1.0 OBJET

L'objectif de cette politique est de fournir des directives aux employés du district scolaire concernant les données que le district scolaire collecte et conserve au sujet de son personnel.

2.0 ÉNONCÉ GÉNÉRAL DE POLITIQUE

1. Toutes les données relatives aux personnes collectées, créées, reçues, conservées ou diffusées par le district scolaire, qui sont classées comme publiques par la loi ou la législation fédérale, doivent être accessibles au public conformément aux procédures établies par le district scolaire.
    
2. Toutes les autres données relatives aux personnes sont privées ou confidentielles.

3.0 DÉFINITIONS

1. « Public » signifie que les données sont accessibles à toute personne qui en fait la demande.
    
2. « Privé » signifie que les données sont accessibles à la personne concernée et au personnel du district scolaire qui en a besoin pour mener à bien les activités du district scolaire.
    
3. « Confidentiel » signifie que les données ne sont pas accessibles à la personne concernée.
    
4. Les « données relatives à la location d'une place de stationnement » désignent les données gouvernementales suivantes concernant une demande ou la location d'une place de stationnement : adresse du domicile, numéro de téléphone du domicile, heures de début et de fin du travail, lieu de travail et numéro de téléphone professionnel.
    
5. Les « données personnelles » désignent les données relatives à des personnes collectées parce qu'elles sont ou ont été employées par le district scolaire, ou parce qu'elles ont postulé à un emploi, ont été bénévoles pour le district scolaire, ou sont membres ou candidats à un comité consultatif ou à une commission.
    
6. « Finaliste » désigne une personne sélectionnée pour passer un entretien avec le conseil scolaire en vue d'un poste.

4.0 DONNÉES RELATIVES AU PERSONNEL PUBLIC

1. Les informations suivantes concernant les employés, y compris les bénévoles et les entrepreneurs indépendants, sont publiques :
   1. nom ;
   2. numéro d'identification de l'employé, qui ne doit pas être le numéro de sécurité sociale de l'employé ;
   3. salaire brut réel ;
   4. fourchette salariale ;
   5. frais contractuels ;
   6. pension brute effective ;
   7. la valeur et la nature des avantages sociaux payés par l'employeur ;
   8. la base et le montant de toute rémunération supplémentaire, y compris le remboursement des frais, en plus du salaire ;
   9. intitulé du poste ;
   10. unité de négociation ;
   11. description de poste ;
   12. formation et expérience professionnelle ;
   13. expérience professionnelle antérieure ;
   14. date du premier et du dernier emploi ;
   15. l'existence et le statut de toute plainte ou accusation à l'encontre de l'employé, que la plainte ou l'accusation ait donné lieu ou non à une mesure disciplinaire ;
   16. la décision finale relative à toute mesure disciplinaire, telle que définie dans Minn. Stat. § 13.43, Subd. 2(b), accompagnée des motifs spécifiques de la mesure et des données justifiant celle-ci, à l'exclusion des données qui permettraient d'identifier des sources confidentielles qui sont des employés du district scolaire ;
   17. les termes de tout accord réglant tout litige découlant de la relation de travail, y compris les accords de rachat de surintendant, sauf que l'accord doit inclure les raisons spécifiques de l'accord s'il implique le paiement de plus de 10 000 dollars de fonds publics, et cet accord ne peut avoir pour but ou pour effet de limiter l'accès aux données personnelles ou leur divulgation, ni de limiter la discussion d'informations ou d'opinions liées aux données personnelles ;
   18. lieu de travail ;
   19. numéro de téléphone professionnel ;
   20. numéro de matricule ;
   21. distinctions et récompenses reçues ;
   22. les feuilles de présence ou autres données comparables utilisées uniquement pour comptabiliser le temps de travail des employés à des fins de paie, sauf dans la mesure où la divulgation des données des feuilles de présence révélerait les raisons pour lesquelles l'employé a pris un congé de maladie ou un autre congé médical, ou d'autres données non publiques ;
   23. comté de résidence.
        
2. Les données personnelles peuvent être communiquées à des organisations syndicales dans la mesure où le district scolaire le juge nécessaire à l'exercice des activités de l'organisation syndicale ou lorsque cela est autorisé par le commissaire du Bureau des services de médiation.
    
3. Les informations suivantes concernant les candidats à un emploi ou à un poste au sein d'un comité consultatif ou d'une commission sont publiques :
   1. statut d'ancien combattant ;
   2.  résultats aux tests pertinents ;
   3. rang sur la liste d'admissibilité ;
   4.  historique professionnel ;
   5.  éducation et formation ;
   6. disponibilité au travail.
       
4. Les noms des candidats sont des données privées, sauf lorsqu'ils sont certifiés éligibles pour un poste vacant ou lorsqu'ils deviennent finalistes pour un poste.
    
5. Les noms et adresses personnelles des candidats à un poste au sein d'un comité consultatif ou d'une commission, ainsi que ceux des membres de ces instances, sont publics.
    
