I. OBJET

L'objectif de cette politique est de fournir des procédures pour la préparation de l'ordre du jour des réunions du conseil scolaire pour les réunions ordinaires et extraordinaires ainsi que pour les sessions d'étude afin de s'assurer que le conseil peut accomplir ses tâches aussi efficacement et rapidement que possible.

II. DÉCLARATION GÉNÉRALE DE POLITIQUE

La politique du conseil scolaire stipule que les réunions du conseil scolaire doivent être menées de manière à permettre au conseil d'accomplir ses tâches tout en permettant un débat et une discussion raisonnés sur chaque question à traiter.

III. PROCÉDURES

1. Il incombe au président du conseil, au vice-président et au surintendant d'élaborer, de préparer et d'organiser l'ordre des points inscrits à l'ordre du jour provisoire de chaque réunion du conseil scolaire et de chaque séance d'étude.
    
2. Les membres du conseil qui souhaitent inscrire des points à l'ordre du jour doivent en faire la demande au président, au vice-président ou au surintendant sept (7) jours avant la réunion.
    
3. Les autres personnes souhaitant inscrire un point à l'ordre du jour doivent en faire la demande au président du conseil, au vice-président ou au surintendant en temps opportun. La personne qui fait la demande est encouragée à indiquer son nom, son adresse, l'objet du point, la mesure souhaitée et les informations générales pertinentes. Le président, le vice-président et le surintendant décident s'il y a lieu d'inscrire la question à l'ordre du jour provisoire.
    
4. L'ordre du jour provisoire et les documents à l'appui doivent être envoyés aux membres du conseil au moins quatre jours avant la date prévue pour la réunion du conseil ou la séance d'étude.
    
5. Les points qui ne figurent pas à l'ordre du jour provisoire ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que par une motion adoptée lors de la réunion. Si un point ajouté fait l'objet d'une décision, le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration doit inclure une description de la question.
    
6. L'ordre du jour provisoire devient l'ordre du jour de la réunion dès son adoption par le conseil d'administration. Les modifications apportées à l'ordre du jour peuvent ajouter un point, supprimer un point, changer l'ordre ou modifier l'heure proposée.
    
7. Au moins un exemplaire de tout document imprimé relatif aux points à l'ordre du jour de la réunion préparé ou distribué par ou à la demande du conseil d'administration ou de ses employés et : (i) distribué lors de la réunion à tous les membres de l'organe directeur ; (ii) distribué avant la réunion à tous les membres ; ou (iii) mis à la disposition de tous les membres dans la salle de réunion doit être disponible dans la salle de réunion pour consultation par le public pendant que le conseil d'administration examine le sujet en question. Cette disposition ne s'applique pas aux documents classés par la loi comme non publics ni aux documents relatifs aux points à l'ordre du jour d'une réunion à huis clos.
    
8. L'ordre du jour de la réunion sera affiché par le surintendant sur le tableau d'affichage officiel du centre de services du district trois jours avant la réunion du conseil ou la session d'étude prévue.