I. DÉCLARATION DE POLITIQUE

Le district scolaire reconnaît sa responsabilité en matière de collecte, de conservation et de diffusion des données publiques, conformément aux dispositions de la législation de l'État. La présente politique a pour objectif de fournir des orientations aux employés du district scolaire concernant les modalités autorisées de diffusion de ces données.

II. EXPOSÉ GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE

Le district scolaire se conformera aux dispositions de la loi sur la protection des données publiques du Minnesota (Minnesota Government Data Practices Act, Minn. Stat. Ch. 13, MGDPA) et des règles du Minnesota (Minn. Rules, parties 1205.0100 à 1205.2000) lorsqu'il répondra aux demandes d'accès aux données publiques.

III. DÉFINITIONS

1. Données confidentielles relatives aux personnes physiques
   
   Données dont la divulgation est interdite par la législation applicable ou la loi fédérale et auxquelles la personne concernée n'a pas accès.
    
2. Données relatives aux personnes physiques
   
   Toutes les données publiques dans lesquelles une personne physique est ou peut être identifiée comme le sujet de ces données, sauf s'il peut être clairement démontré que la mention du nom ou d'autres données d'identification n'est qu'accessoire aux données et que l'accès à ces données ne se fait pas par le biais du nom ou d'autres données d'identification d'une personne physique.
    
3. Responsable de la conformité en matière de traitement des données
   
   Le responsable de la conformité en matière de traitement des données est le membre du personnel désigné par le district scolaire auquel toute personne peut adresser ses questions ou ses préoccupations concernant des difficultés d'accès aux données ou d'autres problèmes liés au traitement des données. L'autorité compétente peut être le responsable de la conformité en matière de traitement des données.
    
4. 
   
   s relatives aux données publiques On entend par « données publiques » toutes les informations enregistrées dont dispose le district scolaire, qu'elles se trouvent sur papier, par courrier électronique, sur des clés USB, des CD, des DVD, des photographies, etc.
    
5. 
   
   s relatives aux personnes physiques Le terme « personne physique » désigne une personne physique. Dans le cas d'un mineur ou d'une personne incapable au sens de l'article 524.5-102 du Code du Minnesota, paragraphe 6, le terme « personne physique » inclut un parent ou un tuteur, ou une personne agissant en tant que parent ou tuteur en l’absence de parent ou de tuteur, sauf si l’autorité compétente décide de ne pas communiquer les données aux parents ou tuteurs, ou aux personnes agissant en tant que parents ou tuteurs en l’absence de parents ou de tuteurs, à la demande du mineur, si l’autorité compétente estime que la non-communication de ces données est dans l’intérêt supérieur du mineur.
    
6. 
   
   s relatives à la consultation Le terme « consultation » désigne l'examen visuel de documents papier et de données administratives de nature similaire. La consultation n'inclut pas l'impression de copies par le district scolaire, sauf si l'impression d'une copie constitue le seul moyen de permettre la consultation des données.
    
7. Données non publiques
   
   Données ne concernant pas des personnes physiques, qui, en vertu d'une loi de l'État ou d'une loi fédérale applicable à ces données : (a) ne sont pas accessibles au public ; et (b) sont accessibles à la personne concernée, le cas échéant.
    
8. Données non accessibles au public
   
   Toute donnée publique classée, en vertu d'une loi, d'une réglementation fédérale ou d'une classification temporaire, comme confidentielle, privée, non accessible au public ou protégée et non accessible au public.
    
9. Données à caractère personnel
   
   Données auxquelles s'appliquent, en vertu d'une loi de l'État ou d'une loi fédérale : (a) qui ne sont pas publiques ; et (b) auxquelles la personne concernée a accès.
    
10. Données non publiques protégées
    
    Données ne concernant pas des personnes physiques, qui, en vertu d'une loi ou d'une réglementation fédérale applicable, sont (a) non publiques et (b) non accessibles à la personne concernée.
     
