I. OBJET

1. Le conseil scolaire de Minnetonka reconnaît l'importance de la participation du public aux délibérations et aux décisions concernant les questions relatives au district. Parallèlement, le conseil reconnaît l'importance de mener des procédures ordonnées et efficaces, offrant à tous les participants la possibilité d'exprimer leurs points de vue respectifs.
    
2. L'objectif de cette politique est de fournir des procédures visant à garantir un débat public ouvert et ordonné, ainsi qu'à protéger les droits à une procédure régulière et à la vie privée des individus en vertu de la loi.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

1. La politique du Conseil consiste à encourager les citoyens à débattre des questions liées à la gestion du district lors des réunions du conseil scolaire. Le Conseil peut imposer des restrictions raisonnables en matière de temps, de lieu et de manière d'expression publique afin de faciliter la libre discussion entre toutes les parties intéressées.
    
2. Le Conseil doit, en vertu de sa politique, protéger les droits légaux à la vie privée et à une procédure régulière des employés et des étudiants.

III. DÉFINITIONS

1. Les « données personnelles » désignent les données relatives à des personnes physiques collectées parce que ces personnes sont ou ont été employées ou candidates à un emploi. Aux fins de la présente politique, le terme « employé » inclut les bénévoles et les entrepreneurs indépendants.
    
2.  Les données personnelles relatives aux employés actuels et anciens qui sont « publiques » comprennent :
   
   Nom ; numéro d'identification de l'employé, qui ne doit pas être le numéro de sécurité sociale ; salaire brut réel ; fourchette salariale ; frais contractuels ; pension brute réelle ; valeur et nature des avantages sociaux payés par l'employeur ; base et montant de toute rémunération supplémentaire, y compris le remboursement des frais, en plus du salaire ; unité de négociation ; intitulé du poste ; description du poste ; formation et expérience professionnelle ; expérience professionnelle antérieure ; date du premier et du dernier emploi ; existence et statut de toute plainte ou accusation à l'encontre de l'employé, que la plainte ou l'accusation ait donné lieu ou non à une mesure disciplinaire ; décision finale relative à toute mesure disciplinaire, accompagnée des motifs spécifiques de la mesure et des données justifiant la base de la mesure, à l'exclusion des données qui permettraient d'identifier des sources confidentielles qui sont des employés de l'organisme public ; les termes de tout accord réglant un litige découlant de la relation de travail, y compris un accord de rachat de superintendant, sauf que l'accord doit inclure les raisons spécifiques de l'accord s'il implique le paiement de plus de 10 000 dollars de fonds publics ; lieu de travail ; numéro de téléphone professionnel ; le numéro de badge ; les distinctions et récompenses reçues ; et les feuilles de présence ou autres données comparables qui sont uniquement utilisées pour comptabiliser le temps de travail de l'employé à des fins de paie, sauf dans la mesure où la divulgation des données des feuilles de présence révélerait les raisons pour lesquelles l'employé a pris un congé de maladie ou un autre congé médical ou d'autres données non publiques.
    
3. Les données personnelles relatives aux candidats actuels et anciens à un emploi qui sont « publiques » comprennent :
   
   Statut d'ancien combattant ; résultats aux tests pertinents ; classement sur la liste d'éligibilité ; historique professionnel ; formation et éducation ; et disponibilité pour le travail. Les noms des candidats sont des données privées, sauf lorsqu'ils sont certifiés éligibles à un poste vacant ou lorsque les candidats sont considérés par l'autorité de nomination comme finalistes pour un poste dans la fonction publique. Aux fins de la présente subdivision, le terme « finaliste » désigne une personne sélectionnée pour être interviewée par l'autorité investie du pouvoir de nomination avant la sélection.
    
4. Les « données scolaires » désignent les données conservées par le district concernant un élève.
    
5. Le terme « élève » désigne toute personne actuellement ou anciennement inscrite ou enregistrée dans le district, tout candidat à l'inscription ou toute personne bénéficiant de services à temps partagé.
    
6. Les données relatives aux candidats à un poste au sein du Conseil, recueillies par le district à la suite de la candidature de ces derniers à un poste au sein de l'organisme public, sont des données à caractère privé, à l'exception des informations suivantes, qui sont publiques : nom ; ville de résidence, sauf si le poste est soumis à une condition de résidence qui exige que l'adresse complète soit rendue publique ; formation et expérience professionnelle ; parcours professionnel ; bénévolat ; récompenses et distinctions ; et expérience antérieure au sein de l'administration publique. Une fois qu'une personne a été nommée au Conseil, les informations supplémentaires suivantes sont publiques : adresse résidentielle et numéro de téléphone ou adresse électronique où la personne nommée peut être jointe, ou les deux à la demande de la personne nommée ; toutefois, toute adresse électronique ou tout numéro de téléphone fourni par le District à l'usage d'une personne nommée est public. Une personne nommée peut utiliser une adresse électronique ou un numéro de téléphone fournis par le district comme adresse électronique ou numéro de téléphone désignés pour la joindre.

