I. OBJET

L'objectif de cette politique est de fournir des lignes directrices au surintendant pour l'aider à se débarrasser en temps voulu de l'équipement et du matériel obsolètes.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

Une utilisation efficace de l'espace dans les bâtiments scolaires et la prise en compte de la sécurité du personnel et des élèves nécessiteront parfois de se débarrasser des équipements et du matériel obsolètes.

III. DÉFINITIONS

1. Le terme « contrat » désigne un accord conclu par le district pour la vente de fournitures, de matériaux ou d'équipements.
    
2. Le « journal officiel » est une publication régulière d'un journal juridique agréé.

IV. MODE DE DISPOSITION

1. 
   
   d'autorisation Le directeur général est autorisé à se débarrasser des équipements et matériels obsolètes en les vendant à un prix équitable, conformément aux procédures décrites dans la présente politique. Toute vente dépassant le montant minimum pour lequel des offres sont requises doit d'abord être expressément autorisée par le conseil d'administration. Le directeur général est autorisé à se débarrasser de manière appropriée des livres, matériels et équipements usagés jugés sans valeur ou de faible valeur.
    
2. Contrats supérieurs à 100 000 $
    
   1. Si la valeur de l'équipement ou des matériaux est estimée à plus de 100 000 dollars, des offres sous pli cacheté doivent être sollicitées par un avis publié deux semaines à l'avance dans le journal officiel. Cet avis doit indiquer la date et le lieu de réception des offres et contenir une brève description de l'objet de l'appel d'offres. Des publications supplémentaires dans le journal officiel ou ailleurs peuvent être effectuées si le conseil scolaire le juge nécessaire.
       
   2. La vente sera attribuée au plus offrant responsable, sera dûment conclue par écrit et sera soumise aux autres conditions requises par la loi.
       
   3. Un registre doit être tenu pour toutes les offres, avec les noms des soumissionnaires et les montants des offres, ainsi qu'une indication de l'offre retenue. Une offre contenant une modification ou une rature de tout « prix figurant dans l'offre qui est utilisé pour déterminer l'offre responsable la plus élevée » doit être rejetée, à moins que la modification ou la rature ne soit corrigée en la biffant et en inscrivant la correction à l'encre ou à la machine à écrire à côté, puis en la paraphant à l'encre par la personne qui signe l'offre.
       
   4. En cas d'offres identiques de deux ou plusieurs soumissionnaires, le Conseil peut, à sa discrétion, recourir à des méthodes d'approvisionnement négociées avec les soumissionnaires ex æquo, à condition que le prix payé ne soit pas inférieur au prix de l'offre ex æquo la plus élevée. Dans le cas où une seule offre est reçue, le Conseil peut, à sa discrétion, négocier un contrat mutuellement acceptable avec le soumissionnaire, à condition que le prix payé ne soit pas inférieur à l'offre initiale. Si aucune offre satisfaisante n'est reçue, le Conseil peut republier l'annonce.
       
   5. Toutes les offres reçues doivent être conservées dans les dossiers pendant au moins un an après leur réception. Tout contrat conclu sans respecter les dispositions ci-dessus sera nul et non avenu.
       
   6. Les données soumises par une entreprise au district en réponse à un appel d'offres sont confidentielles jusqu'à leur ouverture. Une fois ouvertes, le nom du soumissionnaire et le montant en dollars spécifié sont rendus publics ; toutes les autres données restent confidentielles jusqu'à la fin du processus de sélection, c'est-à-dire jusqu'à ce que l'école ait terminé son évaluation et classé les réponses. Une fois le processus de sélection terminé, toutes les données soumises par tous les soumissionnaires sont rendues publiques, à l'exception des données relevant du secret commercial. Si toutes les réponses sont rejetées avant la fin du processus de sélection, toutes les données restent confidentielles, à l'exception du nom du soumissionnaire et du montant spécifié, qui ont été rendus publics lors de l'ouverture des offres, pendant un an à compter de la date d'ouverture proposée ou jusqu'à ce que la nouvelle sollicitation aboutisse à la fin du processus de sélection ou jusqu'à ce qu'il soit décidé d'abandonner l'achat, selon la première éventualité, auquel cas les données restantes deviennent publiques. Les données créées ou conservées par le district dans le cadre du processus de sélection ou d'évaluation sont protégées en tant que données non publiques jusqu'à la fin du processus de sélection ou d'évaluation. À ce moment-là, les données sont rendues publiques, à l'exception des données relevant du secret commercial.
       
