DISTRICT SCOLAIRE PUBLIC DE MINNETONKA

Politique n° 425.9 HIPAA – Demande de modification

Demande de modification

Objectif: établir des lignes directrices concernant le droit d'une personne à demander des modifications à ses renseignements médicaux protégés.

Politique: Minnetonka ISD #276 autorisera les personnes à demander des modifications à leurs informations médicales protégées, sauf si cette politique ou la loi l'interdit.

Procédure:

1. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 donnera suite à toute demande d'un employé visant à modifier ses informations médicales protégées dans les 60 jours suivant la réception de la demande.
    
2. Les modifications que Minnetonka ISD #276 apportera aux PHI comprendront, sans s'y limiter, les données suivantes :
    
   1. Informations démographiques sur les patients.
       
   2. Informations sur l'assurance.
       
3. Si le délai de 60 jours ne peut être respecté, le cabinet soumettra au patient une déclaration écrite expliquant les raisons du retard et indiquant la date à laquelle la demande sera traitée. Cela prolongera le délai de 60 jours supplémentaires.
    
4. Si une modification est apportée aux renseignements médicaux protégés d'une personne (changement dans les données démographiques, ajout à ces données, etc.), l'employé informera le patient de la modification dans les meilleurs délais. L'employé indiquera également au patient les personnes ou entités avec lesquelles la modification sera partagée.
    
5. Toutes les autres entités concernées par la modification des informations médicales protégées, telles que déterminées par Minnetonka ISD #276 et communiquées à l'employé, seront informées de la modification. Les personnes et entités identifiées par l'employé seront également informées. Cela inclut, sans s'y limiter :
    
   1. Groupes médicaux.
       
   2. Hôpitaux, centres d'imagerie médicale, centres de soins ambulatoires.
       
   3. Agences de recouvrement.
       
   4. Sociétés de traitement des relevés.
       
   5. Compagnies d'assurance concernées.
      
      Si Minnetonka ISD #276 est informé par une autre entité couverte d'une modification apportée aux informations médicales protégées (PHI) d'un patient, elle effectuera la modification dans le dossier de l'employé conformément à la section 164.526(e).
       
6. Si la demande de modification concerne un élément autre que ceux énumérés au point (2) ci-dessus, l'employé sera redirigé vers l'auteur des informations médicales protégées. Minnetonka ISD #276 renverra l'employé vers l'hôpital, le partenaire commercial ou tout autre tiers approprié afin qu'il demande la modification de ses informations médicales protégées. Voici quelques exemples :
    
   1. Modifications apportées aux formulaires de consentement : hôpital, partenaire commercial ou centre où le consentement a été donné.
       
   2. Modifications apportées aux dossiers médicaux ou aux rapports diagnostiques : hôpitaux ou établissements médicaux, selon le cas.
       
7. Si, malgré tout ce qui précède, Minnetonka ISD #276 reçoit une demande de modification des informations médicales protégées d'un employé, et qu'aucune des conditions ci-dessus ne s'applique, et qu'un refus semble probable, le responsable de la confidentialité doit être informé de la situation.
    
8. Conformément à la réglementation, une demande ne peut être refusée que s'il est établi que les informations médicales protégées concernées :
    
   1. N'a pas été créé par Minnetonka ISD #276.
       
   2. Il s'agit d'informations qui ne font pas partie de l'ensemble de documents désignés.
       
   3. Est exacte et complète.
       
9. Si une déclaration de désaccord a été soumise, Minnetonka ISD #276, après notification de la part du partenaire commercial, joindra cette information à toute divulgation future des informations médicales protégées (PHI) auxquelles le désaccord se rapporte. Si aucune déclaration de désaccord n'a été soumise, la demande de modification et de refus sera incluse dans toute divulgation future des informations médicales protégées (PHI) se rapportant au désaccord, uniquement si la personne concernée en a fait la demande.
    
10. Toutes les mesures susmentionnées relatives à la soumission d'un refus par les partenaires commerciaux seront traitées avec l'aide du responsable de la protection de la vie privée.

Référence: §164.524

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Politique n° 425.10 HIPAA – Demande d'informations confidentielles

Demander des informations confidentielles

Objectif: établir des lignes directrices concernant le droit des individus à demander que les informations médicales protégées leur soient communiquées par le biais de communications confidentielles.

Politique: Minnetonka ISD #276 autorisera les personnes à demander que leurs informations médicales protégées leur soient communiquées de manière confidentielle, conformément à la norme de confidentialité.