11. 
    
    des données publiques On entend par « données publiques » toutes les données administratives collectées, créées, reçues, conservées ou diffusées par le district scolaire, à moins qu'elles ne soient classées, en vertu d'une loi, d'une classification temporaire prévue par la loi ou de la législation fédérale, comme non publiques ou non publiques protégées ; ou, s'il s'agit de données concernant des personnes, comme privées ou confidentielles.
     
12. Autorité responsable
    
    La personne désignée par le conseil scolaire comme responsable de la collecte, de l'utilisation et de la diffusion de tout ensemble de données concernant des personnes, de données gouvernementales ou de données agrégées, sauf disposition contraire de la législation de l'État. Tant qu'une personne n'a pas été désignée par le conseil scolaire, l'autorité responsable est le directeur général.
     
13. 
    
    de données agrégées Dossiers et rapports statistiques établis à partir de données relatives à des personnes physiques, mais dans lesquels ces personnes ne sont pas identifiées et à partir desquels il n'est pas possible de déterminer leur identité ni aucune autre caractéristique permettant de les identifier de manière univoque. À moins d'être classées conformément à l'article 13.06 du Code du Minnesota, à une autre loi de l'État ou à la législation fédérale, les données agrégées sont publiques.

IV. AUTORITÉ RESPONSABLE, RESPONSABLE DE LA CONFORMITÉ EN MATIÈRE DE TRAITEMENT DES DONNÉES

Le district scolaire a désigné le directeur des écoles comme responsable de la conservation et de la sécurité des dossiers du district scolaire, et le directeur adjoint ou le directeur exécutif des ressources humaines comme responsable de la conformité en matière de traitement des données, à qui l'on peut adresser toute question ou préoccupation concernant l'accès aux données, les droits des personnes concernées ou toute autre question relative au traitement des données. Les questions concernant les pratiques et procédures du district scolaire en matière de protection des données doivent être adressées au responsable de la conformité en matière de traitement des données.

1. L'autorité compétente mettra en place des procédures visant à garantir que le district réponde rapidement aux demandes de données administratives.

V. DONNÉES CONCERNANT UNE PERSONNE CONCERNÉE

1. La collecte et la conservation de toutes les données relatives aux personnes, ainsi que l'utilisation et la diffusion de données privées et confidentielles les concernant, doivent se limiter à ce qui est nécessaire à l'administration et à la gestion des programmes expressément autorisés par le législateur ou le district scolaire, ou imposés par le gouvernement fédéral.
    
2. Les données à caractère privé ou confidentiel concernant une personne ne peuvent être collectées, conservées, utilisées ou diffusées par le district scolaire à d'autres fins que celles qui lui ont été communiquées au moment de la collecte, conformément à l'article 13.04 du Code du Minnesota, sauf dans les cas prévus à l'article 13.05, paragraphe 4, du Code du Minnesota.
    
3. Sur demande adressée à l'autorité compétente ou à son représentant, toute personne a le droit de savoir si elle fait l'objet de données à caractère personnel enregistrées, et si celles-ci sont classées comme publiques, privées ou confidentielles. Sur demande ultérieure, toute personne faisant l'objet de données à caractère personnel enregistrées, qu'elles soient privées ou publiques, a le droit de consulter ces données gratuitement et, si elle le souhaite, d'être informée de leur contenu et de leur signification.
    
4. Une fois qu'une personne a pris connaissance de ses données à caractère personnel et a été informée de leur signification, il n'est pas nécessaire de lui communiquer ces données pendant les six mois qui suivent, sauf si un litige ou une action en justice en vertu du présent article est en cours ou si des données supplémentaires la concernant ont été collectées ou créées.
    
5. L'autorité compétente ou la personne qu'elle a désignée doit fournir des copies des données à caractère privé ou public à la demande de la personne concernée. L'autorité compétente ou la personne qu'elle a désignée peut exiger de la personne qui en fait la demande qu'elle prenne en charge les frais réels liés à la réalisation et à la certification des copies.
    
