d'éviter, par exemple, que des dizaines de comptes Twitter d'une équipe sportive ne deviennent obsolètes, car le capitaine de l'équipe de chaque promotion a obtenu son diplôme et que le compte reste en ligne sans être actif.
       
3. Les employés qui utilisent les réseaux sociaux peuvent choisir d'inclure dans leur profil personnel des informations concernant leur travail au sein du District, dans le cadre d'une conversation informelle. Cela peut notamment inclure :
    
   1. Informations professionnelles figurant dans un profil personnel, notamment le nom du district, l'intitulé du poste et les fonctions.
   2. Informations sur l'évolution de la situation concernant la promotion d'un employé.
   3. Participation à titre personnel aux manifestations organisées par le district, y compris les activités bénévoles.
   4. Des éloges pour une réalisation du district.
       
4. Le District surveille les réseaux sociaux et réagira aux contenus publiés si nécessaire. Tout employé responsable d'une publication sur les réseaux sociaux qui ne respecte pas les exigences énoncées dans la présente politique s'expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Les employés seront tenus pour responsables de la divulgation, qu'elle soit intentionnelle ou accidentelle, d'informations confidentielles ou privées, ou d'informations portant atteinte au droit à la vie privée ou à d'autres droits d'un tiers.
    
5. Tout contenu publié sur le site web personnel ou professionnel d’un employé, sur son blog, sur ses comptes de réseaux sociaux ou sur tout autre support en ligne dont il est responsable sera soumis à l’ensemble des politiques, règles, règlements et directives du District. Le District est libre de consulter et de surveiller à tout moment le site web ou le blog accessible au public d'un employé sans le consentement, l'accord préalable ou la connaissance de ce dernier. Le cas échéant, il peut être demandé aux employés de signaler au District l'existence de leur site web personnel ou professionnel, de leur blog, de leur compte sur les réseaux sociaux ou de tout autre contenu en ligne dont ils sont responsables, et de leur donner accès à ces éléments dans le cadre d'un processus de recrutement, de promotion ou de mesure disciplinaire.

Références croisées :

Référence juridique :

Approuvé le 8 mars 2018

Directives relatives à la politique n° 470 : Utilisation des réseaux sociaux par les employés

Voici les directives relatives aux réseaux sociaux au sein du district scolaire de Minnetonka. Si vous êtes un employé et que vous contribuez à des blogs, à des réseaux sociaux, à des environnements de réalité virtuelle ou augmentée, ou à tout autre type de réseau social, que ce soit sur le réseau du district ou en dehors, ces directives s'adressent à vous.

Nous attendons de tous ceux qui utilisent les réseaux sociaux qu'ils comprennent et respectent ces directives. Tout manquement à ces directives pourrait mettre votre emploi en danger. Ces directives évolueront en permanence à mesure que de nouvelles technologies et de nouveaux outils de réseaux sociaux feront leur apparition. Nous encourageons les employés à consulter régulièrement la politique relative à l'utilisation des réseaux sociaux afin de se tenir informés.

C'est à vous qu'incombe cette responsabilité. Ce que vous écrivez, téléchargez, publiez, commentez ou diffusez de quelque manière que ce soit relève en fin de compte de votre responsabilité. Si cela vous semble inapproprié, faites preuve de prudence. Si vous êtes sur le point de publier quelque chose qui vous met le moindrement mal à l'aise, ne faites pas comme si de rien n'était et n'appuyez pas sur « publier ». Prenez le temps de relire ces directives, identifiez ce qui vous dérange et corrigez-le. Si vous avez encore des doutes, vous pouvez en discuter avec votre supérieur hiérarchique. En fin de compte, ce que vous publiez relève de votre responsabilité. Ce que vous publiez est largement accessible et peut rester en ligne pendant longtemps, alors réfléchissez bien au contenu. Les exigences en matière de marques déposées, de droits d'auteur et d'usage loyal doivent également être respectées.

Veiller à la sécurité des élèves. Lorsque des membres du personnel, en particulier les entraîneurs et les conseillers, décident de rejoindre ou d'utiliser des réseaux sociaux, ils le font en leur qualité d'employés du district et ont la responsabilité de surveiller les contenus et d'intervenir en cas de comportements ou d'activités inappropriés sur ces réseaux. Cela implique notamment de prendre des mesures pour protéger la sécurité des mineurs en ligne.

Faites preuve de transparence. Votre honnêteté — ou votre malhonnêteté — sera rapidement remarquée sur les réseaux sociaux. Si vous publiez des contenus liés à votre travail, utilisez votre vrai nom et précisez votre lien professionnel avec le District. Soyez clair quant à votre rôle ; si vous avez un intérêt personnel dans un sujet dont vous discutez, soyez le premier à le signaler. Si vous publiez sur un site en dehors du réseau du district, veuillez inclure une clause de non-responsabilité indiquant clairement que les opinions exprimées n'engagent que vous et ne reflètent pas nécessairement celles du district scolaire de Minnetonka.

