Pour consulter les données publiques ou demander des copies des données publiques conservées par le Minnetonka School District, soumettez votre demande en ligne ou adressez une demande écrite au responsable des données publiques à l'adresse data.requests@minnetonkaschools.org. Il est préférable d'utiliser le formulaire de demande de données, mais ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez également envoyer votre demande écrite par courrier. Si vous choisissez de ne pas utiliser le formulaire de demande de données, votre demande écrite doit comprendre les éléments suivants :

• que vous faites une demande en vertu de la loi sur les pratiques en matière de données (Minnesota Statutes, chapitre 13) ;
• Si vous souhaitez consulter les données, avoir des copies des données, ou les deux ;
• Une description claire des données que vous souhaitez consulter ou faire copier, y compris une fourchette de dates pour les données.

Avant de répondre à une demande, le district peut vous contacter pour les raisons suivantes :

• Demander des éclaircissements ou des informations supplémentaires pour aider à répondre à la demande ;
• Examiner les possibilités d'améliorer la gestion de la demande ;
• Vous informer si la demande est susceptible d'entraîner des frais ou de nécessiter un prépaiement.

Si vous demandez l'accès à des fins d'inspection, le district n'imposera pas de frais ou ne vous demandera pas de payer une redevance.

Afin de répondre à une demande, le district prendra l'une des mesures suivantes :

1. Si le district ne dispose pas des données, le délégué à la protection des données vous en informera dès que possible.
2. Si le district dispose des données mais que celles-ci ne sont pas publiques, le délégué à la protection des données vous en informera dès que possible et précisera par écrit l'autorité légale qui justifie la décision de ne pas divulguer les données.
3. Si le district dispose des données et que celles-ci sont publiques, il répondra à la demande de manière appropriée et rapide, dans un délai raisonnable, en prenant l'une des mesures suivantes :
   • Convenir d'une date, d'une heure et d'un lieu pour inspecter gratuitement les données.
   • Fournir des copies des données dans les meilleurs délais et au coût spécifié.

Vous pouvez choisir de retirer les copies ou de les faire expédier au tarif indiqué.

La loi du Minnesota sur les pratiques gouvernementales en matière de données n'exige pas la création ou la collecte de nouvelles données en réponse à une demande de données, et le district n'est pas tenu de fournir des données sous une forme ou un arrangement spécifique si elles ne sont pas conservées sous cette forme ou cet arrangement. Les données préparées pour l'inspection sont généralement toujours imprimées sur papier.

La loi du Minnesota sur les pratiques gouvernementales en matière de données n'oblige pas le district à répondre aux questions qui ne sont pas des demandes de données. Néanmoins, vous pouvez chercher à connaître la signification des données qui ont été extraites. 

Si vous demandez des copies électroniques ou imprimées des données, le délégué à la protection des données peut vous demander de payer les frais réels de recherche et d'extraction des données gouvernementales, y compris le coût du temps de travail des employés, ainsi que les frais d'établissement, de certification et d'envoi des copies des données.

Toutefois, si 100 pages ou moins de copies papier sont demandées, les coûts réels ne seront pas utilisés et le district pourra facturer au maximum 0,25 $ pour chaque page copiée.

Pour les demandes totalisant plus de 100 pages, le district peut facturer les "coûts réels" de production des données, plus un coût par page pour chaque copie papier produite.

• Les "coûts réels" pour la production de données publiques de plus de 100 pages sont calculés en appliquant le taux de rémunération horaire le plus bas du membre du personnel autorisé à traiter ces données :
  • la recherche et l'extraction de données (si le demandeur n'est pas la personne concernée).
  • La production, la certification, le tri et l'envoi des données.

Pour les personnes qui sont le sujet des données demandées :

Données vous concernant
La loi du Minnesota sur les pratiques gouvernementales en matière de données stipule que les personnes concernées ont certains droits liés à la collecte, à la création et à la conservation de données gouvernementales les concernant par une entité gouvernementale.  Vous êtes le sujet des données lorsque vous pouvez être identifié à partir des données.  Le terme "données gouvernementales" désigne toutes les informations enregistrées dont dispose une entité gouvernementale, qu'il s'agisse de papier, de courrier électronique, de CD-ROM, de photographies, etc.

Classification des données vous concernant
La loi sur les pratiques en matière de données présume que toutes les données gouvernementales sont publiques, à moins qu'une loi de l'État ou une loi fédérale ne stipule que les données ne sont pas publiques.  Les données vous concernant sont classées par la loi de l'État comme étant publiques, privées ou confidentielles.  Voir les exemples ci-dessous.

