1.0 OBJET

Une communication efficace est essentielle au succès durable du district scolaire de Minnetonka. L'objectif de cette politique est de garantir une communication bidirectionnelle efficace et axée sur les résultats, qui renforce la sensibilisation, la compréhension, l'intérêt et le soutien envers les élèves, le personnel, les programmes et les objectifs du district – une communauté d'apprentissage qui incite chacun à se dépasser.

2.0 PRINCIPES GÉNÉRAUX

Une communication efficace au sein du district vise à établir des relations entre l'organisme éducatif et ses publics internes et externes. Il s'agit d'une fonction de gestion planifiée et systématique, fondée sur des pratiques éthiques et conçue pour contribuer à l'amélioration des programmes, des services et de la réputation du district. Elle repose sur une communication bidirectionnelle dont l'objectif est de favoriser une meilleure compréhension des objectifs, des réalisations et des besoins de l'organisme dans l'accomplissement de sa mission envers les élèves. Elle nécessite d'interpréter les attitudes, les opinions et les convictions du public, afin que le Conseil scolaire et l'administration puissent identifier et contribuer à l'élaboration de programmes, de politiques et de procédures qui bénéficieront d'une large compréhension et d'un large soutien, favorisant ainsi la réussite des élèves.

Chaque décision et chaque action au sein de l'organisation peut avoir une incidence sur les relations que le District entretient avec ses parties prenantes, ce qui peut soit renforcer, soit compromettre sa capacité à remplir sa mission envers les élèves. Le plan de communication du District ne peut être efficace que si tous les membres de l'organisation assument leur responsabilité en matière de communication, de création de liens, de promotion de l'organisation et jouent le rôle d'ambassadeurs du District lorsqu'ils rencontrent et accueillent des personnes dans le cadre de leur travail quotidien.

3.0 DOMAINES DE RESPONSABILITÉ

La mise en place d'un programme de communication bidirectionnelle planifié, systématique et continu relève de la responsabilité commune de tous les membres du conseil d'administration et de l'ensemble du personnel du district.

3.1 Le Conseil scolaire est chargé de mettre en place et de garantir le bon fonctionnement d'un programme de communication bidirectionnel bien planifié et efficace. Le Conseil adoptera et tiendra à jour une vision, un énoncé de mission et un plan stratégique pour le district scolaire. Le Conseil scolaire mettra en place un service de communication afin de s'assurer que les objectifs et les activités de communication sont conformes à la vision du Conseil, au plan stratégique du district et aux objectifs annuels. Le Conseil scolaire autorisera l'utilisation de fonds publics pour soutenir les objectifs adoptés.

Le conseil scolaire s'exprime par le biais d'un vote ou d'un consentement public de la majorité de ses membres. Le président du conseil scolaire, ou la personne qu'il désigne, est le porte-parole du conseil. Les membres du conseil scolaire doivent tout mettre en œuvre pour défendre les intérêts des élèves du district, promouvoir la réussite de celui-ci, rester très visibles et accessibles pour les citoyens, assurer une communication ouverte et rapide avec le directeur général, et inspirer les autres par leurs paroles et leurs actes.

3.2 L'élaboration et la mise en œuvre du programme de communication du district relèvent de la responsabilité du directeur général et/ou de la personne qu'il désigne. Le directeur général est le principal interlocuteur du conseil scolaire. Il veille à la transparence et à la réactivité vis-à-vis du public, assure une forte visibilité et une grande disponibilité auprès du personnel et de la communauté, se fait le principal porte-parole de la vision, de la mission et des objectifs du district scolaire, et rencontre régulièrement les parents, les élèves, le personnel et les responsables communautaires afin de favoriser une communication bidirectionnelle.

3.3 Le directeur de la communication fait office de porte-parole principal du district, conformément à la désignation du directeur général. L'équipe de communication est chargée de l'élaboration et de la mise en œuvre des plans de communication du district, notamment en ce qui concerne les questions complexes ou controversées. Le service de communication veille à la cohérence, à la rapidité et à l'exactitude des communications du district.

