1.0 OBJET

La présente politique a pour objectif de fournir des indications aux employés du district scolaire concernant les données que celui-ci recueille et conserve au sujet de son personnel.

2.0 PRINCIPES GÉNÉRAUX

1. Toutes les données relatives à des personnes physiques qui sont collectées, créées, reçues, conservées ou diffusées par le district scolaire, et qui sont classées comme publiques en vertu de la législation de l'État ou de la loi fédérale, doivent être accessibles au public conformément aux procédures établies par le district scolaire.
    
2. Toutes les autres données concernant des personnes sont privées ou confidentielles.

3.0 DÉFINITIONS

1. « Public » signifie que les données sont accessibles à toute personne qui en fait la demande.
    
2. Le terme « privé » signifie que les données sont accessibles à la personne concernée ainsi qu'au personnel du district scolaire qui en a besoin pour mener à bien les activités du district.
    
3. « Confidentiel » signifie que les données ne sont pas accessibles à la personne concernée.
    
4. On entend par « données relatives à la location de places de stationnement » les données administratives suivantes concernant une demande de location ou la location d'une place de stationnement : adresse du domicile, numéro de téléphone fixe, heures de début et de fin de travail, lieu de travail et numéro de téléphone professionnel.
    
5. On entend par « données relatives au personnel » les données concernant des personnes physiques collectées au motif qu’elles sont ou ont été employées par le district scolaire, qu’elles ont postulé à un emploi, qu’elles ont effectué du bénévolat pour le district scolaire, ou qu’elles sont membres ou candidates à un comité consultatif ou à une commission.
    
6. Le terme « finaliste » désigne une personne sélectionnée pour passer un entretien avec le conseil scolaire en vue d'un poste.

4.0 DONNÉES RELATIVES AU PERSONNEL PUBLIC

1. Les informations suivantes concernant les employés, y compris les bénévoles et les prestataires indépendants, sont accessibles au public :
   1. nom ;
   2. numéro d'identification de l'employé, qui ne doit pas correspondre à son numéro de sécurité sociale ;
   3. salaire brut réel ;
   4. fourchette salariale ;
   5. frais de contrat ;
   6. pension brute effective ;
   7. la valeur et la nature des avantages sociaux pris en charge par l'employeur ;
   8. le fondement et le montant de toute rémunération supplémentaire, y compris le remboursement des frais, s'ajoutant au salaire ;
   9. intitulé du poste ;
   10. unité de négociation ;
   11. description du poste ;
   12. formation et parcours professionnel ;
   13. expérience professionnelle antérieure ;
   14. dates de début et de fin d'emploi ;
   15. l'existence et l'état d'avancement de toute plainte ou accusation portée contre l'employé, que celle-ci ait donné lieu ou non à une mesure disciplinaire ;
   16. la décision finale relative à toute mesure disciplinaire, telle que définie à l'article 13.43, alinéa 2(b) du Code des lois du Minnesota, accompagnée des motifs précis de cette mesure et des données justifiant celle-ci, à l'exclusion des données susceptibles de révéler l'identité de sources confidentielles employées par le district scolaire ;
   17. les termes de tout accord réglant un litige découlant de la relation de travail, y compris les accords de départ à l'amiable des directeurs, étant entendu toutefois que l'accord doit mentionner les motifs précis justifiant celui-ci s'il implique le versement de plus de 10 000 dollars de fonds publics, et qu'un tel accord ne peut avoir pour objet ou pour effet de restreindre l'accès aux données relatives au personnel ou leur divulgation, ni de limiter l'échange d'informations ou d'opinions liées à ces données ;
   18. lieu de travail ;
   19. numéro de téléphone professionnel ;
   20. numéro de matricule ;
   21. distinctions et récompenses reçues ;
   22. les feuilles de présence ou autres données similaires utilisées uniquement pour comptabiliser le temps de travail des employés à des fins de paie, sauf dans la mesure où la divulgation des données issues des feuilles de présence permettrait de connaître les raisons pour lesquelles un employé a pris un congé de maladie ou un autre congé médical, ou d'autres données non publiques ;
   23. comté de résidence.
        
2. Les données relatives au personnel peuvent être communiquées à des organisations syndicales dans la mesure où le district scolaire estime que cela est nécessaire à l'exercice de leurs activités, ou lorsque le commissaire du Bureau des services de médiation en donne l'autorisation.
    
3. Les informations suivantes concernant les candidats à un poste ou à un poste au sein d'un comité consultatif ou d'une commission sont accessibles au public :
   1. statut d'ancien combattant ;
   2.  résultats aux tests pertinents ;
   3. classement sur la liste d'admissibilité ;
   4.  parcours professionnel ;
   5.  éducation et formation ;
   6. disponibilité professionnelle.
       
4. Les noms des candidats sont des données à caractère personnel, sauf lorsqu'ils sont déclarés éligibles à un poste vacant ou lorsqu'ils sont retenus parmi les finalistes pour un poste.
    
5. Les noms et adresses personnelles des candidats à un poste au sein d'un comité consultatif ou d'une commission, ainsi que celles des membres de ces instances, sont accessibles au public.
    
