Le bureau des activités de Minnetonka doit approuver toutes les annonces publicitaires figurant dans les programmes imprimés des événements organisés à Minnetonka. Veuillez envoyer par e-mail ou par fax une copie de vos annonces pour validation avant leur impression (fax : 952-401-5905 ou e-mail : ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us).

Le bureau des activités de Minnetonka se réserve le droit de suspendre les programmes qui n'ont pas été approuvés ou qui ne sont pas conformes aux valeurs du district.

L'entraîneur principal est responsable de tous les aspects du banquet de remise des prix de fin de saison. Il peut déléguer ces responsabilités au club des supporters ; toutefois, le programme et l'ordre du jour doivent être approuvés par l'entraîneur principal.

La décision concernant les récompenses décernées lors du banquet relève de la seule responsabilité de l'entraîneur principal.

Il ne devrait pas y avoir de bar ouvert pour les adultes, et les parents devraient s'abstenir de consommer de l'alcool lors des banquets.

Pour éviter tout conflit, les banquets ne doivent pas avoir lieu le mercredi soir ni avant midi le dimanche.

Tous les frais de transport, les frais divers et les achats de matériel doivent être approuvés par l'entraîneur principal et le responsable des activités.

Le service des activités facturera aux associations de soutien les frais de transport en bus qui dépassent le budget alloué par le district.

Le service des activités facturera aux associations de soutien les frais liés aux tournois ou aux matchs qui dépassent le budget alloué par le district.

Le district peut facturer au club de supporters les fournitures et le matériel dont le coût dépasse le budget alloué par le district. Tous les dons doivent être remis au bureau des activités avant de passer commande.

Les associations de soutien DEVRAIENT :

Faites du bénévolat et collectez des fonds.

Apporter un soutien financier afin d'améliorer les performances de l'équipe ou de l'organisation.

Imprimer des supports promotionnels tels que les calendriers des équipes, les programmes et les albums de fin d'année (sous réserve de l'accord de l'entraîneur principal/du directeur sportif).

Soutenir financièrement le programme en allouant des fonds supplémentaires aux entraîneurs, au personnel et aux bénévoles chargés de l'organisation des événements.

Organiser des activités d'équipe, comme des repas d'équipe.

Écoutez l'entraîneur principal et travaillez en étroite collaboration avec lui.

Traiter comme une question officielle tout sujet qui répond à la définition ou à la fonction d'un club de soutien, telles qu'elles sont décrites à la page précédente.

Les associations de soutien NE DOIVENT PAS :

• Discuter ouvertement de l'évaluation des performances de l'entraîneur principal ou du staff technique, ou procéder à cette évaluation.
• Abordez ouvertement les questions relatives au temps de jeu.
• Le financement du programme par le biais de rançons afin de contrôler la nomination ou le licenciement de l'entraîneur principal ou d'un membre du personnel.
• Proposer une pétition lancée par les membres du club de supporters visant à embaucher ou à licencier un entraîneur.
• Planifier, organiser ou tenter de mettre en place un programme d'entraînement hors saison sans l'accord ou l'autorisation de l'entraîneur principal.
• Traitez comme une question officielle tout sujet qui ne correspond pas à la définition et à la fonction d'un club de soutien telles qu'elles sont décrites à la page précédente.
• Examiner les performances d'un entraîneur financé par le club de supporters. Les évaluations du personnel relèvent de la seule responsabilité du district.

J'ai un conflit ? Comment dois-je procéder ?

Protocole de résolution des conflits

Les conflits sont presque inévitables lorsqu'on travaille avec des personnes passionnées, très concentrées et dévouées. Si une bonne communication et des directives claires permettent de limiter les conflits, il est indispensable de mettre en place des protocoles précis pour y faire face lorsqu'ils surviennent.

Les étapes suivantes doivent être respectées lorsqu'un problème est signalé. Notre objectif doit être de résoudre les conflits au niveau d'intervention le plus bas possible, mais n'hésitez pas à suivre l'ensemble du processus si nécessaire. Il est toujours judicieux de tenir le responsable des activités informé de tout conflit en cours de traitement au sein de votre programme, quel que soit le niveau d'intervention actuel.

