Pour consulter les données publiques ou demander des copies des données publiques détenues par le district scolaire de Minnetonka,veuillez soumettre votre demande en ligneou envoyer une demande écrite au responsable des données publiques àl'adresse data.requests@minnetonkaschools.org. Il est préférable d'utiliser le formulaire de demande de données, mais ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez également envoyer votre demande écrite par courrier. Si vous choisissez de ne pas utiliser le formulaire de demande de données, votre demande écrite doit inclure :

• Que vous présentez une demande en vertu de la loi sur la protection des données (Data Practices Act), (lois du Minnesota, chapitre 13) ;
• Que vous souhaitiez consulter les données, en obtenir des copies, ou les deux ;
• Une description précise des données que vous souhaitez consulter ou faire copier, en précisant la période concernée.

Avant de donner suite à une demande, le district peut vous contacter pour les raisons suivantes :

• pour demander des précisions ou des informations complémentaires afin de faciliter le traitement de la demande ;
• pour examiner les possibilités d'améliorer la gestion de la demande ;
• Pour vous indiquer si la demande peut entraîner des frais ou nécessiter un paiement anticipé.

Si vous demandez l'accès à des fins de consultation, le district ne vous facturera aucun frais et ne vous demandera pas de payer de droit.

Afin de donner suite à une demande, le district prendra l'une des mesures suivantes :

1. Si le district ne dispose pas de ces données, le responsable de la protection des données vous en informera dans les meilleurs délais.
2. Si le District dispose des données mais que celles-ci ne sont pas accessibles au public, le responsable de la protection des données vous en informera dans les meilleurs délais et vous indiquera par écrit le fondement juridique de la décision de ne pas divulguer ces données.
3. Si le District dispose des données et que celles-ci sont publiques, il répondra à la demande de manière appropriée et dans les meilleurs délais, en prenant l'une des mesures suivantes :
   • Convenez d'une date, d'une heure et d'un lieu pour examiner les données gratuitement.
   • Fournissez des copies des données dès que possible, au prix indiqué.

Vous pouvez choisir de venir chercher vos exemplaires ou de vous les faire envoyer aux frais indiqués.

La loi du Minnesota sur la gestion des données publiques (Minnesota Government Data Practices Act) n'impose pas la création ou la collecte de nouvelles données en réponse à une demande d'accès, et le district n'est pas tenu de fournir les données sous une forme ou dans un format particulier si celles-ci ne sont pas conservées sous cette forme ou dans ce format. Les données destinées à être consultées sont généralement toujours imprimées sur papier.

La loi du Minnesota sur la gestion des données publiques n'oblige pas le district à répondre à des questions qui ne constituent pas des demandes de données. Vous pouvez toutefois demander des précisions sur la signification des données qui ont été extraites. 

Si vous demandez des copies électroniques ou papier des données, le responsable de la protection des données peut vous demander de prendre en charge les frais réels liés à la recherche et à l'extraction des données administratives, y compris le coût du temps de travail des agents, ainsi qu'à la production, à la certification et à l'envoi des copies.

Toutefois, si le nombre de copies papier demandées est inférieur ou égal à 100, les coûts réels ne seront pas pris en compte et le district pourra facturer au maximum 0,25 $ par page photocopiée.

Pour les demandes portant sur plus de 100 pages, le district peut facturer les « frais réels » liés à la production des données, ainsi qu'un coût par page pour chaque copie papier produite.

• Les « coûts réels » liés à la production de données publiques de plus de 100 pages sont calculés en appliquant le taux horaire le plus bas du membre du personnel habilité à traiter ces données pour :
  • Recherche et extraction de données (lorsque le demandeur n'est pas la personne concernée).
  • Création, validation, tri et envoi des données.

Pour les personnes concernées par les données faisant l'objet de la demande :

Données vous concernant
La loi du Minnesota sur la gestion des données publiques stipule que les personnes concernées disposent de certains droits concernant la collecte, la création et la conservation par une entité publique de données les concernant.  Vous êtes considéré comme une personne concernée lorsque ces données permettent de vous identifier.  Le terme « données publiques » désigne l'ensemble des informations enregistrées dont dispose une entité publique, qu'il s'agisse de documents papier, de courriels, de CD-ROM, de photographies, etc.

Catégories de données vous concernant
La loi sur la gestion des données part du principe que toutes les données publiques sont accessibles au public, sauf si une loi d'État ou fédérale stipule le contraire.  Conformément à la législation de l'État, les données vous concernant sont classées en trois catégories : publiques, privées ou confidentielles.  Vous trouverez ci-dessous quelques exemples.

