I. OBJET

L'objectif de cette politique est d'incorporer dans le plan d'assurance responsabilité générale du district les membres des organisations de parents bénévoles qui soutiennent les activités scolaires ou extrascolaires des élèves du district en offrant une administration financière de leur organisation fournie par le district dans le cadre du fonds fiduciaire et de l'agence du district.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

La police d'assurance responsabilité civile générale du district couvre à la fois les bénévoles et les employés. Une organisation bénévole est couverte par la police d'assurance responsabilité civile générale du district si ses finances relèvent de la responsabilité financière du district. Afin d'intégrer l'organisation dans le cadre financier du district, si celle-ci en fait la demande, le district fournira des services bancaires, comptables et financiers aux organisations de parents bénévoles qui servent directement les élèves du district, telles que les sections locales de PTO/PTA, les organisations sportives proposant des programmes aux jeunes du district ou les groupes de parents bénévoles organisés pour soutenir une activité scolaire spécifique. En intégrant les opérations financières d'une organisation de parents bénévoles dans la gestion financière du district, les membres bénévoles de l'organisation de parents bénévoles sont assurés en tant que bénévoles dans le cadre de la police d'assurance responsabilité civile générale du district.

III. EXIGENCE

1. Chaque organisation participante doit avoir pour mission principale de servir les jeunes du district scolaire de Minnetonka.
    
2. La participation à ce service par l'organisation mère est volontaire. Un compte fiduciaire distinct sera tenu pour chaque organisation.
    
3. L'approbation du conseil scolaire est requise avant de fournir des services financiers et d'accepter des fonds. Une fois approuvé par le conseil scolaire, un compte sera immédiatement créé pour recevoir les fonds.
    
4. L'organisation doit transférer 100 % de ses fonds sur le compte fiduciaire du district. L'organisation ne peut conserver aucun fonds, à l'exception d'une petite caisse ne dépassant pas 400 $.
    
5. Les recettes, une fois perçues, sont déposées sur le compte fiduciaire de l'organisation géré par le service administratif ; les dépenses, une fois payées, sont prélevées sur ce même compte.
    
6. Les fonds déposés sur un compte fiduciaire du district doivent être utilisés à des fins conformes à la législation de l'État.
    
7. Chaque organisation doit disposer d'un agent de liaison administratif du district. L'agent de liaison administratif du district doit s'assurer que les fonds sont utilisés conformément à la vision et à la mission du district scolaire de Minnetonka. Toutes les dépenses sont soumises à l'approbation du conseil scolaire.
    
8. Les dépenses à payer à partir d'un compte organisationnel doivent être signées par le responsable administratif du district chargé des relations avec l'organisation. Par exemple, les dépenses à payer à partir d'un compte PTO doivent être signées par le directeur de l'établissement concerné.
    
9. La couverture responsabilité civile du district s'étend à toutes les activités organisationnelles, à l'exception de celles auxquelles le district n'est pas autorisé à participer en vertu de la législation de l'État. Par exemple, si une activité de collecte de fonds hors campus comprend le service d'alcool, l'organisation devra souscrire une assurance responsabilité civile distincte pour couvrir le service d'alcool.

IV. MISE EN ŒUVRE

Le conseil scolaire confie la responsabilité de l'administration de cette politique au surintendant et au directeur général des finances et des opérations.

Adopté :
Conformément à la règle G-2, Fonds fiduciaires – Regroupement des finances du PTO/PTA, datée du 8 septembre 1995.

Référence :
Politique Minnetonka n° 730, Indemnisation en matière de responsabilité civile

Approbation : 18 janvier 2007