DISTRICT SCOLAIRE PUBLIC DE MINNETONKA

Politique n° 425.9 HIPAA – Demande de modification

Demande de modification

Objectif: Établir des lignes directrices concernant le droit de toute personne de demander la modification de ses données médicales protégées.

Politique: Le district scolaire indépendant de Minnetonka n° 276 autorise toute personne à demander la modification de ses données médicales protégées, sauf si la présente politique ou la loi l'interdit.

Procédure:

1. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka donnera suite à toute demande d'un employé visant à modifier ses données médicales protégées dans un délai de 60 jours à compter de la réception de la demande.
    
2. Les modifications que le district scolaire n° 276 de Minnetonka apportera au PHI concerneront, entre autres, les données suivantes :
    
   1. Données démographiques des patients.
       
   2. Informations sur l'assurance.
       
3. Si le délai de 60 jours ne peut être respecté, le service transmettra au patient une déclaration écrite exposant les raisons du retard et indiquant la date à laquelle la demande sera traitée. Cela prolongera le délai de 60 jours supplémentaires.
    
4. Si une modification est apportée aux informations médicales protégées (DMP) d'une personne (changement de données personnelles, ajout d'informations personnelles, etc.), l'employé informera le patient de cette modification dans les meilleurs délais. L'employé indiquera également au patient les personnes ou entités avec lesquelles cette modification sera partagée.
    
5. Toutes les autres entités concernées par la modification des informations médicales protégées (PHI), telle que déterminée par le district scolaire n° 276 de Minnetonka et communiquée à l'employé, seront informées de cette modification. Les personnes et entités désignées par l'employé seront également informées. Cela inclut, sans s'y limiter :
    
   1. Groupes médicaux.
       
   2. Hôpitaux, centres d'imagerie médicale, centres de soins ambulatoires.
       
   3. Agences de recouvrement.
       
   4. Sociétés de traitement des relevés.
       
   5. Compagnies d'assurance concernées.
      
      Si le district scolaire de Minnetonka (ISD #276) est informé par une autre entité concernée d'une modification des informations médicales protégées (PHI) d'un patient, il procédera à cette modification dans le dossier de l'employé conformément à l'article 164.526(e).
       
6. Si la demande de modification concerne des éléments autres que ceux énumérés au point (2) ci-dessus, l'employé sera orienté vers l'auteur des informations médicales protégées (PHI). Le district scolaire Minnetonka ISD #276 renverra l'employé vers l'hôpital, le partenaire commercial ou tout autre tiers compétent afin qu'il demande la modification de ses informations médicales protégées (PHI). Voici quelques exemples de cas de ce type :
    
   1. Modifications apportées aux formulaires de consentement : hôpital, partenaire commercial ou centre où le consentement a été donné.
       
   2. Modifications apportées aux dossiers médicaux ou aux rapports de diagnostic : hôpitaux ou établissements de santé, selon le cas.
       
7. Si, malgré tout ce qui précède, le district scolaire n° 276 de Minnetonka reçoit une demande de modification des données médicales protégées d'un employé, qu'aucune des situations susmentionnées ne s'applique et qu'un refus semble probable, le responsable de la protection de la vie privée doit être informé de la situation.
    
8. Conformément à la réglementation, un refus de la demande ne peut être prononcé que s'il est établi que les informations médicales protégées concernées :
    
   1. N'a pas été créé par le district scolaire n° 276 de Minnetonka.
       
   2. Ces informations ne font pas partie du dossier médical désigné.
       
   3. est exact et complet.
       
9. Si une déclaration de désaccord a été soumise, le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka joindra, après en avoir été informé par le partenaire commercial, ces informations à toute communication future des informations médicales protégées (PHI) concernées par ce désaccord. Si aucune déclaration de désaccord n'a été soumise, la demande de modification et le refus seront joints à toute communication future des informations médicales protégées (PHI) concernées par ce désaccord, uniquement si la personne concernée en a fait la demande.
    
10. Toutes les démarches susmentionnées relatives à la soumission d'un refus par les partenaires commerciaux seront traitées avec l'aide du responsable de la protection des données.

Réf.: §164.524

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Politique n° 425.10 HIPAA – Demande d'informations confidentielles

Demander des informations confidentielles

Objectif: Établir des lignes directrices concernant le droit de toute personne de demander que les informations médicales protégées lui soient communiquées par le biais de communications confidentielles.

Politique: Le district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka autorise toute personne à demander que des informations médicales protégées (PHI) lui soient communiquées par le biais de communications confidentielles, conformément à la norme de confidentialité.