Procédure:

11. Minnetonka ISD #276 donnera suite à toute demande d'un employé souhaitant recevoir des communications de manière confidentielle (par d'autres moyens ou à d'autres endroits) en contactant le partenaire commercial. Minnetonka ISD #276 ne donnera pas directement suite à toute demande de cette nature émanant d'un individu concernant la divulgation de ses informations médicales protégées.
     
12. Minnetonka ISD #276 suivra les instructions du partenaire commercial une fois que la demande de communications confidentielles aura été soumise.
     
13. Minnetonka ISD #276 suivra toutes les instructions de son partenaire commercial afin de respecter les exigences de la réglementation en matière de confidentialité :
     
    1. Minnetonka ISD #276 peut demander à la personne concernée de faire une demande écrite pour une communication confidentielle. Un mémorandum de la demande sera conservé par Minnetonka ISD #276 et enregistré dans le dossier de l'employé. Aucune explication quant à la raison de la demande ne peut être exigée.
        
    2. Minnetonka ISD #276 déterminera le caractère raisonnable de la demande en termes de difficulté administrative. Minnetonka ISD #276 suivra toutes les instructions données par l'employé concernant les autres moyens de communication à utiliser pour communiquer avec lui. Les employés transmettront toutes les demandes au responsable de la confidentialité.

Référence: §164.522(b) ; 164.502(h)

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Politique n° 425.11 HIPAA – Demande de restriction des divulgations

Demande de restriction des divulgations

Objectif: établir des lignes directrices concernant le droit d'une personne à demander des restrictions sur la divulgation de ses informations médicales protégées à des fins de traitement, de paiement et de gestion des soins de santé.

Politique: Minnetonka ISD #276 autorisera les personnes à demander que les informations médicales protégées soient soumises à des restrictions en matière de divulgation pour les traitements, les paiements et les opérations de soins de santé, conformément à la norme de confidentialité.

Procédure:

14. Minnetonka ISD #276 ne donnera suite à une demande d'un employé visant à restreindre la divulgation d'informations médicales protégées qu'après avoir transmis la demande ou orienté l'employé vers le partenaire commercial afin que celui-ci approuve la demande.
     
15. Minnetonka ISD #276 suivra les instructions du partenaire commercial une fois que celui-ci aura résolu la demande de restriction de divulgation.
     
16. Minnetonka ISD #276 suivra toutes les instructions de son partenaire commercial, de manière à respecter les exigences de la réglementation en matière de confidentialité, conformément aux articles 164.522(a) et 164.510(b), tels que déterminés par le responsable de la confidentialité de Minnetonka ISD #276. Minnetonka ISD #276 consignera toutes les restrictions de divulgation dans le dossier de l'employé. La demande de restriction de divulgation elle-même ne sera pas communiquée à des tiers dans ce cas, sauf instruction contraire du partenaire commercial. Minnetonka ISD #276 ne transmettra que les informations médicales protégées révisées nécessaires à tous les tiers concernés avec lesquels elle traite, notamment : les agences de recouvrement, les sociétés de traitement des relevés, les compagnies d'assurance, etc.
     
17. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 honorera directement les demandes de restriction de divulgation concernant :
     
    1. La personne qui demande la restriction demande que les informations de facturation et les informations démographiques ne soient pas communiquées à des tiers si cela n'affecte pas le remboursement (c'est-à-dire que les relevés ou les factures des patients ne seront envoyés qu'à une certaine adresse, etc.). Le service de facturation de Minnetonka ISD #276 s'assurera alors que seules les informations pertinentes seront envoyées aux tiers, tels que les agences de recouvrement et la société de traitement des relevés. La demande de restriction de divulgation elle-même ne sera transmise directement à aucune partie externe, sauf sur instruction du partenaire commercial ou de l'employé.
       
       Si les deux parties, Minnetonka ISD #276 et l'employé, s'accordent sur la restriction de divulgation, celle-ci sera consignée dans le dossier de l'employé.
        
18. Si un employé demande la levée d'une restriction de divulgation qui ne concerne pas les informations mentionnées au point 4 ci-dessus, la demande de levée sera transmise au partenaire commercial. Minnetonka ISD #276 suivra alors toutes les instructions du partenaire commercial conformément à la réglementation sur la confidentialité 164.522(a)(2). La documentation relative à la levée sera conservée dans le dossier de l'employé.
     
