Le bureau des activités de Minnetonka doit approuver toutes les publicités dans les programmes imprimés pour les événements de Minnetonka. Veuillez envoyer par e-mail ou par fax une copie de vos annonces pour approbation avant l'impression (fax 952-401-5905 ou e-mail à ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us).

Le bureau des activités de Minnetonka se réserve le droit de retirer les programmes qui n'ont pas été approuvés ou qui ne sont pas conformes aux valeurs du district.

L'entraîneur principal est responsable de tous les aspects du banquet de remise des prix de fin de saison. Il peut déléguer ces responsabilités au club de supporters, mais le programme et l'ordre du jour doivent être approuvés par l'entraîneur principal.

Les prix décernés lors du banquet relèvent de la seule responsabilité de l'entraîneur principal.

Il ne devrait pas y avoir d'open bar pour les adultes et les parents devraient s'abstenir de consommer de l'alcool lors des banquets.

Pour éviter tout conflit, les banquets ne doivent pas être organisés le mercredi soir ou avant 12 heures le dimanche.

Tous les transports, frais et achats d'équipement doivent être approuvés par l'entraîneur principal et le directeur des activités.

Le département des activités facturera aux clubs de supporters tout transport en bus dépassant le budget du district.

Le service des activités facturera aux clubs de supporters les frais de tournois ou de matchs qui dépassent le budget du district.

Le District peut facturer au club de supporters les fournitures/équipements qui dépassent le budget du District. Tous les dons doivent être remis au bureau des activités avant d'être commandés.

Les clubs de supporters DEVRAIENT :

Faire du bénévolat et collecter des fonds.

Contribuer à l'amélioration des performances de l'équipe ou de l'organisation.

Imprimer des articles promotionnels tels que les calendriers, les programmes et les annuaires de l'équipe (sous réserve de l'approbation de l'entraîneur principal/du directeur général).

Soutenir financièrement le programme en fournissant des fonds supplémentaires pour les entraîneurs, le personnel et les organisateurs d'événements.

Organiser des événements d'équipe, tels que des repas d'équipe.

Écouter et travailler en étroite collaboration avec l'entraîneur principal.

Discuter en tant qu'affaire officielle de toute question répondant à la définition ou à la fonction d'un club de supporters telle qu'elle est décrite à la page précédente.

Les clubs de supporters NE DEVRAIENT PAS :

• Discuter ouvertement de l'évaluation des performances de l'entraîneur principal ou de l'équipe d'entraîneurs ou procéder à une telle évaluation.
• Discuter ouvertement des problèmes de temps de jeu.
• Rançonner le financement du programme afin de contrôler l'embauche ou le licenciement de l'entraîneur principal ou d'un membre du personnel.
• Proposer une pétition des membres du club de supporters pour embaucher/licencier un entraîneur.
• Planifier, organiser ou tenter de mettre en œuvre un programme d'entraînement hors saison sans les instructions ou le consentement de l'entraîneur principal.
• Discuter en tant qu'affaire officielle tout point qui ne correspond pas à la définition et à la fonction d'un club de supporters telles qu'elles sont décrites à la page précédente.
• évaluer les performances d'un entraîneur financé par le club de supporters. Les évaluations du personnel relèvent uniquement de la responsabilité du district.

J'ai un conflit ? Comment procéder ?

Protocole de résolution des conflits

Les conflits sont presque inévitables lorsque l'on travaille avec des personnes passionnées, très concentrées et dévouées. Si une bonne communication et des lignes directrices claires permettent de limiter les conflits, des protocoles clairs doivent être mis en place pour gérer les conflits lorsqu'ils surviennent.

Les étapes suivantes doivent être suivies lorsqu'une préoccupation est exprimée. Notre objectif doit être de résoudre les conflits au niveau d'intervention le plus bas possible, mais n'hésitez pas à suivre l'ensemble de la procédure si nécessaire. Il est toujours judicieux de tenir le directeur des activités au courant des conflits gérés dans le cadre de votre programme, quel que soit le niveau d'intervention actuel.