6. L'autorité compétente ou la personne qu'elle a désignée doit donner suite immédiatement, si possible, à toute demande formulée en vertu du présent paragraphe, ou dans un délai de dix jours à compter de la date de la demande, à l'exclusion des samedis, dimanches et jours fériés, si une exécution immédiate n'est pas possible.
    
7. Toute personne concernée par les données peut contester l'exactitude ou l'exhaustivité des données publiques ou privées. Pour exercer ce droit, elle doit adresser une notification écrite à l'autorité responsable, en décrivant la nature du désaccord. L'autorité compétente doit, dans un délai de 30 jours : (1) corriger les données jugées inexactes ou incomplètes et tenter d'informer les destinataires antérieurs de ces données inexactes ou incomplètes, y compris les destinataires désignés par la personne concernée ; ou (2) informer la personne concernée que l'autorité estime que les données sont correctes. Les données faisant l'objet d'un litige ne peuvent être divulguées que si la déclaration de désaccord de la personne concernée est jointe aux données divulguées.
    
8. La décision de l'autorité compétente peut faire l'objet d'un recours conformément aux dispositions de la loi sur la procédure administrative relatives aux litiges. Dès réception d'un recours formé par un particulier, le commissaire doit, avant de rendre l'ordonnance et de notifier la convocation à l'audience prévue au chapitre 14 du Code du Minnesota, tenter de résoudre le litige par l'information, la concertation, la conciliation ou la persuasion. Si les parties y consentent, le commissaire peut renvoyer l'affaire en médiation. À l'issue de ces démarches, le commissaire rejette le recours ou rend l'ordonnance et notifie la convocation à l'audience.
    
9. Les données concernant des personnes dont la validité a été contestée avec succès par un particulier doivent être complétées, corrigées ou détruites par une entité publique, sans tenir compte des dispositions de l'article 138.17 du Code du Minnesota.
    
10. Après avoir complété, corrigé ou détruit les données faisant l'objet d'une contestation retenue, le district scolaire peut conserver une copie de la décision rendue par le commissaire à l'administration en vertu du chapitre 14 du Code du Minnesota ou, si aucune décision n'a été rendue, un résumé du litige entre les parties qui ne contient aucune information détaillée concernant les données faisant l'objet d'une contestation retenue.

VI. DEMANDES D'ACCÈS AUX DONNÉES FORMULÉES PAR UNE PERSONNE CONCERNÉE

1. Toute demande concernant les données personnelles d'un individu doit être adressée par écrit au responsable de la conformité en matière de traitement des données.
    
2. Une demande de données personnelles doit comporter les informations suivantes :
    
   1. Déclaration indiquant que l'on présente une demande, en tant que personne concernée, concernant des données la concernant elle-même ou concernant un élève dont elle est le parent ou le tuteur ;
       
   2. Date à laquelle la demande a été formulée ;
       
   3. Une description claire des données demandées ;
       
   4. Une preuve attestant que la personne est la personne concernée ou le parent ou le tuteur de celle-ci ;
       
   5. la précision de la forme sous laquelle les données doivent être fournies (par exemple, consultation, copie, consultation et copie, etc.) ; et
       
   6. Coordonnées du demandeur (par exemple, numéro de téléphone, adresse postale ou adresse e-mail).
       
3. L'autorité compétente peut demander des précisions au demandeur si la demande n'est pas claire avant de répondre à la demande d'accès aux données.
    
4. La politique n° 515 (Protection et confidentialité des dossiers scolaires) traite des demandes d'accès aux dossiers et données scolaires formulées par les élèves ou leurs parents.

VII. DEMANDES DE DONNÉES PUBLIQUES

1. Toute demande de données publiques doit être formulée par écrit et adressée au responsable de la conformité en matière de traitement des données.
    