19. Si un employé demande la levée d'une restriction concernant la divulgation des informations médicales protégées mentionnées au point 4 ci-dessus, Minnetonka ISD #276 lui demandera de formuler cette demande par écrit et conservera la documentation relative à cette restriction dans son dossier.

Référence: §164.522(a)

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Politique n° 425.12 HIPAA – Informations minimales nécessaires

Informations minimales nécessaires

Objectif: établir des lignes directrices sur les restrictions relatives à l'utilisation des informations médicales protégées accessibles aux personnes au sein du district scolaire Minnetonka ISD #276.

Politique: Minnetonka ISD #276 n'autorisera l'accès qu'au minimum d'informations médicales protégées nécessaires à une personne pour accomplir la tâche ou la responsabilité qui lui est confiée.

Procédure:

1. Minnetonka ISD #276 n'autorisera la transmission des informations médicales protégées qu'aux différents services et catégories de personnel qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches spécifiques. Le personnel aura accès aux informations suivantes nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions :
    
   1. Informations démographiques sur les patients.
       
   2. Informations relatives au formulaire de réclamation et pièces jointes.
       
   3. Rapports et dossiers médicaux obtenus auprès d'un partenaire commercial et d'entités couvertes qui sont nécessaires pour coder et facturer les tiers payeurs.
       
   4. Explication des prestations et autre correspondance avec les tiers payeurs, y compris les assurances accidents du travail, les compagnies d'assurance automobile, etc.
       
   5. Correspondance des employés concernant les questions de remboursement.
       
   6. Correspondance bancaire relative aux dépôts.
       
   7. Correspondance relative aux remboursements provenant d'agences de recouvrement, de sociétés de traitement des relevés et de sociétés de codage externes
      
      Les employés dont les fonctions impliquent la préparation, la résolution ou la mise en œuvre d'activités de remboursement seront autorisés à accéder aux informations ci-dessus.
       
2. Le responsable de la protection de la vie privée aura accès aux informations ci-dessus afin d'exercer ses fonctions de gestion et de remboursement dans le cadre des activités de paiement et de soins de santé pour le compte de Minnetonka ISD #276.
    
3. Si un problème concernant l'accès aux renseignements médicaux protégés se pose, le responsable de la protection de la vie privée en sera informé et une décision sera prise quant aux éléments des renseignements médicaux protégés qu'un employé doit pouvoir consulter. En cas de doute quant à l'accès, un avis juridique sera sollicité.
    
4. Si une ou plusieurs personnes soupçonnent une violation intentionnelle de la politique du minimum nécessaire, le responsable de la protection de la vie privée en sera informé. En fonction de la gravité et de l'intention de la violation, la politique et les procédures de sanction des employés seront appliquées.

Référence : §164.502(b) ; 164.514(d)

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Politique n° 425.13 HIPAA – Représentant du personnel

Représentant personnel

Objectif: établir des lignes directrices pour la divulgation des renseignements médicaux protégés aux personnes et à celles désignées comme représentants personnels.

Politique: Minnetonka ISD #276 autorisera la divulgation des informations médicales protégées aux personnes concernées ou à celles désignées comme représentants personnels de ces personnes conformément à la loi.

Procédure:

1. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 autorisera la divulgation des informations médicales protégées à la personne concernée par ces informations.
    
2. Les informations médicales protégées communiquées à une personne par un employé de Minnetonka ISD #276 se limiteront aux éléments figurant dans son dossier d'employé. Cela comprend, sans s'y limiter : les informations démographiques du patient, les informations relatives à l'assurance, l'état du compte de l'employé, les informations financières et l'état des remboursements de son compte, les services rendus. La personne sera orientée vers le partenaire commercial ou toute autre entité appropriée pour toute demande concernant les rapports cliniques et les diagnostics, ainsi que toute autre question relative au dossier médical.
    
3. Afin de vérifier l'identité de la personne avant de communiquer des informations médicales protégées ou des informations relatives au compte par téléphone ou par tout autre moyen, les éléments suivants seront demandés pour vérifier l'identité :
   1. Date de naissance, ou
       
   2. Numéro de sécurité sociale, et
       
   3. Date du service en question.
      
      Si l'identité ne peut être vérifiée par ces moyens, aucune information ne sera communiquée.
       
