I. OBJET

L'objectif de cette politique est de fournir des lignes directrices pour l'utilisation par la communauté des installations et de l'équipement du district.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

Le conseil scolaire encourage l'utilisation maximale des installations et des équipements du district à des fins communautaires si, selon lui, cette utilisation n'interfère pas avec l'utilisation à des fins scolaires. Cela inclut l'utilisation du centre artistique « Arts Center on 7 », du Tonka Turf/Dome, du Veterans Field, du Minnetonka Community Education Center et de toutes les autres installations détenues et gérées par le district.

Afin de maintenir la communication au sein du district et d'éviter les conflits d'horaires, toutes les activités et tous les événements prévus après la journée scolaire pour tous les espaces, à l'exception du Centre des arts sur la 7e, du Tonka Turf/Dome, du Veterans Field et du Minnetonka Community Education Center, doivent être programmés par le responsable de la planification des installations du district.

III. PRIORITÉ DANS LA PROGRAMMATION DES ÉVÉNEMENTS ET ACTIVITÉS SCOLAIRES

Toutes les activités et tous les événements prévus après la journée scolaire pour tous les espaces, à l'exception du Centre des arts sur le 7, du Tonka Turf/Dome, du Veterans Field et du Minnetonka Community Education Center, doivent être programmés par le responsable de la planification des installations du district, sauf indication contraire ci-dessous. Les activités et événements scolaires ont la priorité absolue dans la programmation. Les activités et événements scolaires tels que définis ci-dessous seront exemptés de frais de location. (Remarque : des frais peuvent s'appliquer pour le personnel de gardiennage, les fournitures, le nettoyage et le personnel de soutien.)

1. Les directeurs planifieront toutes les activités pendant la journée scolaire et aucune autorisation n'est nécessaire.
    
2. Au-delà de la journée scolaire, le directeur a demandé que les réunions, les activités scolaires et les événements soient considérés comme prioritaires dans le calendrier, notamment :
    
   • Pratiques musicales et concerts programmés par le personnel musical du district
   • Répétitions et productions théâtrales scolaires programmées par le Centre des arts et d'autres membres du personnel théâtral du district.
   • Entraînements sportifs programmés par le personnel du district chargé des activités parascolaires et du département sportif
   • Événements sportifs programmés par le district dans le cadre des activités parascolaires, activités, personnel du département des sports
      
3. Les événements annuels approuvés par le directeur et organisés par l'association de parents d'élèves (PTA/PTO) de l'établissement scolaire, qui se déroulent dans les locaux de l'établissement, seront prioritaires dans la programmation.
    
4. Les événements annuels et les programmes de sessions organisés tout au long de l'année par Minnetonka Community Education (MCE) seront prioritaires dans la programmation.
    
   1. Les activités du MCE seront programmées à des moments qui n'interfèrent pas avec les programmes d'enseignement du district, les événements parrainés par l'école, les réunions, etc., ni avec les activités parascolaires et périscolaires des élèves de la maternelle à la terminale.
       
   2. Les procédures relatives à la publicité, à l'inscription et à la perception des frais sont du ressort du MCE.
       
   3. Les frais d'inscription au MCE peuvent être structurés de manière à inclure une partie proportionnelle des coûts des services de garde qui pourraient être nécessaires.

IV. PRIORITÉ DE PROGRAMMATION POUR LES AUTRES GROUPES ET ORGANISATIONS

1. Les clubs et groupes d'activités approuvés par l'école et disposant d'un conseiller scolaire désigné bénéficieront d'une priorité dans la programmation de cette catégorie. Ces groupes seront exemptés des frais de location.
    
2. Les groupes de jeunes associés au district scolaire de Minnetonka et parrainés par des associations de parents d'élèves, créés uniquement dans le but de soutenir les clubs et activités scolaires existants, bénéficieront d'une priorité dans la programmation. Ces associations de parents d'élèves et clubs de supporters seront exemptés des frais de location. L'annexe A définit plus précisément cette catégorie.
    
3. Les groupes de jeunes de Minnetonka (qui ne soutiennent pas directement les activités scolaires) parrainés par des associations de parents d'élèves et dont la majorité des membres sont des résidents du district scolaire de Minnetonka bénéficieront d'une priorité dans la programmation. Ce groupe pourra être soumis ou non à des frais de location en fonction de l'activité ou de l'événement concerné.
    
4. Les résidents (ceux qui ne sont pas affiliés à un groupe de jeunes) auront la priorité suivante pour la réservation. Ce groupe pourra être soumis ou non à des frais de location en fonction de l'activité ou de l'événement individuel.
    
5. Les groupes ou organisations non résidents utilisant l'espace à des fins commerciales ou professionnelles seront programmés en fonction de la disponibilité des événements et des espaces. Des frais de location des installations s'appliquent.