IV. DROITS À LA VIE PRIVÉE

1. Les employés du district ont un droit légal à la confidentialité concernant les questions qui peuvent être soumises au conseil scolaire, y compris, mais sans s'y limiter, les suivantes :
    
   1. droit à une audience privée pour les enseignants, conformément à Minn. Stat. § 122A040, Subd. 14 (Audience de licenciement des enseignants) ;
       
   2. droit à la confidentialité des données personnelles tel que prévu par Minn. Stat. § 13043 (Données personnelles) ;
       
   3. droit à l'examen par la Commission de certaines données considérées comme non publiques, conformément à l'article 13D.05 (Données non publiques) du Minnesota Statute.
       
   4. droit à une audience privée pour les entraîneurs principaux universitaires agréés ou non agréés afin de discuter des raisons du non-renouvellement d'un contrat d'entraîneur conformément à Minn. Stat. § 122A.33, Subd. 3.
       
2. Les élèves du district ont un droit légal à la confidentialité concernant les questions qui peuvent être soumises au conseil, y compris, mais sans s'y limiter, les suivantes :
    
   1. droit à une audience privée, Minn. Stat. § 121 A.4 7, Subd. 5 (Audience de renvoi d'un élève) ;
       
   2. droit à la confidentialité des données éducatives, Minn. Stat. § 13.32 (Données éducatives) ; 20 D.S.C. § 1232g (FERPA) ;
       
   3. droit à la confidentialité des plaintes prévu par les lois sur le signalement des cas de maltraitance infantile et la discrimination, Minn. Stat. § 626.556 (Signalement des cas de maltraitance infantile) et Minn. Stat. Ch. 363A (Loi sur les droits de l'homme du Minnesota).

V. LA POSSIBILITÉ POUR LE PUBLIC DE SE FAIRE ENTENDRE

Le Conseil s'efforcera de donner à tous les citoyens du district la possibilité d'être entendus et de voir leurs plaintes examinées et évaluées, dans les limites de la loi et de la présente politique, et sous réserve de restrictions raisonnables en matière de temps, de lieu et de manière. Parmi les droits dont dispose le public figure le droit d'accéder aux données publiques, conformément à l'article 13.43, paragraphe 2 (Données publiques) du Minnesota Statute.

VI. PROCÉDURES

1. Points à l'ordre du jour
    
   1. Les citoyens qui souhaitent qu'un sujet soit abordé lors d'une réunion publique du conseil scolaire sont invités à en informer le bureau du surintendant avant la réunion du conseil. Le citoyen doit fournir son nom, son adresse, le nom du groupe qu'il représente (le cas échéant) et le sujet à traiter ou la question à aborder.
       
   2. Les citoyens qui souhaitent s'adresser au Conseil sur un sujet particulier doivent identifier le sujet et indiquer le ou les points de l'ordre du jour auxquels leurs commentaires se rapportent.
       
   3. Le président du conseil donnera la parole à un seul intervenant à la fois et déclarera irrecevables les interventions des autres intervenants qui n'auront pas été autorisés à prendre la parole. Seuls les intervenants autorisés par le président seront autorisés à prendre la parole. Les commentaires des autres personnes ne seront pas pris en considération. Les personnes qui perturbent ou interrompent les intervenants, le conseil scolaire ou le déroulement des débats peuvent être priées de quitter la salle.
       
   4. Le conseil se réserve le droit de limiter la discussion de tout point à l'ordre du jour à une durée raisonnable, telle que déterminée par le conseil scolaire. Si un groupe ou une organisation souhaite s'adresser au conseil sur un sujet donné, celui-ci se réserve le droit d'exiger la désignation d'un ou plusieurs représentants ou porte-parole pour s'exprimer au nom du groupe ou de l'organisation.
       
   5. Les questions proposées pour inscription à l'ordre du jour qui peuvent soulever des problèmes de confidentialité des données, qui peuvent impliquer des allégations préliminaires ou qui peuvent être de nature diffamatoire ou calomnieuse ne seront pas examinées en public, mais seront traitées conformément à la décision du conseil d'administration et à la législation en vigueur.
       