Données publiques
Nous devons fournir des données publiques à toute personne qui en fait la demande ; peu importe qui demande les données ou pourquoi.

Données privées
Nous ne pouvons pas communiquer des données privées au grand public, mais vous y avez accès lorsque les données vous concernent.  Nous pouvons partager vos données privées avec vous, avec quelqu'un qui a votre permission, avec le personnel du district qui a besoin de ces données pour faire son travail, et dans la mesure où la loi ou une décision de justice l'autorise.

Données confidentielles
Les données confidentielles sont les mieux protégées.  Ni le public ni vous ne pouvez y avoir accès, même si les données confidentielles vous concernent.  Nous pouvons partager des données confidentielles vous concernant avec le personnel du district qui a besoin de ces données dans le cadre de son travail et avec d'autres personnes si la loi ou une décision de justice l'autorise.  Nous ne pouvons pas vous donner accès à des données confidentielles.

Vos droits en vertu de la loi sur la protection des données

Votre accès à vos données
Vous avez le droit de consulter (inspecter) gratuitement les données publiques et privées que nous conservons à votre sujet.  Vous avez également le droit d'obtenir des copies des données publiques et privées vous concernant.  La loi sur la protection des données nous autorise à facturer les copies.  Vous avez le droit de consulter gratuitement les données avant de décider d'en demander des copies.

En outre, si vous le demandez, nous vous dirons si nous conservons des données vous concernant et si ces données sont publiques, privées ou confidentielles.

Si vous êtes un parent, vous avez le droit de consulter et d'obtenir des copies des données publiques et privées concernant vos enfants mineurs (âgés de moins de 18 ans). Si vous êtes un tuteur légalement désigné, vous avez le droit de consulter et d'obtenir des copies des données publiques et privées concernant une personne dont vous êtes le tuteur.

Quand nous collectons des données auprès de vous
Lorsque nous demandons à des étudiants ou à des employés de fournir des données les concernant lors d'une réunion disciplinaire qui n'est pas publique, nous devons les en avertir.  Dans ce cas, tCet avis est appelé avertissement "Tennessen". L'avis contrôle ce que nous faisons des données que nous recueillons auprès de vous. En règle générale, nous ne pouvons utiliser et divulguer les données que de la manière décrite dans l'avis. Les autres données non publiques que nous recueillons sur les employés comprennent les évaluations des performances, les demandes d'emploi, etc. Dans le cas des étudiants, les notes, les rapports d'éducation spéciale, les demandes d'affectation sont des exemples de données non publiques.

Nous vous demanderons votre autorisation écrite si nous devons utiliser ou divulguer des données privées vous concernant d'une manière différente, ou si vous nous demandez de divulguer des données à une autre personne.  Cette autorisation est appelée consentement éclairé.  Si vous souhaitez que nous communiquions des données à une autre personne, vous pouvez utiliser le formulaire de demande d'informations. formulaire de consentement.

Protéger vos données
La loi sur la protection des données nous oblige à protéger vos données. Nous avons mis en place des mesures de protection appropriées pour garantir la sécurité de vos données. Dans le cas malheureux où nous déterminerions qu'une faille de sécurité s'est produite et qu'une personne non autorisée a eu accès à vos données, nous vous en informerons comme l'exige la loi.

Lorsque vos données sont inexactes et/ou incomplètes
Vous avez le droit de contester l'exactitude et/ou l'exhaustivité des données publiques et privées vous concernant. Vous avez également le droit de faire appel de notre décision. Si vous êtes mineur, votre parent ou tuteur a le droit de contester les données vous concernant.

Comment demander vos données

Pour consulter les données ou demander des copies des données que le district conserve à votre sujet, au sujet de vos enfants mineurs ou d'une personne dont vous avez été nommé tuteur légal, adressez une demande écrite au responsable du respect des pratiques en matière de données du district. Vous pouvez soumettre votre demande par courrier ou par courriel.

Votre demande écrite doit comprendre

• que vous présentez une demande en vertu de la loi sur la protection des données (Minnesota Statutes, chapitre 13), en tant que personne concernée, pour des données vous concernant ;
• Si vous souhaitez consulter les données, avoir des copies des données, ou les deux ;
• Une description claire des données que vous souhaitez consulter ou faire copier ;
• des informations sur l'identité qui prouvent que vous êtes la personne concernée, ou le parent ou le tuteur de la personne concernée ; et
• Votre adresse postale (si vous ne collectez pas les données en personne).