4. Les représentants personnels ne recevront les informations médicales protégées ou les informations relatives au compte d'une personne que conformément à la réglementation 164.502(g) et sur présentation d'une autorisation signée appropriée. Si, en vertu de la législation de l'État, une personne est habilitée à agir au nom d'une personne qui est :
    
   1. Adulte ou mineur émancipé,
       
   2. Personne décédée,
       
   3. Représentant autorisé tel que défini par la loi de l'État, les informations PHI ou les informations relatives au compte ne seront alors communiquées aux représentants personnels susmentionnés qu'avec les documents appropriés et uniquement les informations énumérées au point deux ci-dessus.
       
5. Si un employé a des questions quant à l'opportunité de communiquer des informations médicales protégées ou des informations relatives à un compte à un représentant personnel désigné, il doit en informer le responsable de la protection de la vie privée.

Référence: §§164.502(g) ; 164.524 ; 164.528 ; 164.510(b)

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Politique n° 425.14 HIPAA – Partenaires commerciaux

Partenaires commerciaux

Objectif: Mettre en place des contrats de partenariat commercial avec des entités qui exercent des fonctions impliquant l'utilisation de données médicales protégées pour le compte du district scolaire Minnetonka ISD #276.

Politique: Minnetonka ISD #276 conclura des contrats de partenariat commercial avec toutes les personnes physiques et morales qui utilisent et ont accès aux informations médicales protégées (PHI) afin de mener des activités pour le compte de Minnetonka ISD #276.

Procédure:

1. Le contrat de partenariat commercial ci-joint sera utilisé pour conclure un accord contractuel avec toutes les entités externes qui exercent des fonctions pour Minnetonka ISD #276 impliquant l'utilisation ou l'accès aux informations médicales protégées (PHI) des personnes. Le contrat ne peut être modifié qu'après examen par les personnes suivantes : le responsable de la confidentialité ou le président du conseil d'administration de Minnetonka ISD #276.
    
2. Tous les contrats avec les partenaires commerciaux seront examinés et porteront la signature du niveau hiérarchique jugé approprié par le responsable de la protection de la vie privée.
    
3. Une copie du contrat de partenariat commercial sera conservée dans les bureaux administratifs du district scolaire Minnetonka ISD #276.
    
4. Si un employé de Minnetonka ISD #276 soupçonne une violation du contrat de partenariat commercial par le partenaire commercial, il contactera le responsable de la confidentialité, qui prendra les mesures nécessaires conformément à la section 164.504(e)(1)(ii).
    
5. Si vous avez des questions quant à la nécessité pour une entité de signer un contrat de partenaire commercial, veuillez en informer le responsable de la protection de la vie privée, qui déterminera le statut de partenaire commercial conformément à la définition figurant à la section 160.103.
    
6. Si Minnetonka ISD #276 est invité à conclure un contrat de partenariat commercial avec une autre entité couverte ou une autre entité, toutes les demandes de renseignements et tous les contrats relèveront de la responsabilité ultime du responsable de la protection de la vie privée. Une fois le contrat de partenariat commercial signé par Minnetonka ISD #276, tous les employés qui traitent avec le partenaire commercial seront informés des dispositions dudit contrat et s'engageront à les respecter.

Référence: §§164.504(f) ; 164.510(b)(2) ; 164.510 ; 164.504(e)

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Politique n° 425.15 HIPAA – Autorisations et formulaires d'autorisation

Autorisations et formulaires d'autorisation

Objectif: obtenir l'autorisation d'un employé lorsque cela est nécessaire.

Politique: Minnetonka ISD #276 obtiendra l'autorisation écrite, signée et datée par la personne concernée, pour toute utilisation ou divulgation d'informations médicales protégées qui ne sont pas destinées à des fins de paiement, de traitement ou de soins de santé et qui ne constituent pas une exception à la politique publique telle qu'énoncée dans le §164.512.

Procédure:

1. Tous les employés du district scolaire Minnetonka ISD #276 doivent utiliser le formulaire d'autorisation approprié pour la divulgation d'informations médicales protégées, tel qu'il figure dans la présente politique. L'autorisation ne peut être incluse sur une page avec tout autre document.
    