Données publiques
Nous devons communiquer les données publiques à toute personne qui en fait la demande ; peu importe qui en fait la demande ou pour quelle raison.

Données personnelles
Nous ne pouvons pas divulguer des données à caractère personnel au grand public, mais vous y avez accès lorsqu'elles vous concernent.  Nous pouvons communiquer vos données personnelles à vous-même, à toute personne ayant reçu votre autorisation, au personnel du district qui en a besoin dans le cadre de ses fonctions, ainsi que dans les cas prévus par la loi ou sur décision judiciaire.

Données confidentielles
Les données confidentielles bénéficient du niveau de protection le plus élevé.  Ni le public ni vous-même ne pouvez y avoir accès, même lorsque ces données confidentielles vous concernent.  Nous pouvons communiquer des données confidentielles vous concernant au personnel du district qui en a besoin pour exercer ses fonctions, ainsi qu'à d'autres personnes dans les cas autorisés par la loi ou une décision de justice.  Nous ne pouvons pas vous donner accès à des données confidentielles.

Vos droits en vertu de la loi sur la protection des données

Votre accès à vos données
Vous avez le droit de consulter gratuitement les données publiques et privées que nous détenons à votre sujet.  Vous avez également le droit d'obtenir des copies des données publiques et privées vous concernant.  La loi sur la protection des données nous autorise à facturer les copies.  Vous avez le droit de consulter gratuitement ces données avant de décider d'en demander des copies.

De plus, si vous nous le demandez, nous vous indiquerons si nous détenons des données vous concernant et si ces données sont publiques, privées ou confidentielles.

Si vous êtes parent, vous avez le droit de consulter et d'obtenir des copies des données publiques et privées concernant vos enfants mineurs (âgés de moins de 18 ans).Si vous êtes tuteur légal, vous avez le droit de consulter et d'obtenir des copies des données publiques et privées concernant la personne dont vous avez la tutelle.

Quand nous recueillons des données vous concernant
Lorsque nous demandons à des élèves ou à des employés de fournir des informations les concernant lors d'une réunion disciplinaire qui n'est pas publique, nous devons les en informer au préalable.  Dans ce cas, tCette notice est appelée « avertissement Tennessen ». Elle définit la manière dont nous traitons les données que nous recueillons auprès de vous. En règle générale, nous ne pouvons utiliser et divulguer ces données que de la manière décrite dans cette notice. Parmi les autres données non publiques que nous recueillons sur les employés figurent les évaluations de performance, les candidatures à un poste, etc. En ce qui concerne les élèves, les notes, les rapports d'éducation spécialisée et les demandes de devoirs constituent des exemples de données non publiques.

Nous vous demanderons votre autorisation écrite si nous devons utiliser ou divulguer des données à caractère personnel vous concernant d'une autre manière, ou si vous nous demandez de transmettre ces données à une autre personne.  Cette autorisation s'appelle le consentement éclairé.  Si vous souhaitez que nous communiquions des données à une autre personne, vous pouvez utiliser le formulaire de consentement.

La protection de vos données
La loi sur la protection des données nous oblige à protéger vos données. Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour garantir la sécurité de vos données. Si, malheureusement, nous devions constater qu'une faille de sécurité s'est produite et qu'une personne non autorisée a eu accès à vos données, nous vous en informerions conformément à la loi.

Lorsque vos données sont inexactes et/ou incomplètes
Vous avez le droit de contester l'exactitude et/ou l'exhaustivité des données publiques et privées vous concernant. Vous avez également le droit de faire appel de notre décision. Si vous êtes mineur, vos parents ou votre tuteur légal ont le droit de contester les données vous concernant.

Comment demander l'accès à vos données

Pour consulter les données ou demander des copies des données que le District détient à votre sujet, au sujet de vos enfants mineurs ou d'une personne dont vous avez été désigné tuteur légal, veuillez adresser une demande écrite au responsable de la conformité en matière de traitement des données du District. Vous pouvez envoyer votre demande par courrier postal ou par e-mail.

Votre demande écrite doit comporter les éléments suivants :

• Que vous présentez, en tant que personne concernée, une demande en vertu de la loi sur la protection des données (Data Practices Act, chapitre 13 du Code du Minnesota) afin d'obtenir des informations vous concernant ;
• Que vous souhaitiez consulter les données, en obtenir des copies, ou les deux ;
• Une description précise des données que vous souhaitez consulter ou faire copier ;
• des informations d'identité prouvant que vous êtes la personne concernée, ou le parent ou le tuteur de celle-ci ; et
• Votre adresse postale (si vous ne venez pas retirer les documents en personne).

