I. OBJET

1. Le conseil scolaire adhère aux principes de responsabilité et de transparence dans la conduite de ses activités. Le conseil scolaire mène ses activités en partant du principe que les membres assistent en personne aux réunions du conseil. Cependant, le conseil scolaire reconnaît et respecte le fait que, dans certaines circonstances limitées, les membres du conseil peuvent être amenés à participer à distance aux réunions du conseil. L'intérêt public est mieux servi lorsque le conseil scolaire participe pleinement.
    
2. L'objectif de cette politique est de fournir des lignes directrices concernant la participation à distance des membres du conseil d'administration.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

Sauf disposition contraire expressément prévue par la loi et les raisons énumérées dans la présente politique, toutes les réunions du conseil scolaire doivent être suivies en personne.

III. DÉFINITIONS

1.  Le terme « réunion » désigne un rassemblement d'au moins un quorum des membres du conseil scolaire ou un quorum d'un comité ou d'un sous-comité des membres du conseil scolaire, au cours duquel les membres discutent, décident ou reçoivent des informations en tant que groupe sur des questions relatives aux activités officielles du conseil scolaire. Ce terme n'inclut pas les rencontres fortuites ou sociales, ni l'utilisation des réseaux sociaux par les membres d'un organisme public, tant que cette utilisation se limite à des échanges avec l'ensemble du grand public. Aux fins de la loi sur la transparence des réunions publiques, les réseaux sociaux n'incluent pas les courriels.
    
2. Le « quorum » désigne la majorité des membres présents pour participer. Chaque membre d'un organisme participant à une réunion par le biais d'une technologie interactive est considéré comme présent à la réunion aux fins de déterminer le quorum et de participer à toutes les délibérations.

IV. AVIS

Avis concernant les lieux habituels et tous les lieux où se trouvent les membres : si une technologie interactive est utilisée pour tenir une réunion ordinaire, extraordinaire ou d'urgence, l'organisme public doit fournir un avis indiquant le lieu habituel de la réunion et le fait que les membres peuvent participer à la réunion grâce à une technologie interactive. Le moment et la méthode de notification doivent être les mêmes que pour les autres réunions, conformément à la loi Minn. Stat. 13D.04.

V. PROCÉDURES

Les réunions du conseil scolaire peuvent être menées à l'aide de technologies interactives dans les conditions suivantes :

1. Tous les membres du conseil scolaire participant à la réunion, quel que soit leur emplacement physique, peuvent s'entendre et se voir les uns les autres et peuvent entendre et voir toutes les discussions et tous les témoignages présentés à tout endroit où au moins un membre est présent ;
    
2. les membres du public présents au lieu de réunion habituel de l'organisme peuvent voir et entendre toutes les discussions et tous les témoignages, ainsi que tous les votes des membres de l'organisme ;
    
3. les membres doivent se trouver dans un endroit exempt de toute interférence provenant d'autres personnes ;
    
4. les membres doivent disposer d'une connexion Internet fiable et stable ;
    
5. au moins un membre de l'organisme est physiquement présent au lieu de réunion habituel ; et
    
6. Tous les votes se feront par appel nominal afin que le vote de chaque membre sur chaque question puisse être identifié et enregistré.

Références juridiques :

Minn. Stat. Ch. 13 (Loi sur les pratiques en matière de données gouvernementales du Minnesota)
Minn. Stat. Ch. 13D (Loi sur la transparence des réunions publiques)