I. OBJET

La présente politique a pour objectif de définir les procédures relatives à l'élaboration de l'ordre du jour des réunions ordinaires et extraordinaires du conseil scolaire, ainsi que des séances d'étude, afin de garantir que le conseil puisse mener à bien ses travaux de la manière la plus efficace et la plus rapide possible.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

La politique de la commission scolaire prévoit que les réunions de la commission scolaire se déroulent de manière à permettre à celle-ci d'accomplir ses tâches tout en favorisant un débat et une discussion éclairés sur chaque question soumise à délibération.

III. PROCÉDURES

1. Il incombe au président du conseil, au vice-président et au directeur général d'élaborer, de préparer et d'organiser l'ordre des points à inscrire à l'ordre du jour provisoire de chaque réunion du conseil scolaire et de chaque séance d'étude.
    
2. Les membres du conseil qui souhaitent faire inscrire des points à l'ordre du jour doivent en faire la demande au président, au vice-président ou au directeur sept (7) jours avant la réunion.
    
3. Toute autre personne souhaitant inscrire un point à l'ordre du jour doit en faire la demande en temps utile auprès du président, du vice-président ou du directeur général du conseil. Il est recommandé à la personne qui présente la demande d'indiquer son nom, son adresse, l'objet de la demande, la décision souhaitée ainsi que toute information contextuelle pertinente. Le président, le vice-président et le directeur général décideront s'il y a lieu d'inscrire cette question à l'ordre du jour provisoire.
    
4. L'ordre du jour provisoire et les documents d'accompagnement doivent être envoyés aux membres du conseil d'administration au moins quatre jours avant la date prévue de la réunion du conseil ou de la séance d'étude.
    
5. Les points qui ne figurent pas à l'ordre du jour provisoire ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que par une motion adoptée lors de la réunion. Si une décision est prise concernant un point ajouté, le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration doit inclure une description de la question.
    
6. L'ordre du jour provisoire devient l'ordre du jour de la réunion dès son adoption par le conseil d'administration. Les modifications apportées à l'ordre du jour peuvent consister à ajouter un point, à en supprimer un, à modifier l'ordre des points ou à changer l'heure prévue.
    
7. Au moins un exemplaire de tout document imprimé se rapportant aux points à l'ordre du jour de la réunion, préparé ou distribué par le Conseil ou ses employés, ou sur leurs instructions, et : (i) distribué lors de la réunion à tous les membres de l'organe directeur ; (ii) distribué avant la réunion à tous les membres ; ou (iii) mis à la disposition de tous les membres dans la salle de réunion, doit être accessible au public dans la salle de réunion pour consultation pendant que le Conseil examine son contenu. Cette disposition ne s'applique pas aux documents classés par la loi comme non publics ni aux documents relatifs aux points à l'ordre du jour d'une réunion à huis clos.
    
8. L'ordre du jour de la réunion sera affiché par le directeur général sur le tableau d'affichage officiel du Centre de services du district trois jours avant la date prévue de la réunion du conseil d'administration ou de la séance d'étude.