Le district scolaire exige une pièce d'identité (une pièce d'identité officielle en cours de validité, telle qu'un permis de conduire, une carte d'identité militaire ou un passeport) avant de pouvoir répondre à votre demande d'accès aux données. Si vous demandez des données concernant votre enfant mineur, vous devez fournir la preuve que vous êtes le parent de ce mineur. Si vous êtes tuteur, vous devez présenter un document officiel attestant de votre tutelle.

Si vous ne pouvez pas présenter de pièce d'identité en personne, vous devez fournir des copies certifiées conformes ou authentifiées par un notaire. Ces pièces d'identité doivent être jointes à votre demande.

Le district ne transmettra en aucun cas des données à caractère personnel par voie électronique.

Comment nous traitons les demandes d'accès aux données

Une fois que vous aurez envoyé votre demande par écrit, nous nous emploierons à la traiter. Si les données que vous demandez ne sont pas clairement identifiées, nous vous demanderons des précisions.

• Si nous ne disposons pas de ces données, nous vous en informerons par écrit dans un délai de 10 jours ouvrables.
• Si nous disposons de ces données, mais qu'il s'agit de données confidentielles ou à caractère privé qui ne vous concernent pas, nous vous en informerons par écrit dans un délai de 10 jours ouvrables et vous indiquerons la loi spécifique qui vous interdit d'y accéder.
• Si nous disposons des données en question, qu'il s'agisse de données publiques ou privées vous concernant, nous répondrons à votre demande dans un délai de 10 jours ouvrables, en prenant l'une des mesures suivantes :
  • Convenez d'une date, d'une heure et d'un lieu pour consulter les données, gratuitement, si votre demande porte sur la consultation de ces données
  • Nous vous fournirons des copies de ces données dans un délai de 10 jours ouvrables. Vous pouvez choisir de venir les retirer ou nous vous les enverrons par la poste. Nous vous demanderons également de régler les frais de copie à l'avance.
• Le district scolaire peut facturer aux personnes concernées la fourniture de copies de données publiques. Ces frais sont autorisés en vertu de l'article 13.04, paragraphe 3, du Code du Minnesota.
  • Les copies en noir et blanc sur papier au format Letter ou Legal, d'un volume inférieur ou égal à 100 pages, peuvent coûter 25 cents pour une copie recto ou 50 cents pour une copie recto-verso. Pour la plupart des autres types de copies, le tarif correspond au coût réel de la réalisation et de la certification des copies.   Pour déterminer les coûts réels de la réalisation des copies, nous prenons en compte le temps de travail des employés, le coût du support sur lequel nous copions les données (papier, CD, DVD, etc.) et les frais d'envoi (le cas échéant). Si votre demande porte sur des copies de données que nous ne pouvons pas reproduire nous-mêmes, telles que des photographies, nous vous facturerons le coût réel que nous devons payer à un prestataire externe pour ces copies.

Le district scolaire renoncera aux frais si le coût de la fourniture des données est inférieur à celui du traitement du paiement.

Une fois que nous vous avons donné accès aux données vous concernant, nous ne sommes pas tenus de vous les communiquer à nouveau avant six mois, sauf en cas de litige ou si nous collectons ou créons de nouvelles données vous concernant.

Si certaines informations (données techniques, abréviations ou acronymes) vous semblent incompréhensibles, n'hésitez pas à nous le faire savoir. Nous vous fournirons des explications si vous nous le demandez.

La loi sur la protection des données ne nous oblige pas à créer ou à collecter de nouvelles données en réponse à une demande d'accès si nous ne disposons pas déjà de ces données, ni à fournir les données sous une forme ou dans un format spécifique si nous ne les conservons pas sous cette forme ou dans ce format. (Par exemple, si les données que vous demandez n'existent qu'au format papier, nous ne sommes pas tenus de créer des documents électroniques pour répondre à votre demande.)  Si nous acceptons de créer des données en réponse à votre demande, nous discuterons avec vous des détails de votre demande, y compris le coût et le délai de réponse.

De plus, la loi sur la protection des données ne nous oblige pas à répondre aux questions qui ne constituent pas des demandes de données.

Autorisation de communication des données

Si vous souhaitez obtenir la communication de vos données personnelles, que ce soit pour votre usage personnel ou pour un tiers, veuillez remplir le formulaire de consentement ci-dessous.

Si vous avez des questions concernant ce formulaire de consentement ou si vous souhaitez obtenir des précisions avant de le signer, veuillez contacter le responsable de la conformité en matière de traitement des données des écoles publiques de Minnetonka.

Formulaire de consentement à la communication de données