Le district scolaire exige une preuve de votre identité (pièce d'identité valide, telle qu'un permis de conduire, une carte d'identité militaire ou un passeport) avant de pouvoir répondre à votre demande de données. Si vous demandez des données concernant votre enfant mineur, vous devez prouver que vous êtes le parent du mineur. Si vous êtes tuteur, vous devez présenter un document légal attestant de votre tutelle.

Si vous n'êtes pas en mesure de présenter une pièce d'identité en personne, vous devez fournir des copies notariées ou certifiées. Ces pièces d'identité sont jointes à votre demande.

Le district ne transmet en aucun cas des données privées par voie électronique.

Comment nous répondons à une demande de données

Une fois votre demande écrite formulée, nous nous efforcerons de la traiter. Si les données que vous demandez ne sont pas claires, nous vous demanderons des précisions.

• Si nous ne disposons pas des données, nous vous en informerons par écrit dans un délai de 10 jours ouvrables.
• Si nous disposons des données, mais qu'il s'agit de données confidentielles ou privées qui ne vous concernent pas, nous vous en informerons par écrit dans un délai de 10 jours ouvrables et vous indiquerons la loi spécifique qui vous interdit d'accéder aux données.
• Si nous disposons des données et qu'il s'agit de données publiques ou privées vous concernant, nous répondrons à votre demande dans un délai de 10 jours ouvrables, en prenant l'une des mesures suivantes :
  • Fixer une date, une heure et un lieu pour consulter les données, gratuitement, si votre demande consiste à consulter les données.
  • Vous fournir des copies des données dans un délai de 10 jours ouvrables. Vous pouvez choisir de venir chercher vos copies ou nous vous les enverrons par la poste. Nous pouvons également prendre des dispositions pour que vous payiez les copies à l'avance.
• Le district scolaire peut facturer aux personnes concernées des copies de données gouvernementales. Ces frais sont autorisés par les statuts du Minnesota, section 13.04, subd. 3.
  • 100 pages ou moins de copies en noir et blanc, au format lettre ou légal, peuvent coûter 25 cents pour une copie recto ou 50 cents pour une copie recto-verso. Pour la plupart des autres types de copies, le coût correspond au coût réel de la réalisation et de la certification des copies. Pour déterminer le coût réel des copies, nous tenons compte du temps de travail des employés, du coût du matériel sur lequel nous copions les données (papier, CD, DVD, etc.) et des frais d'envoi (le cas échéant). Si votre demande concerne des copies de données que nous ne pouvons pas reproduire nous-mêmes, telles que des photographies, nous vous facturerons le coût réel que nous devons payer à un fournisseur extérieur pour les copies.

Le district scolaire renoncera aux frais si le coût de la fourniture des données est inférieur au coût du traitement du paiement.

Une fois que nous vous avons donné accès aux données vous concernant, nous ne devons pas vous les montrer à nouveau pendant 6 mois, sauf en cas de litige ou si nous collectons ou créons de nouvelles données vous concernant.

Si vous ne comprenez pas certaines données (techniques, abréviations ou acronymes), n'hésitez pas à nous le faire savoir. Nous vous donnerons une explication si vous le demandez.

La loi sur la protection des données ne nous oblige pas à créer ou à collecter de nouvelles données en réponse à une demande de données si nous ne disposons pas déjà de ces données, ni à fournir des données sous une forme ou une disposition spécifique si nous ne conservons pas les données sous cette forme ou disposition. (Par exemple, si les données que vous demandez sont uniquement sur papier, nous ne sommes pas tenus de créer des documents électroniques pour répondre à votre demande). Si nous acceptons de créer des données en réponse à votre demande, nous travaillerons avec vous sur les détails de votre demande, y compris le coût et le temps de réponse.

En outre, nous ne sommes pas tenus, en vertu de la loi sur les pratiques en matière de données, de répondre aux questions qui ne sont pas des demandes de données.

Consentement à la communication des données

Si vous souhaitez communiquer vos données personnelles, à vous-même ou à un tiers, veuillez remplir le formulaire de consentement ci-dessous.

Si vous avez des questions concernant ce formulaire de consentement ou si vous souhaitez obtenir des explications supplémentaires avant de le signer, veuillez contacter le responsable de la conformité des pratiques en matière de données des écoles publiques de Minnetonka.

Formulaire de consentement à la communication de données