I. OBJET

Le Conseil scolaire de Minnetonka reconnaît le rôle important que jouent les médias d'information pour tenir le public informé des programmes, des services, des politiques, des procédures, des événements, des enjeux publics et des décisions du district. L'objectif de cette politique est d'assurer la cohérence et l'équité dans les relations avec les représentants des médias, de présenter des informations exactes, de minimiser le risque d'erreurs ou d'informations contradictoires, d'encourager le respect et la coopération avec les représentants des médias, de protéger les droits et la vie privée des élèves, du personnel et des familles, et de veiller à ce que les efforts en matière de relations avec les médias soutiennent et promeuvent la mission et les objectifs du district.

2.0 PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le Conseil d'administration charge le directeur général, ou la personne qu'il désignera, de mettre en place des procédures de relations avec les médias visant à garantir une communication proactive avec les représentants des médias et à établir des relations respectueuses, coopératives et constructives, de nature à renforcer la confiance et la crédibilité auprès des journalistes.

Il est essentiel de garantir un environnement d'apprentissage positif et stimulant pour la réussite des élèves. C'est pourquoi les activités de relations avec les médias doivent veiller à limiter au maximum toute distraction susceptible de nuire à l'apprentissage des élèves. De même, ces activités doivent respecter le droit à la vie privée des élèves, de leurs familles et du personnel.

3.0 DOMAINES DE RESPONSABILITÉ

Dans la plupart des cas, les demandes des médias doivent être adressées ou transmises au directeur de la communication. Ce dernier s'efforcera d'y répondre ou de mettre les représentants des médias en relation avec les personnes les mieux placées pour traiter le sujet. Le directeur de la communication est habilité à agir en tant que porte-parole du district.

Le directeur est le principal porte-parole du district.

Le président du conseil scolaire, ou la personne qu'il désigne, est le porte-parole du conseil. Le conseil s'exprime dans son ensemble par le biais d'un vote ou d'un consentement public de la majorité de ses membres.

Les demandes officielles d'informations au titre de la loi sur la protection des données du Minnesota doivent être adressées au responsable de la conformité en matière de protection des données du district, conformément à la politique n° 307 du conseil d'administration.

Les directeurs d'établissement seront les principaux porte-parole de leur établissement. Ils informeront le directeur général ou le directeur de la communication de tout contact avec les médias.

Les employés du District ne doivent s'adresser aux journalistes que sur les sujets relevant de leur domaine de compétence. Pour les questions susceptibles de susciter la controverse ou particulièrement sensibles, les employés doivent consulter le directeur de la communication du District avant de s'exprimer auprès des médias. Les questions ne relevant pas du domaine de compétence spécifique d'un employé doivent être transmises au directeur de la communication. Les employés doivent s'abstenir de toute spéculation et ne fournir que des informations dont ils savent qu'elles sont véridiques et exactes. Les employés et les responsables de programmes sont encouragés à prendre en compte les avantages d'une communication proactive avec les médias et de la promotion d'événements et d'activités qui présentent le District sous un jour favorable. Tous les employés et/ou membres du Conseil d'administration doivent immédiatement informer le directeur de la communication du District s'ils sont contactés par les médias.

Les entraîneurs et les conseillers chargés des activités étudiantes sont souvent amenés à s'adresser aux médias juste avant ou après un événement, une activité ou une compétition. Le Conseil reconnaît l'impact positif de la couverture médiatique et de la publicité sur la visibilité des élèves et la réussite des programmes ; par conséquent, les entraîneurs et les conseillers sont encouragés à s'entretenir avec les journalistes au sujet des programmes et des activités, en particulier lorsque celles-ci valorisent les élèves et l'établissement. Les entraîneurs et les conseillers doivent informer le directeur de la communication de toute demande inhabituelle émanant des médias.

4.0 EXIGENCES

4.1 Conformément au premier amendement de la Constitution des États-Unis, à la loi sur la divulgation publique, à la loi sur la transparence des réunions publiques et au droit du public à l'information, le Conseil estime que les représentants des médias doivent avoir accès à tous les documents publics et à toutes les réunions publiques. Les ordres du jour de ces réunions seront communiqués aux représentants des médias avant la réunion, conformément aux procédures de publication des réunions du conseil scolaire.

4.2 Les journalistes et autres représentants des médias doivent être traités avec courtoisie et respect. Les journalistes travaillent généralement avec des délais très serrés ; il est donc important de répondre rapidement à leurs demandes. Si les informations ne peuvent être fournies dans l'immédiat, le journaliste en sera informé.

4.3 Afin de protéger la vie privée et la confidentialité de nos élèves, les journalistes, les équipes de tournage et les photographes doivent s'inscrire à l'école et être accompagnés d'un membre de l'administration lorsqu'ils se trouvent sur le campus. Les écoles tiendront un registre des élèves qui, sur demande d'un parent ou d'un tuteur, ne peuvent être photographiés ou filmés.

4.4 Le Conseil reconnaît que les écoles peuvent être sollicitées par les médias pour des reportages portant sur des questions liées à la jeunesse ou aux politiques publiques, qui ne relèvent pas nécessairement du domaine éducatif. Lorsque la collaboration à un tel reportage contribue à la mission et aux objectifs du District et ne nuit en aucune manière à notre programme éducatif de la maternelle à la terminale, le directeur de la communication est autorisé à aider les journalistes dans la réalisation de leur reportage. Il est toutefois rappelé aux représentants des médias que les demandes d'informations ou de données récapitulatives que le district ne collecte ni ne communique régulièrement ne seront pas satisfaites, sauf si la loi sur la protection des données l'exige ; cela inclut, sans s'y limiter, les données relatives aux élèves ou aux familles qui ne sont pas autrement communiquées par le district aux agences municipales, départementales, régionales ou fédérales.

4.5 Il est rappelé aux représentants des médias que, bien que les établissements scolaires soient publics, les locaux sont la propriété du district et sont gérés par celui-ci, qui se réserve le droit de contrôler et de limiter l’accès à ses installations. Dans certains cas, il peut s’avérer justifié de refuser la demande d’un journaliste souhaitant accéder à l’établissement ou entrer en contact avec le personnel scolaire. Lorsqu’il prendra la décision d’accorder ou de refuser l’accès, le responsable de l’établissement accordera la priorité absolue au maintien d’un environnement propice à l’apprentissage des élèves et à la protection du droit à la vie privée des élèves et du personnel. Lorsque l’accès est accordé ou refusé, cette décision s’appliquera de manière uniforme à tous les représentants des médias.

4.6 Les élèves présents à l'école pendant les heures de cours ne peuvent être interviewés ou photographiés par les médias qu'en présence d'un parent, d'un membre du personnel ou d'un responsable de l'établissement et avec le consentement de leurs parents ou tuteurs.

4.7 Si les membres du personnel ont le droit de s'exprimer dans les médias, ils ont également le droit de refuser d'être interviewés. Le directeur de la communication veillera, en concertation avec les membres du personnel, à ce que ceux-ci se sentent à l'aise à l'idée d'être filmés, photographiés ou interviewés avant d'accepter de participer à de telles interventions.

4.8 En cas d'urgence, le District désignera un porte-parole et un lieu centralisé pour les communications avec les médias. Les représentants des médias sont priés de respecter les consignes du District dans ces moments difficiles.

Le directeur de la communication doit tenir un registre de tous les communiqués de presse, avis aux médias et demandes de renseignements émanant des médias.