I. ÉNONCÉ DE POLITIQUE

L'objectif de cette politique est de fournir des directives aux administrateurs et aux employés du district scolaire concernant l'utilisation des outils de communication de masse, tels que les systèmes de sonorisation, les courriels et les systèmes de messagerie numérique de masse.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

Le conseil scolaire reconnaît l'importance de la communication avec les élèves, le personnel et les familles pour établir une relation de confiance et de soutien envers les écoles et le district. Bien que la communication personnelle avec les individus soit préférable, le conseil reconnaît également l'efficacité des outils de communication de masse pour transmettre des messages importants à divers publics. Cependant, le conseil est conscient du risque de surutilisation et du caractère intrusif de certains outils de communication. Étant donné que les élèves, le personnel et les familles constituent un public captif, toute annonce à l'échelle de l'école ou du district doit se limiter aux activités scolaires et aux activités étroitement liées aux intérêts de l'école ou du district.

III. DÉFINITIONS

1. Les annonces sont définies comme toutes les communications orales et écrites destinées aux élèves, au personnel ou aux familles des élèves (par exemple, haut-parleurs, écrans vidéo, courriels ou messages téléphoniques, autres annonces verbales, bulletins, tracts et affiches).
2. Les annonces liées à l'école peuvent inclure celles d'associations civiques avec lesquelles une école ou un groupe scolaire travaille en partenariat pour parrainer des activités intéressant tous les jeunes de la communauté et/ou des projets à vocation humanitaire à l'échelle de l'État ou du pays, tels que la Croix-Rouge ou le United Fund.
3. La sonorisation publique est définie comme l'utilisation de haut-parleurs dans l'ensemble d'une école et/ou dans l'enceinte de l'établissement scolaire.
4. La messagerie numérique de masse est définie comme incluant les courriels, les SMS et les nouvelles fonctionnalités de messagerie numérique envoyés à plus d'une classe d'élèves.
5. La messagerie téléphonique est définie comme un système automatisé permettant d'appeler plusieurs numéros de téléphone.
6. Les situations d'urgence sont définies comme des situations qui entraînent la fermeture ou la perturbation des activités scolaires, ou des situations dans lesquelles des personnes ou des groupes sont exposés à un risque de blessure ou de décès.
7. Les activités scolaires sont définies comme les activités organisées par l'école, les activités parrainées par les associations d'élèves et de parents de l'établissement scolaire fréquenté par l'élève, ainsi que les activités coordonnées/parrainées par le district, y compris Minnetonka Community Education, auxquelles participent les élèves, les parents et la communauté.
8. Les organismes ou organisations publics sont définis comme ceux qui sont financés par les impôts. Il s'agit par exemple des activités municipales, des élections, des audiences publiques et des informations relatives aux services de police et d'incendie.
9. Les organisations communautaires (civiques, caritatives, étudiantes) sont définies comme des organisations qui n'ont pas pour but de réaliser des profits financiers.
10. Les organisations fraternelles sont définies comme des organisations œuvrant au profit d'un groupe spécifique au sein de la communauté.
11. Les organisations commerciales/particuliers sont définis comme des entreprises à but lucratif ou des particuliers non affiliés à une organisation telle que définie dans les présentes, et qui offrent des opportunités ou organisent des événements générant un soutien financier aux écoles et/ou au district scolaire.

IV. RESPONSABILITÉ

1. Le surintendant, ou son représentant, est responsable de la validité et de la pertinence de toutes les annonces diffusées à l'échelle du district.
2. Le directeur de l'école, ou son représentant, déterminera la validité et la pertinence de toutes les annonces scolaires.

V. PARAMÈTRES D'UTILISATION

1. Les annonces publiques doivent être faites à un moment où elles perturberont le moins possible le processus éducatif. Chaque école peut désigner un lieu, une heure et une durée pour l'affichage ou la distribution des annonces. Le secrétariat de l'école doit tout mettre en œuvre pour éviter que des annonces soient faites pendant la journée en dehors de l'heure prévue à cet effet.
    
2. Un enseignant ou un entraîneur ayant accès à des systèmes de messagerie de masse ne peut envoyer des messages qu'aux élèves ou aux groupes de parents pour lesquels l'accès au système a été fourni, et tous les messages doivent être liés aux activités scolaires.
    
3. Sauf en cas d'urgence, les messages téléphoniques doivent être limités à la plage horaire comprise entre 9 h et 21 h et exclure, dans la mesure du possible, l'heure du dîner, soit entre 17 h 30 et 19 h.
    
4. Une annonce peut être faite aux élèves pour les informer de la disponibilité du matériel ou des activités proposés par les organisations communautaires de soutien.
    
5. Les affiches provenant d'organisations fraternelles seront autorisées en nombre limité lorsque ces organisations parrainent des programmes de bourses d'études qui profitent directement aux étudiants. Les annonces concernant les programmes de bourses d'études qui profitent directement aux étudiants peuvent également être faites.
    
6. Tout partenariat commercial/individuel générant des dons à nos écoles doit être approuvé au préalable par le directeur/son représentant. Une fois approuvé, des annonces relatives à l'offre commerciale peuvent être faites à titre informatif. Les élèves qui entendent ou reçoivent ces annonces doivent être clairement informés que l'achat ou l'utilisation du produit ou du service est strictement volontaire. (Cela inclut des articles tels que les albums de fin d'année, les bagues de promotion, les photos et les faire-part de remise des diplômes ou d'autres produits ou services historiques ou traditionnels qui seraient suffisamment bénéfiques pour l'esprit scolaire, la commodité des élèves/parents ou le financement des organisations étudiantes).
    
7. Le surintendant est chargé d'établir des procédures et des directives supplémentaires pour l'utilisation des systèmes de messagerie de masse. Ces directives et la formation associée doivent mettre l'accent sur le public, les sujets, le calendrier et la fréquence des messages de masse.