I. OBJET

La présente politique a pour objectif de fournir des directives concernant l'utilisation des installations et du matériel du district par la communauté.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

Le Conseil scolaire encourage une utilisation optimale des installations et des équipements du district à des fins communautaires si, selon lui, cette utilisation ne nuit pas à leur usage scolaire. Cela inclut l'utilisation du Centre des arts « Arts Center on 7 », du Tonka Turf/Dome, du Veterans Field, du Centre d'éducation communautaire de Minnetonka ainsi que de toutes les autres installations détenues et gérées par le district.

Afin d'assurer une bonne communication au sein du district et d'éviter tout conflit d'horaires, toutes les activités et manifestations prévues après la fin de la journée scolaire, pour l'ensemble des locaux à l'exception du Centre des arts (bâtiment n° 7), du Tonka Turf/Dome, du Veterans Field et du Centre d'éducation communautaire de Minnetonka, doivent être programmées par l'intermédiaire du responsable de la gestion des installations du district.

III. PRIORITÉ D'ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS ET ACTIVITÉS SCOLAIRES

Toutes les activités et manifestations prévues en dehors des heures de cours, pour l'ensemble des locaux à l'exception du Centre des arts (bâtiment n° 7), du Tonka Turf/Dome, du Veterans Field et du Centre de formation communautaire de Minnetonka, doivent être programmées par l'intermédiaire du responsable de la gestion des installations du district, sauf indication contraire ci-dessous. Les activités et manifestations scolaires bénéficient de la priorité absolue en matière de réservation. Les activités et manifestations scolaires, telles que définies ci-dessous, sont exonérées de frais de location. (Remarque : des frais liés au personnel d'entretien, aux fournitures, au nettoyage et au personnel de soutien peuvent s'appliquer.)

1. Les directeurs organiseront toutes les activités pendant la journée scolaire et aucune autorisation n'est nécessaire.
    
2. Outre la journée des élèves, le directeur a demandé que les réunions, les activités scolaires et les événements bénéficient de la plus haute priorité dans la planification, notamment :
    
   • Activités musicales et concerts organisés par le personnel musical du district
   • Répétitions et représentations théâtrales scolaires organisées par le Centre des arts et d'autres responsables du théâtre du district
   • Entraînements sportifs organisés par le personnel du département des activités parascolaires et sportives du district
   • Événements sportifs organisés par le personnel chargé des activités parascolaires et du département des sports du district
      
3. Les événements annuels approuvés par le directeur et organisés par l'association de parents d'élèves (PTA/PTO) de l'établissement, qui se déroulent dans les locaux de l'école concernée, bénéficieront d'une priorité dans le calendrier.
    
4. Les événements annuels et les programmes de cours proposés tout au long de l'année par Minnetonka Community Education (MCE) bénéficieront d'une priorité dans la planification.
    
   1. Les activités du MCE seront programmées à des horaires qui n'interfèrent pas avec les programmes pédagogiques du district, les événements organisés par l'école, les réunions, etc., ni avec les activités extrascolaires et parascolaires des élèves de la maternelle à la terminale.
       
   2. Les procédures relatives à la publicité, à l'enregistrement et à la perception des droits relèvent de la responsabilité de MCE.
       
   3. Les frais d'inscription au MCE peuvent être calculés de manière à inclure une part proportionnelle des coûts liés aux services de gardiennage qui pourraient s'avérer nécessaires.

IV. PRIORITÉ D'INSCRIPTION POUR LES AUTRES GROUPES ET ORGANISATIONS

1. Les clubs et groupes d'activités agréés par l'établissement et disposant d'un responsable désigné bénéficieront d'une priorité dans l'attribution des créneaux horaires dans cette catégorie. Ces groupes seront exemptés des frais de location.
    
2. Les groupes de jeunes rattachés au district scolaire de Minnetonka et parrainés par des associations de parents d'élèves, créées dans le seul but de soutenir les clubs et activités scolaires existants, bénéficieront d'une priorité dans l'attribution des créneaux horaires. Ces associations de parents d'élèves et ces clubs de soutien seront exemptés des frais de location. L'annexe A définit plus en détail cette catégorie.
    
3. Les groupes de jeunes de Minnetonka (qui ne soutiennent pas directement les activités scolaires), parrainés par des associations de parents et dont la majorité des membres résident dans le district scolaire de Minnetonka, bénéficieront d'une priorité dans l'attribution des créneaux horaires. Ces groupes pourront se voir facturer ou non des frais de location, selon la nature de l'activité ou de l'événement.
    
4. Les résidents (ceux qui ne font pas partie d'un groupe de jeunes) bénéficieront de la priorité suivante pour la réservation. Ce groupe pourra se voir facturer ou non des frais de location, selon l'activité ou l'événement concerné.
    
5. Les groupes ou organisations non résidents qui souhaitent utiliser des locaux à des fins commerciales ou professionnelles se verront attribuer des créneaux horaires en fonction de la disponibilité des événements et des locaux. Des frais de location s'appliquent.