Procédure:

11. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka donnera suite à toute demande d'un employé souhaitant que les communications se fassent de manière confidentielle (par le biais d'autres lieux ou de moyens de communication) en contactant le partenaire commercial. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka ne donnera pas directement suite à une demande de cette nature émanant d'un particulier concernant la divulgation de ses informations médicales protégées.
     
12. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka suivra les instructions du partenaire commercial une fois que la demande de communications confidentielles aura été soumise.
     
13. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka se conformera à toutes les instructions données par le partenaire commercial, de manière à respecter les exigences de la réglementation en matière de protection de la vie privée :
     
    1. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 peut demander à la personne concernée de formuler par écrit une demande de communication confidentielle. Une note relative à cette demande sera conservée par le district scolaire Minnetonka ISD #276 et versée au dossier de l'employé. Aucune justification de la demande ne peut être exigée.
        
    2. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 évaluera le caractère raisonnable de la demande au regard des difficultés administratives qu'elle pourrait entraîner. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 suivra toutes les instructions fournies par l'employé concernant les autres moyens de communication qu'il souhaite utiliser. Les employés transmettront toutes les demandes au responsable de la protection de la vie privée.

Référence: § 164.522(b) ; 164.502(h)

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Politique n° 425.11 HIPAA – Demande de restriction des divulgations

Demande de limitation de la divulgation

Objectif: Établir des lignes directrices concernant le droit de toute personne de demander des restrictions quant à la divulgation de ses informations médicales protégées (PHI) dans le cadre des soins, du paiement et de la gestion des services de santé.

Politique: Le district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka autorise toute personne à demander que la divulgation de ses informations médicales protégées (PHI) soit limitée aux fins de traitement, de paiement et de gestion des soins de santé, conformément à la norme de confidentialité.

Procédure:

14. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka ne donnera suite à la demande d'un employé visant à limiter la divulgation de ses informations médicales protégées qu'après avoir transmis cette demande ou orienté l'employé vers le partenaire commercial afin que celui-ci l'approuve.
     
15. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka suivra les instructions du partenaire commercial une fois que celui-ci aura donné suite à la demande de restriction de divulgation.
     
16. Le district scolaire indépendant de Minnetonka n° 276 se conformera à toutes les instructions de son partenaire commercial, de manière à respecter les exigences de la réglementation en matière de confidentialité conformément aux articles 164.522(a) et 164.510(b), telles que définies par le responsable de la protection des données du district scolaire indépendant de Minnetonka n° 276. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 consignera toutes les restrictions de divulgation dans le dossier de l'employé. La demande de restriction de divulgation elle-même ne sera pas communiquée à des tiers dans ce cas, sauf instruction contraire du partenaire commercial. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 ne transmettra que les informations médicales protégées (PHI) révisées nécessaires à tous les tiers concernés avec lesquels il traite, notamment : les agences de recouvrement, les sociétés de traitement des relevés, les compagnies d'assurance, etc.
     
17. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka respectera les demandes directes de restriction de la divulgation concernant :
     
    1. La personne qui demande la restriction sollicite que les informations de facturation et les données démographiques ne soient pas communiquées à des tiers, à condition que cela n'affecte pas le remboursement (par exemple, les relevés ou les factures des patients ne seront envoyés qu'à une adresse spécifique, etc.). Le service de facturation du Minnetonka ISD #276 veillera alors à ce que seules les informations pertinentes soient transmises aux tiers concernés, tels que les agences de recouvrement et la société chargée du traitement des relevés. La demande de restriction de divulgation elle-même ne sera transmise directement à aucune partie externe, sauf sur instruction du partenaire commercial ou de l'employé.
       
       Si les deux parties, Minnetonka ISD #276 et l'employé, s'accordent sur la restriction de divulgation, celle-ci sera consignée dans le dossier de l'employé.
        
18. Si un employé demande la levée d'une restriction de divulgation ne concernant pas les informations mentionnées au point 4 ci-dessus, la demande de levée sera transmise au partenaire commercial. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 suivra alors toutes les instructions du partenaire commercial, conformément à la réglementation sur la protection de la vie privée 164.522(a)(2). La documentation relative à cette levée sera conservée dans le dossier de l'employé.
     
19. Si un employé demande la levée d'une restriction relative à la divulgation des informations médicales protégées (PHI) mentionnée au point 4 ci-dessus, le district scolaire Minnetonka ISD #276 exigera que cette demande soit formulée par écrit, et la documentation relative à cette restriction sera versée au dossier de l'employé.