6. Qu'il y ait eu ou non une décision définitive au sens de l'article 13.43, alinéa 2(b) du Code du Minnesota, à l'issue de l'enquête sur une plainte ou une accusation portée contre un fonctionnaire, au sens de l'article 13.43, alinéa 2(e), ou si un fonctionnaire démissionne ou est licencié alors que la plainte ou l'accusation est en cours, toutes les données relatives à la plainte ou à l'accusation sont publiques, à moins que l'accès à ces données ne compromette une enquête en cours ou ne révèle des sources confidentielles.

5.0 DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

1. Toutes les autres données relatives au personnel sont confidentielles et ne seront communiquées qu'aux membres du personnel du district scolaire dont les fonctions nécessitent d'y avoir accès. Ces données ne seront pas divulguées à d'autres fins, sauf si la loi l'autorise ou si l'employé y consent par écrit en toute connaissance de cause.
    
2. Les données créées, collectées ou conservées par le district scolaire dans le cadre de la gestion des programmes d'aide aux employés sont confidentielles.
    
3. Les données relatives à la location de places de stationnement sont confidentielles.
    
4. Le district scolaire peut montrer la photo d'un employé actuel ou ancien à des témoins potentiels dans le cadre de l'enquête menée par le district scolaire sur toute plainte ou accusation portée contre cet employé.
    
5. Le district scolaire peut, si l'autorité compétente ou la personne qu'elle a désignée estime, à juste titre, que la divulgation de données relatives au personnel est nécessaire pour protéger un employé contre un risque d'automutilation ou pour protéger une autre personne susceptible d'être mise en danger par cet employé, communiquer les données pertinentes pour ces questions de sécurité :
    
   1. La personne susceptible de subir un préjudice et l'avocat qui la représente, lorsque ces données sont pertinentes pour l'obtention d'une ordonnance restrictive ;
       
   2. une équipe chargée de la vérification préalable à la demande de mise en faillite menant une enquête sur l'employé en vertu de l'article 253B.07, paragraphe 1, du Code du Minnesota ; ou
       
   3. Un tribunal, un service de police ou un ministère public.
       
6. Un plaignant a accès à toute déclaration qu'il a fournie au district scolaire dans le cadre d'une plainte ou d'une accusation portée contre un employé.
    
7. Le district scolaire est tenu de transmettre tout rapport au conseil de l'enseignement ou au conseil de l'éducation de l'État, conformément aux dispositions de l'article 122A.20, paragraphe 2, du Code des lois du Minnesota, et doit, sur demande écrite de l'organisme compétent en matière d'agrément d'un enseignant ou d'un administrateur, fournir à cet organisme les informations relatives à l'enseignant issues des dossiers du district scolaire, ainsi que toute information concernant un licenciement ou une procédure disciplinaire,
    
8. et tout accord à l'amiable ou tout dossier d'enquête conformément à l'article 122A.20, paragraphe 2, du Code du Minnesota.
    
9. Lorsqu’un signalement de maltraitance présumée d’un élève est adressé au commissaire à l’enfance, à la famille et à l’éducation, le district scolaire doit, à la demande de ce dernier, fournir toutes les données pertinentes relatives à ce signalement et recueillies par le district scolaire concernant l’employé soupçonné d’avoir commis des actes de maltraitance, ainsi que les informations relatives aux employés ayant été témoins de ces faits, afin de permettre au commissaire d’évaluer ou d’enquêter sur ce signalement.
    
10. Les données personnelles du personnel seront communiquées au Département de la sécurité économique aux fins de la gestion du programme d'assurance chômage, conformément au chapitre 268 du Code du Minnesota.

6.0 CLASSIFICATIONS MULTIPLES

Si des données relatives à des personnes physiques sont qualifiées à la fois de « privées » et de « confidentielles » en vertu du chapitre 13 ou de toute autre loi fédérale ou d'État, ces données sont considérées comme privées.

7.0 MODIFICATION DES CLASSIFICATIONS

La classification des données détenues par le district scolaire sera modifiée si cela s'avère nécessaire pour se conformer à d'autres règles judiciaires ou administratives relatives à la conduite d'actions en justice, ou à une loi spécifique applicable aux données détenues par l'organisme qui les communique ou les reçoit.

8.0 DESTRUCTION ET CONSERVATION DES DOCUMENTS

La destruction et la conservation des documents par le district scolaire sont régies par la législation fédérale et celle de l'État, comme suit :

8.1 Le district doit se conformer au calendrier de conservation des documents approuvé par le Département de l'administration du Minnesota.
 

8.2 En ce qui concerne les données ne figurant pas dans le calendrier de conservation approuvé par le Département de l'administration du Minnesota, le district scolaire doit se conformer aux directives de l'organisme compétent au niveau de l'État ou au niveau fédéral.
 

8.3 L'administration doit mettre en place des procédures visant à garantir le respect des dispositions des autorités fédérales et de l'État en matière de conservation des données et de destruction des documents.

9.0 AUTORITÉ COMPÉTENTE

FORMULAIRE D'AUTORISATION ET DE DÉCHARGE DE L'EMPLOYÉ

      Un formulaire d'autorisation des employés est joint en annexe à la présente politique.