I. OBJET

La présente politique a pour objectif de définir les conditions dans lesquelles le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka remboursera certaines dépenses professionnelles de ses employés. Elle s'applique à tous les employés du district, sauf modification prévue dans un contrat de travail individuel approuvé par le conseil scolaire.

Tout déplacement hors de l'État ou tout déplacement dans l'État nécessitant un hébergement doit être approuvé à l'avance par le supérieur hiérarchique de l'employé à l'aide du formulaire de demande de congé/temps libre.

II. AUTORISATION

Le district remboursera aux employés uniquement les dépenses réelles qui sont directement liées à l'exercice de leurs fonctions et qui ont été approuvées par le surintendant ou son représentant. Ces dépenses peuvent inclure les frais de transport, de repas, d'hébergement, d'inscription, le matériel nécessaire, les frais de stationnement et autres dépenses raisonnables et nécessaires liées aux activités du district scolaire.

III. REMBOURSEMENT

1. Les demandes de remboursement doivent être détaillées sur les formulaires officiels du district et soumises au surintendant ou à son représentant. Les reçus relatifs à l'hébergement, au transport commercial, à l'inscription au programme et à d'autres dépenses raisonnables et nécessaires doivent être joints au formulaire de remboursement.
    
2. Les déplacements en voiture seront remboursés au taux kilométrique fixé par le conseil scolaire. Les transports commerciaux doivent refléter les tarifs « économiques » et ne seront remboursés qu'à hauteur du coût réel du trajet lié au déplacement approuvé.

IV. ÉTABLISSEMENT DE DIRECTIVES ET DE LIGNES DIRECTRICES

Le conseil scolaire doit adopter un barème des taux de remboursement des dépenses professionnelles du district, y compris les dépenses nécessitant une autorisation préalable et les taux de remboursement spécifiques. Le surintendant, ou son représentant, doit élaborer des directives et des lignes directrices concernant les méthodes et les délais de soumission des demandes de remboursement.

V. RESPONSABILITÉ

1. La responsabilité du respect de cette politique est triple :
    
   1. L'employé qui soumet la demande de remboursement est tenu de s'assurer qu'un objectif d'intérêt public a été atteint et de fournir les pièces justificatives requises dans le cadre de cette procédure.
       
   2. Le superviseur qui signe la demande de remboursement est chargé de s'assurer que l'employé qui a engagé la dépense a agi dans l'intérêt public, que les documents appropriés ont été fournis et que les procédures d'achat du district n'auraient pas pu être raisonnablement utilisées pour effectuer cette dépense.
       
   3. Les responsables désignés du bureau administratif sont chargés de s'assurer que le formulaire de remboursement est correctement rempli et que la signature du supérieur hiérarchique compétent y figure.
       
2. Si le directeur général, ou son représentant, ou le conseil scolaire détermine que les dépenses engagées par l'employé ne répondaient pas à un objectif d'intérêt public, la demande sera rejetée et les dépenses seront à la charge de l'employé.
    
3. Le district ne remboursera pas un employé dans la mesure où une dépense dépasse les besoins raisonnables pour atteindre l'objectif commercial de l'événement.
    
4. Un superviseur qui approuve à l'avance les dépenses professionnelles d'un employé peut imposer des conditions particulières à ces dépenses, notamment, mais sans s'y limiter, le montant maximal approuvé pour le remboursement.
    
5. En aucun cas, le District ne remboursera à un employé le coût des boissons alcoolisées, des frais de divertissement ou des dépenses engagées pour son conjoint, son compagnon ou son enfant pendant qu'il est en déplacement pour le compte du District. Le District ne remboursera pas non plus à un employé les frais qu'il ne peut payer ou supporter en vertu de la loi applicable. Cela comprend les dépenses telles que la blanchisserie, le cinéma, les appels téléphoniques personnels et les collations.
    
6. Dépenses pour lesquelles le remboursement à un employé est autorisé :
    
   1. Kilométrage approuvé pour les déplacements liés aux fonctions du district et entre les bâtiments du district. Le kilométrage sera remboursé aux employés au taux actuel de l'Internal Revenue Service (IRS). Les règles fiscales en vigueur déterminent le kilométrage remboursable. Le kilométrage est remboursé entre le lieu de travail de l'employé et le lieu où se tient la conférence de formation du personnel, mais pas entre le domicile de l'employé et le lieu où se tient la conférence de formation du personnel. Le kilométrage n'est pas remboursé si le kilométrage total parcouru est inférieur à la distance habituelle parcourue par l'employé entre son domicile et son lieu de travail.
       
   2. Repas, plus pourboires, sans dépasser 75 $ par jour. Lorsqu'un repas est inclus dans l'inscription à un événement ou est payé par une autre source, le remboursement de ce repas n'est pas autorisé. Un reçu est requis pour tout repas dont le coût dépasse 10 $.
       
   3. Transport terrestre approuvé et autres frais accessoires admissibles engagés lors d'un déplacement pour le compte du district. Il est recommandé d'utiliser le moyen de transport terrestre le moins coûteux. Des exceptions sont autorisées lorsque des circonstances telles que le lieu, la distance ou le matériel de présentation imposent l'utilisation d'un taxi ou d'une voiture de location.
       
   4. Hébergement commercial ne dépassant pas le tarif d'une chambre simple, sauf si deux employés utilisent la même chambre.
       
   5. Les dépenses engagées pour la connexion Internet ne seront remboursées que si elles ont été engagées dans le cadre des activités scolaires et uniquement si elles ont été approuvées au préalable par l'administrateur responsable.
       
   6. Le transport commercial ne doit pas dépasser le tarif aérien en classe économique. Si un véhicule personnel est utilisé à la place du transport aérien commercial, les employés seront remboursés des frais réels engagés, sans dépasser le tarif aérien en classe économique.
       
   7. Avance sur frais de déplacement : Le district est autorisé à verser une avance aux employés pour leurs frais de réunion ou de déplacement. Cette avance est limitée aux frais d'inscription, de transport et d'hébergement prévus. Chaque demande doit être approuvée par le surintendant ou son représentant et doit être accompagnée des reçus après le déplacement approuvé.
       
   8. Les articles à bas prix coûtant 100 $ ou moins ne peuvent pas être achetés à l'aide d'un bon de commande du district.
       
   9. Achats d'urgence pour lesquels le processus d'achat normal n'est pas opportun.