I. OBJET

La présente politique a pour objectif d'intégrer, dans le cadre du régime d'assurance responsabilité civile générale du district, les membres des associations de parents bénévoles qui soutiennent les activités scolaires ou parascolaires des élèves du district, en proposant une gestion financière de leur association assurée par le district au sein du Fonds fiduciaire et d'agence du district.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

La police d'assurance responsabilité civile générale du District couvre à la fois les bénévoles et les employés. Une association de bénévoles est couverte par la police d'assurance responsabilité civile générale du District si ses finances relèvent de la structure financière du District. Pour intégrer l'organisation dans le cadre financier du District, si celle-ci en fait la demande, le District fournira des services bancaires, comptables et de reporting financier aux organisations de parents bénévoles qui s'occupent directement des élèves du District, telles qu'une section PTO/PTA, une organisation sportive proposant un programme pour les jeunes du District, ou un groupe de parents bénévoles constitué pour soutenir une activité scolaire spécifique. En intégrant le fonctionnement financier d'une organisation de parents bénévoles sous la gestion financière du District, les membres bénévoles de cette organisation sont couverts par la police d'assurance responsabilité civile générale du District en tant que bénévoles.

III. EXIGENCE

1. Chaque organisation participante doit avoir pour mission principale de venir en aide aux jeunes du district scolaire de Minnetonka.
    
2. La participation de l'organisation mère à ce service est facultative. Un compte de fonds fiduciaire distinct sera ouvert pour chaque organisation.
    
3. L'accord préalable du conseil d'établissement est requis avant de fournir des services financiers et d'accepter des fonds. Une fois l'accord du conseil d'établissement obtenu, un compte sera immédiatement ouvert pour recevoir les fonds.
    
4. L'organisation doit verser la totalité de ses fonds sur le compte fiduciaire du district. Elle ne doit conserver aucun fonds, à l'exception d'une petite caisse dont le montant ne doit pas dépasser 400 $.
    
5. Les recettes, une fois perçues, sont versées sur le compte fiduciaire de l'organisation tenu au service administratif ; quant aux dépenses, elles sont réglées à partir de ce même compte.
    
6. Les fonds déposés sur un compte fiduciaire du district doivent être utilisés à des fins conformes à la législation de l'État.
    
7. Chaque organisation doit désigner un responsable administratif de district. Ce dernier doit veiller à ce que les fonds soient utilisés conformément à la vision et à la mission du district scolaire de Minnetonka. Toutes les dépenses sont soumises à l'approbation du conseil scolaire.
    
8. Les dépenses à imputer sur le compte d'une organisation doivent être approuvées par le responsable administratif du district chargé de cette organisation. Par exemple, les dépenses à imputer sur le compte d'une association de parents d'élèves doivent être approuvées par le directeur de l'établissement concerné.
    
9. La couverture de responsabilité civile du District s'étend à toutes les activités de l'organisation, à l'exception de celles auxquelles le District n'est pas autorisé à participer en vertu de la législation de l'État. Par exemple, si une activité de collecte de fonds hors campus prévoit le service d'alcool, l'organisation devra souscrire une assurance responsabilité civile distincte pour couvrir ce service.

IV. MISE EN ŒUVRE

Le Conseil scolaire confie la responsabilité de la mise en œuvre de cette politique au directeur général et au directeur exécutif des finances et des opérations.

Adopté :
Conformément à la règle G-2, Fonds fiduciaires – Fusion des finances de la PTO et de la PTA, datée du 8 septembre 1995

Référence :
Politique n° 730 de Minnetonka, Indemnisation en matière de responsabilité civile

Date d'approbation : 18 janvier 2007