I. OBJET

La présente politique a pour objectif de fournir des lignes directrices au directeur général afin de faciliter l'élimination rapide du matériel et des équipements obsolètes.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

Pour optimiser l'utilisation de l'espace dans les établissements scolaires et garantir la sécurité du personnel et des élèves, il sera parfois nécessaire de se débarrasser des équipements et du matériel obsolètes.

III. DÉFINITIONS

1. Le terme « contrat » désigne un accord conclu par le District en vue de la vente de fournitures, de matériaux ou de matériel.
    
2. On entend par « journal officiel » un numéro régulier d'un journal juridique agréé.

IV. MODALITÉS DE DISPOSITION

1. 
   
   s relatives à l'autorisation Le directeur est autorisé à céder le matériel et les équipements obsolètes en les vendant à un prix équitable, conformément aux procédures décrites dans la présente politique. Toute vente dont le montant dépasse le seuil minimal à partir duquel un appel d'offres est requis doit au préalable être expressément autorisée par le conseil d'administration. Le directeur est autorisé à éliminer de manière appropriée les livres, le matériel et les équipements usagés jugés de faible valeur ou sans valeur.
    
2. Contrats d'une valeur supérieure à 100 000 dollars
    
   1. Si la valeur du matériel ou des fournitures est estimée à plus de 100 000 dollars, un appel d'offres sous pli fermé doit être lancé par la publication d'un avis dans le journal officiel au moins deux semaines à l'avance. Cet avis doit indiquer la date et le lieu de dépôt des offres et comporter une brève description de l'objet du marché. Des publications supplémentaires dans le journal officiel ou dans d'autres médias peuvent être effectuées si le conseil scolaire le juge nécessaire.
       
   2. La vente sera attribuée au plus offrant respectant les conditions requises, sera dûment conclue par écrit et sera soumise aux autres conditions prévues par la loi.
       
   3. Il doit être tenu un registre de toutes les offres, mentionnant le nom des soumissionnaires et le montant de leurs offres, ainsi que l'offre retenue. Une offre comportant une modification ou une rature du prix figurant dans l'offre et servant à déterminer l'offre la plus élevée et valable sera rejetée, à moins que cette modification ou rature ne soit corrigée en étant biffée et que la correction ne soit inscrite à l'encre ou dactylographiée à côté, puis paraphée à l'encre par la personne signataire de l'offre.
       
   4. En cas d'offres identiques les plus élevées émanant de deux soumissionnaires ou plus, le Conseil peut, à sa discrétion, recourir à des méthodes de passation de marché négociées avec les soumissionnaires à égalité, à condition que le prix payé ne soit pas inférieur au montant de l'offre la plus élevée à égalité. Si une seule offre est reçue, le Conseil peut, à sa discrétion, négocier un contrat mutuellement acceptable avec le soumissionnaire, à condition que le prix payé ne soit pas inférieur à celui de l'offre initiale. Si aucune offre satisfaisante n'est reçue, le Conseil peut relancer l'appel d'offres.
       
   5. Toutes les offres reçues doivent être conservées dans les archives pendant au moins un an à compter de leur réception. Tout contrat conclu sans respecter les dispositions susmentionnées est nul et non avenu.
       
   6. Les données soumises par une entreprise au District en réponse à un appel d'offres restent confidentielles jusqu'à leur ouverture. Une fois ouvertes, le nom du soumissionnaire et le montant indiqué en dollars deviennent publics ; toutes les autres données restent confidentielles jusqu'à la fin du processus de sélection, c'est-à-dire jusqu'à ce que l'établissement ait achevé son évaluation et classé les réponses. Une fois le processus de sélection terminé, toutes les données soumises par l'ensemble des soumissionnaires sont publiques, à l'exception des données relevant du secret commercial. Si toutes les réponses sont rejetées avant la fin du processus de sélection, toutes les données restent confidentielles, à l'exception du nom du soumissionnaire et du montant en dollars indiqué, qui ont été rendus publics lors de l'ouverture des offres, et ce pendant un an à compter de la date d'ouverture proposée, ou jusqu'à ce qu'un nouvel appel d'offres aboutisse à la fin du processus de sélection, ou jusqu'à ce qu'il soit décidé d'abandonner l'achat, selon la première éventualité, moment auquel les données restantes deviennent publiques. Les données créées ou conservées par le District dans le cadre du processus de sélection ou d'évaluation sont protégées en tant que données non publiques jusqu'à la fin du processus de sélection ou d'évaluation. À ce moment-là, les données deviennent publiques, à l'exception des données relevant du secret commercial.
       
