I. ÉNONCÉ DE POLITIQUE

Le district scolaire reconnaît sa responsabilité en ce qui concerne la collecte, la maintenance et la diffusion des données publiques, comme le prévoient les lois de l'État. L'objectif de cette politique est de fournir des conseils aux employés du district scolaire quant à la diffusion autorisée de ces données.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

Le district scolaire se conformera aux exigences de la loi sur les pratiques en matière de données du gouvernement du Minnesota (Minnesota Government Data Practices Act, Minn. Stat. Ch. 13, MGDPA) et des règles du Minnesota (Minn. Rules Parts 1205.0100-1205.2000) pour répondre aux demandes d'accès aux données publiques.

III. DÉFINITIONS

1. Données confidentielles sur les personnes
   
   Données non rendues publiques en vertu d'une loi ou d'une réglementation fédérale applicable à ces données et inaccessibles à la personne concernée par ces données.
    
2. Données sur les personnes
   
   Toutes les données gouvernementales dans lesquelles une personne est ou peut être identifiée comme le sujet de ces données, sauf s'il peut être clairement démontré que l'apparition du nom ou d'autres données d'identification n'est qu'accessoire aux données et que celles-ci ne sont pas accessibles par le nom ou d'autres données d'identification d'une personne.
    
3. Responsable de la conformité des pratiques en matière de données
   
   Le responsable de la conformité des pratiques en matière de données est l'employé désigné du district scolaire auquel les personnes peuvent adresser leurs questions ou préoccupations concernant les problèmes d'accès aux données ou d'autres problèmes liés aux pratiques en matière de données. L'autorité responsable peut être le responsable de la conformité des pratiques en matière de données.
    
4. 
   
   des données gouvernementales Les « données gouvernementales » désignent toutes les informations enregistrées dont dispose le district scolaire, y compris les documents papier, les courriels, les clés USB, les CD, les DVD, les photographies, etc.
    
5. 
   
   individuelle Le terme « individu » désigne une personne physique. Dans le cas d'un mineur ou d'une personne incapable telle que définie dans la section 524.5-102 des statuts du Minnesota, sous-section 6, le terme « personne physique » inclut un parent ou un tuteur ou une personne agissant en tant que parent ou tuteur en l'absence d'un parent ou d'un tuteur, sauf si l'autorité responsable décide de ne pas divulguer les données aux parents ou tuteurs, ou aux personnes agissant en tant que parents ou tuteurs en l'absence de parents ou tuteurs, à la demande du mineur, si l'autorité responsable estime que la non-divulgation des données est dans l'intérêt supérieur du mineur.
    
6. 
   
   d'inspection Le terme « inspection » désigne l'inspection visuelle de documents papier et de types similaires de données gouvernementales. L'inspection n'inclut pas l'impression de copies par le district scolaire, sauf si l'impression d'une copie est le seul moyen de permettre l'inspection des données.
    
7. 
   
   de données non publiques Données non personnelles établies par une loi ou une réglementation fédérale applicable aux données : (a) non accessibles au public ; et (b) accessibles à la personne concernée, le cas échéant, par les données.
    
8. Données non publiques
   
   Toute donnée gouvernementale classée par la loi, la législation fédérale ou une classification temporaire comme confidentielle, privée, non publique ou protégée non publique.
    
9. Données privées sur les personnes physiques
   
   Données rendues publiques par la loi ou la législation fédérale applicable aux données : (a) non publiques ; et (b) accessibles à la personne physique concernée par ces données.
    
10. Données non publiques protégées
    
    Données ne concernant pas des personnes physiques, rendues (a) non publiques et (b) inaccessibles à la personne concernée par les données en vertu d'une loi ou d'une réglementation fédérale applicable à ces données.
     
11. 
    
    des données publiques « Données publiques » désigne toutes les données gouvernementales collectées, créées, reçues, conservées ou diffusées par le district scolaire, sauf si elles sont classées par la loi, par une classification temporaire, conformément à la loi ou à la législation fédérale, comme non publiques ou protégées non publiques ; ou, en ce qui concerne les données sur les personnes, comme privées ou confidentielles.
     
12. Autorité responsable
    
    La personne désignée par le conseil scolaire comme responsable de la collecte, de l'utilisation et de la diffusion de tout ensemble de données sur des personnes, de données gouvernementales ou de données récapitulatives, sauf disposition contraire de la loi de l'État. Jusqu'à ce qu'une personne soit désignée par le conseil scolaire, l'autorité responsable est le surintendant.
     
13. 
    
    des données sommaires Les dossiers et rapports statistiques dérivés de données sur des personnes, mais dans lesquels celles-ci ne sont pas identifiées et à partir desquels il n'est pas possible de déterminer leur identité ni aucune autre caractéristique permettant de les identifier de manière unique. À moins d'être classées conformément à la section 13.06 des statuts du Minnesota, à un autre statut ou à une loi fédérale, les données sommaires sont publiques.