   1. Une demande d'accès à des données publiques doit comporter les informations suivantes :
       
      1. Date à laquelle la demande a été formulée ;
          
      2. Une description claire des données demandées ;
          
      3. la précision de la forme sous laquelle les données doivent être fournies (par exemple, consultation, copie, consultation et copie, etc.) ; et
          
      4. Coordonnées du demandeur (par exemple, numéro de téléphone, adresse postale ou adresse e-mail).
          
   2. Sauf autorisation expresse prévue par la loi, le demandeur n'est pas tenu de révéler son identité ni d'expliquer les motifs de sa demande. Il peut toutefois lui être demandé de fournir certaines informations d'identification ou de précision dans le seul but de faciliter l'accès aux données.
       
   3. Une demande d'accès aux données publiques, y compris l'identité du demandeur, si celle-ci a été communiquée, est publique.
       
   4. Le responsable de la conformité en matière de traitement des données peut demander des précisions au demandeur si la demande n'est pas claire avant d'y répondre.
       
2. Le responsable de la conformité en matière de traitement des données répondra aux demandes d'accès aux données dans des délais et lieux raisonnables, selon les modalités suivantes :
    
   1. Le responsable de la conformité en matière de traitement des données informera le demandeur par écrit comme suit :
       
      1. Les données demandées n'existent pas ; ou
          
      2. Les données demandées existent bel et bien, mais elles ne sont pas accessibles au demandeur, que ce soit dans leur intégralité ou en partie ; ou
          
         1. Si le responsable de la conformité en matière de traitement des données estime que les données demandées sont classifiées et que l'accès doit donc être refusé au demandeur, l'autorité compétente en informera ce dernier par écrit, dans les meilleurs délais, en précisant l'article de loi, la classification temporaire ou la disposition spécifique de la législation fédérale sur laquelle se fonde cette décision.
             
         2. À la demande d'un demandeur se voyant refuser l'accès à des données, le responsable de la conformité en matière de traitement des données doit certifier par écrit que la demande a été rejetée et citer l'article de loi, la classification temporaire ou la disposition spécifique de la législation fédérale sur laquelle ce refus se fonde.
             
      3. Les données demandées existent bel et bien ; il convient donc de prendre les dispositions nécessaires pour leur consultation, de préciser la date à laquelle elles pourront être retirées ou d'indiquer qu'elles seront envoyées par courrier. Si le demandeur ne se présente pas à la date et au lieu fixés pour la consultation des données ou si celles-ci ne sont pas retirées dans les dix (10) jours ouvrables suivant la notification adressée au demandeur, le district scolaire considérera que les données ne sont plus souhaitées et considérera la demande comme close.
          
   2. Le délai de réponse du district scolaire peut dépendre de l'ampleur et de la complexité de la demande en question, y compris des expurgations nécessaires des données, ainsi que du nombre de demandes reçues au cours d'une période donnée.
       
   3. Sur demande, l'académie fournira des explications sur la terminologie technique, les abréviations ou les acronymes figurant dans les données fournies.
       
   4. La MGDPA n'oblige pas le district scolaire à créer ou à collecter de nouvelles données en réponse à une demande d'accès, ni à fournir les données demandées sous une forme ou dans un format particulier si le district scolaire ne conserve pas ces données sous cette forme ou dans ce format.
       
   5. Le district scolaire n'est pas tenu de répondre aux questions qui ne portent pas sur une demande de données spécifique ou sur des demandes de données en général.

VIII. DEMANDE DE DONNÉES SYNTHÉTIQUES

1. Toute demande de préparation de données synthétiques doit être adressée par écrit à l'autorité compétente.
    
   1. Une demande de préparation de données synthétiques doit comporter les informations suivantes :
       
      1. Date à laquelle la demande a été formulée ;
          
      2. Une description claire des données demandées ;
      3. Préciser sous quelle forme les données doivent être fournies (par exemple, consultation, copie, consultation et copie, etc.) ; et
          
      4. Moyens de contacter le demandeur (numéro de téléphone, adresse postale ou adresse e-mail).
          
2. L'autorité compétente répondra dans un délai de dix (10) jours ouvrables à compter de la réception d'une demande de préparation de données synthétiques et informera le demandeur des éléments suivants :
    
   1. les coûts estimés liés à la préparation des données synthétiques, le cas échéant ; et
       
   2. les données récapitulatives demandées ; ou
       
   3. une déclaration écrite précisant le calendrier de préparation des données récapitulatives demandées, y compris les raisons de tout retard éventuel ; ou
       
   4. Une déclaration écrite exposant les raisons pour lesquelles l'autorité compétente a estimé que l'accès accordé au demandeur compromettrait la protection des données à caractère privé ou confidentiel.
       