Référence: § 164.522(a)

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Politique n° 425.12 HIPAA – Informations strictement nécessaires

Informations minimales requises

Objectif: Établir des lignes directrices concernant les restrictions relatives à l'accès des personnes aux informations médicales protégées (PHI) au sein du district scolaire n° 276 de Minnetonka.

Politique: Le district scolaire indépendant de Minnetonka n° 276 n'autorisera l'accès qu'aux données médicales protégées (PHI) strictement nécessaires à l'accomplissement des tâches ou des responsabilités qui incombent à une personne.

Procédure:

1. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka n'autorisera la transmission des données médicales protégées (PHI) qu'aux services et catégories de personnel qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches spécifiques. Le personnel aura accès aux informations suivantes, nécessaires à l'exercice de ses fonctions :
    
   1. Données démographiques des patients.
       
   2. Informations relatives au formulaire de déclaration de sinistre et pièces jointes.
       
   3. Les rapports et dossiers médicaux obtenus auprès d'un partenaire commercial et d'entités concernées, qui sont nécessaires au codage et à la facturation des tiers payeurs.
       
   4. Explications des prestations et autres courriers émanant de tiers payeurs, notamment les organismes d'indemnisation des accidents du travail, les compagnies d'assurance automobile, etc.
       
   5. Correspondance des employés concernant les questions de remboursement.
       
   6. Correspondance relative aux dépôts bancaires.
       
   7. Correspondance relative aux remboursements émanant d'agences de recouvrement, de sociétés de traitement des relevés et de sociétés de codage externes
      
      Les employés dont les fonctions impliquent la préparation, le règlement ou la mise en œuvre d'activités liées aux remboursements seront autorisés à accéder aux informations susmentionnées.
       
2. Le responsable de la protection des données aura accès aux informations susmentionnées afin d'exercer les fonctions de gestion et de gestion des remboursements qui lui incombent dans le cadre des opérations de paiement et de soins de santé pour le compte du district scolaire n° 276 de Minnetonka.
    
3. En cas de litige concernant l'accès aux informations médicales protégées (PHI), le responsable de la protection de la vie privée en sera informé et une décision sera prise quant aux éléments de ces informations qu'un employé est autorisé à consulter. En cas de doute concernant l'accès, l'avis d'un conseiller juridique sera sollicité.
    
4. Si l'on soupçonne une ou plusieurs personnes d'avoir enfreint délibérément la politique relative au principe de minimisation, le délégué à la protection des données en sera informé. En fonction de la gravité et de l'intention de l'infraction, la politique et les procédures en matière de sanctions à l'encontre des employés seront appliquées.

Référence : § 164.502(b) ; 164.514(d)

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Politique n° 425.13 HIPAA – Représentant du personnel

Représentant personnel

Objectif: Établir des lignes directrices relatives à la communication des informations médicales protégées aux personnes concernées et à leurs représentants légaux.

Politique: Le district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka autorisera la divulgation des informations médicales protégées (PHI) aux personnes concernées ou à celles désignées comme représentants légaux de ces personnes, conformément à la loi.

Procédure:

1. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka autorisera la communication des informations médicales protégées (PHI) à la personne concernée par ces informations.
    
2. Les informations médicales protégées (PHI) communiquées à une personne par un employé du district scolaire n° 276 de Minnetonka se limiteront aux éléments figurant dans son dossier personnel. Cela comprend, sans s'y limiter : les données démographiques du patient, les informations relatives à l'assurance, l'état du compte de l'employé, les informations financières et l'état des remboursements de son compte, ainsi que les services fournis. Pour toute demande concernant les rapports cliniques, les diagnostics ou toute autre question relative au dossier médical, la personne sera orientée vers le partenaire commercial ou toute autre entité compétente.
    
3. Afin de vérifier l'identité de la personne avant de communiquer par téléphone ou par tout autre moyen des informations médicales protégées (PHI) ou des informations relatives à son compte, les éléments suivants seront recueillis à des fins de vérification d'identité :
   1. Date de naissance, ou
       
   2. numéro de sécurité sociale, et
       
   3. Date du service concerné.
      
      Si l'identité ne peut être vérifiée par ces moyens, aucune information ne sera communiquée.
       