2. Les formulaires d'autorisation appropriés seront utilisés par l'employé pour l'utilisation interne des informations médicales protégées et pour la divulgation externe des informations médicales protégées, comme indiqué en annexe. Les informations suivantes seront incluses dans le formulaire d'autorisation, mais le contenu n'est pas limité à cela :
    
   1. Une description des informations qui seront utilisées ou divulguées,
       
   2. L'identification de la ou des personnes autorisées à effectuer l'utilisation ou la divulgation demandée,
       
   3. Une date d'expiration ou un événement lié à la personne ou à l'objectif de l'utilisation ou de la divulgation,
       
   4. Une déclaration du droit de la personne à révoquer l'autorisation,
       
   5. Signature de l'employé et date de signature,
       
   6. Doit être rédigé dans un langage simple.
       
3. La signature de l'employé et la date de signature doivent figurer sur le formulaire d'autorisation. Toutes les parties du formulaire d'autorisation doivent être remplies pour que l'autorisation soit considérée comme valide.
    
4. Si un patient refuse de signer, le responsable de la protection de la vie privée interviendra si nécessaire.
    
5. Une copie du formulaire d'autorisation dûment rempli sera remise à l'employé.
    
6. Une autorisation n'est valable que pour un seul cas (utilisation ou divulgation). Une nouvelle autorisation signée est donc nécessaire lorsque toute autre utilisation ou divulgation appropriée des informations médicales protégées est justifiée.
    
7. Un employé peut révoquer une autorisation à tout moment (décider de ne pas autoriser l'utilisation et la divulgation). La révocation doit être faite par écrit et conservée dans le dossier de l'employé. Si l'autorisation a déjà été obtenue et que l'utilisation ou la divulgation a été effectuée, le responsable de la protection de la vie privée doit être informé si une révocation est reçue par la suite. Si l'utilisation ou la divulgation n'a pas été effectuée, toutes les activités liées à l'utilisation et à la divulgation doivent cesser, et le responsable de la protection de la vie privée doit être informé de la révocation.
    
8. Toutes les demandes de divulgation nécessitant une autorisation seront transmises au partenaire commercial pour examen et approbation. Minnetonka ISD #276 suivra les instructions du partenaire commercial dès leur réception.
    
9. Une autorisation n'est pas nécessaire pour divulguer les informations médicales protégées d'une personne dans les cas suivants, sans toutefois s'y limiter :
    
   1. Agences de recouvrement.
       
   2. Processeurs de relevés.
       
   3. Compagnies d'assurance et tiers payeurs.
       
   4. Partenaires commerciaux.
       
   5. Compagnies d'assurance automobile.
       
   6. Chambres de compensation.
       
   7. Exceptions d'intérêt public telles qu'énumérées dans la politique relative aux divulgations requises par la loi dans le présent manuel.
       
      1. Si l'on a des doutes quant à la nécessité d'une autorisation, il convient d'en informer le responsable de la protection de la vie privée.
          
      2. Les autorisations seront conservées sous forme papier dans un endroit accessible et documentées dès leur réception. La documentation doit comprendre :
         1. Employé effectuant la notation.
             
         2. Pourquoi l'autorisation a été obtenue.
             
         3. Documentation attestant la réception d'un formulaire d'autorisation valide.
             
         4. Actions réalisées grâce à l'autorisation reçue.
             
         5. Date de réception de l'autorisation.

Référence: §§164.506)a) ; 164.512 ; 164.508(a-f) ; 164.520

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Politique n° 425.16 HIPAA – Divulgation générale avec avis

Divulgation générale avec avis

Objectif: Fournir des conseils concernant les utilisations et/ou divulgations autorisées des informations médicales protégées (PHI).

Politique: Minnetonka ISD #276 utilise et divulgue les informations médicales protégées (PHI) à des fins de traitement, de paiement et d'exploitation (TPO), comme indiqué dans la présente politique et conformément à la règle de confidentialité.

Procédure:

1. La règle de confidentialité autorise Minnetonka ISD #276 à utiliser et à divulguer les informations médicales protégées d'un membre sans obtenir au préalable son autorisation pour mettre en œuvre la TPO. Voici quelques exemples d'utilisation et de divulgation des informations médicales protégées :
    
   1. En rapport avec le traitement, le paiement des opérations de soins de santé.
       
   2. Activités thérapeutiques d'un prestataire de soins de santé.
       
   3. Une autre entité couverte ou un prestataire de soins de santé pour les activités de paiement de l'entité qui reçoit les informations médicales protégées.
       
