1.0 OBJET

Une communication efficace est essentielle au succès continu du district scolaire de Minnetonka. L'objectif de cette politique est d'assurer une communication bidirectionnelle efficace et axée sur les résultats qui renforce la sensibilisation, la compréhension, l'intérêt et le soutien envers les élèves, le personnel, les programmes et les objectifs du district, une communauté d'apprentissage qui inspire tout le monde à exceller.

2.0 ÉNONCÉ GÉNÉRAL DE POLITIQUE

Une communication efficace dans le district vise à établir des relations entre un organisme éducatif et ses publics internes et externes. Il s'agit d'une fonction de gestion planifiée et systématique, fondée sur des pratiques éthiques et conçue pour aider à améliorer les programmes, les services et la réputation du district. Elle repose sur une communication bidirectionnelle dont l'objectif est de favoriser une meilleure compréhension des objectifs, des réalisations et des besoins de l'organisme dans l'accomplissement de sa mission auprès des élèves. Elle nécessite d'interpréter les attitudes, les opinions et les croyances du public, afin que le conseil scolaire et l'administration puissent identifier et aider à élaborer des programmes, des politiques et des procédures qui bénéficieront d'une large compréhension et d'un large soutien, favorisant ainsi la réussite des élèves.

Chaque décision et chaque action au sein de l'organisation peut avoir un impact sur les relations que le district entretient avec ses parties prenantes, améliorant ou nuisant ainsi à la capacité du district à remplir sa mission envers les élèves. Le plan de communication du district ne peut être efficace que si tous les membres de l'organisation acceptent la responsabilité de communiquer efficacement, d'établir des relations, de promouvoir l'organisation et de servir d'ambassadeurs du district lorsqu'ils rencontrent et saluent des personnes dans le cadre de leur travail quotidien.

3.0 DOMAINES DE RESPONSABILITÉ

Un programme planifié, systématique et continu de communication bidirectionnelle relève de la responsabilité commune de tous les membres du conseil d'administration et des employés du district.

3.1 Le conseil scolaire est chargé de mettre en place un programme de communication bidirectionnel planifié et efficace. Le conseil adoptera et maintiendra une vision, une déclaration de mission et un plan stratégique pour le district scolaire. Le conseil scolaire maintiendra un bureau de communication afin de s'assurer que les objectifs et les activités de communication sont conformes à la vision du conseil, au plan stratégique du district et aux objectifs annuels. Le conseil scolaire autorisera l'utilisation de fonds publics pour soutenir les objectifs adoptés.

Le conseil scolaire communique par le biais d'un vote ou du consentement public de la majorité des membres du conseil. Le président du conseil scolaire, ou son représentant, est le porte-parole du conseil. Les membres du conseil scolaire doivent tout mettre en œuvre pour défendre les intérêts des élèves du district, promouvoir la réussite du district, maintenir une grande visibilité et une grande disponibilité auprès des électeurs, assurer une communication ouverte et rapide avec le surintendant et inspirer les autres par leurs paroles et leurs actions.

3.2 L'élaboration et la mise en œuvre du programme de communication du district relèvent de la responsabilité du surintendant et/ou de son représentant. Le surintendant est le principal interlocuteur du conseil scolaire. Il veille à la transparence et à la réactivité vis-à-vis du public, maintient une grande visibilité et une grande disponibilité auprès du personnel et de la communauté, est le principal porte-parole de la vision, de la mission et des objectifs du district scolaire, et rencontre régulièrement les parents, les élèves, le personnel et les dirigeants communautaires afin de faciliter la communication bidirectionnelle.

3.3 Le directeur de la communication est le principal porte-parole du district, désigné par le surintendant. Le personnel chargé de la communication est responsable du développement opérationnel et de la mise en œuvre des plans de communication du district, en particulier en ce qui concerne les questions complexes ou controversées. Le bureau de la communication veille à la cohérence, à la rapidité et à l'exactitude des communications du district.

3.4 La responsabilité des communications au niveau de l'établissement ou du département incombe au directeur ou au responsable du département. Les directeurs et les responsables hiérarchiques donnent le ton ou définissent la culture en matière de communication et de relations au sein d'un établissement ou d'un département. Ils sont les principaux vecteurs d'information pour les employés et les parties prenantes. Le personnel de chaque établissement ou département communiquera de manière opportune et efficace avec les employés, les élèves et les familles.

3.5 Tous les employés scolaires agissent en tant que représentants du district dans le cadre de leur travail quotidien. Les employés ont la responsabilité de communiquer de manière précise et efficace au sujet de leur école, du district ou des questions relevant de leur domaine de responsabilité et de leurs connaissances professionnelles. Ils ne doivent pas tenter de répondre à la place d'autres personnes, ni discuter de sujets qu'ils ne connaissent pas ou qui ne relèvent pas du domaine de responsabilité de l'école ou du département. Les employés du district doivent faire les efforts nécessaires pour bien connaître le district, ses programmes, ses services, ses réalisations, ses défis, ses projets et ses priorités.

4.0 EXIGENCES

4.1 Toutes les communications du district respecteront les normes les plus élevées en matière de communication efficace.

4.1.1 La communication sera guidée par la recherche de la vérité, de l'exactitude et de l'équité. Aucune information erronée ne sera jamais diffusée intentionnellement. Toute diffusion involontaire d'informations erronées sera rectifiée immédiatement après sa découverte.

4.1.2 La vie privée et la réputation des élèves, des familles et des employés seront respectées et protégées. Les informations susceptibles de nuire à la réputation des élèves ou des membres du personnel ne seront pas divulguées, sauf dans les cas prévus par la loi ou par d'autres politiques du Conseil.

4.1.3 Le comportement, les attitudes et les actions des employés du district et des membres du conseil scolaire seront conformes à des normes éthiques élevées (en public et en privé).

4.1.4 Un langage positif, un dialogue en face à face et une communication personnalisée seront fréquemment utilisés comme moyens de communication les plus efficaces pour susciter les attitudes et les comportements souhaités.

4.1.5 Le district utilisera les technologies de communication appropriées pour communiquer efficacement avec les parties prenantes et les impliquer.

4.1.6 Le district s'efforcera de faire preuve de transparence dans ses prises de décision, fournira un accès approprié aux informations publiques et respectera l'idéal de la libre recherche et les opinions d'autrui.

4.1.6 Toutes les communications importantes, les initiatives de changement ou les nouveaux programmes feront l'objet d'un plan de communication écrit qui anticipe les problèmes, les besoins et les attentes des parties prenantes, en plus des besoins du district.

4.2 Objectifs du programme de communication.

4.2.1 Mobiliser les employés et les parties prenantes en tant qu'ambassadeurs du district scolaire de Minnetonka.

4.2.2 Impliquer activement les parents, les élèves et le personnel dans le processus d'apprentissage.

4.2.3 Sensibiliser, faire comprendre et obtenir le soutien nécessaire à la réalisation de la mission, des buts et des objectifs du district.

4.2.4 Assurer une communication bidirectionnelle, en interprétant l'organisation auprès de ses publics et en interprétant le public (valeurs, opinions et attitudes) auprès du district.

4.2.5 Célébrer les réussites et les contributions des étudiants, du personnel et des membres de la communauté.

4.2.6 Promouvoir les écoles publiques de Minnetonka comme un district scolaire de classe mondiale et l'un des meilleurs districts scolaires du Minnesota et du pays.

4.2.7 Veiller à ce que des stratégies de communication efficaces soient mises en œuvre dans l'ensemble du district.