4. Les représentants légaux ne se verront communiquer les informations médicales protégées (PHI) ou les informations relatives au compte d'une personne qu'en vertu de la disposition 164.502(g) et sur présentation d'une procuration dûment signée. Si, en vertu de la législation de l'État, une personne est habilitée à agir au nom d'une personne qui est :
    
   1. Adulte ou mineur émancipé,
       
   2. Personne décédée,
       
   3. Représentant légal au sens de la législation de l'État : les informations médicales protégées (PHI) ou les informations relatives au compte ne seront communiquées aux représentants légaux susmentionnés que sur présentation des documents requis et ne concerneront que les informations énumérées au point 2 ci-dessus.
       
5. Si un employé a des doutes quant à l'opportunité de communiquer des informations médicales protégées (PHI) ou des informations relatives à un compte à un représentant personnel désigné, il convient d'en informer le responsable de la protection de la vie privée.

Référence: §§ 164.502(g) ; 164.524 ; 164.528 ; 164.510(b)

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Politique n° 425.14 HIPAA – Partenaires commerciaux

Partenaires commerciaux

Objectif: Mettre en place des contrats de partenariat avec les entités qui exercent, pour le compte du district scolaire n° 276 de Minnetonka, des fonctions impliquant l'utilisation de données médicales protégées.

Politique: Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka conclura des contrats de partenariat commercial avec toutes les personnes physiques et morales qui utilisent des informations médicales protégées (PHI) et y ont accès dans le cadre d'activités menées pour le compte du district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka.

Procédure:

1. Le contrat de partenariat ci-joint servira à conclure un accord contractuel avec toutes les entités externes qui exercent des fonctions pour le compte du district scolaire Minnetonka ISD #276 et qui impliquent l'utilisation ou l'accès aux données médicales personnelles (PHI) des individus. Ce contrat ne peut être modifié qu'après examen par les personnes suivantes : le responsable de la protection de la vie privée ou le président du conseil d'administration du district scolaire Minnetonka ISD #276.
    
2. Tous les contrats conclus avec des partenaires commerciaux seront examinés et devront porter la signature d'un responsable hiérarchique, selon ce que le délégué à la protection des données jugera approprié.
    
3. Une copie du contrat de partenariat sera conservée au service administratif du district scolaire n° 276 de Minnetonka.
    
4. Si un employé du district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka soupçonne une violation du contrat de partenariat par le partenaire commercial, il doit contacter le responsable de la protection de la vie privée, qui prendra les mesures nécessaires conformément à l'article 164.504(e)(1)(ii).
    
5. En cas de doute quant à la nécessité pour une entité de signer un contrat de partenariat, le responsable de la protection des données en sera informé et déterminera le statut de partenaire conformément à la définition figurant à l'article 160.103.
    
6. Si le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka est invité à conclure un contrat de partenariat commercial avec une autre entité concernée ou toute autre entité, toutes les demandes de renseignements et tous les contrats relèveront de la responsabilité finale du délégué à la protection des données. Une fois le contrat de partenariat commercial signé par le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka, tous les employés amenés à traiter avec le partenaire commercial devront prendre connaissance des dispositions dudit contrat et s'y conformer.

Référence: §§ 164.504(f) ; 164.510(b)(2) ; 164.510 ; 164.504(e)

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Politique n° 425.15 HIPAA – Autorisations et formulaires d'autorisation

Autorisations et formulaires d'autorisation

Objectif: Obtenir l'autorisation d'un employé lorsque cela est nécessaire.

Politique: Le district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka obtiendra l'autorisation écrite de la personne concernée, signée et datée par celle-ci, pour toute utilisation ou divulgation d'informations médicales protégées qui ne relève pas de fins de paiement, de traitement ou de gestion des soins de santé et qui ne constitue pas une exception d'intérêt public telle que prévue à l'article §164.512.

Procédure:

1. Tous les employés du district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka doivent utiliser le formulaire d'autorisation prévu à cet effet pour la divulgation des informations médicales protégées, tel qu'il figure dans la présente politique. L'autorisation ne doit en aucun cas figurer sur une page contenant un autre document.
    
2. Les formulaires d'autorisation appropriés, tels qu'ils figurent en annexe, seront utilisés par l'employé pour l'utilisation interne des informations médicales protégées ainsi que pour leur divulgation à des tiers. Le formulaire d'autorisation comprendra les informations suivantes, sans que cette liste soit exhaustive :
    
   1. Une description des informations qui seront utilisées ou divulguées,
       
   2. L'identification de la ou des personnes autorisées à procéder à l'utilisation ou à la divulgation demandée,
       
   3. une date d'expiration ou un événement lié à la personne concernée ou à la finalité de l'utilisation ou de la communication,
       
   4. Une mention du droit de la personne concernée de révoquer l'autorisation,
       
   5. Signature de l'employé et date de la signature,
       
   6. Le texte doit être rédigé dans un langage simple.
       
3. La signature de l'employé et la date de signature doivent figurer sur le formulaire d'autorisation. Toutes les rubriques du formulaire d'autorisation doivent être remplies pour que celui-ci soit considéré comme valide.
    