IV. AUTORITÉ RESPONSABLE, RESPONSABLE DE LA CONFORMITÉ DES PRATIQUES EN MATIÈRE DE DONNÉES

Le district scolaire a désigné le surintendant des écoles comme autorité responsable de la conservation et de la sécurité des dossiers du district scolaire, et le surintendant adjoint ou directeur exécutif des ressources humaines comme responsable de la conformité des pratiques en matière de données, à qui l'on peut adresser des questions ou des préoccupations concernant l'accès aux données, les droits des personnes concernées par les données ou d'autres questions relatives aux pratiques en matière de données. Les questions concernant les pratiques et procédures du district scolaire en matière de confidentialité des données doivent être adressées au responsable des pratiques en matière de données.

1. L'autorité responsable mettra en place des procédures afin de garantir que le district réponde rapidement aux demandes de données gouvernementales.

V. DONNÉES RELATIVES À UNE PERSONNE CONCERNÉE

1. La collecte et le stockage de toutes les données relatives aux personnes, ainsi que l'utilisation et la diffusion de données privées et confidentielles les concernant, doivent être limités à ce qui est nécessaire pour l'administration et la gestion des programmes spécifiquement autorisés par le législateur ou le district scolaire, ou imposés par le gouvernement fédéral.
    
2. Les données privées ou confidentielles concernant un individu ne doivent pas être collectées, stockées, utilisées ou diffusées par le district scolaire à des fins autres que celles indiquées à l'individu au moment de la collecte, conformément à la section 13.04 des statuts du Minnesota, sauf dans les cas prévus à la section 13.05, subdivision 4, des statuts du Minnesota.
    
3. Sur demande adressée à l'autorité responsable ou à son représentant, toute personne doit être informée si elle fait l'objet de données stockées sur des personnes physiques et si ces données sont classées comme publiques, privées ou confidentielles. Sur demande supplémentaire, toute personne faisant l'objet de données privées ou publiques stockées sur des personnes physiques doit pouvoir consulter ces données sans frais et, si elle le souhaite, être informée du contenu et de la signification de ces données.
    
4. Une fois que les données privées ont été communiquées à une personne et que celle-ci a été informée de leur signification, elles ne doivent pas lui être divulguées pendant les six mois suivants, sauf si un litige ou une action en justice en vertu de la présente section est en cours ou si des données supplémentaires sur cette personne ont été collectées ou créées.
    
5. L'autorité responsable ou son représentant doit fournir des copies des données privées ou publiques à la demande de la personne concernée par ces données. L'autorité responsable ou son représentant peut exiger de la personne qui en fait la demande qu'elle paie les frais réels liés à la réalisation et à la certification des copies.
    
6. L'autorité responsable ou son représentant doit se conformer immédiatement, si possible, à toute demande faite en vertu de la présente subdivision, ou dans les dix jours suivant la date de la demande, à l'exclusion des samedis, dimanches et jours fériés, si la conformité immédiate n'est pas possible.
    
7. Une personne concernée par les données peut contester l'exactitude ou l'exhaustivité des données publiques ou privées. Pour exercer ce droit, la personne doit notifier par écrit à l'autorité responsable la nature du désaccord. Dans un délai de 30 jours, l'autorité compétente doit soit : (1) corriger les données jugées inexactes ou incomplètes et tenter d'en informer les destinataires antérieurs, y compris ceux désignés par la personne concernée ; soit (2) informer la personne concernée que l'autorité estime que les données sont exactes. Les données litigieuses ne peuvent être divulguées que si la déclaration de désaccord de la personne concernée est jointe aux données divulguées.
    
8. La décision de l'autorité responsable peut faire l'objet d'un recours conformément aux dispositions de la loi sur les procédures administratives relatives aux affaires contestées. Dès réception d'un recours formé par un particulier, le commissaire doit, avant de rendre l'ordonnance et de notifier la tenue d'une audience relative à l'affaire contestée, comme l'exige le chapitre 14 des statuts du Minnesota, tenter de résoudre le litige par l'éducation, la concertation, la conciliation ou la persuasion. Si les parties y consentent, le commissaire peut renvoyer l'affaire en médiation. À l'issue de ces efforts, le commissaire rejette l'appel ou rend l'ordonnance et la notification d'audience.
    
9. Les données relatives aux personnes qui ont été contestées avec succès par un individu doivent être complétées, corrigées ou détruites par une entité gouvernementale sans tenir compte des exigences de l'article 138.17 des statuts du Minnesota.
    
