I. OBJET

1. Le Conseil scolaire de Minnetonka reconnaît l'importance de la participation du public aux délibérations et aux décisions concernant les affaires du district. Parallèlement, le Conseil reconnaît qu'il est essentiel de mener des débats ordonnés et efficaces, en permettant à tous les participants d'exprimer leur point de vue.
    
2. La présente politique a pour objectif de définir des procédures visant à garantir un débat public ouvert et ordonné, ainsi qu'à protéger les droits des personnes à une procédure régulière et au respect de la vie privée, conformément à la loi.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

1. Le conseil a pour politique d'encourager les citoyens à débattre, lors des réunions du conseil scolaire, de sujets liés à la gestion du district. Le conseil peut imposer des restrictions raisonnables quant au moment, au lieu et aux modalités de l'expression publique afin de faciliter la libre discussion entre toutes les parties intéressées.
    
2. Le Conseil d'administration s'engage, par principe, à protéger les droits légaux à la vie privée et à une procédure régulière des employés et des élèves.

III. DÉFINITIONS

1. On entend par « données relatives au personnel » les données concernant des personnes physiques collectées du fait que ces personnes sont ou ont été salariées ou candidates à un emploi. Aux fins de la présente politique, le terme « salarié » inclut les bénévoles et les prestataires indépendants.
    
2.  Les données relatives au personnel concernant les employés actuels et anciens qui sont « publiques » comprennent :
   
   le nom ; le numéro d'identification de l'employé, qui ne doit pas correspondre au numéro de sécurité sociale ; le salaire brut réel ; la fourchette salariale ; les honoraires contractuels ; la pension brute réelle ; la valeur et la nature des avantages sociaux pris en charge par l'employeur ; le motif et le montant de toute rémunération supplémentaire, y compris le remboursement des frais, en plus du salaire ; l'unité de négociation ; intitulé du poste ; description du poste ; formation et parcours professionnel ; expérience professionnelle antérieure ; date de début et de fin d'emploi ; l'existence et l'état d'avancement de toute plainte ou accusation à l'encontre de l'employé, que la plainte ou l'accusation ait donné lieu ou non à une mesure disciplinaire ; la décision finale relative à toute mesure disciplinaire, accompagnée des motifs spécifiques de cette mesure et des données justifiant celle-ci, à l'exclusion des données qui permettraient d'identifier des sources confidentielles employées par l'organisme public ; les termes de tout accord réglant un litige découlant de la relation de travail, y compris un accord de rachat de contrat de directeur, à condition que cet accord mentionne les motifs spécifiques justifiant l'accord s'il implique le versement de plus de 10 000 dollars de fonds publics ; le lieu de travail ; un numéro de téléphone professionnel ; le numéro de badge ; les distinctions et récompenses reçues ; et les feuilles de présence ou autres données comparables qui ne sont utilisées que pour comptabiliser le temps de travail de l'employé à des fins de paie, sauf dans la mesure où la divulgation des données des feuilles de présence révélerait les raisons pour lesquelles l'employé a pris un congé de maladie ou un autre congé médical, ou d'autres données non publiques.
    
3. Les données personnelles « publiques » concernant les candidats actuels et anciens à un emploi comprennent :
   
   le statut d'ancien combattant ; les résultats aux tests pertinents ; le classement sur la liste d'éligibilité ; l'historique professionnel ; la formation et l'éducation ; et la disponibilité pour travailler. Les noms des candidats sont considérés comme des données confidentielles, sauf lorsqu'ils sont certifiés éligibles à une nomination pour un poste vacant ou lorsque l'autorité de nomination les considère comme finalistes pour un poste dans la fonction publique. Aux fins de la présente sous-section, le terme « finaliste » désigne une personne sélectionnée pour passer un entretien avec l'autorité de nomination avant la sélection.
    
4. On entend par « données scolaires » les données conservées par le district et concernant un élève.
    
5. Le terme « élève » désigne toute personne actuellement ou anciennement inscrite dans le district, les candidats à l'inscription, ou les personnes bénéficiant de services à temps partagé.
    
6. Les données relatives aux candidats à une nomination au Conseil, recueillies par le District à la suite de la candidature de ces derniers à un poste au sein de l'organisme public, constituent des données à caractère personnel, à l'exception des éléments suivants qui sont publics : le nom ; la ville de résidence, sauf si la nomination est soumise à une condition de résidence exigeant que l'adresse complète soit rendue publique ; la formation et l'expérience professionnelle ; les activités bénévoles ; les distinctions et honneurs reçus ; et les fonctions publiques antérieures. Une fois qu'une personne a été nommée au Conseil, les données supplémentaires suivantes sont publiques : l'adresse de résidence et soit un numéro de téléphone, soit une adresse électronique permettant de joindre la personne nommée, ou les deux à la demande de celle-ci ; toutefois, toute adresse électronique ou tout numéro de téléphone fourni par le District à l'usage d'une personne nommée est public. Une personne nommée peut utiliser une adresse électronique ou un numéro de téléphone fourni par le District comme adresse électronique ou numéro de téléphone désigné où elle peut être jointe.