V. UTILISATION COMMUNAUTAIRE DES INSTALLATIONS SCOLAIRES

1. Les événements organisés par le district et les écoles, notamment les réunions du personnel, les manifestations sportives, les spectacles musicaux et théâtraux, les activités scolaires et les événements PTA/PTO approuvés par le directeur, sont intégrés au calendrier annuel des événements du district publié avant le 1er août de chaque année scolaire. Toutes les autres demandes seront traitées après le 1er août.
    
2. Des règles et procédures distinctes d'utilisation des installations doivent être établies pour le Centre des arts sur 7, le Tonka Turf/Dome, le Veterans Field, le Minnetonka Community Education Center et toutes les autres installations détenues et gérées par le district.
    
3. Le Pagel Center, détenu et exploité par la Minnetonka Youth Hockey Association, n'est pas soumis à cette politique.
    
4. Les installations du district doivent être mises à disposition gratuitement pour toutes les élections générales et spéciales locales, régionales ou nationales, ainsi que pour les réunions électorales de circonscription.
    
5. Les groupes communautaires ou les particuliers peuvent réserver les installations scolaires selon un calendrier établi, à des moments qui n'interfèrent pas avec les programmes d'enseignement du district, les activités des élèves, les activités des groupes liés à l'école et les programmes MCE.
    
6. Les demandes d'utilisation des installations scolaires par des groupes communautaires ou des particuliers doivent être adressées au responsable de la planification des installations du district.
    
7. Le directeur général présentera au conseil scolaire les procédures recommandées pour le traitement et l'examen des demandes. Ces procédures comprendront le barème des frais de location.
    
8. Les frais d'utilisation des installations sont basés sur la classification organisationnelle, comme indiqué au paragraphe VI de la présente politique. Le coût des services de gardiennage et de surveillance, lorsqu'ils sont jugés nécessaires, s'ajoute aux frais de base. Les frais peuvent également inclure des frais de traitement et une caution ou un cautionnement pour garantir l'utilisation appropriée et la réparation des dommages causés aux installations scolaires. Après approbation par le conseil d'administration, ces procédures feront l'objet d'un addendum à la présente politique.
    
9. En cas d'urgence ou de circonstances exceptionnelles nécessitant la réorganisation de l'utilisation des installations scolaires, tout sera mis en œuvre pour trouver un autre lieu de réunion acceptable.

VI. CLASSIFICATIONS DES ORGANISATIONS

Les organisations, les utilisateurs communautaires et les entreprises qui utilisent les installations scolaires sont regroupés en quatre catégories, les groupes non parrainés par le district devant s'acquitter des frais de location appropriés. Les frais de location pour l'utilisation des installations varient en fonction de la nature et de l'objectif de chaque groupe, agence ou organisation. Toutes les autres exigences, telles que la procédure de demande, les normes de conduite pendant l'utilisation, la supervision, etc., sont les mêmes pour tous les groupes d'utilisateurs, indépendamment des différences organisationnelles.

Les utilisateurs de la communauté sont classés dans l'une des catégories suivantes :

1. Groupe communautaire A
    
   1. Groupes de jeunes associés au district scolaire de Minnetonka qui mènent des activités non lucratives.
       
   2. Les groupes de jeunes à but non lucratif de Minnetonka (âgés de moins de 18 ans) qui sont composés en grande partie de résidents du district et qui ont pour seul objectif d'offrir un programme d'activités aux jeunes du district. L'organisation doit, sur demande, fournir au district les documents appropriés concernant son statut à but non lucratif ainsi qu'une copie de tous les règlements et documents financiers qui régissent son fonctionnement, afin que ces documents puissent être consultés par le public. Les installations du district seront utilisées pour des activités non lucratives. Ne sont pas inclus les groupes de jeunes parrainés par des écoles privées, qu'elles soient situées à l'intérieur ou à l'extérieur du district.
       
   3. Groupes de jeunes associés au district scolaire de Minnetonka (soutenant directement les activités scolaires) parrainés par des associations de parents d'élèves pour des événements de collecte de fonds, définis plus en détail à l'annexe A.
       
   4. Une activité composée en grande partie de résidents du district, menée par une organisation à but lucratif et exerçant une activité non génératrice de revenus.
       
   5. Résidents utilisant l'espace pour une réunion non lucrative.
       
2. Groupe communautaire B
    
   1. Utilisation par des groupes communautaires organisés du district scolaire de Minnetonka pour une activité génératrice de revenus telle que définie ci-dessous.
       
      1. Pour les camps, cliniques, tournois et événements à but lucratif qui ne partagent pas équitablement leurs bénéfices avec un groupe scolaire, une activité ou une organisation parentale désignés.
          
      2. Organismes publics à but non lucratif qui utilisent les installations pour collecter des fonds au profit de l'ensemble de la communauté.
          