10. Après avoir complété, corrigé ou détruit les données contestées avec succès, le district scolaire peut conserver une copie de l'ordonnance du commissaire à l'administration rendue en vertu du chapitre 14 des statuts du Minnesota ou, si aucune ordonnance n'a été rendue, un résumé du litige entre les parties qui ne contient aucun détail sur les données contestées avec succès.

VI. DEMANDES DE DONNÉES PAR UNE PERSONNE CONCERNÉE PAR LES DONNÉES

1. Toutes les demandes relatives aux données individuelles doivent être adressées par écrit au responsable de la conformité des pratiques en matière de données.
    
2. Une demande de données individuelles doit inclure les informations suivantes :
    
   1. Déclaration indiquant que l'on fait une demande en tant que personne concernée pour obtenir des données sur soi-même ou sur un élève dont on est le parent ou le tuteur ;
       
   2. Date à laquelle la demande est faite ;
       
   3. Une description claire des données demandées ;
       
   4. Preuve que la personne est la personne concernée ou le parent ou tuteur de la personne concernée ;
       
   5. Identification de la forme sous laquelle les données doivent être fournies (par exemple, inspection, copie, inspection et copie, etc.) ; et
       
   6. Moyen de contacter le demandeur (numéro de téléphone, adresse postale ou adresse électronique, par exemple).
       
3. L'autorité responsable peut demander des précisions au demandeur si la demande n'est pas claire avant de répondre à la demande de données.
    
4. La politique 515 (Protection et confidentialité des dossiers scolaires) traite les demandes des élèves ou de leurs parents concernant les dossiers et les données scolaires.

VII. DEMANDES DE DONNÉES PUBLIQUES

1. Toutes les demandes d'accès aux données publiques doivent être formulées par écrit et adressées au responsable de la conformité des pratiques en matière de données.
    
   1. Une demande d'accès à des données publiques doit inclure les informations suivantes :
       
      1. Date à laquelle la demande est faite ;
          
      2. Une description claire des données demandées ;
          
      3. Identification de la forme sous laquelle les données doivent être fournies (par exemple, inspection, copie, inspection et copie, etc.) ; et
          
      4. Moyen de contacter le demandeur (numéro de téléphone, adresse postale ou adresse électronique, par exemple).
          
   2. Sauf autorisation expresse prévue par la loi, le demandeur n'est pas tenu de révéler son identité ni d'expliquer la raison de sa demande. Il peut toutefois être invité à fournir certaines informations permettant de l'identifier ou de clarifier sa demande, dans le seul but de faciliter l'accès aux données.
       
   3. Une demande d'accès à des données publiques, y compris l'identité du demandeur, si elle est fournie, est publique.
       
   4. Le responsable de la conformité des pratiques en matière de données peut demander des précisions au demandeur si la demande n'est pas claire avant de répondre à la demande de données.
       
2. Le responsable de la conformité des pratiques en matière de données répondra à toute demande relative aux données dans des délais et lieux raisonnables, comme suit :
    
   1. Le responsable de la conformité des pratiques en matière de données informera le demandeur par écrit comme suit :
       
      1. Les données demandées n'existent pas ; ou
          
      2. Les données demandées existent, mais tout ou partie de celles-ci ne sont pas accessibles au demandeur ; ou
          
         1. Si le responsable de la conformité des pratiques en matière de données détermine que les données demandées sont classifiées et que l'accès au demandeur est donc refusé, l'autorité compétente informera le demandeur de cette décision par écrit, dès que possible, et citera l'article spécifique de la loi, la classification temporaire ou la disposition spécifique de la loi fédérale sur laquelle la décision est fondée.
             
         2. À la demande d'un demandeur qui s'est vu refuser l'accès aux données, le responsable de la conformité des pratiques en matière de données certifie par écrit que la demande a été refusée et cite l'article spécifique de la loi, la classification temporaire ou la disposition spécifique de la loi fédérale sur laquelle le refus est fondé.
             
      3. Les données demandées existent et prévoir des dispositions pour leur consultation, indiquer quand elles seront disponibles pour être récupérées ou préciser qu'elles seront envoyées par courrier. Si le demandeur ne se présente pas à l'heure et au lieu fixés pour la consultation des données ou si celles-ci ne sont pas récupérées dans les dix (10) jours ouvrables suivant la notification au demandeur, le district scolaire conclura que les données ne sont plus souhaitées et considérera la demande comme close.
          
   2. Le délai de réponse du district scolaire peut être influencé par l'ampleur et la complexité de la demande en question, y compris les modifications nécessaires des données, ainsi que par le nombre de demandes formulées au cours d'une période donnée.
       
   3. Le district scolaire fournira, sur demande, une explication des termes techniques, abréviations ou acronymes contenus dans les données fournies.
       
   4. Le district scolaire n'est pas tenu par la MGDPA de créer ou de collecter de nouvelles données en réponse à une demande de données, ni de fournir des données pertinentes sous une forme ou dans un format spécifique si le district scolaire ne conserve pas les données sous cette forme ou dans ce format.
       