   6. Le président du conseil d'administration doit immédiatement rejeter toute discussion, y compris celle des membres du conseil, qui enfreindrait les dispositions de la législation fédérale ou de l'État, la présente politique ou les droits légaux à la vie privée d'un individu.
       
   7. Les attaques personnelles de la part de toute personne s'adressant au Conseil sont inacceptables. Si une personne persiste à tenir de tels propos, elle perdra le privilège de s'adresser au Conseil.
       
   8. En fonction du nombre de personnes présentes souhaitant être entendues, le Conseil se réserve le droit d'imposer toute autre limitation ou restriction nécessaire afin de garantir aux personnes présentes la possibilité d'être entendues de manière ordonnée, efficace et équitable.
       
2. Réclamations
    
   1. Les plaintes courantes concernant un enseignant ou un autre employé doivent d'abord être adressées à cet enseignant ou à cet employé, ou à son supérieur hiérarchique direct.
       
   2. Si la plainte concerne un employé et porte sur des faits de maltraitance d'enfants, de discrimination, de harcèlement racial, religieux ou sexuel, ou d'autres activités créant un climat intimidant, elle doit être adressée au supérieur hiérarchique de l'employé ou à toute autre personne désignée dans la politique du district régissant ce type de plainte. En l'absence de personne désignée, l'affaire doit être renvoyée au surintendant.
       
   3. Les plaintes non résolues mentionnées au paragraphe 1 de cette section ou les problèmes concernant le district doivent être adressés au bureau du surintendant.
       
   4. Les plaintes qui ne sont pas résolues au niveau du surintendant peuvent être portées devant le conseil d'administration en adressant une notification écrite à ce dernier.
       
3. Forum ouvert

Le Conseil prévoit normalement une période déterminée pendant laquelle les citoyens peuvent s'adresser au Conseil sur n'importe quel sujet, sous réserve des restrictions prévues par la présente politique. Lors des réunions ordinaires du Conseil, les citoyens ont la possibilité de s'adresser au Conseil sur les points inscrits à l'ordre du jour de la réunion. Lors des séances d'étude du conseil scolaire, les citoyens ont la possibilité de s'adresser au conseil sur toute question qu'ils souhaitent lui soumettre. Le conseil scolaire se réserve le droit d'allouer un délai spécifique à cette fin et de limiter le temps de parole des intervenants en conséquence.

Le conseil peut décider de tenir certains types de réunions publiques auxquelles le public ne sera pas invité à s'adresser. Il peut s'agir, par exemple, de séances de travail et de retraites du conseil. Le public aura toujours le droit d'être informé de ces réunions et sera autorisé à y assister, mais il ne se verra pas accorder de temps pendant la réunion pour s'adresser au conseil.

D. Séances d'écoute

Les séances d'écoute organisées tout au long de l'année permettent à différents groupes de membres de la communauté, de parents, de membres du personnel et d'élèves de rencontrer de manière informelle le conseil d'administration et de répondre à des questions relatives au thème défini par celui-ci.

VII. SANCTIONS EN CAS DE VIOLATION DE LA CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

1. Le district est responsable des dommages, des frais et des honoraires d'avocat, et en cas de violation délibérée, des dommages-intérêts punitifs pour violation des lois de l'État sur la confidentialité des données. (Minn. Stat. § 13.08, Subd. 1)
    
2. Toute personne qui enfreint délibérément la confidentialité des données est coupable d'un délit mineur. (Minn. Stat. § 13.09)
    
3. Dans le cas d'un employé, une violation délibérée constitue un motif valable de suspension sans salaire ou de licenciement. (Minn. Stat. § 13.09)

Références juridiques :    
Minn. Stat. Ch. 13 (Loi sur les pratiques en matière de données gouvernementales du Minnesota)
Minn. Stat. § 13.601, Subd. 3 (Candidats à une nomination)
Minn. Stat. § 13D.05 (Loi sur les réunions publiques)
Minn. Stat. § 121AA7, Subd. 5 (Audience de renvoi d'un élève)
Minn. Stat. § 122A.33, Subd. 3 (Entraîneurs ; possibilité de répondre)
Minn. Stat. § 122AAO, Subd. 14 (Audience de licenciement d'un enseignant)
Minn. Stat. § 122AA4 (Contrats avec les enseignants)
Minn. Stat. § 123B.02, Subd. 14 (Employés ; contrats de services)
Minn. Stat. Ch. 363A (Loi sur les droits de l'homme du Minnesota)
Minn. Stat. § 626.556 (Signalement de mauvais traitements infligés à des mineurs) 20 V.S.C. § 1232g (Loi sur les droits à l'éducation et la confidentialité de la famille) Minn. Op. Atty. Gen. No. 852 (14 juillet 2006)