Politique n° 710 - Conservation des documents administratifs
I. OBJET
Le district scolaire de Minnetonka a pour politique de ne conserver ses documents, qu'ils soient sur support papier ou électronique, que pendant la durée jugée nécessaire pour satisfaire aux exigences légales, d'audit et de gestion, conformément au calendrier général de conservation des documents des districts scolaires de l'État du Minnesota. Dans chaque cas, les durées de conservation officielles doivent être aussi courtes que possible afin de minimiser l'utilisation d'un espace précieux, de favoriser l'efficacité, de faciliter les opérations quotidiennes du district et de réduire les coûts de stockage des documents inutiles.
II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE
L'article 138.17 du Code du Minnesota prévoit un cadre de gestion des documents administratifs en conférant une autorisation permanente de destruction des documents. Tout d'abord, le calendrier général de conservation des documents du district scolaire doit être adopté, en tout ou en partie, par le conseil scolaire. Une fois cette étape franchie, le district doit soumettre un formulaire de notification d'adoption à la commission de destruction des documents. La Société historique du Minnesota signera et renverra le formulaire de notification d'adoption au district. À ce stade, le district sera habilité à détruire les documents conformément au calendrier.
Les délais de conservation indiqués dans le barème correspondent à la durée minimale pendant laquelle les documents doivent être conservés. Une fois ce délai écoulé, les documents peuvent être soit détruits, soit transférés aux Archives de l'État, comme indiqué dans le barème. Si certaines séries de documents doivent être conservées plus longtemps que la durée prévue, il convient alors d'établir une politique au niveau du bâtiment ou du service pour ces documents.
Les documents désignés comme « d'intérêt archivistique » dans le tableau ne peuvent être cédés à une association historique locale, à un musée, à une bibliothèque publique ou à un particulier intéressé sans l'autorisation écrite expresse de l'archiviste d'État de la Minnesota Historical Society.
La durée de conservation indiquée dans le barème s'applique à tout support du document (papier, bande ou disque informatique, microfilm, etc.). Toutefois, s'il est décidé de modifier le support du document (par exemple, en microfilmant un document papier), la destruction de l'original PEUT ne pas être autorisée. Si vous envisagez de modifier le support d'un document, veuillez contacter la Minnesota Historical Society, State Archives Department.
La destruction de documents conformément au calendrier général doit être signalée au Département de l'administration du Minnesota et à la Société historique du Minnesota (M.S. 138.17, al. 7). Pour ce faire, veuillez utiliser un exemplaire du « Rapport de destruction de documents ».
Les documents qui ne figurent pas dans le calendrier de conservation ne peuvent être détruits sans avoir préalablement présenté soit une « demande d'autorisation de destruction de documents », soit un calendrier de conservation des documents du Minnesota.
Il n'est pas nécessaire de conserver les copies en double.
La durée de conservation mentionnée correspond à la durée minimale pendant laquelle un document doit être conservé.