I. OBJET

La présente politique a pour objet de définir des règles de procédure spécifiques pour le déroulement des réunions du conseil d'administration.

II. PRINCIPES GÉNÉRAUX

Afin de garantir le bon déroulement des réunions du conseil d'administration, celui-ci se conformera à un règlement intérieur qui lui permettra :

1. Établir des lignes directrices permettant au Conseil d'administration de mener ses activités de manière régulière et cohérente en son sein ;
    
2. Organiser les réunions de manière à ce que toutes les questions nécessaires puissent être soumises au conseil d'administration et que les décisions de celui-ci puissent être prises de manière ordonnée et raisonnable ;
    
3. afin de garantir que les membres du conseil disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions sur des questions de fond et d'assurer un examen approfondi des décisions à prendre ; et
    
4. Veiller à ce que les réunions et les décisions du Conseil soient menées de manière à informer le personnel et le public, et à établir un compte rendu clair des mesures prises et des décisions adoptées.

III. RÈGLES DE PROCÉDURE

1. Les membres du conseil d'administration n'ont pas besoin de se lever pour obtenir la parole du président.
    
2. Une motion est adoptée si elle recueille les voix favorables de la majorité des personnes ayant effectivement voté sur la question. Les abstentions sont considérées comme un ralliement au vote de la majorité. Il convient de noter que certaines motions, en vertu de la loi ou du Robert’s Rules of Order, requièrent un nombre plus élevé de voix favorables.
    
3. Toute motion nécessitant une appui doit être appuyée. Si une motion nécessitant un appui n'est pas appuyée, le président peut déclarer que la motion est rejetée faute d'appui ou peut lui-même l'appuyer. Les noms des membres qui présentent et appuient une motion doivent être consignés au procès-verbal.
    
4. Le président décide de l'ordre dans lequel les membres du conseil seront autorisés à s'exprimer sur une question. Il convient, dans la mesure où cela s'avère pertinent pour la discussion, de veiller à alterner entre les interventions en faveur et celles contre. Un membre ne peut s'exprimer sur une question qu'après avoir été autorisé à le faire par le président ; ce dernier peut mettre fin à l'intervention d'un membre pour des raisons de temps, de contenu ou de répétition. 
    
5. Le président statue sur toutes les questions relatives aux motions et aux motions d'ordre soumises au Conseil.
    
6. Conformément au Robert’s Rules of Order, toute décision du président peut faire l’objet d’un recours devant l’ensemble du conseil d’administration.
    
7. Le conseil d'administration est habilité à donner la parole à tout membre du public qui en fait la demande lors d'une réunion du conseil d'administration. Les membres du public qui souhaitent prendre la parole doivent se conformer aux procédures du conseil d'administration.
    
8. Le président est habilité à suspendre la séance à tout moment afin de rétablir le bon déroulement de celle-ci ou pour toute autre raison jugée nécessaire.
    
9. Avant le vote, le président doit répéter la motion ou en résumer la teneur. Le président doit demander aux membres de voter pour ou contre chaque motion.
    
10. L'ordre dans lequel les noms seront appelés lors des votes par appel nominal sera fixé par le Conseil.
     
11. Le président dispose des mêmes droits et responsabilités que tous les autres membres du conseil d'administration pour voter sur toutes les questions.
     
12. Le président annonce le résultat de chaque vote. Le vote de chaque membre, y compris les abstentions, est consigné dans le procès-verbal. Si le vote est unanime, il peut être consigné comme tel dans le procès-verbal, à condition que celui-ci mentionne également les membres présents.
     
13. La majorité des membres votants du conseil d'administration constitue le quorum. L'absence de quorum peut être signalée par le président ou par tout membre. Les seules mesures légales que le conseil d'administration peut prendre en l'absence de quorum consistent à fixer l'heure de l'ajournement, à ajourner la séance, à suspendre la séance ou à prendre des mesures pour obtenir le quorum.