Étapes de la résolution des conflits

Les parents et les entraîneurs sont vivement encouragés à maintenir une communication ouverte. Une procédure a été mise en place afin d'établir et de maintenir la communication entre l'école, les parents/tuteurs et les élèves, dans le but de résoudre les problèmes liés au programme d'activités.

Les étapes ci-dessous constituent un protocole à suivre jusqu'à ce que le problème soit résolu. Si un problème atteint l'étape 3 ou une étape supérieure, il convient de revenir à l'étape 1. La plupart des problèmes sont résolus dès la première étape si l'on en laisse le temps.

Étape 1 : Entraîneur/élève : L'élève et l'entraîneur/le conseiller se rencontreront pour discuter du problème. L'objectif de cette rencontre est de régler définitivement la situation. Cette rencontre doit avoir lieu dans les cinq jours suivant l'incident.

Étape 2 : Entraîneur/élève/parent : Le parent et l'élève doivent fixer un rendez-vous avec l'entraîneur/le conseiller dans les cinq jours ouvrables suivant l'incident ou dans les cinq jours suivant la première rencontre entre l'entraîneur et l'élève.

L'heure de la réunion doit convenir aux deux parties. L'ordre du jour de la réunion se limite à la question initiale. Les entraîneurs/conseillers peuvent demander la présence d'un représentant de l'administration lors de la réunion, mais c'est l'entraîneur/conseiller qui dirigera la séance et fournira un compte rendu détaillé au directeur des activités.

Étape 3 : Entraîneur/Élève/Parent/Directeur des activités : Si la réunion ne permet pas de trouver une issue, l'entraîneur ou le conseiller doit rédiger un compte rendu écrit de la réunion dans un délai de cinq jours scolaires afin que le directeur des activités puisse l'examiner. Si le parent demande à rencontrer le directeur des activités, un formulaire de l'étape 3 doit être rempli par la personne concernée par le conflit et remis au directeur des activités. Le directeur des activités organisera une réunion avec l'entraîneur, le parent et l'élève (à la discrétion du directeur des activités). À l'issue de la réunion, le directeur des activités rendra une décision sur la question et communiquera ses conclusions ainsi que la stratégie de résolution à la famille, à l'entraîneur/conseiller et au directeur de l'établissement.

Étape 4 : Parents/directeur : Si la décision ou la stratégie adoptée reste inacceptable pour la famille, celle-ci peut alors rencontrer le directeur de l'établissement afin de discuter d'autres solutions. Le responsable des activités, l'entraîneur/conseiller et/ou l'élève se réuniront avec les parents et le directeur, à la discrétion de ce dernier.

Autres points importants :

• Il n'est pas approprié d'aborder un entraîneur pour lui faire part d'une préoccupation lors d'un match ou d'un entraînement.
• Le temps de jeu et la composition de l'équipe sont déterminés exclusivement par le staff technique. Ces discussions doivent avoir lieu entre l'entraîneur/le conseiller et l'élève. Un parent ne peut intervenir dans ces discussions que si l'élève est présent (et ne doit pas dépasser la deuxième étape).
• Veuillez appeler uniquement aux numéros de téléphone de l'établissement.
• Les règles relatives à la confidentialité des données doivent être respectées ; veuillez ne pas parler des autres élèves.
• Le non-respect de la procédure pourrait avoir une incidence sur la décision finale rendue dans cette affaire.
• Si le parent refuse d'impliquer l'élève dans le processus, celui-ci s'en trouve compromis.
• Les deux parties sont tenues de communiquer de manière respectueuse. Si, à un moment quelconque, la réunion prend un ton conflictuel, elle sera reportée.

Finances

1. Le rapport du trésorier doit faire état de toutes les opérations effectuées avant la réunion.
2. Les comptes de chaque association de soutien doivent être accessibles à l'ensemble des membres.
3. Un entraîneur rémunéré ne doit en aucun cas être habilité à signer des chèques.
4. L'autorisation et la signature de tout chèque doivent obligatoirement être effectuées par deux personnes.
5. Tous les achats doivent passer par l'académie (voir la section « Achats » ci-dessous).
6. Au moins deux membres doivent procéder au décompte de tous les fonds collectés.
7. Le district 276 a le droit de demander les déclarations fiscales, les reçus, les relevés de dépenses et les soldes.