4. Si un patient refuse de signer, le responsable de la protection des données interviendra si nécessaire.
    
5. Une copie du formulaire d'autorisation dûment rempli sera remise à l'employé.
    
6. Une autorisation n'est valable que pour un seul cas (utilisation ou divulgation) ; par conséquent, une nouvelle autorisation signée est nécessaire dès lors qu'une autre utilisation ou divulgation appropriée des informations médicales protégées s'avère nécessaire.
    
7. Un employé peut révoquer une autorisation à tout moment (décider de ne plus autoriser l'utilisation et la communication des données). La révocation doit être formulée par écrit et conservée dans le dossier de l'employé. Si l'autorisation a déjà été obtenue et que l'utilisation ou la communication a eu lieu, le responsable de la protection de la vie privée doit en être informé si une révocation est reçue par la suite. Si l'utilisation ou la communication n'a pas encore eu lieu, toutes les activités liées à l'utilisation et à la communication doivent cesser, et le responsable de la protection de la vie privée doit être informé de la révocation.
    
8. Toutes les demandes de divulgation nécessitant une autorisation seront transmises au partenaire commercial pour examen et approbation. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 se conformera aux instructions du partenaire commercial dès leur réception.
    
9. Une autorisation n'est pas requise pour la divulgation des informations médicales protégées (PHI) d'une personne dans les cas suivants, sans que cette liste soit exhaustive :
    
   1. Agences de recouvrement.
       
   2. Processeurs de déclarations.
       
   3. Les compagnies d'assurance et les organismes payeurs.
       
   4. Partenaires commerciaux.
       
   5. Compagnies d'assurance automobile.
       
   6. Chambres de compensation.
       
   7. Les exceptions d'intérêt public énumérées dans les informations que la loi impose de divulguer, conformément à la politique énoncée dans le présent manuel.
       
      1. En cas de doute quant à la nécessité d'une autorisation, il convient d'en informer le délégué à la protection des données.
          
      2. Les autorisations seront conservées sous forme papier dans un endroit facilement accessible et leur réception sera consignée. La documentation devra comprendre :
         1. Employé chargé de la saisie.
             
         2. Pourquoi cette autorisation a-t-elle été obtenue ?
             
         3. Justificatif de la réception d'un formulaire d'autorisation valide.
             
         4. Actions menées à bien grâce à l'autorisation obtenue.
             
         5. Date de réception de l'autorisation.

Réf.: §§ 164.506)a) ; 164.512 ; 164.508(a-f) ; 164.520

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Politique n° 425.16 HIPAA – Divulgation générale avec notification

Mention générale accompagnée d'un avis

Objectif: Fournir des orientations concernant les utilisations et/ou les divulgations autorisées des informations médicales protégées.

Politique: Le district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka utilise et communique les informations médicales protégées (PHI) à des fins de soins, de paiement et d'administration (TPO), conformément à la présente politique et à la règle de confidentialité.

Procédure:

1. La règle relative à la confidentialité autorise le district scolaire Minnetonka ISD #276 à utiliser et à divulguer les informations médicales protégées (PHI) d'un membre sans avoir préalablement obtenu son autorisation, afin de mener à bien le programme TPO. Voici quelques exemples d'utilisation et de divulgation des informations médicales protégées (PHI) :
    
   1. Dans le cadre des soins médicaux et des opérations liées aux soins de santé.
       
   2. Activités thérapeutiques d'un professionnel de santé.
       
   3. Une autre entité concernée ou un prestataire de soins de santé, dans le cadre des activités de paiement de l'entité qui reçoit les informations médicales protégées.
       
   4. Une autre entité concernée, dans le cadre des activités de soins de santé de l'entité qui reçoit les informations médicales protégées, si toutes les conditions suivantes sont remplies :
       
   5. Tant le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka que l'entité destinataire entretiennent ou ont entretenu une relation avec la personne concernée par les informations médicales protégées faisant l'objet de la demande ;
       
   6. Les informations médicales protégées (PHI) concernent cette relation ; et
       
   7. La divulgation a pour but soit la détection des fraudes et des abus dans le domaine des soins de santé, soit la mise en conformité ; ou
       
   8. Aux fins suivantes :
       
      1. Mener des activités d'évaluation et d'amélioration de la qualité, notamment l'évaluation des résultats et l'élaboration de recommandations cliniques.
          