3. Le district scolaire exigera du demandeur qu'il règle d'avance la totalité ou une partie des frais liés à l'élaboration des données récapitulatives avant que le district scolaire ne commence à les établir.

IX. COÛTS

1. Données publiques
    
   1. Le district scolaire facturera les photocopies fournies selon les modalités suivantes :
       
      1. Les copies en noir et blanc sur papier au format Letter ou Legal, d'un volume inférieur ou égal à 100 pages, seront facturées 25 centimes pour une copie recto ou 50 centimes pour une copie recto-verso.
          
      2. Les demandes portant sur plus de 100 pages ou sur d'autres supports sont facturées sur la base du coût réel de la recherche et de l'extraction des données ainsi que de la réalisation des copies, sauf si ce coût est expressément fixé par la loi ou par un règlement.
          
         1. Le coût réel de la réalisation de copies comprend le temps de travail des employés, le coût des supports sur lesquels les données sont copiées et les frais d'envoi (le cas échéant).
             
         2. De plus, si l'académie n'est pas en mesure de réaliser les copies, par exemple des photographies, le coût réel supporté par l'académie auprès d'un prestataire externe sera facturé.
             
   2. Tous les frais doivent être réglés en espèces ou par chèque de banque/mandat postal avant la remise des copies.
       
2. Données récapitulatives
    
   1. Les frais liés à la préparation des données synthétiques sont à la charge du demandeur avant la préparation ou la fourniture de ces données.
       
   2. Le district scolaire peut facturer les frais liés à la préparation des données récapitulatives comme suit :
       
      1. le coût des fournitures, y compris le papier ; le coût de la main-d'œuvre nécessaire à la préparation des données récapitulatives ; tout barème de frais de photocopie standard établi par le district scolaire ; tous les frais supplémentaires nécessaires à la production de ces copies à partir d'un système d'archivage informatisé, y compris les ordinateurs et les systèmes de microfilms ;
          
      2.  Le district scolaire peut tenir compte de la valeur raisonnable des données synthétiques établies et, le cas échéant, réduire les frais facturés au demandeur.
          
3. Données relatives à une personne physique
    
   1. L'autorité compétente ou la personne qu'elle a désignée peut exiger de la personne qui en fait la demande qu'elle prenne en charge les frais réels liés à la réalisation et à la certification des copies.
      
      L'autorité compétente ne doit pas facturer de frais à la personne concernée lorsque celle-ci souhaite uniquement consulter ses données à caractère personnel.

X. Bilan annuel et publication

1. L'autorité responsable doit établir une politique écrite relative à l'accès aux données ainsi qu'une politique écrite concernant les droits des personnes concernées (y compris les procédures spécifiques mises en place par le district scolaire pour permettre à la personne concernée d'accéder aux données publiques ou privées la concernant). L'autorité responsable doit mettre à jour ces politiques, si nécessaire, au plus tard le 1er août de chaque année, ainsi qu'à tout autre moment si cela s'avère nécessaire, afin de tenir compte des changements de personnel, de procédures ou de toute autre circonstance susceptible d'affecter la capacité du public à accéder aux données.
    
2. Le public doit pouvoir se procurer facilement des exemplaires de ces règlements, soit par la distribution gratuite de ces documents, soit par leur affichage dans un endroit bien visible et facilement accessible au sein du district scolaire, soit par leur publication sur le site web du district scolaire.

Adopté le 11 mai 2008
Révisé le 16 décembre 2021
Adopté le 6 janvier 2022
Révisé le 27 octobre 2022
Adopté le 31 novembre 2022