Protégez les informations confidentielles. Réfléchissez bien à ce que vous publiez. Veillez à ne pas divulguer ni utiliser d'informations confidentielles. Les élèves, les parents et les collègues ne doivent pas être cités ou mentionnés sans leur accord. Par exemple, demandez l'autorisation avant de publier la photo ou la déclaration de quelqu'un sur un réseau social (les photos d'élèves nécessitent le consentement parental). Ne publiez pas une conversation qui était censée rester privée.

Il est acceptable d'évoquer des détails généraux concernant des projets, des cours ou des événements, et d'utiliser des pseudonymes ne permettant pas d'identifier une personne si vous n'avez pas obtenu son autorisation pour utiliser son nom, à condition que les informations fournies ne permettent pas d'identifier facilement cette personne et n'enfreignent aucune loi relative à la protection de la vie privée. Par ailleurs, les réseaux sociaux publics ne constituent pas un lieu approprié pour que des employés non désignés comme responsables officiels de la communication du district traitent des questions scolaires avec des élèves ou des parents.

Respectez votre public et vos collègues. Exprimez toujours vos idées et vos opinions avec respect. Veillez à ce que vos communications soient de bon goût. Ne dénigrez ni n’insultez personne, y compris d’autres établissements scolaires ou concurrents. N’oubliez pas que nos communautés reflètent une grande diversité de coutumes, de valeurs et de points de vue. Faites preuve de respect. Cela inclut non seulement les évidences (pas d'insultes racistes, d'insultes personnelles, d'obscénités, etc.), mais aussi le respect de la vie privée et la prise en compte des sujets pouvant être jugés choquants ou provocateurs. Faites preuve de discernement lorsque vous créez des liens vers du contenu. Rediriger vers un autre site peut être interprété comme un soutien à son contenu.

La perception peut devenir réalité. Sur les réseaux sociaux, les frontières entre vie publique et vie privée, entre vie personnelle et vie professionnelle, sont floues. Le simple fait de vous présenter comme un employé du District influence la perception qu’ont les membres de la communauté, les parents, les élèves et le grand public de votre expertise et du District ; et vous façonnez également l’image que vos collègues et vos supérieurs ont de vous. Si vous choisissez de rejoindre ou d'interagir avec les élèves et les familles du District sur les réseaux sociaux, faites-le de manière professionnelle, en gardant toujours à l'esprit que, dans l'esprit des élèves, des familles, de vos collègues et du public, vous êtes un employé du District. Assurez-vous que tout contenu vous concernant soit cohérent avec votre travail ainsi qu'avec les valeurs et les normes professionnelles du District.

Apportez-vous une valeur ajoutée ? Les communications relatives à notre district doivent aider les autres enseignants, les parents, les élèves et les collègues. Elles doivent susciter la réflexion et renforcer l'esprit de communauté. Si elles aident les gens à approfondir leurs connaissances ou à améliorer leurs compétences, à mieux accomplir leur travail, à résoudre des problèmes ou à mieux comprendre l'éducation, alors elles apportent une valeur ajoutée.

Gardez votre sang-froid. L'un des objectifs des réseaux sociaux est de favoriser le dialogue, et les gens ne seront pas toujours d'accord sur un sujet. Face à une divergence d'opinions, restez calme. Si vous commettez une erreur, reconnaissez-la franchement et corrigez-la rapidement. Exprimez vos arguments de manière claire et logique. Ne cherchez pas la dispute et corrigez les erreurs. Parfois, il vaut mieux ignorer un commentaire et ne pas lui donner de crédit en y répondant.

Soyez vigilant quant à vos informations personnelles. Tirez pleinement parti des paramètres de confidentialité. Apprenez à désactiver les publications anonymes et à utiliser les outils de modération sur vos réseaux sociaux. Des cybercriminels rusés peuvent rassembler les informations que vous fournissez sur différents sites, puis les utiliser pour usurper votre identité ou celle d'une de vos connaissances, voire réinitialiser vos mots de passe.

Soyez un modèle positif. Les membres du personnel éducatif ont la responsabilité d'entretenir des relations appropriées avec les élèves, qu'ils soient en service ou non. Tant la jurisprudence que les attentes du public imposent aux membres du personnel éducatif des normes de conduite plus strictes qu'à l'ensemble de la population.

N'oubliez pas votre travail. Vous devez vous assurer que vos activités en ligne n'interfèrent pas avec votre travail. N'oubliez pas que les technologies du district sont fournies à des fins éducatives. L'utilisation des réseaux sociaux à des fins personnelles pendant les heures de travail ou sur le matériel du district doit être limitée, en faisant preuve de discernement professionnel. Si le directeur d'un établissement ou un membre de la direction estime que l'utilisation personnelle des réseaux sociaux pose problème pour un employé, des restrictions peuvent être imposées quant à l'utilisation des appareils personnels par les employés.