   4. Une autre entité couverte pour les opérations de soins de santé de l'entité qui reçoit les PHI, si toutes les conditions suivantes sont remplies :
       
   5. Minnetonka ISD #276 et l'entité destinataire ont ou ont eu une relation avec le membre qui fait l'objet des informations médicales protégées demandées ;
       
   6. Les RMP concernent cette relation ; et
       
   7. La divulgation est effectuée soit dans le but de détecter les fraudes et les abus en matière de soins de santé, soit dans le but de garantir la conformité ; ou
       
   8. À l'une des fins suivantes :
       
      1. Mener des activités d'évaluation et d'amélioration de la qualité, y compris l'évaluation des résultats et l'élaboration de directives cliniques.
          
      2. Examiner les compétences ou les qualifications des professionnels de santé, évaluer les performances des praticiens et des prestataires, ainsi que les performances des régimes de santé.

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Politique n° 425.17 HIPAA – Personnes décédées

Personnes décédées

Objectif: établir les protocoles selon lesquels les informations médicales protégées ou les informations relatives au compte peuvent être communiquées aux représentants personnels des personnes décédées.

Politique: Minnetonka ISD #276 autorisera la divulgation des informations médicales protégées (PHI) ou des informations relatives au compte d'une personne à un représentant personnel d'une personne décédée, conformément à la réglementation sur la confidentialité prévue à l'article §164.502.

Procédure:

1. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 autorisera l'accès aux dossiers par un représentant personnel d'une personne décédée uniquement lorsque les documents appropriés attestant de son statut auront été fournis.
    
2. Tous les employés du district scolaire Minnetonka ISD #276 devront obtenir des documents attestant leur qualité d'exécuteur testamentaire, d'administrateur ou toute autre autorité applicable leur permettant d'agir au nom d'une personne décédée ou de sa succession avant que des informations relatives à un compte ou des informations médicales protégées puissent leur être communiquées.
    
3. Toutes les autres demandes d'informations concernant une personne décédée seront transmises à l'entité compétente.
    
4. S'il n'existe aucune preuve attestant que le représentant personnel est habilité à recevoir ces informations en tant qu'exécuteur testamentaire ou autre mandataire, l'employé en informera le responsable de la protection de la vie privée.

Référence: §§164.502(f) ; 164.502(g)(4) ; 164.512(g)

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Politique n° 425.18 HIPAA – Vérification des demandes d'accès aux informations médicales protégées (PHI)

Vérification des demandes d'accès aux informations médicales protégées

Objectif: établir les protocoles selon lesquels l'identité des personnes demandant des informations médicales protégées (PHI) est autorisée à recevoir ces informations.

Politique: Minnetonka ISD #276 autorisera la divulgation des informations médicales protégées (PHI) ou des informations relatives au compte d'une personne à cette dernière uniquement après avoir procédé à une vérification raisonnable et appropriée de son identité.

Procédure:

1. Les employés de Minnetonka ISD #276 ne communiqueront les informations relatives au compte ou les informations médicales protégées à une personne qu'après avoir obtenu les réponses aux questions de vérification appropriées :
    
   1. Date de naissance, ou
       
   2. Numéro de sécurité sociale, et
       
   3. Date du ou des services concernés.
       
2. Si la personne en question est un adulte qui fait la demande au nom d'un mineur, les informations supplémentaires suivantes doivent être obtenues :
    
   1. Date de naissance de l'enfant,
       
   2. b. Nom de la personne qui fait la demande et lien de parenté avec l'enfant.
       
3. Si la personne est un représentant personnel désigné, la politique et la procédure relatives aux représentants personnels doivent être respectées.
    
4. Les informations médicales protégées communiquées à une personne seront limitées aux éléments inclus dans ses activités de remboursement. Cela comprend, sans s'y limiter : les informations relatives à l'assurance, les informations démographiques, l'état de la demande de remboursement, les demandes de paiement et les services fournis. Toutes les demandes d'informations cliniques et autres seront transmises à l'entité appropriée dont proviennent les informations médicales protégées.
    
5. Si la personne qui demande les informations médicales protégées est un fonctionnaire, l'employé en informera le responsable de la confidentialité et agira conformément à la section 164.512(a). La divulgation d'informations à des fonctionnaires ne peut avoir lieu que dans certaines circonstances sans l'autorisation de la personne concernée, notamment, mais sans s'y limiter :
    
   1. La demande du fonctionnaire est faite en personne et une preuve de son statut gouvernemental est présentée.
       
   2. Si la demande est faite par écrit et sur papier à en-tête officiel.
       
   3. Si la divulgation est faite à une personne agissant au nom d'un fonctionnaire public et disposant des documents appropriés prouvant qu'elle travaille pour le compte d'un fonctionnaire public.
       