3. Contrats de 25 000 $ à 100 000 $
   
   Si le montant de la vente est estimé à plus de 25 000 $ mais à moins de 100 000 $, le contrat peut être conclu soit par appel d'offres sous pli cacheté selon les modalités indiquées ci-dessus, soit par négociation directe, en obtenant si possible deux ou plusieurs devis pour l'achat ou la vente, et sans appel d'offres public ni autre obligation de conformité aux exigences d'un avis d'appel d'offres concurrentiel. Tous les devis obtenus doivent être conservés dans les dossiers pendant au moins un an après leur réception.
    
4. Contrats d'une valeur inférieure ou égale à 25 000 $
   
   Si le montant de la vente est estimé à 25 000 $ ou moins, le contrat peut être conclu soit sur devis, soit sur le marché libre, à la discrétion du conseil d'administration. La vente sur le marché libre peut se faire par enchères. Si le contrat est conclu sur devis, il doit être basé, dans la mesure du possible, sur au moins deux devis qui doivent être conservés dans les dossiers pendant au moins un an après leur réception.
    
5. Vente électronique des fournitures, matériaux et équipements excédentaires
   
   Nonobstant les autres exigences procédurales de la présente politique, le district peut conclure un contrat pour vendre des fournitures, des matériaux et des équipements excédentaires, obsolètes ou inutilisés par le biais d'un processus de vente électronique dans lequel les acheteurs se font concurrence pour acheter les fournitures, les matériaux ou les équipements au prix d'achat le plus élevé dans un environnement ouvert et interactif.
    
6. Avis de soumission
   
   L'avis relatif aux procédures de soumission doit être publié ou communiqué par tout autre moyen approprié afin d'informer le public dans un délai raisonnable.
    
7. Ventes aux employés
   
   Aucun membre du conseil d'administration ou employé du district ne peut vendre, procurer à des fins de vente, posséder ou contrôler à des fins de vente à un autre membre du conseil d'administration ou employé du district tout bien ou matériel appartenant au district, sauf si ces biens et matériaux ne sont pas nécessaires à des fins publiques et sont vendus à un employé du district après un avis public raisonnable, lors d'une vente aux enchères publique ou par réponse scellée, si l'employé n'est pas directement impliqué dans le processus d'enchères ou de vente. Un avis raisonnable comprend au moins une semaine de publication ou d'affichage. Un employé du district ne peut acheter plus d'un véhicule à moteur au district au cours d'une période de 12 mois. Cette section ne s'applique pas à la vente de biens ou de matériaux acquis ou produits par le district scolaire pour être vendus au grand public dans le cadre normal de ses activités. Aucune disposition de la présente section n'interdit à un employé du district scolaire de vendre ou de posséder en vue de la vente des biens publics si la vente ou la possession en vue de la vente s'inscrit dans le cadre normal des activités ou des fonctions de l'employé.
    
8. Exceptions pour les ordinateurs scolaires excédentaires
   
   Le district peut déroger aux exigences relatives aux appels d'offres et n'est soumis à aucune autre loi relative aux contrats des districts scolaires s'il cède les ordinateurs scolaires excédentaires et les équipements connexes en transférant la propriété et le titre de propriété à :
    
   1. un autre district scolaire ;
       
   2. le Département d'État chargé des services correctionnels ;
       
   3. le Conseil d'administration des collèges et universités de l'État du Minnesota ; ou
       
   4. la famille d'un élève résidant dans le district dont le revenu familial total répond à la définition fédérale de la pauvreté.