      2. Vérifier les compétences ou les qualifications des professionnels de santé, évaluer les performances des praticiens et des prestataires, ainsi que celles des régimes d'assurance maladie.

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Politique n° 425.17 HIPAA – Personnes décédées

Personnes décédées

Objectif: Définir les procédures selon lesquelles les informations médicales protégées (PHI) ou les informations relatives aux comptes peuvent être communiquées aux représentants légaux des personnes décédées.

Politique: Le district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka autorise la divulgation des informations médicales protégées (PHI) ou des informations relatives au compte d'une personne à un représentant légal d'une personne décédée, conformément à la réglementation sur la protection de la vie privée prévue à l'article §164.502.

Procédure:

1. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka n'autorisera l'accès aux dossiers par un représentant légal d'une personne décédée que si les documents justifiant ce statut ont été fournis.
    
2. Tous les employés du district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka devront fournir des documents attestant de leur qualité d'exécuteur testamentaire, d'administrateur ou de toute autre autorité habilitée à agir au nom d'une personne décédée ou de sa succession avant que des informations relatives à un compte ou des données médicales protégées ne puissent leur être communiquées.
    
3. Toute autre demande concernant les informations relatives à une personne décédée sera transmise à l'organisme compétent.
    
4. En l'absence de preuve attestant de la qualité d'exécuteur testamentaire ou de toute autre habilitation permettant au représentant légal de recevoir ces informations, l'employé en informera le responsable de la protection des données.

Référence: §§ 164.502(f) ; 164.502(g)(4) ; 164.512(g)

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Politique n° 425.18 HIPAA – Vérification des demandes d'accès aux informations médicales protégées (PHI)

Vérification des demandes d'accès aux informations médicales protégées

Objectif: Définir les procédures permettant de vérifier que les personnes qui demandent des informations médicales protégées (PHI) sont bien autorisées à les recevoir.

Politique: Le district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka n'autorisera la divulgation des informations médicales protégées (PHI) ou des informations relatives au compte d'une personne à cette dernière qu'après une vérification appropriée et raisonnable de son identité.

Procédure:

1. Les employés du district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka ne communiqueront des informations relatives à un compte ou des données médicales personnelles qu'après avoir obtenu les réponses aux questions de vérification appropriées :
    
   1. Date de naissance, ou
       
   2. numéro de sécurité sociale, et
       
   3. Date(s) du ou des services en question.
       
2. Si la personne en question est un adulte agissant au nom d'un mineur, les informations supplémentaires suivantes doivent être fournies :
    
   1. Date de naissance de l'enfant,
       
   2. b. Nom de la personne qui effectue la demande et lien de parenté avec l'enfant.
       
3. Si la personne est un représentant désigné, il convient de respecter la politique et la procédure applicables aux représentants désignés.
    
4. Les informations médicales protégées (PHI) communiquées à une personne se limiteront aux éléments relevant de ses activités de remboursement. Cela comprend, sans s'y limiter : les informations relatives à l'assurance, les données démographiques, l'état d'avancement de la demande de remboursement, les demandes de renseignements sur les paiements et les services fournis. Toutes les demandes d'informations cliniques ou autres seront transmises à l'entité compétente d'où proviennent les informations médicales protégées (PHI).
    
5. Si la personne qui demande des informations médicales protégées est un agent public, l'employé en informera le responsable de la protection de la vie privée et agira conformément à l'article 164.512(a). La communication d'informations à des agents publics ne peut avoir lieu sans l'autorisation de la personne concernée que dans certaines circonstances, notamment, mais sans s'y limiter :
    
   1. La demande du fonctionnaire est présentée en personne et celui-ci doit justifier de son statut officiel.
       
   2. Si la demande est formulée par écrit et sur du papier à en-tête officiel.
       
   3. Si la divulgation est faite à une personne agissant pour le compte d'un fonctionnaire et que celle-ci dispose des documents appropriés prouvant qu'elle agit pour le compte dudit fonctionnaire.
       
   4. Si la demande est présentée dans le cadre d'une procédure judiciaire, d'un mandat, d'une assignation à comparaître, d'une ordonnance ou de toute autre mesure judiciaire émanant d'un grand jury ou d'une juridiction judiciaire ou administrative.
       