   4. Si la demande est faite dans le cadre d'une procédure judiciaire, d'un mandat, d'une assignation à comparaître, d'une ordonnance ou de toute autre procédure judiciaire émise par un grand jury ou un tribunal judiciaire ou administratif.
       
6. Toute comptabilisation nécessaire de la divulgation sera effectuée conformément à la politique et à la procédure comptables en matière de divulgation.

Référence: §§164.514(h) ; 164.512(a) ; 164.512(f) ; 164.502(f) ; 164.510(b)

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Politique n° 425.19 HIPAA – Utilisation et divulgation ; employeur/promoteur du régime

Utilisation et divulgation : Employeur/promoteur du régime

Objectif: Afin de permettre à Minnetonka ISD #276 d'examiner les informations médicales protégées (PHI) à des fins d'appel de réclamations, d'audit de réclamations et à d'autres fins administratives sans avoir besoin d'une autorisation individuelle, Minnetonka ISD #276 doit modifier les documents relatifs au régime autofinancé afin d'y inclure les dispositions requises par la réglementation en matière de confidentialité.

Politique: Minnetonka ISD #276 modifiera les documents du plan conformément aux réglementations en matière de confidentialité et certifiera que ces modifications ont été apportées avant que le plan (ou d'autres entités couvertes) ne puisse lui divulguer des informations médicales protégées.

Procédure:

Le district scolaire Minnetonka ISD #276 modifiera les documents relatifs à son régime autofinancé afin d'y intégrer les dispositions suivantes requises par la réglementation en matière de confidentialité.

Chacun des régimes couverts doit :

1. Décrivez comment le promoteur du régime peut (et, dans certains cas, doit) utiliser ou divulguer les renseignements médicaux protégés. Ces utilisations et divulgations ne doivent pas être incompatibles avec les règles de confidentialité.
    
   1. Prévoir que le promoteur du régime n'utilisera pas les renseignements médicaux protégés à des fins non prévues dans le régime ou non exigées par la loi. Le régime doit expressément interdire au promoteur du régime d'utiliser ou de divulguer les renseignements médicaux protégés pour prendre des décisions liées à l'emploi ou dans le cadre d'autres régimes.
       
2. Exiger du promoteur du régime qu'il informe le régime lorsqu'il constate des utilisations abusives et des divulgations inappropriées de renseignements médicaux protégés.
    
3. Veiller à ce que les personnes aient un accès approprié à leurs propres renseignements médicaux protégés et à ce que le promoteur du régime modifie ces renseignements, le cas échéant, sur demande.
    
4. Exiger du promoteur du régime qu'il tienne une comptabilité appropriée des divulgations de renseignements médicaux protégés.
    
5. Exiger du promoteur du régime qu'il mette ses pratiques internes, ses livres et ses registres à la disposition du HHS.
    
6. Exiger du promoteur du régime qu'il identifie les employés (ou catégories d'employés) et autres personnes ayant accès aux renseignements médicaux protégés et qu'il restreigne l'accès à ces employés et autres personnes.
    
7. Mettre en place un mécanisme permettant de résoudre les problèmes liés au non-respect des exigences relatives aux documents du régime.
    
8. Exiger du promoteur du régime qu'il s'assure que les agents, y compris les sous-traitants, auxquels il fournit des renseignements médicaux protégés acceptent les mêmes restrictions et conditions.
    
9. Prévoir que, si possible, le promoteur du régime retournera ou détruira toutes les informations médicales protégées reçues du régime lorsqu'elles ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs de la divulgation.
    
10. Le promoteur du régime doit certifier que les documents du régime ont été modifiés de manière appropriée avant que le régime (ou d'autres entités couvertes) puisse lui divulguer des informations médicales protégées.

Référence: §164.504(b)(c) ; 164.504(f)(1-3) ;
          §164.508(a) ; 164.508(b)(4)(A-B) ; 164.514(g) ; 164.504(f)
164.528

DISTRICT SCOLAIRE PUBLIC DE MINNETONKA

Politique n° 425.20 HIPAA – Exigée par la loi

Exigé par la loi

Objectif: Identifier les cas dans lesquels l'utilisation et la divulgation des informations médicales protégées d'une personne seront autorisées sans consentement, autorisation ou possibilité d'accepter ou de refuser.

