J'ai un conflit ? Comment dois-je procéder ?
Protocole de résolution des conflits
Les conflits sont presque inévitables lorsqu'on travaille avec des personnes passionnées, très concentrées et dévouées. Si une bonne communication et des directives claires permettent de limiter les conflits, il est indispensable de mettre en place des protocoles précis pour y faire face lorsqu'ils surviennent.
Les étapes suivantes doivent être respectées lorsqu'un problème est signalé. Notre objectif doit être de résoudre les conflits au niveau d'intervention le plus bas possible, mais n'hésitez pas à suivre l'ensemble du processus si nécessaire. Il est toujours judicieux de tenir le responsable des activités informé de tout conflit en cours de traitement au sein de votre programme, quel que soit le niveau d'intervention actuel.
Étapes de la résolution des conflits
Les parents et les entraîneurs sont vivement encouragés à maintenir une communication ouverte. Une procédure a été mise en place afin d'établir et de maintenir la communication entre l'école, les parents/tuteurs et les élèves, dans le but de résoudre les problèmes liés au programme d'activités.
Les étapes ci-dessous constituent un protocole à suivre jusqu'à ce que le problème soit résolu. Si un problème atteint l'étape 3 ou une étape supérieure, il convient de revenir à l'étape 1. La plupart des problèmes sont résolus dès la première étape si l'on en laisse le temps.
Étape 1 : Entraîneur/élève : L'élève et l'entraîneur/le conseiller se rencontreront pour discuter du problème. L'objectif de cette rencontre est de régler définitivement la situation. Cette rencontre doit avoir lieu dans les cinq jours suivant l'incident.
Étape 2 : Entraîneur/élève/parent : Le parent et l'élève doivent fixer un rendez-vous avec l'entraîneur/le conseiller dans les cinq jours ouvrables suivant l'incident ou dans les cinq jours suivant la première rencontre entre l'entraîneur et l'élève.
L'heure de la réunion doit convenir aux deux parties. L'ordre du jour de la réunion se limite à la question initiale. Les entraîneurs/conseillers peuvent demander la présence d'un représentant de l'administration lors de la réunion, mais c'est l'entraîneur/conseiller qui dirigera la séance et fournira un compte rendu détaillé au directeur des activités.
Étape 3 : Entraîneur/Élève/Parent/Directeur des activités : Si la réunion ne permet pas de trouver une issue, l'entraîneur ou le conseiller doit rédiger un compte rendu écrit de la réunion dans un délai de cinq jours scolaires afin que le directeur des activités puisse l'examiner. Si le parent demande à rencontrer le directeur des activités, un formulaire de l'étape 3 doit être rempli par la personne concernée par le conflit et remis au directeur des activités. Le directeur des activités organisera une réunion avec l'entraîneur, le parent et l'élève (à la discrétion du directeur des activités). À l'issue de la réunion, le directeur des activités rendra une décision sur la question et communiquera ses conclusions ainsi que la stratégie de résolution à la famille, à l'entraîneur/conseiller et au directeur de l'établissement.
Étape 4 : Parents/directeur : Si la décision ou la stratégie adoptée reste inacceptable pour la famille, celle-ci peut alors rencontrer le directeur de l'établissement afin de discuter d'autres solutions. Le responsable des activités, l'entraîneur/conseiller et/ou l'élève se réuniront avec les parents et le directeur, à la discrétion de ce dernier.
Autres points importants :
- Il n'est pas approprié d'aborder un entraîneur pour lui faire part d'une préoccupation lors d'un match ou d'un entraînement.
- Le temps de jeu et la composition de l'équipe sont déterminés exclusivement par le staff technique. Ces discussions doivent avoir lieu entre l'entraîneur/le conseiller et l'élève. Un parent ne peut intervenir dans ces discussions que si l'élève est présent (et ne doit pas dépasser la deuxième étape).
- Veuillez appeler uniquement aux numéros de téléphone de l'établissement.
- Les règles relatives à la confidentialité des données doivent être respectées ; veuillez ne pas parler des autres élèves.
- Le non-respect de la procédure pourrait avoir une incidence sur la décision finale rendue dans cette affaire.
- Si le parent refuse d'impliquer l'élève dans le processus, celui-ci s'en trouve compromis.
- Les deux parties sont tenues de communiquer de manière respectueuse. Si, à un moment quelconque, la réunion prend un ton conflictuel, elle sera reportée.