IV. DROIT À LA VIE PRIVÉE

1. Les employés du district ont le droit légal à la confidentialité concernant les questions susceptibles d'être soumises au conseil scolaire, notamment, mais sans s'y limiter, les suivantes :
    
   1. le droit à une audience à huis clos pour les enseignants, conformément à l'article 122A-040, paragraphe 14, du Code des lois du Minnesota (Audience relative au licenciement des enseignants) ;
       
   2. le droit à la confidentialité des données personnelles, tel que prévu par l'article 13043 du Code du Minnesota (Données personnelles) ;
       
   3. le droit à ce que le Conseil examine certaines données considérées comme non publiques, conformément aux dispositions de l'article 13D.05 du Code du Minnesota (Données non publiques)
       
   4. le droit à une audience à huis clos pour les entraîneurs principaux des équipes universitaires, qu'ils soient titulaires d'une licence ou non, afin d'examiner les motifs de non-renouvellement d'un contrat d'entraîneur, conformément à l'article 122A.33, paragraphe 3, du Code des lois du Minnesota.
       
2. Les élèves du district ont le droit légal à la confidentialité concernant les questions susceptibles d'être soumises au conseil d'administration, notamment, mais sans s'y limiter, les suivantes :
    
   1. droit à une audience à huis clos, Minn. Stat. § 121 A.4 7, al. 5 (Audience relative à l'exclusion d'un élève) ;
       
   2. droit à la confidentialité des données scolaires, Minn. Stat. § 13.32 (Données scolaires) ; 20 D.S.C. § 1232g (FERPA) ;
       
   3. le droit à la confidentialité des plaintes, tel que prévu par les lois relatives au signalement des maltraitances envers les enfants et à la lutte contre la discrimination, Minn. Stat. § 626.556 (Signalement des maltraitances envers les mineurs) et Minn. Stat. Ch. 363A (Loi sur les droits de l'homme du Minnesota).

V. LA POSSIBILITÉ POUR LE PUBLIC DE SE FAIRE ENTENDRE

Le Conseil s'efforcera de donner à tous les citoyens du District la possibilité de s'exprimer et de voir leurs plaintes examinées et évaluées, dans les limites prévues par la loi et la présente politique, et sous réserve de restrictions raisonnables quant au moment, au lieu et aux modalités. Parmi les droits dont jouit le public figure le droit d'accéder aux données publiques, conformément à l'article 13.43, alinéa 2, du Code des lois du Minnesota (Données publiques).

VI. PROCÉDURES

1. Points à l'ordre du jour
    
   1. Les citoyens qui souhaitent qu'un sujet soit abordé lors d'une réunion publique du conseil scolaire sont invités à en informer le bureau du directeur général avant la réunion du conseil. Ils doivent indiquer leur nom, leur adresse, le nom du groupe qu'ils représentent (le cas échéant), ainsi que le sujet à traiter ou la question à aborder.
       
   2. Les citoyens qui souhaitent s'adresser au Conseil sur un sujet particulier doivent préciser ce sujet et indiquer le ou les points de l'ordre du jour auxquels se rapportent leurs commentaires.
       
   3. Le président du conseil donnera la parole à un intervenant à la fois et déclarera hors sujet les interventions de ceux qui n'auront pas été appelés à s'exprimer. Seuls les intervenants auxquels le président aura donné la parole seront autorisés à s'exprimer. Les commentaires émanant d'autres personnes seront considérés comme hors sujet. Les personnes qui perturbent ou interrompent les intervenants, le conseil scolaire ou le déroulement de la séance pourront être priées de quitter la salle.
       
   4. Le Conseil se réserve le droit de limiter la durée des débats sur tout point à l'ordre du jour à un laps de temps raisonnable, tel que déterminé par le Conseil scolaire. Si un groupe ou une organisation souhaite s'adresser au Conseil sur un sujet donné, celui-ci se réserve le droit d'exiger la désignation d'un ou plusieurs représentants ou porte-parole chargés de s'exprimer au nom dudit groupe ou de ladite organisation.
       
   5. Les points proposés pour figurer à l'ordre du jour qui pourraient soulever des questions relatives à la protection des données, qui pourraient comporter des allégations préliminaires ou qui pourraient être de nature diffamatoire ou calomnieuse ne seront pas examinés en séance publique, mais seront traités selon les modalités fixées par le Conseil, conformément à la législation en vigueur.
       