6. Toute déclaration requise sera effectuée conformément à la politique et à la procédure en matière de déclaration.

Référence: §§ 164.514(h) ; 164.512(a) ; 164.512(f) ; 164.502(f) ; 164.510(b)

DISTRICT SCOLAIRE PUBLIC DE MINNETONKA

Politique n° 425.19 HIPAA – Utilisation et divulgation ; employeur/promoteur du régime

Utilisation et divulgation : employeur/promoteur du régime

Objectif: Afin de permettre au district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka (Minnetonka ISD #276) de consulter les informations médicales protégées (PHI) dans le cadre de recours en matière de demandes de remboursement, d'audits de demandes de remboursement et à d'autres fins administratives sans avoir à obtenir l'autorisation de chaque personne concernée, le Minnetonka ISD #276 devrait modifier les documents relatifs à son régime d'assurance autofinancé afin d'y intégrer les dispositions requises par la réglementation en matière de protection de la vie privée

Politique: Le district scolaire indépendant (ISD) n° 276 de Minnetonka modifiera les documents du plan conformément aux dispositions réglementaires en matière de protection de la vie privée et certifiera que ces modifications ont été apportées avant que le plan (ou toute autre entité concernée) ne puisse lui communiquer des informations médicales protégées (PHI).

Procédure:

Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka modifiera les documents relatifs à son régime autofinancé afin d'y intégrer les dispositions suivantes, requises par la réglementation en matière de protection de la vie privée.

Chaque régime concerné doit :

1. Décrivez comment le promoteur du régime peut (et, dans certains cas, doit) utiliser ou divulguer des informations médicales protégées. Ces utilisations et divulgations ne doivent pas être contraires aux règles de confidentialité.
    
   1. Il convient de préciser que le promoteur du régime n'utilisera pas les informations médicales protégées (PHI) à des fins non prévues par le régime ou non requises par la loi. Le régime doit expressément interdire au promoteur d'utiliser ou de divulguer ces informations dans le cadre de décisions liées à l'emploi ou en relation avec d'autres régimes.
       
2. Exiger du promoteur du régime qu'il informe le régime dès qu'il a connaissance d'utilisations abusives ou de divulgations inappropriées de données médicales protégées.
    
3. Prévoir que les personnes concernées aient un accès approprié à leurs propres informations médicales protégées et que le promoteur du régime procède, le cas échéant, à la modification de ces informations sur demande.
    
4. Exiger du promoteur du régime qu'il tienne une comptabilité adéquate des divulgations des informations médicales protégées.
    
5. Exiger du promoteur du régime qu'il mette ses pratiques internes, ses livres comptables et ses registres à la disposition du HHS.
    
6. Exiger du promoteur du régime qu'il identifie les employés (ou catégories d'employés) et les autres personnes ayant accès aux informations médicales protégées (PHI) et qu'il limite cet accès à ces employés et autres personnes.
    
7. Mettre en place un mécanisme permettant de résoudre les problèmes liés au non-respect des exigences prévues dans les documents du régime.
    
8. Exiger du promoteur du régime qu'il s'assure que les mandataires, y compris les sous-traitants, auxquels il communique des informations médicales protégées (PHI), acceptent les mêmes restrictions et conditions.
    
9. Prévoir que, dans la mesure du possible, le promoteur du régime restitue ou détruise toutes les informations médicales protégées (PHI) reçues du régime dès lors qu'elles ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs de la divulgation.
    
10. Le promoteur du régime doit certifier que les documents du régime ont été dûment modifiés avant que le régime (ou toute autre entité concernée) ne puisse lui communiquer des informations médicales protégées.

Réf.: §164.504(b)(c) ; 164.504(f)(1-3) ;
          §164.508(a) ; 164.508(b)(4)(A-B) ; 164.514(g) ; 164.504(f)
164.528

DISTRICT SCOLAIRE PUBLIC DE MINNETONKA

Politique n° 425.20 HIPAA – Exigée par la loi

Obligatoire en vertu de la loi

Objectif: Identifier les cas dans lesquels l'utilisation et la divulgation des informations médicales protégées (PHI) d'une personne auront lieu sans consentement, sans autorisation ou sans possibilité pour cette personne d'accepter ou de s'y opposer.

Politique: Le district scolaire indépendant de Minnetonka n° 276 n'autorisera la divulgation des informations médicales protégées (PHI) qu'avec le consentement ou l'autorisation de la personne concernée, ou en lui donnant la possibilité d'accepter ou de s'y opposer, si cela répond aux exigences de l'article §164.512.