      3. Camps, stages et cours dispensés par des entraîneurs du district dans le cadre de leur activité personnelle.
          
      4. Organisations religieuses au service des jeunes de la communauté. Cela n'inclut pas les services religieux organisés.
          
   2. Utilisation par un groupe communautaire à but non lucratif, un groupe d'entreprises ou des groupes de quartier pour une activité non lucrative telle que définie ci-dessous.
       
      1. Les groupes à but non lucratif basés dans le district, y compris les écoles privées, qui demandent à louer des installations du district pour un programme ou une activité.
          
      2. Location de la salle de sport par les résidents du district ou un groupe non affilié au district.
3. Groupe C
    
   1. Les entreprises et les associations de quartier situées dans le district qui utilisent les installations pour des activités récréatives ou éducatives génératrices de revenus.
       
   2. Les groupes à but non lucratif, y compris les écoles privées, qui louent des installations du district pour un programme ou une activité générant des revenus.
       
   3. Désigne les groupes à but non lucratif, les écoles, les collèges, les universités, les organisations sportives pour les jeunes et les associations sportives pour les jeunes qui gèrent un programme non lucratif et qui ne sont pas basés dans le district.
       
   4. Organisation religieuse ayant pour but la célébration d'un service religieux.
       
   5. Événements organisés par la ville ou le comté, ou par des organisations affiliées à la ville ou au comté.
       
4. Groupe non communautaire D
    
   1. Les groupes à but non lucratif, les écoles, les collèges, les universités, les organisations sportives pour les jeunes et les associations sportives pour les jeunes qui ne sont pas basés dans le district et qui gèrent un programme générateur de revenus.
       
   2. Entreprises qui utilisent les installations du district à des fins personnelles et/ou commerciales.

VII. RÈGLES D'UTILISATION DES INSTALLATIONS ET DES ÉQUIPEMENTS

1. Tout groupe utilisant un bâtiment et/ou les terrains du district est tenu de remettre en état tout bien détruit ou ayant subi des dommages autres que ceux résultant d'une usure normale.
    
2. Rien ne peut être vendu, donné, exposé ou présenté sans autorisation. Si une telle autorisation est accordée, elle doit être mentionnée dans le permis d'utilisation du bâtiment approuvé.
    
3. Les frais d'utilisation des installations scolaires sont déterminés en fonction des coûts supplémentaires engagés par le district à la suite de l'utilisation des installations scolaires.
    
4. La location des bâtiments et autres installations sera facturée aux particuliers, groupes et organisations sur la base d'un barème de location établi. Le loyer correspond aux frais d'utilisation de l'installation, y compris le mobilier qui s'y trouve habituellement et les services publics nécessaires à son fonctionnement. Tous les autres frais engagés par le district seront facturés en sus à l'utilisateur.
    
5. L'utilisation non autorisée d'une installation, l'utilisation d'une installation d'une manière préjudiciable aux intérêts du district, le défaut de paiement rapide du loyer et des autres frais lorsqu'ils sont demandés ou le non-respect des demandes du personnel scolaire seront tous considérés comme des motifs suffisants pour révoquer un permis d'utilisation des bâtiments ou refuser de futurs permis à la partie en infraction.
    
6. Un responsable ou un gardien du bâtiment peut être tenu d'être présent pendant toute la durée de la location des installations. D'autres plans de surveillance peuvent être approuvés par le district.

VIII. RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE

Le conseil d'administration attend des membres de la communauté qui utilisent les installations et les équipements qu'ils le fassent dans le respect des biens du district et en comprenant leur utilisation appropriée. Les individus et les groupes sont responsables des dommages causés aux installations et aux équipements.

1. Tous les groupes utilisant les installations scolaires sont tenus d'assumer l'entière responsabilité des blessures corporelles subies par les participants ou les spectateurs dans le cadre de leur activité.
    
2. L'organisation utilisant les installations du district s'engage à indemniser le district pour tout dommage causé à l'école ou à d'autres biens par toute personne participant à l'activité.
    
3. Les groupes et organisations sont tenus de présenter un certificat d'assurance ou une attestation d'assurance responsabilité civile générale d'un montant de 1 000 000 $ par sinistre et de 1 000 000 $ par an, désignant le district 276 comme assuré supplémentaire avant la délivrance d'un permis d'utilisation des locaux. Le district ne souscrit aucune assurance responsabilité civile protégeant les organisations engagées dans des activités non scolaires.

IX. NON-DISCRIMINATION

Conformément aux lois fédérales et étatiques, les activités parrainées par des particuliers, des agences, des organisations ou des groupes et menées dans les établissements scolaires du district, que ce soit dans le cadre d'un contrat ou de tout autre accord, ne doivent pas faire l'objet de discrimination à l'encontre de quiconque en raison de son sexe, de sa race, de ses croyances, de sa religion, de sa couleur de peau, de son origine nationale, de son âge, de son état civil, de son orientation sexuelle, de sa situation économique ou de son handicap.

Politique 902 Annexe A