Étapes de la résolution d'un conflit

Les parents et les entraîneurs sont vivement encouragés à maintenir des lignes de communication ouvertes. Une procédure a été élaborée dans le but d'établir et de maintenir les lignes de communication entre l'école, les parents/tuteurs et les élèves, afin de résoudre les problèmes liés au programme d'activités.

Les étapes ci-dessous sont conçues comme un protocole à suivre jusqu'à ce qu'une solution soit trouvée. Si un problème atteint l'étape 3 ou une étape supérieure, il doit être renvoyé à l'étape 1. La majorité des problèmes sont résolus dès la première étape si on la laisse se dérouler.

Étape 1 Entraîneur/élève : L'élève et l'entraîneur/conseiller se rencontrent pour discuter du problème. L'objectif de cette réunion est de mettre un terme au problème. Cette réunion doit avoir lieu dans les cinq jours suivant l'incident.

Étape 2 Entraîneur/élève/parent : Le parent et l'élève doivent organiser une réunion avec l'entraîneur/le conseiller dans les cinq jours de classe suivant l'incident ou dans les cinq jours suivant la première réunion entre l'entraîneur et l'élève.

L'heure de la réunion doit convenir aux deux parties. L'ordre du jour de la réunion se limite à la question initiale. Les entraîneurs/conseillers peuvent demander la présence de l'administration à la réunion, mais l'entraîneur/conseiller dirigera la session et fournira un résumé détaillé au directeur des activités.

Étape 3 Entraîneur/élève/parent/administrateur : Si la réunion ne permet pas de régler le problème, l'entraîneur/conseiller doit rédiger un résumé écrit de la réunion dans les cinq jours de classe, qui sera soumis au directeur des activités. Si le parent demande une réunion avec le directeur des activités, un formulaire d'étape 3 doit être rempli par la personne en conflit et remis au directeur des activités. Le directeur des activités organisera une réunion avec l'entraîneur, le parent et l'élève (à la discrétion du directeur des activités). Après la réunion, le directeur des activités prendra une décision sur le problème et partagera les conclusions et la stratégie de solution avec la famille, le coach/conseiller et le directeur du bâtiment.

Étape 4 Parent/principal : Si la décision/stratégie établie est toujours inacceptable pour la famille, celle-ci peut alors rencontrer le principal du bâtiment pour discuter d'autres solutions. Le directeur des activités, l'entraîneur/conseiller et/ou l'élève rencontreront les parents et le directeur à la discrétion de ce dernier.

Autres points clés :

• Il n'est pas approprié d'aborder un entraîneur pour lui faire part d'un problème lors d'un match ou d'un entraînement.
• Le temps de jeu et la sélection de l'équipe sont déterminés uniquement par l'équipe d'entraîneurs. Ces discussions doivent avoir lieu entre l'entraîneur/le conseiller et l'élève. Un parent ne peut être impliqué dans ces discussions que si l'élève est présent (ne doit pas dépasser la deuxième étape).
• Les appels doivent être dirigés vers les numéros de contact de l'école uniquement.
• Les règles de confidentialité des données doivent être respectées ; ne pas parler des autres élèves.
• Le non-respect de la procédure peut avoir une incidence sur la décision finale.
• Si le parent refuse d'impliquer l'élève dans le processus, le processus de résolution des conflits est compromis.
• Une communication respectueuse est attendue entre les deux parties. Si, à un moment ou à un autre, la réunion devient conflictuelle, elle sera reportée.

Finances

1. Le rapport du trésorier doit contenir toutes les transactions qui ont eu lieu avant la réunion.
2. Les finances de chaque club de supporters doivent être ouvertes à 100 % des membres.
3. Un entraîneur rémunéré ne doit à aucun moment être autorisé à émettre des chèques.
4. Il est obligatoire que deux personnes participent à l'autorisation et à la signature de tout chèque.
5. Tous les achats doivent être effectués par l'intermédiaire du district scolaire (voir la section sur les achats ci-dessous).
6. Deux membres au moins doivent comptabiliser tous les fonds collectés.
7. Le district 276 a le droit de demander les relevés fiscaux, les recettes, les dépenses et les soldes.