Procédure:

1. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka autorisera l'utilisation ou la divulgation des informations médicales protégées (PHI) sans autorisation ni accord de la personne concernée, sur instruction du partenaire commercial, aux fins suivantes :
    
   1. Les activités de santé publique telles que décrites à l'article 164.512(b)(1-2).
       
   2. Les victimes de maltraitance, de négligence ou de violence domestique au sens de l'article 164.512, paragraphe c).
       
   3. À des fins d'application de la loi, conformément à l'article 164.512(f).
       
   4. Données médicales protégées concernant les personnes décédées, conformément à l'article 164.512(g).
       
   5. Dons d'organes ou de tissus conformément à l'article 164.512(h)
       
   6. À des fins de recherche, conformément à l'article 164.512(i).
       
   7. Prévention d'une menace grave pour la santé ou la sécurité, conformément à l'article 164.512(j).
       
   8. Fonctions gouvernementales spécialisées au sens de l'article 164.512 (k).
      
      Une vérification appropriée de l'entité demandant les informations médicales protégées (PHI) sera effectuée avant toute divulgation (badge d'identification, lettre à en-tête officiel, etc.). Ces « exceptions d'intérêt public » sont requises par la loi, et c'est le partenaire commercial qui décidera de la divulgation des informations médicales protégées dans ces cas. Tous les employés du Minnetonka ISD #276 doivent consulter le responsable de la protection de la vie privée s'ils reçoivent des demandes d'informations de la part de ces entités. Tous les documents appropriés seront conservés dans le dossier de l'employé conformément à la politique de comptabilisation des divulgations.
       
2. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka autorisera l'utilisation ou la divulgation des informations médicales protégées (PHI) sans autorisation ni consentement de la personne concernée dans les cas suivants, conformément à l'article 164.512 :
   1. Dans le cadre des activités de contrôle sanitaire. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka transmettra des informations médicales protégées (PHI) à un organisme de contrôle sanitaire pour les activités autorisées par la loi, notamment :
       
      1. Audits.
          
      2. les procédures ou actions civiles, administratives ou pénales ; et
          
      3. Parmi les autres activités figurent la surveillance du système de santé, les programmes d'aide publique pour lesquels les informations médicales protégées (PHI) sont pertinentes pour déterminer l'éligibilité des bénéficiaires, ainsi que les entités soumises à des programmes réglementaires publics pour lesquelles ces informations sont nécessaires afin de vérifier le respect des normes applicables.
          
   2. Dans le cadre de procédures judiciaires et administratives. Le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka autorisera la divulgation des informations médicales protégées (PHI) dans le cadre de toute procédure judiciaire ou administrative, à condition que les éléments suivants soient prouvés :
       
      1. Décision d'un tribunal judiciaire ou administratif (uniquement les informations demandées dans le cadre de cette décision).
          
      2. En cas d'assignation à comparaître, de demande de communication de pièces ou de toute autre procédure légale ne faisant pas l'objet d'une ordonnance du tribunal, le district scolaire Minnetonka ISD #276 transmettra la demande à son partenaire commercial.
          
   3. Indemnisation des accidents du travail. Le district scolaire Minnetonka ISD #276 divulguera des informations médicales protégées (PHI) dans la mesure nécessaire pour se conformer aux lois relatives à l'indemnisation des accidents du travail ou à des programmes similaires qui accordent des prestations en cas d'accident ou de maladie liés au travail, sans égard à la responsabilité.
      
      Le responsable de la protection de la vie privée doit traiter toutes les demandes susmentionnées. Ces divulgations ne peuvent être effectuées qu'à des fins de contrôle sanitaire et ne sont pas autorisées dans le cadre d'enquêtes ou d'autres activités dont la personne concernée est l'objet. Tous les documents appropriés relatifs à la divulgation seront conservés dans le dossier de l'employé conformément à la politique de comptabilisation des divulgations. Toutes les vérifications d'identité appropriées seront effectuées avant que la divulgation des PHI ne soit initiée.
       
3. En toutes circonstances, seules les données médicales personnelles strictement nécessaires seront communiquées. Pour les entités énumérées au point 2, les informations demandées peuvent être considérées comme le minimum nécessaire.

Réf.: §§164.501 ; 164.512 ; 164.502(b)(2)(iv) ;
164.514(d)(3)(iii)(A) ; 164.514(h)(1)