Politique: Minnetonka ISD #276 n'autorisera la divulgation des informations médicales protégées qu'avec le consentement, l'autorisation ou la possibilité pour la personne concernée d'accepter ou de refuser, si cela répond aux exigences de la section §164.512.

Procédure:

1. Minnetonka ISD #276 autorisera l'utilisation ou la divulgation des informations médicales protégées sans autorisation ou accord de la personne concernée, sur instruction du partenaire commercial, aux fins suivantes :
    
   1. Activités de santé publique telles que décrites au §164.512(b)(1-2).
       
   2. Victimes d'abus, de négligence ou de violence domestique conformément à l'article 164.512 (c).
       
   3. À des fins d'application de la loi conformément à l'article 164.512(f).
       
   4. PHI concernant les personnes décédées conformément à l'article 164.512(g).
       
   5. Dons d'organes ou de tissus conformément à l'article 164.512(h)
       
   6. Fins de recherche conformément à l'article 164.512(i).
       
   7. Aversion pour les menaces graves pour la santé ou la sécurité conformément à l'article 164.512(j).
       
   8. Fonctions gouvernementales spécialisées conformément à l'article 164.512 (k).
      
      Une vérification appropriée de l'entité demandant les informations médicales protégées sera effectuée avant la divulgation (badge d'identification, lettre à en-tête officielle, etc.). Ces « exceptions d'intérêt public » sont requises par la loi, et le partenaire commercial déterminera la divulgation des informations médicales protégées dans ces cas. Tous les employés de Minnetonka ISD #276 doivent consulter le responsable de la confidentialité s'ils reçoivent des demandes d'informations de la part de ces entités. Tous les documents appropriés seront conservés dans le dossier de l'employé conformément à la politique de divulgation.
       
2. Minnetonka ISD #276 autorisera l'utilisation ou la divulgation des informations médicales protégées sans l'autorisation ou l'accord de la personne concernée dans les cas suivants, conformément à l'article §164.512 :
   1. Pour les activités de surveillance sanitaire. Minnetonka ISD #276 autorisera la divulgation des informations médicales protégées à un organisme de surveillance sanitaire pour les activités autorisées par la loi, notamment :
       
      1. Audits.
          
      2. Procédures ou actions civiles, administratives ou pénales ; et
          
      3. Les autres activités comprennent la surveillance du système de santé, les programmes gouvernementaux d'aide sociale pour lesquels les informations médicales protégées sont pertinentes pour déterminer l'éligibilité des bénéficiaires, les entités soumises à des programmes réglementaires gouvernementaux pour lesquels les informations médicales sont nécessaires afin de déterminer la conformité aux normes des programmes.
          
   2. Pour les procédures judiciaires et administratives. Minnetonka ISD #276 autorisera la divulgation des informations médicales protégées dans le cadre de toute procédure judiciaire ou administrative avec preuve des éléments suivants :
       
      1. Ordonnance du tribunal judiciaire ou administratif (uniquement les informations demandées dans l'ordonnance).
          
      2. En cas de citation à comparaître, de demande de communication de pièces ou de toute autre procédure légale ne faisant pas l'objet d'une ordonnance du tribunal, Minnetonka ISD #276 transmettra la demande à son partenaire commercial.
          
   3. Indemnisation des accidents du travail. Minnetonka ISD #276 divulguera les informations médicales protégées dans la mesure nécessaire pour se conformer aux lois relatives à l'indemnisation des accidents du travail ou à des programmes similaires qui fournissent des prestations pour les blessures ou maladies liées au travail, sans tenir compte de la responsabilité.
      
      Le responsable de la confidentialité doit traiter toutes les demandes susmentionnées. Ces divulgations ne peuvent être effectuées qu'à des fins de surveillance sanitaire et ne sont pas autorisées dans le cadre d'enquêtes ou d'autres activités dans lesquelles la personne fait l'objet de l'enquête ou de l'activité. Tous les documents appropriés relatifs à la divulgation seront conservés dans le dossier de l'employé, conformément à la politique de comptabilisation des divulgations. Toutes les vérifications d'identité appropriées seront effectuées avant que la divulgation des informations médicales protégées ne soit initiée.
       
3. Dans tous les cas, seules les informations médicales protégées strictement nécessaires seront divulguées. Pour les entités énumérées au point n° 2, les informations demandées peuvent être considérées comme strictement nécessaires.

Référence: §§164.501 ; 164.512 ; 164.502(b)(2)(iv) ;
164.514(d)(3)(iii)(A) ; 164.514(h)(1)