I. DÉCLARATION DE POLITIQUE

La présente politique a pour objectif de fournir des directives aux administrateurs et aux employés du district scolaire concernant l'utilisation des outils de communication de masse, tels que les systèmes de sonorisation, le courrier électronique et les systèmes de messagerie numérique de masse.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

Le Conseil scolaire reconnaît l'importance de la communication avec les élèves, le personnel et les familles pour établir une relation de confiance et de soutien envers les écoles et le district. Bien que la communication individuelle soit préférable, le Conseil reconnaît également l'efficacité des outils de communication de masse pour transmettre des messages importants à divers publics. Toutefois, le Conseil est conscient du risque de surutilisation et du caractère intrusif de certains outils de communication. Étant donné que les élèves, le personnel et les familles constituent un public captif, toute annonce à l'échelle de l'école ou du district doit se limiter aux affaires scolaires et aux activités étroitement liées aux intérêts de l'école ou du district.

III. DÉFINITIONS

1. On entend par « annonces » toutes les communications orales et écrites destinées aux élèves, au personnel ou aux familles des élèves (par exemple, annonces par haut-parleurs, messages diffusés sur des écrans vidéo, courriels ou messages téléphoniques, autres annonces verbales, bulletins d'information, tracts et affiches).
2. Les annonces liées à l'école peuvent inclure celles d'associations locales avec lesquelles une école ou un groupe scolaire travaille en partenariat pour organiser des activités intéressant tous les jeunes de la communauté et/ou des projets à vocation humanitaire d'envergure régionale ou nationale, tels que la Croix-Rouge ou le Fonds Unifié.
3. On entend par « diffusion publique » l'utilisation de haut-parleurs dans l'ensemble d'un établissement scolaire et/ou sur son enceinte.
4. La communication numérique de masse désigne les e-mails, les SMS et les nouveaux moyens de communication numérique envoyés à un nombre d'élèves supérieur à celui d'une classe.
5. La messagerie téléphonique désigne un système automatisé permettant d'appeler plusieurs numéros de téléphone.
6. On entend par « situations d'urgence » les situations entraînant la fermeture ou la perturbation des cours, ou celles dans lesquelles des personnes ou des groupes courent un risque de blessure ou de décès.
7. Les activités scolaires désignent les activités organisées par l'établissement, celles parrainées par les associations d'élèves et de parents de l'établissement fréquenté par l'élève, ainsi que les activités destinées aux élèves, aux parents et à la communauté coordonnées ou parrainées par le district, y compris Minnetonka Community Education.
8. On entend par « organismes ou organisations publics » ceux qui sont financés par les impôts. Il s'agit par exemple des activités municipales, des élections, des audiences publiques et des informations fournies par la police ou les pompiers.
9. Les organisations communautaires (civiques, caritatives ou étudiantes) sont définies comme des organisations à but non lucratif.
10. Les organisations fraternelles sont définies comme des organisations œuvrant au profit d'un groupe spécifique au sein de la communauté.
11. Les organisations commerciales et les particuliers sont définis comme des entreprises à but lucratif ou des personnes physiques non affiliées à une organisation telle que définie dans le présent document, et qui proposent des initiatives ou des événements permettant de générer des ressources financières pour les écoles et/ou le district scolaire.

IV. RESPONSABILITÉ

1. Le directeur général, ou la personne qu'il désigne, est responsable de la validité et de la pertinence de toutes les annonces diffusées à l'échelle du district.
2. Le directeur de l'établissement, ou la personne qu'il aura désignée, est chargé de déterminer la validité et la pertinence de toutes les annonces scolaires.

V. PARAMÈTRES D'UTILISATION

1. Les annonces diffusées par haut-parleur doivent être faites à un moment où elles perturberont le moins possible le déroulement des cours. Chaque établissement peut déterminer le lieu, l'heure et la durée de l'affichage ou de la diffusion des annonces. Le secrétariat de l'établissement doit tout mettre en œuvre pour éviter que des annonces ne soient diffusées pendant la journée en dehors des horaires prévus à cet effet.
    
2. Un enseignant ou un entraîneur ayant accès à des systèmes de messagerie de masse ne peut envoyer de messages qu'aux élèves ou aux groupes de parents pour lesquels cet accès a été accordé, et tous les messages doivent concerner des questions scolaires.
    
3. Sauf en cas d'urgence, les appels téléphoniques doivent être limités à la plage horaire comprise entre 9 h et 21 h et, dans la mesure du possible, ne pas avoir lieu pendant l'heure du dîner, soit entre 17 h 30 et 19 h.
    
4. Une annonce peut être faite aux élèves pour les informer de la mise à disposition de ressources ou d'activités proposées par des associations locales.
    
5. Les affiches provenant d'organisations fraternelles seront autorisées dans une mesure limitée lorsque ces organisations parrainent des programmes de bourses d'études dont les étudiants bénéficient directement. Il est également possible de faire de la publicité pour ces programmes de bourses d'études dont les étudiants bénéficient directement.
    
6. Tout partenariat commercial ou individuel générant des dons en faveur de nos établissements scolaires doit être préalablement approuvé par le directeur général ou son représentant. Une fois approuvé, des annonces relatives à l'offre commerciale peuvent être diffusées à titre informatif. Les élèves qui entendent ou reçoivent ces annonces doivent être clairement informés que l'achat ou l'utilisation du produit ou du service est strictement volontaire. (Cela inclut des articles tels que l'album de fin d'année, les bagues de promotion, les photos et les faire-part de remise des diplômes, ou d'autres produits ou services historiques ou traditionnels qui présenteraient un intérêt suffisant pour l'esprit d'école, la commodité des élèves et des parents, ou le financement des organisations étudiantes.)
    
7. Le directeur est chargé de mettre en place des procédures et des directives supplémentaires concernant l'utilisation des systèmes d'envoi de messages de masse. Ces directives, ainsi que la formation qui y est associée, doivent mettre l'accent sur le public cible, les thèmes abordés, le moment choisi et la fréquence d'envoi des messages de masse.