I. OBJET

1. Le Conseil scolaire s'engage à faire preuve de responsabilité et de transparence dans la conduite de ses activités. Le Conseil scolaire mènera ses activités en partant du principe que ses membres assistent en personne aux réunions du Conseil. Toutefois, le Conseil scolaire reconnaît et respecte le fait que, dans certaines circonstances exceptionnelles, ses membres peuvent être amenés à participer à distance aux réunions du Conseil. L'intérêt général est mieux servi lorsque le Conseil scolaire siège au complet.
    
2. La présente politique a pour objectif de fournir des lignes directrices concernant les cas dans lesquels les membres du conseil d'administration peuvent participer à distance.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

Sauf disposition contraire expresse de la loi et sauf pour les motifs énumérés dans la présente politique, toutes les réunions du conseil scolaire doivent se tenir en présentiel.

III. DÉFINITIONS

1.  Le terme « réunion » désigne un rassemblement d'au moins le quorum des membres du conseil scolaire ou le quorum d'un comité ou d'un sous-comité composé de membres du conseil scolaire, au cours duquel les membres discutent, prennent des décisions ou reçoivent des informations en tant que groupe sur des questions relatives aux activités officielles du conseil scolaire. Ce terme n'inclut pas les rencontres informelles ou les réunions à caractère social, ni l'utilisation des réseaux sociaux par les membres d'un organisme public, pour autant que cette utilisation se limite à des échanges avec l'ensemble du grand public. Aux fins de la loi sur la transparence des réunions publiques, les réseaux sociaux n'incluent pas les courriers électroniques.
    
2. Le terme « quorum » désigne la présence d'une majorité des membres pour que la réunion soit valable. Tout membre d'un organe participant à une réunion par le biais d'une technologie interactive est considéré comme présent à la réunion aux fins de la détermination du quorum et de la participation à l'ensemble des délibérations.

IV. AVIS

Avis concernant les réunions ordinaires et la localisation des membres : si des technologies interactives sont utilisées pour tenir une réunion ordinaire, extraordinaire ou d'urgence, l'organisme public doit indiquer le lieu de la réunion ordinaire et préciser que les membres peuvent y participer par le biais de technologies interactives. Les délais et les modalités de notification doivent être les mêmes que pour les autres réunions, conformément à l'article 13D.04 du Code du Minnesota.

V. PROCÉDURES

Les réunions du conseil scolaire peuvent se tenir à l'aide de technologies interactives dans les conditions suivantes :

1. Tous les membres du conseil scolaire participant à la réunion, quel que soit l'endroit où ils se trouvent, peuvent s'entendre et se voir mutuellement, et peuvent suivre l'ensemble des débats et des témoignages présentés dans tout lieu où au moins un membre est présent ;
    
2. les membres du public présents sur le lieu habituel des réunions de l'organe peuvent voir et entendre l'ensemble des débats et des témoignages, ainsi que tous les votes des membres de l'organe ;
    
3. les membres doivent se trouver dans un endroit à l'abri de toute interférence de la part d'autrui ;
    
4. les membres doivent disposer d'une connexion Internet fiable et stable ;
    
5. au moins un membre de l'organe est physiquement présent au lieu habituel de réunion ; et
    
6. Tous les votes se feront par appel nominal afin que le vote de chaque membre sur chaque question puisse être identifié et consigné.

Références juridiques :

Loi du Minnesota, chapitre 13 (Loi sur la gestion des données publiques du Minnesota)
Loi du Minnesota, chapitre 13D (Loi sur la transparence des réunions publiques)