Achats

Les associations de soutien qui souhaitent acheter du matériel sportif pour leurs équipes doivent en demander l'autorisation auprès de l'entraîneur principal et du service des sports. Ces associations ne doivent pas acheter de matériel de leur propre chef. Lorsque du matériel est acheté grâce à des dons, il devient la propriété du district scolaire.

Une fois que l'entraîneur principal et le directeur des activités ont approuvé une demande d'équipement, le club de soutien doit verser les fonds au service des activités en précisant l'objet du don. Le service des sports établira ensuite un bon de commande pour lancer la commande. Tout l'équipement et les fournitures doivent être expédiés à une adresse du district scolaire.

Les associations de soutien ne doivent pas commander de matériel directement ni se faire livrer ce matériel à domicile.

Si un club de supporters finance un poste d'entraîneur, les fonds doivent être versés au district avant le début de la saison, et tous les entraîneurs doivent remplir les formalités administratives requises pour les nouvelles embauches. Appelez le bureau des activités au 952-401-5903 pour prendre rendez-vous. À la fin de la saison, le service des activités utilisera les fonds du club de supporters pour rémunérer l'entraîneur.

Le service des activités ne peut pas communiquer le numéro d'exonération fiscale du district scolaire. Les donateurs doivent suivre la procédure décrite ci-dessus pour l'achat de matériel.

Les collectes de fonds font aujourd'hui partie intégrante des activités scolaires et sportives au lycée. Nous sommes très reconnaissants envers les parents et les associations de soutien pour leurs efforts

Veuillez noter que l'appartenance à une équipe et/ou le temps de jeu ne sont en aucun cas influencés par le montant des fonds récoltés par un participant.

Les cotisations au club de supporters et les autres frais doivent être remboursés aux élèves qui ne sont pas retenus dans l'équipe.

1. Chaque club de supporters doit avoir des responsables élus ou nommés (un président, un trésorier et un secrétaire).
2. Avant le premier entraînement de chaque saison, le président de chaque club de supporters doit communiquer au directeur de l'établissement et au responsable des activités les noms et coordonnées (adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail) de chaque membre du bureau du club.
3. Les réunions du club des supporters devraient suivre un ordre du jour fixe à chaque séance (Accueil / Compte rendu de la réunion précédente / Rapport du trésorier / Questions en suspens / Nouvelles affaires)
4. Tous les champs indiqués sur cette page sont obligatoires, sauf indication contraire expresse.

Conformité réglementaire pour les associations de soutien

Chaque club devra se conformer aux lois fédérales et de l'État pour être reconnu comme « club de supporters » par le district ; il bénéficiera ainsi d'une assurance responsabilité civile prise en charge par le district.

Pour conserver son statut de membre en règle, chaque club doit respecter les consignes suivantes :

• Obtenir un numéro d'identification fiscale fédéral, un numéro d'identification d'employeur au niveau de l'État et, le cas échéant, un numéro d'autorisation de vente au niveau de l'État (taxe sur les ventes).
• Les clubs sont généralement considérés comme des organisations à but non lucratif et mènent des collectes de fonds dans l'État du Minnesota. Afin de se conformer à la législation applicable en matière d'organismes caritatifs, le club devra :
  • Se constituer en société dans l'État du Minnesota (en rédigeant des statuts et un acte constitutif et en respectant les exigences relatives à son fonctionnement) en tant qu'organisme à but non lucratif.
  • S'enregistrer auprès du bureau du procureur général de l'État en tant qu'organisme caritatif.
  • Demander à l'IRS de reconnaître votre organisation comme exonérée en remplissant le formulaire 1023.
  • Déposer chaque année un formulaire 990 ou une « carte postale » auprès de l'IRS, selon le cas, et soumettre chaque année le rapport annuel des organisations caritatives au bureau du procureur général du Minnesota.
  • Il peut également être nécessaire de remplir le formulaire M4NP du Minnesota – en fonction de vos revenus et de vos sources de revenus – consultez un fiscaliste.
• Les clubs qui ne sont pas constitués en association à but non lucratif devront démontrer au district qu'ils respectent la législation en vigueur en matière de déclaration des recettes et des dépenses, en tant que société à but lucratif, société de personnes ou particulier.
• Fournir au district (directeur / directeur adjoint) une copie des déclarations fiscales et des rapports annuels correspondants déposés auprès des autorités fédérales et étatiques compétentes.