   6. Le président du conseil d'administration doit immédiatement déclarer irrecevable toute intervention, émanant de quiconque, y compris des membres du conseil, qui enfreindrait les dispositions de la législation fédérale ou de l'État, la présente politique ou les droits légaux à la vie privée d'une personne.
       
   7. Les attaques personnelles de la part de toute personne s'adressant au Conseil sont inacceptables. Si une personne persiste à tenir de tels propos, elle se verra retirer le droit de s'adresser au Conseil.
       
   8. En fonction du nombre de personnes présentes souhaitant s'exprimer, le Conseil se réserve le droit d'imposer toute autre limitation ou restriction jugée nécessaire afin de garantir aux personnes présentes la possibilité de s'exprimer dans des conditions ordonnées, efficaces et équitables.
       
2. Réclamations
    
   1. Les plaintes courantes concernant un enseignant ou un autre membre du personnel doivent d'abord être adressées à cet enseignant ou à ce membre du personnel, ou à son supérieur hiérarchique direct.
       
   2. Si la plainte vise un employé et porte sur des faits de maltraitance d'enfants, de discrimination, de harcèlement racial, religieux ou sexuel, ou sur d'autres actes créant un climat d'intimidation, elle doit être adressée au supérieur hiérarchique de l'employé concerné ou à tout autre responsable désigné dans la politique du district régissant ce type de plainte. En l'absence d'une personne désignée, l'affaire doit être portée à l'attention du directeur général.
       
   3. Les réclamations non résolues visées au paragraphe 1 de la présente section ou les problèmes concernant le district doivent être adressés au bureau du directeur général.
       
   4. Les réclamations qui n'ont pas été résolues au niveau du directeur peuvent être portées devant le conseil d'administration par notification écrite adressée à ce dernier.
       
3. Forum ouvert

En règle générale, le Conseil prévoit un créneau horaire spécifique pendant lequel les citoyens peuvent s'adresser au Conseil sur n'importe quel sujet, sous réserve des restrictions prévues par la présente politique. Lors des réunions ordinaires du Conseil, les citoyens ont la possibilité de s'adresser au Conseil au sujet des points inscrits à l'ordre du jour de la réunion. Lors des séances d'étude du Conseil scolaire, les citoyens ont la possibilité de s'adresser au Conseil sur toute question qu'ils souhaitent porter à son attention. Le Conseil scolaire se réserve le droit de prévoir un temps spécifique à cette fin et de limiter le temps de parole des intervenants en conséquence.

Le conseil d'administration peut décider d'organiser certains types de réunions publiques au cours desquelles le public ne sera pas invité à s'adresser au conseil. Il peut s'agir, par exemple, de séances de travail ou de séminaires du conseil. Le public aura toujours le droit d'être informé de ces réunions et sera autorisé à y assister, mais il ne se verra pas accorder de temps de parole pendant la réunion pour s'adresser au conseil.

D. Séances d'écoute

Les séances de consultation organisées tout au long de l'année permettent à différents groupes de membres de la communauté, de parents, de membres du personnel et d'élèves de rencontrer de manière informelle le conseil d'administration et de répondre à des questions relatives au thème défini par celui-ci.

VII. SANCTIONS EN CAS DE VIOLATION DE LA CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

1. Le district est tenu de prendre en charge les dommages-intérêts, les frais et les honoraires d'avocat, ainsi que, en cas de violation délibérée, des dommages-intérêts punitifs pour violation des lois de l'État relatives à la protection des données. (Minn. Stat. § 13.08, al. 1)
    
2. Toute personne qui enfreint délibérément la confidentialité des données est coupable d'un délit. (Minn. Stat. § 13.09)
    
3. Dans le cas d'un salarié, une infraction délibérée constitue un motif valable justifiant une suspension sans salaire ou un licenciement. (Minn. Stat. § 13.09)

Références juridiques :    
Minn. Stat. Ch. 13 (Loi sur la protection des données du gouvernement du Minnesota)
Minn. Stat. § 13.601, al. 3 (Candidats à une nomination)
Minn. Stat. § 13D.05 (Loi sur la transparence des réunions publiques)
Minn. Stat. § 121AA7, sous-section 5 (Audience relative au renvoi d'un élève)
Minn. Stat. § 122A.33, sous-section 3 (Entraîneurs ; possibilité de répondre)
Minn. Stat. § 122AAO, sous-section 14 (Audience relative au licenciement d'un enseignant)
Minn. Stat. § 122AA4 (Contrat avec les enseignants)
Minn. Stat. § 123B.02, sous-section 14 (Employés ; contrats de services)
Minn. Stat. Ch. 363A (Loi sur les droits de l'homme du Minnesota)
Minn. Stat. § 626.556 (Signalement de maltraitance de mineurs) 20 V.S.C. § 1232g (Loi sur les droits éducatifs et la confidentialité de la famille) Avis du procureur général du Minnesota n° 852 (14 juillet 2006)