Achats

Les clubs de supporters qui souhaitent acheter de l'équipement sportif pour leurs équipes doivent obtenir l'approbation de l'entraîneur principal et du service des sports. Les clubs de supporters ne doivent pas acheter de l'équipement indépendamment. Lorsque l'équipement est acheté grâce à des dons, il devient la propriété du district scolaire.

Une fois que l'entraîneur principal et le directeur des activités ont approuvé une demande d'équipement, le club de supporters doit faire don des fonds au département des activités, en précisant son objectif. Le bureau des sports remplira alors un bon de commande pour initier la commande. Tous les équipements et fournitures doivent être expédiés à une adresse du district scolaire.

Les clubs de supporters ne doivent pas commander directement du matériel ou le faire expédier à domicile.

Si un club de supporters finance un poste d'entraîneur, les fonds doivent à nouveau être versés au district avant le début de la saison, et tous les entraîneurs doivent remplir un formulaire d'embauche. Appelez le bureau des activités au 952-401-5903 pour prendre rendez-vous. À la fin de la saison, le service des activités utilisera les fonds du club de supporters pour payer l'entraîneur.

Le service des activités ne peut pas communiquer le numéro d'exonération fiscale du district scolaire. Les sponsors qui font des dons doivent suivre la procédure décrite ci-dessus pour l'achat d'équipement.

La collecte de fonds est aujourd'hui un élément essentiel des activités et du sport dans les écoles secondaires. Nous sommes très reconnaissants des efforts déployés par les parents et les clubs de supporters.

Sachez que l'appartenance à une équipe et/ou le temps de jeu ne sont en aucun cas affectés par le montant de l'argent collecté par un participant.

Les cotisations des clubs de supporters et les autres frais doivent être remboursés aux étudiants qui ne font plus partie de l'équipe.

1. Chaque Booster club doit avoir des responsables élus ou nommés. (un président, un trésorier et un secrétaire).
2. Avant le premier entraînement de chaque saison, le président de chaque club de supporters doit communiquer au directeur de l'école et au directeur des activités le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et courriel) de chaque dirigeant du club.
3. Les réunions du Booster Club doivent suivre un ordre du jour fixe à chaque réunion (bienvenue/procès-verbal de la réunion précédente/rapport du trésorier/affaires anciennes/affaires nouvelles).
4. Tous les domaines décrits sur cette page sont requis et obligatoires, sauf indication contraire.

Conformité juridique pour les clubs de supporters

Chaque club doit rester en règle avec les lois fédérales et de l'État afin d'être reconnu comme un "Booster Club" par le district, ce qui lui permet de bénéficier d'une couverture d'assurance responsabilité civile payée par le district.

Pour rester en règle, chaque club doit faire ce qui suit :

• Obtenir un numéro d'identification du contribuable fédéral, un numéro d'identification de l'employeur de l'État et, le cas échéant, un numéro de permis de vente de l'État (taxe sur les ventes).
• Les clubs sont généralement considérés comme des organisations à but non lucratif et collectent des fonds dans l'État du Minnesota. Pour se conformer aux lois sur les œuvres de bienfaisance, le club devra :
  • Se constituer en société à but non lucratif dans l'État du Minnesota (élaborer des statuts et des articles d'incorporation et respecter les exigences relatives à l'exploitation en tant que telle).
  • S'enregistrer auprès du bureau du procureur général de l'État en tant qu'organisation caritative.
  • Demander la reconnaissance de l'IRS en tant qu'organisation exonérée en remplissant le formulaire 1023.
  • Déposer annuellement un formulaire 990 ou une "carte postale", selon le cas, auprès de l'IRS et déposer annuellement un rapport annuel sur les organisations caritatives auprès du bureau du procureur général du Minnesota.
  • Il peut également être nécessaire de déposer un Minnesota M4NP - en fonction des revenus et des sources de revenus - voir un professionnel de l'impôt.
• Les clubs qui ne sont pas des organisations à but non lucratif devront prouver au district qu'ils se conforment aux lois applicables en matière de déclaration des revenus et des dépenses en tant que société à but lucratif, partenariat ou individu.
• Fournir au District (Principal /AD) une copie des déclarations fiscales annuelles appropriées déposées auprès des agences fédérales et nationales compétentes.