V. UTILISATION DES INSTALLATIONS SCOLAIRES PAR LA COMMUNAUTÉ

1. Les événements organisés par le district et les établissements scolaires, notamment les réunions du personnel, les manifestations sportives, les spectacles musicaux et théâtraux, les activités scolaires et les événements de l'association de parents d'élèves (PTA/PTO) approuvés par le directeur, sont intégrés au calendrier annuel des événements du district, publié avant le 1er août de chaque année scolaire. Toutes les autres demandes seront traitées après le 1er août.
    
2. Des règles et procédures d'utilisation distinctes doivent être établies pour le Centre des arts du 7, le Tonka Turf/Dome, le Veterans Field, le Centre d'éducation communautaire de Minnetonka et toutes les autres installations détenues et gérées par le district.
    
3. Le Pagel Center, qui appartient à l'Association de hockey junior de Minnetonka et est géré par celle-ci, n'est pas soumis à cette politique.
    
4. Les locaux du district doivent être mis à disposition gratuitement pour toutes les élections générales et spéciales organisées par les autorités locales, régionales ou nationales, ainsi que pour les réunions électorales de circonscription.
    
5. Les associations locales ou les particuliers peuvent réserver les locaux scolaires à des horaires fixes, à condition que cela n'interfère pas avec les programmes pédagogiques du district, les activités des élèves, les activités des associations scolaires et les programmes du MCE.
    
6. Les demandes d'utilisation des installations scolaires par des associations locales ou des particuliers doivent être adressées au responsable de la gestion des installations du district.
    
7. Le directeur présentera au conseil scolaire les procédures recommandées pour le traitement et l'examen des demandes. Ces procédures comprendront le barème des frais de location.
    
8. Les frais d'utilisation des installations seront fixés en fonction de la classification de l'organisme, telle que définie au paragraphe VI de la présente politique. Les frais liés aux services d'entretien et de surveillance, lorsqu'ils sont jugés nécessaires, s'ajouteront au tarif de base. Ces frais peuvent également inclure des frais de dossier ainsi qu'une caution ou une garantie financière visant à assurer la bonne utilisation des installations scolaires et la réparation des dommages éventuels. Une fois approuvées par le Conseil, ces procédures feront l'objet d'un avenant à la présente politique.
    
9. En cas d'urgence ou de circonstances exceptionnelles nécessitant une modification des horaires d'utilisation des locaux scolaires, tout sera mis en œuvre pour trouver un autre lieu de réunion adapté.

VI. CLASSIFICATION DES ORGANISATIONS

Les organisations, les usagers locaux et les entreprises qui utilisent les installations scolaires sont classés dans l'une des quatre catégories suivantes ; les groupes non parrainés par le district doivent s'acquitter des frais de location applicables. Les frais de location pour l'utilisation des installations varient en fonction de la nature et de l'objectif de chaque groupe, organisme ou organisation. Toutes les autres exigences, telles que la procédure de demande, les règles de conduite pendant l'utilisation, la surveillance, etc., sont identiques pour tous les groupes d'usagers, quelles que soient leurs différences organisationnelles.

Les utilisateurs de la communauté sont classés dans l'une des catégories suivantes :

1. Groupe communautaire A
    
   1. Les associations de jeunes rattachées au district scolaire de Minnetonka qui ne génèrent pas de recettes.
       
   2. Les associations de jeunesse à but non lucratif de Minnetonka (pour les moins de 18 ans) composées majoritairement de résidents du district et constituées dans le seul but d'offrir un programme d'activités aux jeunes du district. L'organisation doit, sur demande, fournir au district les documents appropriés attestant de son statut d'organisme à but non lucratif, ainsi qu'une copie de tous les statuts et documents financiers régissant son fonctionnement, afin que ces documents puissent être consultés par le public. Les installations du district seront utilisées pour une activité à but non lucratif. Ne sont pas inclus les groupes de jeunes parrainés par des écoles privées, qu'elles soient situées à l'intérieur ou à l'extérieur du district.
       
   3. Les groupes de jeunes rattachés au district scolaire de Minnetonka (qui soutiennent directement les activités scolaires) et parrainés par des associations de parents dans le cadre d'opérations de collecte de fonds, tels que décrits plus en détail à l'annexe A.
       
   4. Une activité à laquelle participent principalement des résidents du district, gérée par une organisation à but lucratif et ne générant pas de recettes.
       
   5. Des résidents qui utilisent cet espace pour des réunions à but non lucratif.
       
2. Groupe communautaire B
    
   1. Utilisation par des associations communautaires reconnues du district scolaire de Minnetonka dans le cadre d'une activité génératrice de revenus telle que définie ci-dessous.
       
      1. Les camps, stages, tournois et manifestations à but lucratif qui ne partagent pas leurs bénéfices à parts égales avec un groupe scolaire, une activité ou une association de parents désignés.
          
      2. Les associations à but non lucratif d'intérêt général qui utilisent ces installations pour collecter des fonds au profit de l'ensemble de la communauté.
          
      3. Les stages, les stages intensifs et les cours dispensés par des entraîneurs du district dans le cadre de leur activité indépendante.
          