6. Indépendamment du fait qu'il y ait eu ou non une décision définitive telle que définie dans Minn. Stat. § 13.43, Subd. 2(b), à l'issue d'une enquête sur une plainte ou une accusation portée contre un fonctionnaire, telle que définie dans Minn. Stat. § 13.43, Subd. 2(e), ou si un fonctionnaire démissionne ou est licencié alors que la plainte ou l'accusation est en cours, toutes les données relatives à la plainte ou à l'accusation sont publiques, à moins que l'accès à ces données ne compromette une enquête en cours ou ne révèle des sources confidentielles.

5.0 DONNÉES PERSONNELLES PRIVÉES

1. Toutes les autres données personnelles sont confidentielles et ne seront communiquées qu'aux membres du personnel du district scolaire dont le travail nécessite un tel accès. Les données confidentielles ne seront pas divulguées à d'autres fins, sauf si la loi l'autorise ou si l'employé donne son consentement éclairé par écrit.
    
2. Les données créées, collectées ou conservées par le district scolaire dans le cadre de la gestion des programmes d'aide aux employés sont confidentielles.
    
3. Les données relatives à la location d'espaces de stationnement sont confidentielles.
    
4. Le district scolaire peut montrer une photo d'un employé actuel ou ancien à des témoins potentiels dans le cadre de l'enquête menée par le district scolaire sur toute plainte ou accusation portée contre cet employé.
    
5. Le district scolaire peut, si l'autorité responsable ou son représentant désigné estime raisonnablement que la divulgation des données personnelles est nécessaire pour protéger un employé contre un préjudice qu'il pourrait s'infliger à lui-même ou pour protéger une autre personne qui pourrait être victime d'un préjudice de la part de cet employé, divulguer les données pertinentes pour des raisons de sécurité à :
    
   1. La personne susceptible d'être lésée et l'avocat qui la représente lorsque les données sont pertinentes pour l'obtention d'une ordonnance restrictive ;
       
   2. Une équipe de présélection chargée d'enquêter sur l'employé en vertu de l'article 253B.07, paragraphe 1, du Minnesota Statute ; ou
       
   3. Un tribunal, un organisme chargé de l'application de la loi ou une autorité judiciaire.
       
6. Un plaignant a accès à la déclaration qu'il a fournie au district scolaire dans le cadre d'une plainte ou d'une accusation portée contre un employé.
    
7. Le district scolaire doit faire rapport au conseil de l'enseignement ou au conseil d'État de l'éducation, conformément à la loi Minn. Stat. § 122A.20, Subd. 2, et doit, sur demande écrite du conseil d'agrément compétent pour les enseignants ou les administrateurs, fournir à ce dernier les informations relatives à l'enseignant figurant dans les dossiers du district scolaire, ainsi que toute procédure de licenciement ou disciplinaire.
    
8. et règlement ou compromis, ou tout dossier d'enquête conformément à Minn. Stat. § 122A.20, Subd. 2.
    
9. Lorsqu'un signalement de maltraitance présumée d'un élève est adressé au commissaire à l'enfance, à la famille et à l'éducation, le district scolaire doit, à la demande du commissaire, fournir toutes les données pertinentes relatives au signalement et recueillies par le district scolaire au sujet d'un employé présumé avoir commis des actes de maltraitance, ou les informations concernant les employés témoins, afin que le commissaire puisse évaluer ou enquêter sur le signalement.
    
10. Les données personnelles privées seront communiquées au département de la sécurité économique aux fins de l'administration du programme d'assurance chômage en vertu du chapitre 268 du Minnesota.

6.0 CLASSIFICATIONS MULTIPLES

Si les données relatives à des personnes physiques sont classées à la fois comme privées et confidentielles en vertu du chapitre 13 ou de toute autre loi fédérale ou d'État, ces données sont privées.

7.0 CHANGEMENT DE CLASSIFICATION

La classification des données détenues par le district scolaire sera modifiée si cela s'avère nécessaire pour se conformer à d'autres règles judiciaires ou administratives relatives à la conduite d'actions en justice ou à une loi spécifique applicable aux données détenues par l'organisme qui les diffuse ou les reçoit.

8.0 DESTRUCTION ET CONSERVATION DES DOSSIERS

La destruction et la conservation des dossiers par le district scolaire sont régies par les lois fédérales et étatiques, comme suit :

8.1 Le district doit se conformer au calendrier de conservation des documents approuvé par le ministère de l'Administration du Minnesota.
 

8.2 Pour les données qui ne figurent pas dans le calendrier de conservation approuvé par le ministère de l'Administration du Minnesota, le district scolaire se conformera à l'autorité de l'agence d'État ou fédérale compétente.
 

8.3 L'administration doit élaborer des procédures visant à garantir le respect des dispositions prises par les autorités fédérales et étatiques en matière de conservation des données et de destruction des dossiers.

9.0 AUTORITÉ RESPONSABLE

FORMULAIRE D'AUTORISATION/DE DÉCHARGE DE L'EMPLOYÉ

      Un formulaire d'autorisation de l'employé est joint en annexe à la présente politique.