3. Marchés d'un montant compris entre 25 000 et 100 000 dollars
   
   Si le montant de la vente est estimé à plus de 25 000 $ mais ne dépasse pas 100 000 $, le contrat peut être conclu soit par soumission sous pli cacheté selon les modalités indiquées ci-dessus, soit par négociation directe, en obtenant, dans la mesure du possible, au moins deux devis pour l'achat ou la vente, sans publication d'appel d'offres ni respect des exigences relatives à l'avis d'appel d'offres. Toutes les offres obtenues doivent être conservées dans les dossiers pendant une période d'au moins un an après leur réception.
    
4. Contrats d'un montant inférieur ou égal à 25 000 $
   
   Si le montant de la vente est estimé à 25 000 $ ou moins, le contrat peut être conclu soit sur la base d'un devis, soit sur le marché libre, à la discrétion du Conseil. La vente sur le marché libre peut se faire par enchères. Si le contrat est conclu sur la base d'un devis, il doit, dans la mesure du possible, s'appuyer sur au moins deux devis qui doivent être conservés dans les archives pendant une période d'au moins un an après leur réception.
    
5. Vente en ligne de fournitures, de matériaux et d'équipements excédentaires
   
   Nonobstant les autres exigences procédurales de la présente politique, le District peut conclure un contrat en vue de vendre des fournitures, des matériaux et des équipements excédentaires, obsolètes ou inutilisés par le biais d'un processus de vente en ligne dans lequel les acheteurs se font concurrence pour acquérir lesdits biens au prix d'achat le plus élevé, dans un environnement ouvert et interactif.
    
6. Avis d'appel d'offres
   
   Les procédures d'appel d'offres doivent être portées à la connaissance du public par voie de publication ou par tout autre moyen approprié, de manière à garantir un délai de préavis raisonnable.
    
7. Ventes aux employés
   
   Aucun membre du conseil d'administration ni aucun employé du District ne peut vendre, mettre en vente, détenir ou contrôler en vue de la vente à un autre membre du conseil d'administration ou à un autre employé du District des biens ou du matériel appartenant au District, à moins que ces biens et ce matériel ne soient pas nécessaires à des fins publiques et qu'ils soient vendus à un employé du District après un préavis public raisonnable, lors d'une vente aux enchères publique ou par soumission sous pli fermé, à condition que l'employé ne soit pas directement impliqué dans le processus de vente aux enchères ou de vente. Un préavis raisonnable doit inclure au moins une semaine de publication ou d'affichage de l'avis. Un employé du district ne peut acheter plus d'un véhicule à moteur auprès du district au cours d'une période de 12 mois. La présente section ne s'applique pas à la vente de biens ou de matériel acquis ou produits par le district scolaire en vue de leur vente au grand public dans le cadre normal de ses activités. Aucune disposition de la présente section n'interdit à un employé du district scolaire de vendre ou de détenir en vue de la vente des biens publics si cette vente ou cette détention s'inscrit dans le cadre normal des activités ou dans le cadre normal des fonctions de l'employé.
    
8. Exceptions concernant les ordinateurs scolaires excédentaires
   
   Le district peut déroger aux exigences en matière d'appel d'offres et n'est soumis à aucune autre législation relative aux contrats des districts scolaires s'il cède des ordinateurs scolaires excédentaires et le matériel connexe en transférant la propriété et le titre de propriété à :
    
   1. un autre district scolaire ;
       
   2. le Département d'État chargé des services pénitentiaires ;
       
   3. le Conseil d'administration des collèges et universités d'État du Minnesota ; ou
       
   4. la famille d'un élève résidant dans le district dont le revenu familial total correspond à la définition fédérale de la pauvreté.