      4. Les organisations religieuses qui s'occupent des jeunes de la communauté. Cela n'inclut pas les offices religieux organisés.
          
   2. Utilisation par une association communautaire à but non lucratif, un groupe d'entreprises ou des associations de quartier dans le cadre d'une activité ne générant pas de revenus, telle que définie ci-dessous.
       
      1. Les associations à but non lucratif implantées dans le district, y compris les écoles privées, qui sollicitent la location d'installations du district pour un programme ou une activité.
          
      2. Location de la salle de sport par des résidents de l'arrondissement ou par un groupe non affilié à l'arrondissement.
3. Groupe C
    
   1. Les entreprises et les associations de quartier situées dans le district qui utilisent ces installations dans le cadre d'une activité récréative ou éducative génératrice de revenus.
       
   2. Les associations à but non lucratif, y compris les écoles privées, qui louent des locaux du district pour un programme ou une activité génératrice de revenus.
       
   3. Désigne les associations à but non lucratif, les écoles, les établissements d'enseignement supérieur, les universités, les organisations sportives pour la jeunesse et les associations sportives pour la jeunesse qui gèrent un programme à but non lucratif et qui ne sont pas implantées dans le district.
       
   4. Organisation religieuse ayant pour objet la célébration d'un office religieux.
       
   5. Événements organisés par la ville ou le département, ou par des organisations affiliées à la ville ou au département.
       
4. Groupe D (non communautaire)
    
   1. Les associations à but non lucratif, les écoles, les établissements d'enseignement supérieur, les universités, les organisations sportives pour la jeunesse et les associations sportives pour la jeunesse qui ne sont pas implantées dans le District et qui gèrent un programme générateur de revenus.
       
   2. Les entreprises qui utilisent les installations du District à des fins personnelles et/ou commerciales.

VII. RÈGLES D'UTILISATION DES LOCAUX ET DU MATÉRIEL

1. Tout groupe utilisant un bâtiment et/ou les terrains du district est tenu de remettre en état tout bien endommagé ou ayant subi des dommages autres que ceux résultant d'une usure normale.
    
2. Rien ne peut être vendu, donné, exposé ou présenté sans autorisation. Le cas échéant, cette autorisation doit être mentionnée dans le permis d'utilisation des locaux approuvé.
    
3. Les frais liés à l'utilisation des installations scolaires seront fixés en fonction des coûts supplémentaires engagés par le district à la suite de cette utilisation.
    
4. Un loyer sera facturé aux particuliers, groupes et organisations pour l'utilisation des bâtiments et autres installations, conformément à un barème de location établi. Ce loyer correspond à la rémunération de l'utilisation des locaux, y compris le mobilier qui s'y trouve habituellement et les services publics nécessaires à leur fonctionnement. Tous les autres frais engagés par le District seront facturés en sus à l'utilisateur.
    
5. L'utilisation non autorisée d'une installation, l'utilisation d'une installation d'une manière préjudiciable aux intérêts du district, le non-paiement dans les délais impartis du loyer et des autres frais exigibles, ou le non-respect des demandes du personnel scolaire, seront tous considérés comme des motifs suffisants pour entraîner la révocation d'un permis d'utilisation des locaux ou le refus d'octroyer de futurs permis à la partie en infraction.
    
6. La présence d'un responsable des locaux ou d'un gardien peut être exigée pendant toute la durée de la location des installations. D'autres modalités de surveillance peuvent être approuvées par le district.

VIII. RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE

Le Conseil attend des membres de la communauté qui utilisent les installations et le matériel qu'ils le fassent en respectant les biens du District et en veillant à les utiliser de manière appropriée. Les particuliers et les groupes seront tenus responsables des dommages causés aux installations et au matériel.

1. Tous les groupes utilisant les installations scolaires sont tenus d'assumer l'entière responsabilité des blessures corporelles subies par les participants ou les spectateurs dans le cadre de leur activité.
    
2. L'organisme qui utilise les installations du District s'engage à indemniser ce dernier pour tout dommage causé à l'établissement scolaire ou à d'autres biens par toute personne participant à l'activité.
    
3. Les groupes et les organisations sont tenus de présenter un certificat d'assurance ou un avenant à une police d'assurance responsabilité civile générale prévoyant une couverture de 1 000 000 $ par sinistre et un plafond annuel de 1 000 000 $, désignant le District 276 comme assuré supplémentaire, avant la délivrance d'un permis d'utilisation des locaux. Le District ne dispose d'aucune assurance responsabilité civile couvrant les organisations menant des activités non scolaires.

IX. NON-DISCRIMINATION

Conformément aux lois de l'État et aux lois fédérales, les activités parrainées par des particuliers, des agences, des organisations ou des groupes et menées dans les établissements scolaires du district, que ce soit dans le cadre d'un contrat ou de tout autre accord, ne doivent faire l'objet d'aucune discrimination à l'encontre de quiconque en raison de son sexe, de sa race, de ses croyances, de sa religion, de sa couleur de peau, de son origine nationale, de son âge, de son état civil, de son orientation sexuelle, de sa situation économique ou de son handicap.

Politique 902, annexe A