I. OBJET

Le conseil scolaire de Minnetonka reconnaît le rôle important des médias d'information dans la diffusion auprès du public des programmes, services, politiques, procédures, événements, questions d'intérêt public et décisions du district. L'objectif de cette politique est de garantir la cohérence et l'équité dans les relations avec les représentants des médias, de présenter des informations exactes, de minimiser les risques d'erreurs ou d'informations contradictoires, d'encourager le respect et la coopération avec les représentants des médias, de protéger les droits et la vie privée des élèves, du personnel et des familles, et de veiller à ce que les relations avec les médias soutiennent et promeuvent la mission et les objectifs du district.

2.0 ÉNONCÉ GÉNÉRAL DE POLITIQUE

Le conseil d'administration demande au surintendant, ou à son représentant, d'établir des procédures de relations avec les médias qui garantissent une communication proactive avec les représentants des médias et d'établir des relations respectueuses, coopératives et constructives qui renforcent la confiance et la crédibilité auprès des journalistes.

Il est essentiel de garantir un environnement d'apprentissage positif et stimulant pour la réussite des élèves. Par conséquent, les activités de relations avec les médias doivent veiller à minimiser toute distraction pouvant nuire à l'apprentissage des élèves. De même, les activités de relations avec les médias doivent respecter le droit à la vie privée des élèves, de leurs familles et du personnel.

3.0 DOMAINES DE RESPONSABILITÉ

Dans la plupart des cas, les demandes des médias doivent être adressées ou transmises au directeur de la communication. Le directeur de la communication s'efforcera de répondre aux demandes ou de mettre les représentants des médias en contact avec les personnes les plus compétentes sur le sujet. Le directeur de la communication est habilité à agir en tant que porte-parole du district.

Le surintendant est le principal porte-parole du district.

Le président du conseil scolaire, ou son représentant, est le porte-parole du conseil. Le conseil s'exprime dans son ensemble par un vote ou le consentement public de la majorité de ses membres.

Les demandes officielles d'informations en vertu de la loi sur les pratiques en matière de données du Minnesota (Minnesota Data Practices Act) doivent être adressées au responsable de la conformité aux pratiques en matière de données du district, conformément à la politique 307 du conseil d'administration.

Les directeurs d'école sont les principaux porte-parole de leur établissement. Ils informent le surintendant ou le directeur de la communication de tout contact avec les médias.

Les employés du district ne doivent s'adresser aux journalistes que sur leur domaine d'expertise. Pour les questions susceptibles de susciter la controverse ou particulièrement sensibles, les employés doivent consulter le directeur de la communication du district avant de s'adresser aux médias. Les questions sans rapport avec le domaine d'expertise spécifique d'un employé doivent être transmises au directeur de la communication. Les employés doivent s'abstenir de toute spéculation et ne fournir que des informations qu'ils savent être véridiques et exactes. Les employés et les responsables de programmes sont encouragés à considérer les avantages d'une communication proactive avec les médias et de la publicité autour des événements et activités qui présentent le district sous un jour favorable. Tous les employés et/ou membres du conseil d'administration doivent immédiatement informer le directeur de la communication du district s'ils sont contactés par les médias.

Les entraîneurs et les conseillers chargés des activités étudiantes sont souvent amenés à s'adresser aux médias immédiatement avant ou après un événement, une activité ou une compétition. Le Conseil reconnaît l'impact positif de la couverture médiatique et de la publicité sur la reconnaissance des étudiants et le succès des programmes ; par conséquent, les entraîneurs et les conseillers sont encouragés à parler aux journalistes des programmes et des activités, en particulier lorsque ceux-ci ont un impact positif sur les étudiants et l'école. Les entraîneurs et les conseillers doivent informer le directeur de la communication de toute demande inhabituelle de la part des médias.

4.0 EXIGENCES

4.1 Conformément au premier amendement de la Constitution américaine, à la loi sur la divulgation publique, à la loi sur la transparence des réunions publiques et au droit du public à l'information, le conseil estime que les représentants des médias devraient avoir accès à tous les documents publics et à toutes les réunions publiques. Les ordres du jour de ces réunions seront communiqués aux représentants des médias avant la réunion, conformément aux procédures de publication des réunions du conseil scolaire.

4.2 Les journalistes et autres représentants des médias doivent être traités avec courtoisie et respect. Les journalistes travaillent généralement dans des délais serrés et il est important de répondre rapidement à leurs demandes. Lorsque les informations ne peuvent être fournies rapidement, le journaliste en sera informé.

4.3 Afin de protéger la vie privée et la confidentialité de nos élèves, les journalistes, équipes de tournage et photographes doivent s'inscrire à l'école et être accompagnés d'un administrateur lorsqu'ils se trouvent sur le campus. Les écoles conserveront une liste des élèves qui, sur instruction d'un parent ou d'un tuteur, ne peuvent être photographiés ou filmés.

4.4 Le Conseil reconnaît que les écoles peuvent être contactées pour des reportages médiatiques liés à des questions touchant les jeunes ou les politiques publiques, qui ne sont pas nécessairement des questions éducatives. Lorsque le fait de contribuer à un tel reportage sert la mission et les objectifs du district et ne nuit en rien à notre programme éducatif E-12, le directeur de la communication est autorisé à aider les journalistes dans la réalisation de leur reportage. Il est toutefois rappelé aux représentants des médias que les demandes d'informations ou de données sommaires que le district ne collecte ou ne communique pas régulièrement ne seront pas satisfaites, sauf si la loi sur les pratiques en matière de données l'exige ; cela inclut, sans s'y limiter, les données sur les élèves ou les familles qui ne sont pas communiquées par le district aux agences municipales, départementales, régionales ou fédérales.

4.5 Il est rappelé aux représentants des médias que, bien que les écoles soient publiques, elles appartiennent au district et sont gérées par celui-ci, qui a le droit de contrôler et de limiter l'accès à ses installations. Dans certains cas, il peut être approprié de refuser la demande d'un journaliste souhaitant accéder à l'école ou au personnel scolaire. Lorsqu'il prend la décision d'accorder ou de refuser l'accès, le directeur de l'école accorde la priorité absolue au maintien d'un environnement propice à l'apprentissage des élèves et à la protection des droits à la vie privée des élèves et du personnel. Lorsque l'accès est accordé ou refusé, il doit l'être de manière cohérente à tous les représentants des médias.

4.6 Les élèves présents à l'école pendant la journée scolaire ne peuvent être interviewés ou photographiés par les médias qu'en présence d'un parent, d'un membre du personnel ou d'un administrateur et avec le consentement des parents/tuteurs.

4.7 Si les membres du personnel ont le droit de s'adresser aux médias, ils ont également le droit de refuser d'être interviewés. Le directeur de la communication travaillera avec les membres du personnel afin de s'assurer qu'ils se sentent à l'aise d'être filmés, photographiés ou interviewés avant d'accepter de telles interviews.

4.8 En cas d'urgence, le district désignera un porte-parole et un lieu central pour les informations destinées aux médias. Les représentants des médias sont priés de respecter les instructions du district pendant ces moments difficiles.

Le directeur de la communication doit conserver une trace de tous les communiqués de presse, avis aux médias et demandes de renseignements des médias.