I. OBJET

La présente politique a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le district scolaire indépendant n° 276 de Minnetonka remboursera certaines dépenses professionnelles de ses employés. Elle s'applique à tous les employés du district, sauf modification prévue dans un contrat de travail individuel approuvé par le conseil scolaire.

Tout déplacement hors de l'État ou tout déplacement à l'intérieur de l'État nécessitant un hébergement doit être approuvé au préalable par le supérieur hiérarchique de l'employé à l'aide du formulaire de demande de congé/d'autorisation d'absence.

II. AUTORISATION

Le district ne remboursera aux employés que les dépenses réelles qui sont à la fois directement liées à l'exercice de leurs fonctions et approuvées par le directeur général ou son représentant. Ces dépenses remboursables peuvent inclure les frais de transport, de repas, d'hébergement, d'inscription, le matériel nécessaire, les frais de stationnement et toute autre dépense raisonnable et nécessaire liée aux activités du district scolaire.

III. REMBOURSEMENT

1. Les demandes de remboursement doivent être détaillées sur les formulaires officiels du district et adressées au directeur général ou à son représentant. Les justificatifs relatifs à l'hébergement, aux transports publics, aux frais d'inscription aux programmes et à toute autre dépense raisonnable et nécessaire doivent être joints au formulaire de remboursement.
    
2. Les frais de déplacement en voiture seront remboursés selon le barème kilométrique fixé par le conseil scolaire. Les frais de transport en commun doivent correspondre à des tarifs « économiques » et ne seront remboursés qu'à hauteur du coût réel du trajet lié au déplacement approuvé.

IV. ÉLABORATION DE DIRECTIVES ET DE LIGNES DIRECTRICES

Le Conseil scolaire doit adopter un barème des taux de remboursement des frais professionnels engagés au sein du district, y compris ceux qui nécessitent une autorisation préalable et des taux de remboursement spécifiques. Le directeur général, ou la personne qu'il désigne, doit élaborer des directives et des lignes directrices précisant les modalités et les délais de dépôt des demandes de remboursement.

V. RESPONSABILITÉ

1. La responsabilité du respect de cette politique incombe à trois instances :
    
   1. Il incombe à l'employé qui présente la demande de remboursement de s'assurer qu'un objectif d'intérêt public a été atteint et de fournir les pièces justificatives requises conformément à la présente procédure.
       
   2. Le supérieur hiérarchique qui signe la demande de remboursement est chargé de s'assurer que l'employé à l'origine de la dépense a bien agi dans l'intérêt public, que les pièces justificatives requises sont en bonne et due forme et qu'il n'était pas raisonnablement possible de recourir aux procédures d'achat du district pour effectuer cette dépense.
       
   3. Les responsables désignés du service administratif ont pour mission de s'assurer que le formulaire de remboursement est correctement rempli et qu'il porte la signature du supérieur hiérarchique compétent.
       
2. Si le directeur général, son représentant ou le conseil scolaire estime que la dépense engagée par l'employé ne répondait pas à un objectif d'intérêt public, la demande de remboursement sera rejetée et la dépense restera à la charge de l'employé.
    
3. Le District ne remboursera pas les dépenses d'un employé dans la mesure où celles-ci dépassent les besoins raisonnables liés à la réalisation de l'objectif professionnel de l'événement.
    
4. Un supérieur hiérarchique qui approuve à l'avance une dépense professionnelle d'un employé peut imposer certaines conditions relatives à cette dépense, notamment, mais sans s'y limiter, le montant maximal autorisé pour le remboursement.
    
5. En aucun cas, le District ne remboursera à un employé le coût de boissons alcoolisées, de frais de divertissement ou de dépenses engagées pour son conjoint, son compagnon ou son enfant pendant qu'il est en déplacement pour le compte du District. Le District ne remboursera pas non plus à un employé les frais qu'il n'est pas autorisé à prendre en charge en vertu de la législation en vigueur. Cela inclut notamment les frais de blanchisserie, les places de cinéma, les appels téléphoniques personnels et les collations.
    
6. Dépenses pour lesquelles le remboursement à un salarié est autorisé :
    
   1. Les frais de déplacement sont pris en charge pour les trajets aller-retour vers les manifestations organisées par le District et entre les différents bâtiments du District. Ces frais sont remboursés aux employés au taux en vigueur fixé par l'administration fiscale. Les règles actuelles de l'Internal Revenue déterminent le kilométrage admissible qui est remboursé. Le kilométrage est admissible entre le lieu de travail de l'employé et une conférence de formation du personnel, puis le retour au lieu de travail de l'employé, mais pas entre le domicile de l'employé et la conférence de formation du personnel, puis le retour au domicile. Le kilométrage n'est pas remboursé si la distance totale parcourue est inférieure à la distance habituelle que l'employé parcourt pour se rendre de son domicile à son lieu de travail.
       
   2. Repas et pourboires, sans dépasser 75 $ par jour. Lorsqu'un repas est compris dans les frais d'inscription à un événement ou pris en charge par une autre source, son remboursement n'est pas autorisé. Un reçu est exigé pour tout repas dont le coût dépasse 10 $.
       
   3. Les frais de transport terrestre approuvés et les autres frais accessoires admissibles engagés lors de déplacements effectués pour le compte du District. Il est recommandé d'opter pour le moyen de transport terrestre le moins coûteux. Des exceptions sont autorisées lorsque des circonstances telles que le lieu, la distance ou le matériel de présentation justifient le recours à un taxi ou à une voiture de location.
       
   4. Les frais d'hébergement ne doivent pas dépasser le tarif d'une chambre individuelle, sauf si deux employés partagent la même chambre.
       
   5. Les frais engagés pour la connexion à Internet ne seront remboursés que s'ils sont liés à des activités scolaires et uniquement s'ils ont été préalablement approuvés par le responsable hiérarchique.
       
   6. Les frais de transport aérien ne doivent pas dépasser le tarif « classe économique ». Si un employé utilise son véhicule personnel à la place d'un transport aérien commercial, les frais réels engagés lui seront remboursés, dans la limite du tarif « classe économique ».
       
   7. Avance sur frais de déplacement : Le district est autorisé à verser aux employés une avance sur leurs frais de réunion ou de déplacement. Cette avance est limitée aux frais prévisionnels d'inscription, de transport et d'hébergement. Chaque demande doit être approuvée par le directeur général ou son représentant, et doit être justifiée par des reçus après le déplacement.
       
   8. Les articles bon marché coûtant 100 $ ou moins ne peuvent pas être achetés via un bon de commande du district.
       
   9. Achats d'urgence pour lesquels la procédure d'achat habituelle ne permet pas de respecter les délais.