3.4 La responsabilité de la communication au niveau de l'établissement ou du service incombe au directeur ou au responsable du service. Les directeurs et les responsables définissent le ton et la culture qui régissent la communication et les relations au sein d'un établissement ou d'un service. Ils sont les principaux relais d'information auprès des employés et des parties prenantes. Le personnel de chaque établissement ou service veillera à communiquer de manière opportune et efficace avec les employés, les élèves et les familles.

3.5 Tous les employés de l'établissement scolaire agissent en tant que représentants du district dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Les employés ont la responsabilité de communiquer de manière précise et efficace au sujet de leur école, du district ou des questions relevant de leur domaine de compétence et de leurs connaissances professionnelles. Ils ne doivent pas tenter de répondre à la place d’autrui, ni aborder des sujets qu’ils ne maîtrisent pas ou qui ne relèvent pas du champ de compétences de leur école ou de leur service. Les employés du district doivent s’efforcer de bien connaître le district, ses programmes, ses services, ses réalisations, ses défis, ses projets et ses priorités.

4.0 EXIGENCES

4.1 Toutes les communications du district respecteront les normes les plus strictes en matière de communication efficace.

4.1.1 La communication sera guidée par la recherche de la vérité, de l'exactitude et de l'impartialité. Aucune information erronée ne sera jamais diffusée intentionnellement. Toute diffusion involontaire d'informations erronées devra être rectifiée dès qu'elle sera constatée.

4.1.2 La vie privée et la réputation des élèves, des familles et des employés seront respectées et protégées. Les informations susceptibles de nuire à la réputation des élèves ou des membres du personnel ne seront pas divulguées, sauf dans les cas prévus par la loi ou par une autre directive du Conseil.

4.1.3 Le comportement, les attitudes et les actes des employés du district et des membres du conseil scolaire doivent être conformes à des normes éthiques rigoureuses (tant en public qu'en privé).

4.1.4 Le recours à un langage positif, au dialogue en face à face et à une communication personnalisée sera fréquent, car il s'agit là des pratiques de communication les plus efficaces pour susciter les attitudes et les comportements souhaités.

4.1.5 Le district mettra à profit les technologies de communication appropriées pour communiquer efficacement avec les parties prenantes et les impliquer.

4.1.6 Le district s'efforcera de faire preuve de transparence dans la prise de décision, garantira un accès adéquat aux informations publiques et respectera le principe de la liberté d'expression ainsi que les opinions d'autrui.

4.1.6 Toutes les initiatives majeures en matière de communication, de changement ou de nouveaux programmes feront l'objet d'un plan de communication écrit, qui tiendra compte des préoccupations, des besoins et des attentes des parties prenantes, en plus des besoins du district.

4.2 Objectifs du programme de communication.

4.2.1 Impliquer les employés et les parties prenantes en tant qu'ambassadeurs du district scolaire de Minnetonka.

4.2.2 Impliquer activement les parents, les élèves et le personnel dans le processus d'apprentissage.

4.2.3 Obtenir la prise de conscience, la compréhension et le soutien nécessaires à la réalisation de la mission, des buts et des objectifs du district.

4.2.4 Assurer une communication bidirectionnelle, en relayant les messages de l'organisation auprès de ses publics et en transmettant les valeurs, opinions et attitudes de ces derniers à la municipalité.

4.2.5 Pour célébrer les réussites et les contributions des étudiants, du personnel et des membres de la communauté.

4.2.6 Promouvoir les écoles publiques de Minnetonka comme un district scolaire de niveau international, et comme l'un des meilleurs districts scolaires du Minnesota et du pays.

4.2.7 Veiller à ce que des stratégies de communication efficaces soient mises en œuvre dans l'ensemble du district.