   5. Le district scolaire n'est pas tenu de répondre aux questions qui ne concernent pas une demande de données particulière ou des demandes de données en général.

VIII. DEMANDE DE DONNÉES SOMMAIRES

1. La demande de préparation des données récapitulatives doit être adressée par écrit à l'autorité compétente.
    
   1. Une demande de préparation de données récapitulatives doit inclure les informations suivantes :
       
      1. Date à laquelle la demande est faite ;
          
      2. Une description claire des données demandées ;
      3. Identifiez la forme sous laquelle les données doivent être fournies (par exemple, consultation, copie, consultation et copie, etc.) ; et
          
      4. Moyen de contacter le demandeur (numéro de téléphone, adresse ou adresse électronique).
          
2. L'autorité responsable répondra dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception d'une demande de préparation de données sommaires et informera le demandeur des éléments suivants :
    
   1. Les coûts estimés de la préparation des données récapitulatives, le cas échéant ; et
       
   2. Les données récapitulatives demandées ; ou
       
   3. Une déclaration écrite décrivant le calendrier de préparation des données récapitulatives demandées, y compris les raisons de tout retard éventuel ; ou
       
   4. Une déclaration écrite décrivant les raisons pour lesquelles l'autorité responsable a déterminé que l'accès demandé par le demandeur compromettrait les données privées ou confidentielles.
       
3. Le district scolaire exigera du demandeur qu'il paie à l'avance tout ou partie du coût de préparation des données récapitulatives avant que le district scolaire ne commence à préparer ces données.

IX. FRAIS

1. Données publiques
    
   1. Le district scolaire facturera les copies fournies comme suit :
       
      1. Les copies noir et blanc, au format lettre ou légal, de 100 pages ou moins seront facturées 25 cents pour une copie recto et 50 cents pour une copie recto verso.
          
      2. Les demandes de plus de 100 pages ou copies sur d'autres supports sont facturées sur la base du coût réel de la recherche et de la récupération des données et de la réalisation des copies, sauf si le coût est spécifiquement fixé par la loi ou la réglementation.
          
         1. Le coût réel de la réalisation des copies comprend le temps de travail des employés, le coût des supports sur lesquels les données sont copiées et les frais d'envoi (le cas échéant).
             
         2. De plus, si le district scolaire n'a pas la capacité de faire les copies, par exemple des photographies, le coût réel payé par le district scolaire à un fournisseur externe sera facturé.
             
   2. Tous les frais doivent être réglés en espèces ou par chèque bancaire/mandat postal avant la réception des copies.
       
2. Données récapitulatives
    
   1. Tous les frais engagés pour la préparation des données résumées sont à la charge du demandeur avant la préparation ou la fourniture des données résumées.
       
   2. Le district scolaire peut évaluer les coûts liés à la préparation des données récapitulatives comme suit :
       
      1. Le coût des matériaux, y compris le papier ; le coût de la main-d'œuvre nécessaire à la préparation des données récapitulatives ; tout barème de frais de copie standard établi par le district scolaire, tous les frais spéciaux nécessaires à la production de ces copies à partir d'un système d'archivage informatisé, y compris les ordinateurs et les systèmes de microfilms ;
          
      2.  Le district scolaire peut tenir compte de la valeur raisonnable des données récapitulatives préparées et, le cas échéant, réduire les coûts facturés au demandeur.
          
3. Données appartenant à un sujet individuel
    
   1. L'autorité responsable ou son représentant peut exiger de la personne qui fait la demande qu'elle paie les frais réels liés à la réalisation et à la certification des copies.
      
      L'autorité responsable ne facturera aucun frais à la personne concernée dans les cas où celle-ci souhaite uniquement consulter des données privées.

X. Examen annuel et publication

1. L'autorité responsable doit rédiger une politique écrite relative à l'accès aux données et une politique écrite relative aux droits des personnes concernées (y compris les procédures spécifiques utilisées par le district scolaire pour permettre aux personnes concernées d'accéder aux données publiques ou privées les concernant). L'autorité responsable doit mettre à jour ces politiques, si nécessaire, au plus tard le 1er août de chaque année, et à tout autre moment si nécessaire, afin de refléter les changements de personnel, de procédures ou d'autres circonstances ayant une incidence sur la capacité du public à accéder aux données.
    
2. Des exemplaires des politiques doivent être facilement accessibles au public, soit en distribuant des exemplaires gratuits, soit en affichant les politiques dans un endroit bien visible du district scolaire, facilement accessible au public, soit en les publiant sur le site web du district scolaire.

Adopté le 5/11/2008
Révisé le 16/12/2021
Adopté le 6/1/2022
Révisé le 27/10/2022
Adopté le 31/11/2022